Переход на электронные трудовые книжки

Основные изменения

1. Отказ от ведения бумажных трудовых книжек для большинства работников. Работодатели больше не обязаны вести бумажные трудовые книжки, если сотрудник не подавал письменное заявление до конца 2025 года о сохранении такой формы. Для новых сотрудников, которые начинают трудовую деятельность после 2021 года, оформляется только электронная трудовая книжка.

2. Автоматическое оформление ЭТК для новых сотрудников. При приёме на работу работодатель автоматически формирует электронную трудовую книжку без дополнительных действий со стороны работника.

3. Отказ от предоставления бумажной книжки при трудоустройстве. Работнику больше не нужно приносить физическую книжку новому работодателю — достаточно предоставить ИНН или СНИЛС. Всю необходимую информацию работодатель сможет получить в электронном виде. 

4. Ограничения на возврат к бумажной форме. Если работник ранее подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, вернуться к бумажной версии невозможно. 

5. Обязательность отчётности в СФР. При любом кадровом событии (приём, перевод, увольнение и т. д.) работодатель обязан направлять в Социальный фонд России (СФР) отчёт по форме ЕФС-1. Срок сдачи — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным. 

Особенности для разных категорий работников

Дополнительные нюансы

• Если работник ранее выбрал бумажную трудовую книжку, он вправе в любой момент перейти на электронную, подав работодателю соответствующее заявление. 

• При переходе на ЭТК в бумажной книжке делается закрывающая запись, после чего она выдаётся работнику на руки. 

• Дубликаты бумажных трудовых книжек в 2026 году оформлять нельзя. 

Законодательная база

Основой перехода на электронные трудовые книжки стал Федеральный закон №439-ФЗ от 16.12.2019. Также действуют подзаконные акты, включая приказы Минтруда, СФР, ФНС и ФСС о формах и сроках отчётности. 

Важно: при работе с электронными трудовыми книжками необходимо соблюдать требования к точности и своевременности сдачи отчётности, так как за ошибки в ЕФС-1 предусмотрена административная ответственность. 

Основные характеристики ЭТК

Данные, которые включает ЭТК:

• ФИО, дата рождения, СНИЛС сотрудника;

• информация о работодателе (регистрационный номер в СФР, название, ИНН, КПП);

• сведения о трудовой деятельности: должности, профессии, коды выполняемых функций;

• данные о приёме, переводе или увольнении: даты и основания; 

• информация о работе по договорам гражданско-правового характера (ГПХ). 

Особенности:

• В ЭТК не отражаются сведения о награждениях и поощрениях, образовании, обучении, а также данные об аттестации сотрудников силовых структур. 

• Для сотрудников, начавших трудовую деятельность после 1 января 2021 года, оформляется только электронная трудовая книжка. 

• Сведения о работе до 2020 года могут быть представлены в сокращённом виде — без указания должности, оснований для приёма на работу и увольнения. 

• Электронная трудовая книжка не является документом в традиционном понимании — это сведения в цифровом формате, которые хранятся у СФР. Они становятся документом, когда заверяются цифровой подписью и обретают электронную или бумажную форму. 

Как формируется ЭТК

Работодатель передаёт сведения о сотруднике в СФР через отчёт ЕФС-1 (ранее использовалась форма СЗВ-ТД). Отчёт содержит:

• титульный лист;

• подраздел 1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)»;

• подраздел 1.1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности». 

Сроки сдачи отчёта:

• при найме или увольнении — на следующий рабочий день после оформления приказа;

• при переводе на новую должность, смене названия компании, переходе на ЭТК и других изменениях в кадрах — до 25-го числа следующего месяца. 

Переход на электронную трудовую книжку

Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка, переход на ЭТК происходит по его заявлению. Для этого необходимо:

1. Подать работодателю письменное заявление с просьбой прекратить ведение бумажного варианта и хранить данные только в ЭТК. 

2. Работодатель делает запись в бумажной трудовой книжке о переходе на ЭТК, фиксирует её в журнале учёта и передаёт данные в СФР. 

3. Бумажную книжку выдают сотруднику на руки. 

Важно: после перехода на ЭТК вернуться к бумажной версии нельзя. 

Если работник не подавал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, работодатель продолжает вести её на бумажном носителе одновременно с электронной формой. 

Как получить сведения из ЭТК

Запросить выписку из электронной трудовой книжки можно несколькими способами:

• через портал Госуслуг;

• лично в отделении МФЦ или СФР;

• у последнего работодателя (в этом случае сотрудник получит данные только за период работы в этой компании). 

Формат выписки — бумажный или электронный, в зависимости от способа получения. 

Пример заполнения отчёта ЕФС-1

При приёме на работу сотрудника Иван И. И. в компанию «ООО Айти-решения» работодатель заполняет отчёт ЕФС-1, указав:

• титульный лист с данными компании и сотрудника;

• в подразделе 1.1 раздела 1 — дату приёма на работу, наименование должности, код выполняемой функции по классификатору ОКЗ, номер и дату приказа о приёме. 

После сдачи отчёта эти данные появятся в ЭТК сотрудника.