Контрагент прислал претензию: как разобрать ее с помощью ИИ за 15 минут

Главная опасность при получении претензии — сразу начать писать эмоциональный ответ. Сначала нужно понять, чего требует контрагент, на какие документы он ссылается и какие последствия связывает с отказом.

ИИ поможет собрать карту претензии, но не должен решать, признавать ли долг.

Из претензии следует извлечь:

• отправителя и получателя;

• договор;

• спорное обязательство;

• сумму основного требования;

• расчет неустойки и процентов;

• указанные нарушения;

• подтверждающие документы;

• срок и способ ответа;

• банковские реквизиты;

• предупреждение об обращении в суд.

Для договорных денежных споров в арбитражном процессе по общему правилу действует 30-дневный срок после направления претензии, если другой срок или порядок не предусмотрен законом либо договором. Это установлено статьей 4 АПК РФ. Однако это не универсальный срок ответа на любую претензию.

Проанализируй претензию контрагента.

Используй только предоставленные документы. Не признавай задолженность, не делай вывод о законности требований и не придумывай возражения.

Подготовь карточку:

• отправитель;

• получатель;

• договор;

• предмет претензии;

• сумма основного требования;

• неустойка, проценты и расходы;

• срок исполнения;

• указанные последствия отказа;

• перечисленные приложения.

Затем составь таблицу:

• довод контрагента;

• подтверждающий документ;

• точная цитата и страница;

• наша информация по этому вопросу;

• чего не хватает для проверки;

• вопрос ответственному сотруднику;

• вопрос юристу.

Отдельно выдели:

1. Требования, подтвержденные приложенными документами.

2. Требования без приложенного подтверждения.

3. Ошибки или расхождения в суммах и датах.

4. Документы, которые нужно найти внутри компании.

5. Формулировки, способные выглядеть как признание долга.

Подготовь структуру ответа без окончательных выводов. В неизвестных местах укажи: «Нужно заполнить после проверки».

После анализа обычно потребуются:

• договор и приложения;

• акты, накладные и УПД;

• платежные документы;

• переписка сторон;

• претензии к качеству;

• доказательства направления документов;

• расчет задолженности;

• доверенности подписантов.

Черновик ответа должен отдельно пройти юридическую и финансовую проверку. Даже фраза «действительно имеется задержка» может повлиять на позицию компании.

ИИ не должен автоматически отправлять ответ, соглашаться с расчетом, обещать оплату или менять реквизиты получателя.

Роман Ткачев — эксперт по автоматизации корпоративных процессов и практическому применению ИИ в работе корпоративных служб.