Инспекция прислала акт проверки: «Поставка не подтверждена, расходы и вычет по НДС завышены». Через несколько дней бухгалтер находит в папке склада транспортную накладную и документы о приёмке товара. Во время проверки их не передали: искали только в бухгалтерском архиве.
Документы найдены поздно, но акт проверки ещё не окончательное решение. У компании есть время представить их и объяснить, какой вывод инспекции они опровергают. Я советую бухгалтеру действовать в следующем порядке.
Шаг 1. Запишите крайний срок
По общему правилу возражения на акт проверки можно подать в течение одного месяца со дня его получения. Зафиксируйте дату получения акта и передайте её руководителю и тому, кто готовит возражения. К возражениям можно приложить найденные документы.
Если инспекция позже проведёт дополнительные мероприятия и пришлёт дополнение к акту, на возражения по этому дополнению будет 15 дней со дня его получения. Не ждите дополнения, чтобы представить уже найденный документ.
Шаг 2. Проверьте, что именно доказывает находка
Сам факт существования накладной ещё не закрывает претензию. Откройте акт и ответьте на три вопроса:
Что утверждает инспекция? Например: товар не поступил на склад.
Что показывает документ? Например: указаны дата доставки, адрес, партия товара и подпись принимавшего сотрудника.
Что ещё нужно сверить? Номенклатуру и количество в УПД, записи склада, дальнейшее движение товара.
Сделайте для юриста короткую таблицу:
Вывод в акте | Что нашли | Что проверить вместе с документом |
|---|---|---|
Товар не поступил | Транспортная накладная и складская приёмка | Совпадают ли партия, количество, адрес и даты с УПД и учётом |
Так быстрее выявится и слабое место: например, накладная относится к другой партии. Важно обратить на это внимание до отправки возражений.
Шаг 3. Сохраните документ таким, каким его нашли
Если документ электронный, сохраните исходный файл, подписи и доступные подтверждения обмена. Если бумажный — найдите оригинал и сделайте копию для подачи. Запишите, где он лежал и когда его обнаружили. Если копию пришлось запросить у перевозчика или поставщика, сохраните сам запрос и ответ.
Не оформляйте задним числом то, чего раньше не существовало. Письмо контрагента, написанное сегодня, может пояснить старую поставку. Но оно не становится накладной, составленной в день доставки.
Шаг 4. Представьте документ с коротким объяснением
Не отправляйте инспекции файл без сопроводительного текста. Назовите акт и конкретный опровергаемый эпизод, объясните, что подтверждают дополнительные документы. В качестве примера:
«В акте проверки от … № … в абз.10 стр. 111 сделан вывод об отсутствии подтверждения поступления товара по УПД от … № …. Представляем транспортную накладную и документ складской приёмки по этой поставке. Они содержат сведения о дате доставки, количестве товара и лице, принявшем его. Просим исследовать эти документы при рассмотрении материалов проверки и оценить их вместе с УПД и регистрами учёта».
Если в акте несколько эпизодов, укажите абзац и страницу и сумму по каждому. Объяснение о том, почему документ не представили при проверке, должно быть объяснимым, например: «хранился в архиве склада и обнаружен при повторном поиске».
Сохраните подтверждение отправки и получения возражений с приложениями. Если документы нашли уже после подачи возражений, но до вынесения решения, передайте их дополнительно и заявите о них на рассмотрении материалов проверки. Там компания вправе очно давать пояснения, а также представить документы.
А если решение уже вынесли?
По пункту 4 статьи 140 НК РФ, если новые документы впервые представляют с жалобой на решение, нужно пояснить, почему их нельзя было своевременно передать инспекции. Вышестоящий налоговый орган оценивает эти причины.
Поэтому желательно не откладывать находку «до суда». Чем раньше документ попадёт в материалы проверки, тем проще добиться его оценки по существу и снять имеющуюся претензию.
Важно! Если акт говорит не только об отсутствии накладной, но и о фиктивной поставке, техническом контрагенте или согласованных действиях, одной найденной бумаги обычно недостаточно. Нужно проверить всю цепочку: кто заказал товар, кто его привёз и принял, где он хранился и как использовался. Не обещайте руководителю, что найденный УПД или накладная автоматически снимет доначисления. Как правило, подобная ситуация требует более глубокого анализа и комплексного обосновывающей фактуры.
Игорь Кобзарев, адвокат, эксперт Уполномоченного по защите прав предпринимателей в г. Москве, преподаватель Международного юридического института.
Страница адвоката в ТГ https://telegram.me/kobzareffprobusiness
