Как превратить совещание в задачи: автоматизация протоколов и поручений

Расшифровка разговора сама по себе почти бесполезна. Сотрудникам нужны решения, поручения, сроки и вопросы, которые остались открытыми.

ИИ способен подготовить такой черновик, но не должен назначать ответственного по догадке.

Как должен работать процесс

1. С согласия участников создается запись или расшифровка.

2. ИИ разделяет обсуждение, предложения и принятые решения.

3. Формирует проект протокола.

4. Неясные поручения отправляются организатору на уточнение.

5. Подтвержденные задачи переходят в рабочую систему.

6. Ответственные получают уведомления.

7. Просроченные поручения попадают в отчет руководителю.

Что должно попасть в протокол

• тема;

• участники;

• принятые решения;

• поручения;

• ответственные;

• сроки;

• зависимости;

• открытые вопросы;

• следующая контрольная точка.

Готовый промпт

Проанализируй расшифровку совещания.

Не превращай предложения и предположения в принятые решения.

Подготовь:

1. Краткое резюме.

2. Принятые решения с точными цитатами.

3. Таблицу поручений: задача, ответственный, срок, основание в расшифровке.

4. Открытые вопросы.

5. Разногласия участников.

6. Сведения, которые необходимо подтвердить организатору.

Если ответственный или срок прямо не названы, напиши «не определено». Не назначай их самостоятельно.

Что нельзя делать автоматически

Без подтверждения человека нельзя:

• отправлять внешние обещания;

• менять сроки проектов;

• назначать сотруднику новую обязанность;

• считать предложение утвержденным;

• удалять исходную запись;

• раскрывать расшифровку посторонним.

Главное улучшение возникает не от красивого протокола, а от передачи подтвержденных поручений в систему контроля.

Больше материалов об автоматизации управленческих задач в Telegram-канале.

Роман Ткачев — эксперт по автоматизации корпоративных процессов и практическому применению ИИ в работе корпоративных служб.