Оптовая компания закрыла месяц с прибылью 1 млн ₽, а остаток на счёте за это время уменьшился на 3,5 млн ₽. Налоги уплачены, декларации сданы, ошибок в учёте нет. Прибыль никуда не делась: она осталась в долгах покупателей, товаре на складе и погашенном кредите. По бухгалтерской отчётности этого не видно. Такое расхождение объясняет управленческая отчётность: по трём её основным отчётам собственник видит, сколько бизнес заработал, куда ушли деньги и где они сейчас. Разберу, чем управленческая отчётность отличается от бухгалтерской, что входит в каждый отчёт и с чего начать их составление.
Бухгалтерская и управленческая отчётность: в чём разница
Бухгалтерский и налоговый учёт компания ведёт по правилам государства:
вести учёт обязательно — этого требует закон № 402-ФЗ;
форму задаёт не компания — отчётность составляют по образцам ФСБУ 4/2023 и сдают в формате ФНС;
сроки установлены заранее — годовую отчётность сдают раз в год, до 31 марта следующего года.
Её читают государство, банки и контрагенты, поэтому она показывает итог за год по компании в целом, без разбивки по направлениям, клиентам и проектам.
Управленческую отчётность компания составляет для себя и никуда не сдаёт. Показатели, разрезы и периодичность выбирает собственник: раз в неделю, раз в месяц или по запросу.
Разберу разницу на примере. Условная компания торгует оптом и держит розничный магазин. В бухгалтерской отчётности у неё прибыль за год 6 млн ₽, и эту цифру собственник видит весной следующего года. В управленческом отчёте те же 6 млн ₽ разложены по направлениям и месяцам: опт заработал 9 млн ₽, розница потеряла 3 млн ₽. По бухгалтерской отчётности бизнес прибыльный. По управленческой видно, что розница ежемесячно забирает треть заработанного оптом и решение по ней нельзя откладывать до годового отчёта.
Бухгалтерская отчётность нужна, чтобы отчитаться перед государством и не получить претензий. Управленческая нужна, чтобы видеть, как зарабатывает каждое направление, и принимать решения, пока на результат ещё можно повлиять.
Виды управленческих отчётов: ДДС, ОПиУ и управленческий баланс
Набор управленческих отчётов в каждой компании свой, но основа почти всегда одна:
Отчёт о движении денежных средств (ДДС) показывает, сколько денег пришло и ушло, по каким статьям и сколько осталось на счетах и в кассе. По нему собственник решает, хватит ли денег на зарплату, налоги и закупку и нужно ли переносить платежи, ускорять сбор оплат или привлекать финансирование.
Отчёт о прибылях и убытках (ОПиУ) показывает, сколько компания заработала за период. Выручка и расходы в нём учитываются в момент сделки, а не оплаты. По нему решают, менять ли цены, где сокращать расходы, какое направление развивать, а какое закрывать.
Управленческий баланс показывает на конкретную дату, чем компания владеет и кому должна: деньги, запасы, долги покупателей, обязательства перед поставщиками и банками, собственный капитал. Он нужен для решений об отсрочках, запасах, кредитной нагрузке и дивидендах.
Смотреть отчёты нужно вместе. ДДС не покажет прибыль, ОПиУ не покажет остаток денег, а баланс без них не объяснит, почему цифры изменились. Базовый набор обычно дополняют платёжным календарём и отчётами по дебиторской задолженности, запасам, рентабельности проектов или клиентов.
Почему прибыль есть, а денег нет: разбор на примере
Вернусь к оптовой компании из начала статьи. Пример условный.
За месяц компания отгрузила товар на 12 млн ₽, себестоимость проданного — 9 млн ₽, операционные расходы — 2 млн ₽. ОПиУ показывает прибыль 1 млн ₽.
ДДС объясняет, почему денег при этом стало на 3,5 млн ₽ меньше:
покупатели работают с отсрочкой и оплатили 8,5 млн ₽ из 12 млн ₽;
поставщикам ушло 9,5 млн ₽, потому что товар закупали по предоплате и с запасом;
операционные расходы — 2 млн ₽;
погашение основного долга по кредиту — 0,5 млн ₽: в расходы эта сумма не попадает, но со счёта уходит.
Итого: 8,5 − 9,5 − 2 − 0,5 = −3,5 млн ₽.
Управленческий баланс показывает, где прибыль сейчас: долги покупателей выросли на 3,5 млн ₽, запасы — на 0,5 млн ₽, долг перед банком уменьшился на 0,5 млн ₽. Прибыль есть, но она в товаре и в обязательствах покупателей.
Продажи и расходы здесь ни при чём. Компания даёт покупателям отсрочку длиннее той, что получает от поставщиков, поэтому решения касаются отсрочек, лимитов по клиентам, объёма закупок и условий поставок. Ни один отчёт по отдельности этого не покажет.
С чего начать составление управленческой отчётности
Определиться с составом отчётов помогут пять вопросов:
Хватит ли денег на зарплату, налоги и закупку в следующем месяце? Ответ даёт ДДС, продлённый вперёд: план поступлений и платежей на несколько недель. Тогда нехватку денег видно заранее и есть время перенести платёж или поторопить покупателя.
Какое направление зарабатывает, а какое живёт за счёт других? Нужен ОПиУ по направлениям, но сначала стоит договориться, как делить общие расходы: склад, доставку, рекламу, бухгалтерию. Если всю аренду склада записать на опт, розница будет выглядеть прибыльнее, чем она есть.
Сколько дивидендов можно выплатить, не оставив компанию без денег? Здесь нужны баланс и ДДС вместе. Прибыль в отчёте ещё не означает свободных денег: впереди налоги, зарплата, расчёты с поставщиками и платежи по кредиту.
Какие строки действительно нужны? Те, от которых зависит решение. Выросли долги покупателей, значит, пересматриваются отсрочки. Если строка ничего не меняет в действиях, её можно убрать.
Кто отвечает за отчёты и в какой срок? Нужно назначить одного ответственного. Им может быть финансовый директор, финансовый менеджер, бухгалтер с дополнительной задачей или внешний подрядчик. Отчёт, который приходит через полтора месяца после окончания периода, для решений уже бесполезен.
Большая часть данных для этих отчётов уже есть в бухгалтерской базе и банковских выписках. Обычно не хватает другого: единых статей и договорённости, как именно считать. Если эту договорённость зафиксировать до начала работы, бухгалтеру не придётся каждый месяц заново объяснять собственнику, почему прибыль не совпадает с остатком на счёте.
