Как проверить акт сверки с помощью ИИ перед подписанием

Акт сверки может содержать десятки или сотни операций. Проверять их построчно долго, особенно когда одна сторона отражает документ датой составления, а другая — датой получения.

ИИ может выполнить предварительное сопоставление и показать строки, которые требуют внимания.

Понадобятся две таблицы:

1. Расшифровка контрагента.

2. Выгрузка из вашей учетной системы.

Оставьте в них:

• дату;

• номер документа;

• вид операции;

• сумму;

• направление задолженности;

• назначение платежа;

• входящее и конечное сальдо.

Названия организаций можно заменить условными обозначениями. Банковские реквизиты, контакты и персональные данные для такой сверки не нужны.

Сравни акт сверки контрагента с нашей учетной выгрузкой.

Не определяй правильное сальдо и не предлагай бухгалтерские проводки. Не считай две похожие операции одинаковыми без достаточных признаков.

Сначала приведи даты и суммы к единому формату.

Затем найди:

• полные совпадения;

• документы, которые есть только у одной стороны;

• одинаковые номера с разными суммами;

• одинаковые суммы с разными датами;

• возможные задвоения;

• платежи без соответствующего документа;

• документы без подходящей оплаты;

• расхождения во входящем сальдо;

• различия в конечном сальдо.

Представь результат в таблице:

• операция контрагента;

• возможное соответствие в нашей выгрузке;

• вид расхождения;

• сумма расхождения;

• степень уверенности: высокая, средняя или низкая;

• что проверить бухгалтеру.

Если уверенного соответствия нет, напиши: «Требуется ручная сверка».

В конце составь список документов, которые нужно запросить у контрагента.

Платеж на 100 тысяч рублей может относиться к нескольким поставкам. Акт за один месяц может быть отражен другой стороной в следующем периоде. Номер документа мог измениться при исправлении.

Поэтому бухгалтеру нужно проверить:

• договор;

• счета и спецификации;

• платежные поручения;

• акты, накладные и УПД;

• корректировочные документы;

• письма о назначении платежа;

• начальное сальдо предыдущего периода.

ИИ сокращает количество строк для ручного просмотра, но не определяет задолженность автоматически.

Если актов много, процесс можно встроить в защищенную систему:

1. Загружать выгрузки обеих сторон.

2. Приводить данные к единому формату.

3. Сопоставлять точные совпадения.

4. Отбирать неоднозначные операции.

5. Передавать их бухгалтеру.

6. Формировать протокол согласованных исправлений.

Подписывать акт следует только после проверки спорных строк и полномочий подписантов.

Роман Ткачев — эксперт по автоматизации корпоративных процессов и практическому применению ИИ в работе корпоративных служб.