Ко мне обратился владелец бизнеса с вопросом: «Магазин стройматериалов, выручка 2 млн, а денег нет. Почему так?». Выясняю, что управленческий учет не ведется, собственник предполагал что бизнес приносит в районе 500 тыс. в месяц, по факту вижу кассовые разрывы в 3 из 10 месяцев, а фактическая прибыль ~240 тыс.
Проблема в том, что прибыль и деньги - разные вещи: прибыль показывает, что осталось после расходов, а деньги показывают, что лежит на счету прямо сейчас. Между этими цифрами может быть большой разрыв, и чаще всего он возникает из-за долгов клиентов, замороженного товара и путаницы между личными и бизнес-деньгами. Разберем каждую ловушку на человеческом языке и без сложных таблиц.
Суть проблемы
Вы отгрузили товар клиенту, и в отчете появилась прибыль. Но деньги вам обещали через месяц, а поставщику, аренду и зарплату вы платите сейчас; получается, что вы кредитуете клиента за свой счет. Чем больше таких отгрузок, тем глубже дыра между тем, что вам должны, и тем, что вы должны сами.
Вторая ловушка - закупка товара. Деньги ушли со счета и превратились в коробки на складе; в отчете это товар на складе, а на счету денег нет. Если товар лежит без движения, вы не можете пустить эти деньги в оборот, хотя формально не стали беднее.
Третья ловушка - личные деньги в кассе. Когда собственник берет из кассы на личные нужды или платит личной картой за бизнес, бизнес перестает быть отдельным кошельком; в итоге вы не понимаете, сколько предприятие реально зарабатывает и хватает ли ему на жизнь без ваших вливаний.
Что со всем этим делать
Выпишите долги клиентов и сравните с вашими обязательствами. Суммируйте, сколько вам должны клиенты, и сколько вы должны поставщикам, по кредитам и по обязательным платежам. Если клиенты должны больше, чем вы должны, вы работаете на клиентов, а не на себя. Вводите правило: новым клиентам - предоплата или короткая отсрочка, постоянным - отсрочка под пеню за просрочку.
Проверьте склад на замороженные деньги. Выпишите товары, которые не продавались больше двух месяцев, и посчитайте, сколько денег в них застряло. Это не абстрактный склад, а ваши деньги, которые можно вернуть в оборот через распродажу, скидку или возврат поставщику. Держать мертвый груз просто потому, что жалко, дороже, чем продать с уценкой.
Разделите личные и бизнес-деньги. Заведите отдельный счет для бизнеса и определите себе фиксированную сумму на личные расходы. Для ООО это зарплата, для ИП это фиксированная сумма, которую вы снимаете со счета бизнеса на себя.
В обоих случаях не берите из кассы на личные нужды без оформления. Если бизнес не может обеспечить вам эту сумму, значит он пока не зарабатывает, а вы его дотируете.
Сделайте простой план поступлений и платежей на две недели. В обычной таблице укажите, какие деньги вы ждете и какие платежи предстоят: смотрите не на точный прогноз, а на вопрос «что если». Если видите, что в ближайшие дни денег не хватает, заранее просите отсрочку у поставщика, ускоряйте поступление от клиента или откладывайте необязательные расходы.
Пример из жизни
Ко мне пришел владелец столярной мастерской: выручка 1,5 млн в месяц, в отчете прибыль 200 тысяч, а на счету постоянно ноль. Разобрали и увидели, что 80% заказов он отгружает с отсрочкой 30 дней, а поставщикам пиломатериалов платит сразу, чтобы закрыть разрыв, мастерская брала кредит, и прибыль уходила на проценты.
Мы ввели правило: новые клиенты работают по предоплате 50%, постоянные получают отсрочку 14 дней под пеню 0,1% за день просрочки как рычаг в договоре, а не как гарантию взыскания. Через месяц разрыв исчез, прибыль осталась той же, но деньги перестали уходить на кредиты.
Чек-лист для проверки вашего бизнеса
Посчитайте, сколько вам должны клиенты, и сравните с вашими долгами.
Проверьте склад на товар, который лежит без движения.
Заведите отдельную карту для бизнеса и определите себе фиксированную сумму на личные расходы.
Сделайте план поступлений и платежей на две недели вперед.
Введите правило: предоплата или короткая отсрочка.
Если пройти эти шаги за неделю, вы увидите реальную картину; возможно, прибыль в отчете есть, но вы работаете на клиентов и на склад. Исправьте это, и деньги на счету начнут появляться.
