Изменения в кадровой отчетности

Форма ЕФС-1

С 30 декабря 2025 года действует новая форма ЕФС-1, утверждённая приказом СФР от 17 ноября 2025 года №1462. В ней, в частности, изменились правила заполнения подраздела 1.2 подраздела 1 и подраздела 2 раздела 1. Отчёт сдаётся в СФР ежемесячно до 25-го числа. 

Форма П-4

С февраля 2026 года форма П-4 («Сведения о численности и средней зарплате работников») заполняется по новым указаниям, утверждённым приказом Росстата от 17 ноября 2025 года №638. Ежемесячно её сдают работодатели, у которых трудится более 15 человек. Срок сдачи — 15-е число месяца. 

Форма 1-Т (условия труда)

С 1 января 2026 года введена новая форма федерального статистического наблюдения №1-Т (условия труда) «Сведения о состоянии условий труда и компенсациях за работу с вредными и (или) опасными условиями труда». Она утверждена приказом Росстата от 22 июля 2025 года №348. 

Кто должен сдавать: средние и крупные организации, если их основной вид деятельности относится к указанным в форме отраслям. Субъекты малого предпринимательства от сдачи отчёта освобождены. 

Что включить в отчёт: данные о результатах специальной оценки условий труда (СОУТ), информацию о сотрудниках, которым установлены льготы и компенсации за вредные условия, сведения об обеспечении работников средствами индивидуальной защиты (СИЗ) и другие аспекты. 

Как сдавать: отчёт подаётся только в электронном виде через систему Росстата, портал Госуслуг или специализированные платформы. При наличии филиалов и обособленных подразделений форма заполняется отдельно по каждому региону и для головной организации. 

Срок сдачи: до 21 января следующего года. Если эта дата выпадает на выходной или праздник, срок переносится на первый рабочий день. 

Особенности:

• Расширяется перечень показателей по специальной оценке условий труда, травматизму и профессиональным заболеваниям.

• Более подробно раскрываются данные о доплатах, сокращённой продолжительности рабочего времени и отпусках, выдаче СИЗ.

• Усиливается связь формы 1-Т с данными по страховым взносам и внутренней отчётностью по охране труда. 

Ответственность за ошибки, искажения или несвоевременную сдачу предусмотрена статьёй 5.27.1 КоАП РФ и может вылиться в штрафы до 150 тыс. рублей. 

Пример 1. Заполнение формы ЕФС-1

Ситуация: сотрудник Петров А. С. переведён на неполный рабочий день с 10 февраля 2026 года.

Что делать кадровику:

1. В подразделе 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1 указать:

   • дату события: 01.02.2026;

   • код события: «ПЕРЕВОД»;

   • трудовую функцию: «Менеджер по продажам»;

   • код выполняемой функции по ОКЗ: 2433,9 (специалисты по сбыту продукции);

   • режим работы: «НЕПД» (неполный рабочий день).

2. Сдать отчёт не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о переводе (т. е. до 11 февраля 2026).

Пример 2. Заполнение формы П-4

Ситуация: в компании «Альфа» на 1 февраля 2026 года:

• среднесписочная численность работников — 45 человек;

• средняя зарплата за январь — 52 000 руб.;

• внешние совместители — 3 человека (отработали в сумме 120 часов);

• работники по ГПД — 5 человек, начислено им 250 000 руб..

Как заполнить форму П-4 (по новым указаниям Росстата):

• Графа 1 (среднесписочная численность): 45 чел.

• Графа 2 (внешние совместители): 3 чел.

• Графа 3 (работники по ГПД): 5 чел.

• Графа 4 (отработано часов внешними совместителями): 120 ч.

• Графа 7 (фонд зарплаты списочного состава): 45×52 000=2 340 000 руб.

• Графа 8 (зарплата внешних совместителей): указать сумму согласно учётным данным.

• Графа 9 (зарплата по ГПД): 250 000 руб.

Срок сдачи: до 15 марта 2026 года (за февраль).

Нюанс: с 2026 года в форме П-4 отдельно выделяются данные по внешним совместителям и работникам по ГПД.

Пример 3. Заполнение формы 1-Т (условия труда)

Ситуация: компания «Бета» занимается производством мебели. В 2025 году проведена СОУТ, по результатам которой:

• 10 рабочих мест отнесены к классу 3.1 (вредные условия);

• 5 работников получают доплату 4% от оклада за вредность;

• 8 сотрудников имеют право на дополнительный отпуск 7 дней.

Как отразить в форме 1-Т:

• Раздел 1: указать общее число работников, занятых на вредных работах, — 10 чел.

• Раздел 2:

  • графа 3 (доплаты): 5 чел.;

  • графа 4 (сокращённое рабочее время): 0 чел.;

  • графа 5 (дополнительные отпуска): 8 чел.

• Раздел 3: указать количество выданных СИЗ (например, 10 комплектов спецодежды).

Срок сдачи: до 21 января 2026 года за 2025 год.

Ошибка, которую нужно избежать: не указывать работников с дополнительными отпусками, если они фактически не использовали отпуск в отчётном году. По правилам формы учитываются все, кто имеет право на льготы.

1. Проверить штатное расписание на соответствие новому ОКПДТР.

2. Обновить шаблоны форм ЕФС-1, П-4, 1-Т.

3. Настроить электронный документооборот для сдачи отчётов в Росстат и СФР.

4. Проконтролировать сроки сдачи:

   • ЕФС-1 — до 25-го числа каждого месяца;

   • П-4 — до 15-го числа месяца, следующего за отчётным;

   • 1-Т — до 21 января.

5. Провести инструктаж ответственных за отчётность.