Учёт ГСМ: бухгалтерский и налоговый учет

Вопросы учета расходов ГСМ всегда актуальны, т.к. многие предприятия используют автомобильный транспорт, использующий ГСМ. Как это правильно организовать? Этот вопрос рассматривается в данной статье
1,4 тыс. 370
Учёт ГСМ: бухгалтерский и налоговый учет

На форуме клерка часто задается вопрос, связанный с учетом горюче-смазочным материалом (ГСМ) к автомобильной техники.

1. Как отражать ГСМ в бухгалтерском учете

Поступление ГСМ учитывают в обычном порядке в зависимости от принятой в организации учетной политики.

Есть особенности в отражении операций по приобретению ГСМ:

  • через подотчетное лицо за наличный расчет;

  • с использованием топливных карт.

Списание ГСМ в бухгалтерском учете отражают в порядке, установленном в учетной политике.

Количество списываемого топлива определяют на основе данных:

  • путевых листов, если ваша организация занимается перевозками пассажиров и багажа, грузов (ч. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта). В этом случае ваши путевые листы должны содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные как для первичных учетных документов, так и для путевых листов;

Примечание. Если ваша организация является участником экспериментального правового режима в сфере цифровых инноваций, требования к обязательным реквизитам и порядку заполнения путевых листов, а также запрет на перевозку пассажиров и багажа, грузов без оформления путевого листа могут быть для вас изменены или исключены (ч. 3 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта).

  • · путевых листов, маршрутных листов, справок или отчетов о перемещениях автомобиля и пройденном им пути, составленных на основании сведений системы спутниковой навигации ГЛОНАСС, GPS или иных систем, – если перевозками пассажиров и багажа, грузов ваша организация не занимается (письма ФНС России от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848, УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 № 16-15/116577@, Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354). Эти документы должны содержать обязательные реквизиты первичных учетных документов. На обязательные реквизиты путевого листа из приказа Минтранса России от 11.09.2020 № 368 вы можете ориентироваться при разработке собственных форм, но вам необязательно приводить их все.

Если в организации установлены нормы расхода ГСМ, то в случае выявления отклонений от норм причины перерасхода надо проанализировать. В зависимости от причины сверхнормативные затраты могут быть списаны:

  • в расходы по обычным видам деятельности, если сверхнормативный расход обоснован (п. 5 ПБУ 10/99);

  • на виновных лиц, если они установлены;

  • на прочие расходы, если сверхнормативный расход нельзя объяснить объективными причинами или виновные лица не установлены (п. 11 ПБУ 10/99).

При списании ГСМ, использованных в деятельности организации, в том числе для управленческих нужд, как правило, делают запись:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Себестоимость ГСМ включена в расходы по обычным видам деятельности

26 (44, 20)

10-3

2. Как признавать расходы на ГСМ в целях налогообложения

В целях налогообложения прибыли стоимость ГСМ включают в материальные или в прочие расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 2, 5 п. 1 ст. 254, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 10.06.2011 № 03-03-06/4/67).

Топливо учитывают в расходах на основании путевых листов или иных документов, оформленных в соответствии с требованиями законодательства, в тех отчетных периодах, за которые составлены эти документы (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 272 НК РФ).

При применении УСН стоимость ГСМ признают в материальных расходах или в расходах на содержание служебного автотранспорта при условии их фактической оплаты (в том числе при отсутствии задолженности перед подотчетным лицом) (пп. 5, 12 п. 1, п. 2 ст. 346.16, пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ, Письма Минфина России от 27.09.2018 № 03-11-11/69335, от 23.12.2009 № 03-11-09/413).

Нормирование расходов на ГСМ в целях их учета при расчете налога на прибыль или при применении УСН не установлено ни для легковых автомобилей, ни для каких-либо других (Письма Минфина России от 26.09.2019 № 03-03-07/74189, от 22.03.2019 № 03-03-07/19283). Расходы учитываются полностью.

Однако если организация в добровольном порядке установила собственные нормы ГСМ в целях контроля за их использованием, то сверхнормативный расход в целях налогообложения прибыли может:

  • учитываться в расходах в обычном порядке, если он обоснован (Письмо УМНС России по г. Москве от 05.02.2003 № 26-12/7430);

  • учитываться во внереализационных расходах после того, как в доходах будет признана сумма возмещения ущерба виновным в перерасходе (хищении) ГСМ лицом (пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ, Письма Минфина России от 07.03.2018 № 03-03-06/2/14611, от 20.02.2017 № 03-03-06/1/9693);

  • учитываться во внереализационных расходах, если не установлено виновное в хищении ГСМ лицо. Отсутствие виновного лица должно быть документально подтверждено, например, постановлением о приостановлении предварительного следствия в связи с неустановлением виновных лиц (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ, Письмо Минфина России от 20.08.2019 № 03-03-06/1/63646);

  • не признаваться в расходах, если превышение норм не имеет разумных причин или отсутствие виновного лица не подтверждено (Определение ВАС РФ от 09.07.2012 № ВАС-8327/12, Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 № Ф08-5527/2015).

В целях налогообложения единым налогом, уплачиваемым при применении УСН, учтенную в расходах на дату оплаты стоимость сверхнормативных ГСМ нужно восстановить, за исключением случая, когда сверхнормативный расход экономически обоснован. Ведь учет убытков от хищений в расходах п. 1 ст. 346.16 НК РФ не предусмотрен, а в случае отсутствия разумных причин для перерасхода не соблюдается условие признания расхода, установленное п. 1 ст. 252 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Примеры вопросов и ответов на форуме клерка по теме статьи:

1. https://club.klerk.ru/t/gsm-putevye-listy/837537

2. https://club.klerk.ru/t/podtverzhdenie-spisaniya-gsm-na-avtomobil-direktora/828035

3. https://club.klerk.ru/t/rashod-gsm/30990

Нормативно-правовые акты:

1. Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ (ред. от 21.11.2022) «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».

2. Приказ Минтранса России от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (Зарегистрировано в Минюсте России 30.10.2020 № 60678).

3. Приказ Минфина России от 06.05.1999 № 33н (ред. от 06.04.2015) «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету „Расходы организации“ ПБУ 10/99» (Зарегистрировано в Минюсте России 31.05.1999 № 1790).

4. Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р (ред. от 30.09.2021) «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте».

5. Постановление Госстроя РФ от 09.03.2004 № 36 «Об утверждении Рекомендаций по расходу топлива машинами для содержания, ремонта автомобильных дорог и объектов внешнего благоустройства поселений».

6. «МДС 12-38.2007. Нормирование расхода топлива для строительных машин».

7. «Типовые нормы выработки и расхода топлива на сельскохозяйственные механизированные работы. Часть 1» и часть 2 (утв. Минсельхозпродом РФ)// М., Роснисагропром, 2000.

8. Письмо Минфина России от 23.01.2018 № 03-04-05/3235 «Об НДФЛ и страховых взносах с компенсационных выплат работнику за использование личного автомобиля в служебных целях».

Комментарии

4
  • Александр Иванов

    "При применении УСН стоимость ГСМ признают в материальных расходах или в расходах на содержание служебного автотранспорта при условии их фактической оплаты.....".

    "Нормирование расходов на ГСМ в целях их учета при расчете налога на прибыль или при применении УСН не установлено ни для легковых автомобилей, ни для каких-либо других ......"

    Ага, вы это налоговикам расскажите, мол, 15%усношке только по оплате, а общевикам "хоть залейся" .... Вы теоретик или практик? Про 252 ст. НК не слышали ничего?

    • Александр @42

      Обязательно нормирования нет, а документы нормирования приведены в списке нормативных актов. Вы читаете их или нет?

      • Александр Иванов

        Вы хоть одну проверку налоговой проходили?

        • Александр @42

          Не одну, конечно. Кстати, переход на личности малопродуктивен.

УК РФ

Опасное производство 2 года работало без лицензии и получило доход 26 млн рублей

В Ставропольском крае перед судом предстанет обвиняемый в незаконном предпринимательстве с извлечением дохода на сумму более 26 млн рублей.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Кто имеет право работать неполный день

Если у сотрудников есть основания для неполной занятости, работодатель должен установить удобный для работника график и снизить нагрузку.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Платные и бесплатные

Собрали для вас анонсы вебинаров на апрель 2024 года.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Каким числом выставлять счет-фактуру на аванс: бухгалтеры разбираются с формулировками в НК. «Ночной бухгалтер» № 1652

В телеграм-канале «Клерка» бухгалтеры спорили о том, какую дату указать в счет-фактуре на аванс — день получения аванса или любую из последующих пяти дней, которые даны на выставление документа. Истину нашли (вроде).

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Яндекс запустил линейку нейросетей YandexGPT третьего поколения

Искусственный интеллект нового поколения лучше работает со сложными задачами. Бизнес может самостоятельно дообучить нейростеть.

19
Бесплатно с Архив документов

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс

Разбираемся в мини-курсе, какие типы хранения кадровых документов выделяют и какова продолжительность хранения кадровых документов.

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
НДФЛ

В 2024 году ФНС разошлет уведомления на НДФЛ с процентов по вкладам за 2023 год

В 2024 году вкладчикам впервые необходимо будет уплатить НДФЛ с процентов от банковских вкладов за 2023 год.

Перерасчет имущественных налогов будут делать по-новому

Физлица будут направлять в ИФНС заявления на перерасчет налога на имущество, земельного и транспортного, к которому можно приложить документы, а можно и не прикладывать. Налоговики будут рассматривать это заявление 30 дней.

Как разработать эффективную программу обучения для новых сотрудников

Обучение персонала — сложный и многогранный процесс. Если проводить его правильно, он может стать ключевым инструментом для усиления корпоративной культуры, увеличения продуктивности и стимулирования мотивации сотрудников.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
11
УК РФ

Поиск бывшего гендира может вылиться в вымогательство

Сотрудники главного управления уголовного розыска МВД совместно с коллегами из Красноярского края задержали подозреваемых в серии вымогательств у бизнесменов.

⚡️Итоги дня: Ozon изменил расчет сбора, Дурова призвали внимательнее следить за Telegram, Камчатку трясет

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Селлеры нарастили продажи на Ozon в 2,5 раза

Заметнее всего нарастили обороты предприниматели Дальневосточного федерального округа, которые торгуют на маркетплейсе Ozon. Они стали продавать почти в 5 раз больше товаров.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Как обезопасить массовые выплаты внештатникам

Компании, которые сотрудничают с большим числом внештатников, проводят массовые выплаты со своего счета. Такие платежи могут нести риски с точки зрения ИФНС и банков. Рассказываем, в чем причины и как обезопасить переводы.

Как обезопасить массовые выплаты внештатникам
Бесплатно с Взносы на травматизм

Подтверждение ОКВЭД в 2024 году: кто сдает, сроки подачи, образец

Работодатели обязаны уплачивать страховые взносы за своих сотрудников. Тарифы по взносам от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний различаются в зависимости от класса профриска и составляют от 0,2% до 8,5%.

Подтверждение ОКВЭД в 2024 году: кто сдает, сроки подачи, образец
ВЭД

Центробанк смягчил валютный контроль по внешнеторговым контрактам

Участники внешней торговли могут не сдавать в банки документы по сделкам с иностранными партнерами, если объем операций не превышает 1 млн рублей.

Что изменится в заполнении баланса по новому ФСБУ 4/2023: обзор поправок от Минфина

Недавно утвердили новый ФСБУ 4/2023 «Бухгалтерская отчетность». Меняют бланки бухотчетов и правила их заполнения.

Торгово-промышленная палата хочет создать единую базу со всеми видами поддержки бизнеса

Чтобы предприниматели получали меньше отказов в финансировании, ТПП создаст единую базу, где будут перечислены доступные и актуальные меры поддержки. Там же будут публиковать критерии отбора и сколько средств осталось в бюджете на финансирование бизнеса.

✅ Будут изменения по имущественным налогам: обзор от ФНС. Эксперт: вектор цифровизации — правильный

В НК внесут поправки, направленные на повышение эффективности налогообложения имущества.

4
284
НДФЛ

Как считать НДФЛ с продажи подаренной недвижимости

При получении недвижимости по договору дарения надо заплатить НДФЛ. Потом при продаже этой недвижимости тоже заплатить НДФЛ.

88

Интересные материалы

Модульбанк удвоил вознаграждение для партнеров

До конца марта Модульбанк платит двойное партнерское вознаграждение за каждую подключенную облачную кассу от Модулькассы.