Кадры

Кадровый учет

Кадровый учет обязателен для любой организации и для ИП, имеющих работников. Трудовые книжки, кадровые приказы, штатное расписание, увольнение и прием на работу - вот темы новостей и статей, который вы можете найти в этой рубрике

Все материалы

Большинство бухгалтеров заполняют личную карточку Т-2 в программе, и распечатывают ее либо при увольнении, либо при приеме сотрудника.

Это мы выяснили в ходе опроса на нашем сайте.

Между тем кадровики задали вопрос Роструду про заполнение личных карточек. Речь шла о «полуавтоматическом» способе, когда Т-2 формируется в программе, распечатывается при приеме сотрудника, а в процессе трудовой деятельности в нее вписывать данные от руки шариковой ручкой: переводы, оформленный отпуск и т.д.

Роструд ответил, что с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Вместе с тем если вы их применяете, то вы можете вести личные карточки работников в электронном виде, а для проставления подписей — их распечатывать или вести личные карточки работников частично при помощи компьютера, а частично рукописно.

Еще один вопрос касался обязанности составления карточки Т-2 на внутреннего совместителя. Роструд ответил, что на такого работника нужна отдельная личная карточка Т-2, поскольку внутренний совместитель принимается на работу по отдельному трудовому договору (трудовому договору по совместительству) и является работником наравне с работниками, которые приняты по основному

Сотрудник уволился, а трудовую книжку просил переслать ему по почте. Все бы ничего, да вот в заявлении значится заграничный адрес для отправки.

Работодатель отказал сотруднику, и Минтруд считает это правильным.

Дело в том, что до сих пор действует порядок вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан и лиц без гражданства из СССР за границу, утвержденный Законом СССР от 24 июня 1991 г. № 2261-1.

В соответствии с абзацем 1 статьи 3 указанного Закона вывозу и пересылке за границу не подлежат трудовые книжки, военные билеты и удостоверения личности.

Таким образом, что отказ работодателя в пересылке трудовой книжки за границу является правомерным.

Об этом пишет Минтруд в письме № 9-1/ООГ-210 от 17.09.2019.

Семинары по теме Кадровый учет
Все семинары

В некоторых компаниях практикуется хранение в личных делах сотрудников копий их документов:

  • паспорта;
  • СНИЛС;
  • ИНН;
  • свидетельств о рождении детей;
  • свидетельства о браке;
  • документов об образовании;
  • военного билета.
Роструд, отвечая на вопрос работодателя, отметил, что хранение копий указанных документов сотрудников в личных делах допускается только с их письменного согласия.

При отсутствии письменного согласия сотрудников копии документов должны быть возвращены данным сотрудникам или уничтожены.

Согласно статье 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность (биометрические персональные данные) и которые используются оператором для установления личности субъекта персональных данных, могут обрабатываться только при наличии согласия в письменной форме субъекта персональных данных.

В случае утраты трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, другие чрезвычайные обстоятельства, включая кражи) работодатель обращается в специальную комиссию по установлению стажа, создаваемую органами исполнительной власти субъектов РФ. Упомянутая комиссия создается на основании заявлений:

— работодателя, к которому он прилагает следующие документы:

1) выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП; приказ о назначении директора на должность (при наличии);

2) акт, составленный работодателем, об утрате трудовых книжек в результате чрезвычайной ситуации;

3) список работников, чьи трудовые книжки утрачены;

4) сохранившиеся документы (трудовые договоры, приказы по основной деятельности, личные карточки формы Т-2, свидетельств о браке, изменении фамилии и прочие), на основании которых возможно внесение сведений о работниках, выполняемой ими работы, переводах на другую постоянную работу, об увольнении в трудовые книжки;

5) в случае отсутствия документов — сведения о свидетелях (ФИО, сотовые телефоны, сведения о месте их жительства, документы, подтверждающие факт совместной работы работников).

— работника, к которому он прилагает копии сохранившихся документов: паспорт, сведения о всех местах работы и их периодах (трудовые договоры, приказы, справки 2-НДФЛ, расчетные листки, справки об уплаченных страховых взносах в ПФ и т.д.

Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт (с указанной целью стороны трудовых отношений представляют в комиссию соответствующие сведения).

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа каждого работника.

Администрация предприятия на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки. При этом в графе 4 указываются дата и номер акта комиссии, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Такие разъяснения дает Трудинспекция Хабаровского края.

Работодатель обратился на портал Роструда «Онлайнинспекция.рф» с вопросом по заполнению личной карточки Т-2. Рассказываем, что ответили трудинспекторы:

1) Приклеивать на карточку фотографию сотрудника не обязательно.

2) Коды в карточке проставлять не обязательно. Кодирование предназначается для автоматизированной обработки данных и статистического учета.

3) Если при временном переводе вносится запись о переводе в раздел 3 формы Т-2, то не нужно знакомить работника с внесенной записью, поскольку запись о временном переводе не вносится в трудовую книжку.

Кроме того, работодателя интересовал вопрос, можно ли некоторые записи в карточке делать простым карандашом. Ведь в процессе работы у сотрудника может поменяться семейное положение, реквизиты паспорта и т.д.

Вот что ответил Роструд:

Законодательство не содержит определенных требований к заполнению личной карточки формы Т-2, кроме требований, что раздел II личных карточек военнообязанных граждан и призывников заполняется только вручную, записи производятся чернилами, шариковыми, гелиевыми и другими ручками черного и синего цветов, а отметки о проведении сверки с документами воинского учета военных комиссариатов — простым карандашом.

Кроме того, с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

В остальной части негосударственные организации вправе самостоятельно разработать порядок заполнения личной карточки.

Добавим, на нашем форуме недавно также обсуждался вопрос заполнения личных карточек. Бухгалтеры пытаются облегчить себе процесс заполнения этого документа, максимально автоматизировав его.

Коллеги делятся лайфхаками, как вести карточку в 1С, и при этом иметь на ней живые подписи сотрудников, датированные нужным числом.

Думаю, как оптимизировать ведение карточек, чтобы не вести всё вручную. Рассматриваю ещё один вариант — печатать при приеме 1-3 стр, подписывать, а при увольнении распечатывать уже последнюю страницу. Поделитесь, как вы ведёте учёт и хранение.

— спрашивает инициатор дискуссии с ником id19080557

Кто-то распечатывает из 1С всю карточку сразу при приеме сотрудника, а уже остальные записи в процессе работы делает вручную.

Однако некоторые бухгалтеры, которые выполняют и роль кадровиков, поступают хитрее.

Первые два листа при приеме печатаю, остальные при увольнениии.
Ну и дату можно поменять, если в 1с не получается, то эксель или ворд сохранить предварительно

— делится лафхаком Январь

Напомним, Минтруд разработал проект поправок в порядок ведения и хранения трудовых книжек, согласно которым знакомить работника под роспись в личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью будет не нужно.

Однако пока этот проект не принят.

А как вы заполняете форум Т-2? Приглашаем вас принять участие в опросе.

Если на кадровом документе обязательные реквизиты оформлены не по ГОСТу, трудовая инспекция назовет документ недействительным.

Компания рискует тем, что придется, к примеру, восстанавливать неугодного сотрудника на должность, отменять взыскание и т.п.

Коротко рассказываем, за какими реквизитами нужно четко следить:

Наименование организации указывайте точно так, как оно написано в учредительных документах. Сокращенное наименование указывают в скобках после полного. Если документ издает филиал или структурное подразделение, то сверху нужно прописать наименование организации, а ниже название филиала или подразделения.

Место составления указывайте с учетом административно-территориального деления и общепринятых сокращений. Шрифт № 12—14.

Дата документа. Порядок чисел такой: день месяца, месяц и год. Цифры используются арабские.

Подпись должна включать должность лица, которое подписывает документ, собственноручную роспись и расшифровку. Если подписей несколько, располагайте их друг под другом, ориентируясь на иерархию должностей. То есть от более высокой вверху к более низкой внизу.

Гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», должности лица, которое утвердило документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты, когда документ утвержден. Если же документ утвержден приказом, то в грифе указывают наименование распорядительного документа в творительном падеже, его дату и номер.

Печать. Если на документе нет специальной отметки «М. П.», то ставьте печать так, чтобы она не задевала подпись. Печать должна стоять ровно, нельзя проставлять боком или в перевернутом виде. Естественно, она должна быть разборчивой.

В кадровом учете миллион правил. И любая ошибка может обернуться штрафами, проблемами в отношениях с работниками или трудовыми инспекторами, судебной тяжбой. Кому нужно по работе вести кадровый учет, зовем на наш обучающий курс. Там и примеры заполнения документов, и нормативная база, и советы, основанные на практике прохождения трудовых проверок. Посмотрите учебный план и презентацию автора курса, Надежды Флакс прямо сейчас.

Скоро появятся новые правила правила оформления отпуска. Их хотят принять к 1 октября, но точно не успеют. Ждем все равно.

Заявление можно будет подать в электронном виде. Писать его от руки и передавать бумагу начальству или в отдел кадров больше не обязательно. Если, конечно, электронный документооборот закреплен в трудовом договоре.

Согласно поправкам в Трудовой кодекс, электронное заявление на отпуск имеет полную юридическую силу наравне со своим «бумажным» аналогом. При этом электронное заявление будет необходимо лишь в том случае, если работник планирует отправиться на отдых вне установленного графика. А если график уже установлен, то подавать заявление вообще не нужно.

Как внести изменения в трудовой договор, вы узнаете в нашем курсе «Всё о кадровом учёте: учимся составлять кадровые документы без ошибок».

Ведёт кадровый и налоговый эксперт с многолетним стажем, начальник отдела обучения ООО «Налоговая консультация», аттестованный налоговый консультант Надежда Флакс.

 

Купить курс за 7450 руб.

 

В настоящее время идет независимая антикоррупционная экспертиза будущего Приказа Минтруда, который устанавливает новые правила ведения и хранения трудовых книжек.

Соответствующий проект опубликован на федеральном портале.

Проект разработан в рамках реформы контрольной и надзорной деятельности в целях актуализации и оптимизации обязательных требований в сфере охраны труда.

В частности, планируется отменить следующие требования:

  • знакомить работника под роспись в личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью;
  • скреплять сургучной печатью или опломбировать приходно—расходную книгу и книгу учета трудовых книжек.
Кроме того, работодателям дадут возможности при увольнении работников заверять записи в трудовой книжке не только печатью работодателя, но и печатью кадровой службы.

Этот новый приказ Минтруда заменит собой правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».

Напомним, пунктом 41 ныне действующих правил установлено, что приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и книга учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Известны случаи, когда за отсутствие сургучной бляшки на книге трудинспекторы штрафовали компанию. Между тем сургуч в наше время стал практически раритетом.

В скором времени работодателей наконец-то избавят от этой абсурдной обязанности.

Напомним, текст проекта будущего приказа Минтруд разместил еще в апреле 2018 года. 31 июля 2019 началась его антикоррупционная экспертиза, котоая закончится 6 августа.

Накануне на заседании Правительства обсуждались одобренные ранее три законопроекта, которые связаны с введением в России электронных трудовых книжек.

Правительство одобрило введение электронных трудовых книжек

Между тем у Правительства есть и другие планы по оцифровке в кадровой сфере. Речь идет о внедрении электронного кадрового документооборота.

«Это наш следующий проект, по которому мы сейчас завершаем согласования. Есть разночтения, разногласия с рядом министерств и ведомств по отдельным позициям», - заявил глава Минтруда Максим Топилин.

Эксперимент по электронному кадровому делопроизводству внутри предприятия (по всем документам внутри предприятия) планируется запустить в 2020 году.

К сентябрю проект будет внесен в Правительство, заявил Топилин.

Речь пока идет об эксперименте, через включение отдельных предприятий в обкатку этой конструкции, потому что сейчас пока сложно предусмотреть и предотвратить все возможные риски.

«Какие будут подписи применяться – усиленная (УКЭП) или обычная, простая подпись? Здесь всегда ведётся достаточно серьёзный диалог с точки зрения безопасности данных, их хранения, с точки зрения идентификации человека и с точки зрения дороговизны проекта. Если это усиленная квалифицированная подпись, понятно, что это более дорогая история, если простая подпись – это более дешёвая история. Но как вы будете идентифицировать людей, как будете хранить данные и так далее? Здесь надо всегда очень внимательно взвешивать все составляющие, с тем чтобы принять какое-то решение, которое устроит всех и будет не таким дорогим.Он отметил, что внедрение электронного документооборота в кадровом деле требует материальных вложений», - сказал Топилин.

Он отметил, что внедрение электронного документооборота в кадровом деле требует материальных вложений.

«Там потребуются дополнительные деньги. И здесь у нас пока есть разночтения с Министерством финансов. Будем в бюджетном процессе это всё согласовывать. При этом мы исходим из того, что средства есть в национальном проекте «Цифровая экономика», и надо определённую часть этих средств направить на этот проект. Минкомсвязи нам этот вопрос полностью согласовало», - добавил Топилин.