ЕФС-1 до 25 августа 2026 года: кто сдает и пять ошибок в отчете

25 августа — не общий срок сдачи всей формы ЕФС-1. Большинству работодателей понадобится только подраздел 1.1, если в июле произошли определенные кадровые события. Государственные и муниципальные учреждения дополнительно представляют ежемесячный подраздел 1.3.

Кто отчитывается до 25 августа

Подраздел 1.1 нужно представить, если в июле был оформлен:

• перевод на другую постоянную работу;

• перевод между подразделениями, требующий отражения в форме;

• установление или отмена неполного рабочего времени;

• переименование страхователя;

• присвоение второй или последующей профессии, специальности или квалификации;

• запрет занимать определенную должность;

• переход работника на электронную трудовую книжку.

Официальный порядок и ответы по заполнению опубликованы на сайте СФР.

Прием, увольнение, приостановление или возобновление трудового договора, а также начало и окончание договора ГПХ нельзя откладывать до 25-го числа. Для таких событий действует срок не позднее следующего рабочего дня.

Ошибка № 1. Ждать 25 августа по всем кадровым событиям

Если сотрудника приняли или уволили в августе, сведения подаются на следующий рабочий день, а не вместе с июльским отчетом.

Прежде чем формировать ЕФС-1, разделите события по срокам:

• срочные — следующий рабочий день;

• ежемесячные — до 25-го числа следующего месяца;

• ежегодные;

• квартальные.

Ошибка № 2. Включить событие не в тот месяц

Для перевода срок связан с месяцем, в котором издан приказ или другой документ-основание.

Необходимо отдельно проверить:

• дату кадрового события;

• дату приказа;

• номер документа;

• дату вступления изменений в силу.

Нейросеть или учетная программа может принять дату дополнительного соглашения за дату перевода. Эти поля нельзя считать взаимозаменяемыми.

Ошибка № 3. Использовать старый электронный формат

С 1 июля 2026 года СФР перешел на новый электронный формат ЕФС-1. Если отчетная программа давно не обновлялась, файл может не пройти форматно-логический контроль.

Перед отправкой проверьте:

• версию бухгалтерской программы;

• обновление модуля отчетности;

• формат сформированного файла;

• актуальность классификаторов;

• поддержку формата оператором связи.

О переходе на новый формат сообщал Социальный фонд.

Ошибка № 4. Неверно указать кадровое мероприятие

Например, изменение режима с полного рабочего времени на неполное или обратно отражается мероприятием «ПЕРЕВОД».

При обычном кадровом переводе нужно проверить должность, подразделение и код выполняемой функции. Формулировки должны соответствовать кадровым документам, а не пересказу сотрудника, который заполняет отчет.

Ошибка № 5. Считать отчет сданным сразу после отправки

Отправленный файл еще не означает принятый отчет.

После передачи ЕФС-1 нужно получить и сохранить положительный протокол. Если СФР обнаружил ошибку, необходимо изучить ее код, исправить сведения и отправить отчет повторно.

Особенно внимательно проверяйте ситуации, когда:

• отчет завис в статусе «отправлен»;

• не получено подтверждение оператора;

• пришло предупреждение вместо положительного протокола;

• один сотрудник принят, а сведения по другому отклонены;

• в программе осталась старая версия файла.

Быстрая проверка перед отправкой

Сверьте ЕФС-1 с кадровым реестром:

Промпт для предварительной сверки

Не загружайте в публичную нейросеть ФИО, СНИЛС и другие персональные данные. Замените сотрудников условными номерами.

Сравни обезличенный реестр кадровых событий за июль 2026 года с проектом подраздела 1.1 формы ЕФС-1.

Для каждого события проверь:

• вид кадрового мероприятия;

• дату события;

• дату и номер документа-основания;

• должность;

• подразделение;

• код выполняемой функции;

• срок представления.

Результат представь в таблице: «Сотрудник», «Событие», «Найденное расхождение», «Что проверить кадровику», «Срочность».

Не исправляй сведения самостоятельно. Не придумывай отсутствующие коды и реквизиты.

Окончательную проверку лучше провести в актуальной отчетной программе. ИИ полезен для поиска расхождений между двумя таблицами, но не заменяет форматный контроль СФР.