Кадры

Кадровый учет

Кадровый учет обязателен для любой организации и для ИП, имеющих работников. Трудовые книжки, кадровые приказы, штатное расписание, увольнение и прием на работу - вот темы новостей и статей, который вы можете найти в этой рубрике

Все материалы

Обязательно ли организация должна нумеровать трудовые договоры и какова структура номера?

Такой вопрос задали Минтруду. Ответ содержится в письме № 14-2/В-519 от 28.04.20220.

Сообщается, что номер трудового договора не относится к обязательным сведениям, предусмотренным статьей 57 НК. Вместе с тем унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, предусматривали нумерацию трудовых договоров.

Действующими нормативными правовыми актами не регламентирована процедура нумерации трудовых договоров, основным смыслом которой являются упорядочение договоров с точки зрения надлежащего делопроизводства и идентификация договоров.

Как правило, на практике используется система, при которой номер трудового договора состоит из собственного номера договора и цифр, обозначающих год его заключения. Например, трудовому договору, заключенному в январе 2020, может быть присвоен номер 1-20/01.

Дополнительное соглашение к трудовому договору, как правило, имеет нумерацию, начинающуюся с № 1, к каждому трудовому договору.

Конкретный порядок нумерации трудовых договоров и дополнительных соглашений к трудовым договорам может быть установлен локальным нормативным актом работодателя.

В России объявлен старт эксперимента по электронному кадровому документообороту.

Эксперимент проводится с 5 мая 2020 года по 31 марта 2021 года включительно.

Минтруд разработал Положение о порядке проведения эксперимента. Его текст опубликован на федеральном портале.

Проект содержит рекомендации работодателям — добровольным участникам эксперимента по его организации в компаниях.

Отмечается, что реализация проекта позволит в кратчайшие сроки работодателям-участникам эксперимента организовать удаленный режим работы работников без присутствия их в офисе, а также сократить контакты между работниками в связи с их ознакомлением с различными кадровыми документами, заключением дополнительных соглашений к трудовым договорам и т.п.

Скорейшее проведение эксперимента позволит в более сжатые сроки подготовить поправки в законодательство о возможности использования электронных документов, связанных с работой, всеми работодателями.

Минтруд разработал бланки заявлений работодателя об участии в эксперименте и об отказе в участии.

Эксперимент по кадровому ЭДО будет осуществляться в отношении следующих документов:

  • Заявление
  • Согласие
  • Предложение
  • Соглашение
  • Коллективный договор
  • Обращение
  • Отказ
  • Трудовой договор
  • Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу
  • Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора
  • Требование
  • Приглашение
  • Предупреждение
  • Приказ (распоряжение) работодателя о прекращении трудового договора
  • Просьба
  • Уведомление
  • Сообщение
  • Локальный нормативный акт
  • График отпусков
  • График сменности
  • График работы на вахте
  • Отдельное соглашение к трудовому договору
  • Ознакомление
  • Распоряжение
  • Мотивированный письменный отказ
  • Извещение
  • Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы
  • Ученический договор
  • Письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности
  • Объяснение
  • Обязательство
  • И другие.

В России начинается эксперимент по ведению электронного кадрового документооборота без его дублирования на бумажном носителе. Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ подписан президентом и опубликован.

Работодатели и работники участвуют в эксперименте на добровольной основе. Перечень документов, связанных с работой, работодатель утверждает самостоятельно.

Эксперимент не проводится в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников.

Ведение электронных документов осуществляется работодателем посредством использования информационной системы работодателя или с использованием электронного сервиса «Работа в России».

При заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, а также при внесении изменений в них с использованием информационной системы работодателя применяются усиленные квалифицированные  электронные подписи работодателя и усиленные квалифицированные или неквалифицированные  подписи работника.

Если будет задействована система «Работа в России», то применяются усиленная квалифицированная  электронная подпись работодателя и простая электронная подпись работника.

Эксперимент проводится по 31 марта 2021 года включительно.

Госдума приняла закон «О проведении эксперимента по ведению отдельными работодателями электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками». Документ был рассмотрен сразу во втором и третьем чтении.

Речь идет о проведении эксперимента по ведению электронного кадрового документооборота без его дублирования на бумажном носителе. Участвовать в нем будут лишь отдельные работодатели. Они самостоятельно определят виды документов, оформляемых в электронном виде.

Эксперимент проводится по 31 марта 2021 года включительно.

Ведение электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, осуществляется работодателем посредством использования информационной системы работодателя или с использованием электронного сервиса «Работа в России».

При заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, а также при внесении изменений в них с использованием информационной системы работодателя применяются усиленные квалифицированные  электронные подписи работодателя и усиленные квалифицированные или неквалифицированные  подписи работника.

Если будет задействована система «Работа в России», то применяются усиленная квалифицированная  электронная подпись работодателя и простая электронная подпись работника.

Работник принимает участие в эксперименте добровольно и вправе отказаться от участия в нем, уведомив об этом работодателя в письменной форме.

Может ли работник (не дистанционный) подать работодателю заявление на увольнение по собственному желанию по электронной почте, подписанное электронной подписью?

Ответ на этот вопрос дал Минтруд в письме № 14-2/ООГ-1773 от 06.03.2020.

При расторжении трудового договора по инициативе работника электронный документооборот, в том числе электронная подпись, не предусмотрен.

Что касается вопроса о применении простой неквалифицированной электронной подписи работника, то на сегодняшний день существует недостаточность подготовки нормативной базы для перехода на электронный кадровый документооборот в связи с тем, что не решены вопросы, связанные с требованиями к электронной подписи, созданием системы электронного хранения, юридической значимостью электронных документов, в том числе в с судебных спорах, защитой информации, содержащейся в электронных документах, и другие.

Минтруд полагает, что в целях обеспечения юридической значимости соответствующих документов целесообразно обеспечить использование работниками усиленной квалифицированной электронной подписи.

865 СТД-Р

Должен ли работодатель выдавать сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р сотрудникам, выбравшим ведение сведений о трудовой деятельности с использованием бумажной трудовой книжки?

Такой вопрос задан Роструду на портале «Онлайнинспекция.рф».

Ответ Роструда — нет. Такие сведения выдаются только тем, в отношении кого заведены электронные трудовые книжки.

Напомним, согласно ст. 66.1 ТК работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя:

  • в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
  • при увольнении в день прекращения трудового договора.

Можно ли подать заявление о выборе варианта трудовой книжки в Пенсионный фонд физическому лицу, не работающему в настоящее время? Кто переведет в электронный вид трудовую книжку безработных граждан?

Ответы на эти вопросы дали в ПФР.

Пенсионщики пояснили, что неработающий гражданин не может самостоятельно подать заявление в ПФР. Это обязанность исключительно работодателя представлять сведения о трудовой деятельности своих работников.

Как только человек снова устроится на работу, он сможет сделать выбор в пользу бумажной или электронной версии.

В электронном виде сведения будут формироваться с 2020 года. То есть последняя запись в бумажной трудовой книжке по состоянию на 1 января 2020 года станет точкой отсчёта для начала электронной трудовой книжки.

Переводить в электронный вид всю имеющуюся в бумажной трудовой книжке информацию законодательно не предусмотрено. Сведения до 2020 года останутся только в бумажной трудовой книжке.

В соответствии со ст. 66.1 ТК работнику, подавшему письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение.

При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности.

Как именно должна выглядеть запись, пояснили в Роструде.

В трудовой книжке записи осуществляются в следующем порядке:

  • в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи;
  • в графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки на руки;
  • в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись «Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ)»;
  • в графе 4 проставляется дата подачи заявления с указанием числа, месяца, года.
Запись должна быть заверена печатью и подписью.

Напомним, аналогичные разъяснения также даны в письме Минтруда № 14-2/В-150 от 12.02.2020.

Роструд также пояснил, что выдать трудовую на руки работнику надо в день подачи им заявления. Напомним, что ранее ПФР разъяснял, что вообще-то срок выдачи бумажной трудовой законом не установлен и можно его установить локальным актом.

При этом в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» книги учета движения трудовых книжек, делается запись «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона N 439-ФЗ)», а также работник расписывается в получении трудовой книжки.

Кстати, получив от работодателя свою трудовую книжку, не спешите ее выбрасывать на радостях от перехода на цифровой вариант. Об этом предупреждает ПФР.

Старая добрая бумажная трудовая вам еще пригодится. Дело в том, что электронная трудовая будет содержать в себе информацию о трудовом стаже работника лишь начиная с 2020 года.