Как я бы проверял бухгалтерию недропользователя, если у компании уже есть свой бухгалтер

Особенно если собственник находится не в Казахстане и видит бухгалтерию только по итогам месяца или квартала.

Я бы такую проверку начинал не с поиска отдельных неправильных проводок.

Сначала важно понять, как устроена сама система.

У компании могут быть разные направления.

• Недропользование.

• Продажа имущества.

• Аренда техники.

• Оказание услуг.

• Вспомогательные операции.

А внутри недропользования ещё несколько лицензий или контрактов.

Если всё это в учёте фактически смешано в один поток, дальше неизбежно появляется ручное распределение.

Поэтому первый вопрос, который я бы задал бухгалтеру:

Покажите, как в учёте отделена соответствующая деятельность по недропользованию от остальной деятельности компании.

Мне нужен не ответ:

«Мы всё разделяем».

А возможность открыть базу и увидеть это самому.

Допустим, директор работает сразу по нескольким проектам.

Бухгалтерия одна.

Офис один.

Автомобиль используется на разных участках.

Юристы и консультанты работают по нескольким лицензиям.

• Куда относятся эти расходы?

• Есть ли установленная методика?

• Совпадает ли она с тем, что написано в налоговой учётной политике?

• Используется ли она каждый месяц одинаково?

• Или бухгалтер в конце года распределяет расходы вручную так, как считает логичным на данный момент?

Для меня это один из первых показателей качества системы.

Документ может быть составлен очень красиво.

Но я бы обязательно сравнил его с фактическим учётом.

Например, в налоговой учётной политике написан один метод распределения общих расходов.

Открываем 1С — там используется другой.

Или часть расходов бухгалтер распределяет вручную без понятной методики.

Тогда наличие самой политики проблему не решает.

Для недропользователя налоговая учётная политика — это не документ, который один раз подписали и положили в папку.

Она должна описывать то, как компания действительно ведёт учёт.

Я бы попросил показать по одной лицензии:

• сколько расходов понесено с начала года;

• из чего состоит сумма;

• какие подрядчики работали;

• какие расходы прямые;

• какие были распределены;

• какими документами они подтверждаются.

Если такую информацию можно получить из базы за несколько минут — хороший признак.

Если сначала нужно собрать три Excel-файла, спросить геолога и поднять переписку за полгода — значит, аналитики в учёте недостаточно.

Для соответствующих лицензий есть минимальные расходы и ежегодная отчётность по исполнению обязательств.

Поэтому я бы спросил:

Кто в течение года контролирует фактическое исполнение?

Если ответ:

«Посмотрим перед отчётом в апреле»,

мне бы это не понравилось.

Я бы хотел видеть хотя бы ежеквартально:

• минимальный показатель;

• фактические подтверждённые расходы;

• разницу;

• прогноз до конца года.

Особенно если лицензий несколько.

Недропользование нельзя нормально вести только силами бухгалтерии.

Бухгалтер знает документы и налоги.

Геолог знает, что фактически происходило на участке.

Руководитель проекта знает, зачем выполнялись работы.

Если эти люди практически не разговаривают друг с другом, появляются странные ситуации.

Бухгалтер видит акт:

«Комплекс геологических работ — 18 млн тенге».

Проводит его.

Но к какой лицензии относится работа, что именно было сделано и можно ли всю сумму отнести туда, куда её отнесли, никто не обсудил.

Поэтому я бы отдельно смотрел на сам процесс обмена информацией между производством и бухгалтерией.

Я не считаю любую ручную проводку ошибкой.

Иногда без них не обойтись.

Но если значительная часть сложного учёта строится на ручных операциях без расшифровки и понятной логики, это уже риск.

Особенно когда их делает один сотрудник, который единственный понимает:

почему именно здесь 37,6 процента;

откуда появилась эта сумма;

почему расход отнесён на эту лицензию.

Я бы такие места обязательно проверял.

Через два года человек может уйти, а проводки останутся.

Ещё одна вещь, на которую я всегда смотрю, — то, что годами висит в базе.

• Старые авансы.

• Дебиторка.

• Кредиторка.

• Подотчёт.

• Незакрытые расчёты с подрядчиками.

• Непонятные остатки на счётах.

У любой компании они периодически появляются.

Но если никто не может объяснить, откуда взялась сумма три года назад и что с ней делать, это уже повод разбираться глубже.

Фраза:

«Налоговая всё приняла»

не означает, что учёт правильный.

Отчётность может быть технически принята системой.

Но это ничего не говорит о том, насколько правильно сформированы исходные цифры.

Поэтому при проверке я бы шёл от отчётности назад:

форма → налоговый регистр → бухгалтерская база → первичный документ → фактическая операция.

Именно так обычно видно, где возникла проблема.

Мне кажется странной ситуация, когда у владельца проекта есть главный бухгалтер, но раз в месяц ему отправляют только оборотно-сальдовую ведомость.

Собственнику нужны ответы на другие вопросы:

• сколько уже вложено;

• сколько денег потребуется;

• какие обязательства выполнены;

• где не хватает документов;

• какие налоги предстоят;

• какие риски появились;

• какие решения нужны от него самого.

Если бухгалтерия умеет давать такие ответы — она уже работает не только ради сдачи отчётности.

Не список из ста мелких замечаний.

Мне полезнее разделить результат на три группы.

Красное — ошибки или риски, которые нужно исправлять сейчас.

Жёлтое — система работает, но её стоит изменить до конца года.

Зелёное — участок учёта выстроен нормально.

И уже после этого принимать решение:

• что исправлять;

• что автоматизировать;

• что оставить как есть.

Хорошая проверка бухгалтерии, на мой взгляд, не должна заканчиваться фразой:

«У вас всё плохо».

Она должна закончиться понятным планом:

вот проблема, вот её риск, вот что нужно изменить и в каком порядке.