Порвать с бумагой: что происходит на рынке электронного документооборота

В настоящее время в России действует порядка сотни компаний, предоставляющих услуги по обеспечению юридически значимого документооборота в электронном виде с использованием тех или иных средств защиты. С их помощью ежегодно предприятиями формируется и отправляется до 80 миллионов электронных документов. В законе закреплено специальное название таких компаний – оператор электронного документооборота.

Основные понятия и преимущества ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) представляет собой механизм движения документов, созданных при помощи компьютерных средств обработки информации и имеющих разные степени защиты.

В настоящее время ЭДО широко используется как во взаимоотношениях между участниками предпринимательской деятельности, так и в отношениях с органами исполнительной власти, контролирующими органами. Для заверения электронных документов применяется электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к подписываемой информации и нужна для определения лица, подписывающего информацию.

Участниками электронного документооборота являются налогоплательщики, плательщики сборов, налоговые агенты, их представители и налоговые органы, а также операторы электронного документооборота. Оператор электронного документооборота должен иметь лицензии ФСБ России на разработку информационных систем и оказание услуг в области шифрования информации, а также лицензию на предоставление услуг связи по передаче данных.

Основные преимущества использования ЭДО следующие. Во-первых, отказываясь от бумажных документов, предприниматель приобретает массу свободного времени для других, более важных с точки зрения бизнеса дел. Отправка документа в электронном виде – вопрос нескольких секунд. Во-вторых, использование ЭДО с точки зрения защиты информации куда более безопасно и эффективно. Так, доступ к бумажным носителям практически ничем не ограничен. Вынести из офиса бумажные документы, или просто ознакомиться с их содержимым не составляет особого труда. Не исключены и случаи утраты таких документов – теряют много и теряют часто. Переходя на ЭДО, компания может ограничить доступ к документации тем перечнем доверенных лиц, который необходим самой компании. Все третьи лица будут лишены доступа к информации.

Наконец, ЭДО предполагает возможность быстрого поиска нужной информации. Учитывая тот объем документов, с которым вынуждены работать отечественные бизнесмены, данная опция – несомненный плюс в копилку ЭДО.

Общая характеристика рынка

Отечественный рынок ЭДО динамично развивается и имеет огромный потенциал для роста. Между тем, число пользователей электронных систем остается незначительным. По данным исследования, проведенного компанией J'son&Partners Consulting по заказу «Корус Консалтинг СНГ», сейчас электронные документы в своей практике активно использует лишь около 6% от общего числа российских компаний (примерно 140 тысяч юрлиц). При этом ожидается, что к 2018 году количество пользователей увеличится до 22,5 процентов от общего числа юрлиц.

Стоит отметить, что состав участников ЭДО весьма неоднороден. Если пионерами по части использования систем ЭДО в нашей стране являлись исключительно зарубежные компании и крупнейшие отечественные предприятия, то сейчас бездокументарный формат находит гораздо большее применение в среде малого и среднего бизнеса. В целях экономии времени, налаживания бесперебойных связей с контрагентами и более рационального бизнес-планирования все больше компаний стремятся перевести свои отношения с контрагентами в электронную область. При этом постепенное удешевление услуг операторов делает ЭДО привлекательной и для индивидуальных предпринимателей.

Ассортимент предложений сейчас достаточно широк и пользователям есть, из чего выбрать. Несмотря на различия в наименовании, популярности, охвате рынка, разрекламированности, перечне предоставляемых услуг и стоимости этих услуг, работа операторов строится практически по одинаковому алгоритму. Пользователь регистрируется на сайте оператора, получает электронную цифровую подпись и отдельное рабочее место в сервисе. Оператор, в свою очередь, организует бесперебойный обмен электронными документами между организациями, обеспечивает их создание, обработку, исправление, заверение, защиту и передачу контрагентам и надзорным органам.

Стоимость услуг операторов может существенным образом различаться и зависит, в первую очередь, от объема передаваемой документации и перечня дополнительно подключаемых возможностей. Таких, например, как установка на рабочее место электронной подписи, интеграция с другими электронными системами, предоставление “облачной” подписи, архивирование и хранение документов и так далее.

Средняя стоимость отправки одного документа от трех рублей. Конечная стоимость отправки зависит от вида документа – за формализованный документ придется уплатить дороже. В среднем – шесть рублей и более. Формализованным считается любой документ, атрибуты которого подлежат автоматической обработке. Конкретный перечень формализованных и неформализованных документов, как правило, доступен для пользователей на сайте самого оператора.

ЭДО и налоговые органы

Представляется, что развитию рынка систем электронного документооборота в нашей стране в значительной степени поспособствует постепенный переход к бездокументарному формату деятельности налоговых органов и государственных внебюджетных фондов. По данным того же исследования J'son &Partners Consulting, именно возможность работы в электронном формате с контролирующими органами является решающим  фактором при переходе на ЭДО для 53 процентов предприятий.

Например, уже сейчас можно повсеместно наблюдать перевод счетов-фактур из бумажного в электронный вид.  Электронные форматы счетов-фактур, журнала учета счетов-фактур, книг покупок и книг продаж были утверждены Приказом ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@. Причем, отправить электронный счет-фактуру своими силами не получится. Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по интернету осуществляется строго через операторов электронного документооборота.

Кроме того, посредством электронного формата в самом ближайшем времени будет осуществляться и налоговый контроль. Напомним, с 25 августа 2015 года заработал приказ ФНС от 15.04.2015 г. № ММВ-7-2/149@ о порядке отправки электронных документов для проведения налогового контроля. Согласно приказу, налоговики в электронной форме будут рассылать, в том числе, требования о представлении документов, уведомления о начале проверок, решения о возмещении НДС и акцизов, приостановлении операций по банковским счетам.

Со своей стороны налогоплательщики будут обязаны не реже одного раза в день контролировать наличие сообщений из налоговой инспекции и направлять специальные электронные квитанции, свидетельствующие о получении сообщений. Квитанцию о приеме налогоплательщик обязан направить налоговому органу по телекоммуникационным каналам связи в течение шести дней со дня отправки ему документа налоговым органом. В противном случае у инспекции появится лишнее основание для проверки и наложения санкций.

Кстати, данное обстоятельство до сих пор удерживает ряд организаций от перехода к бездокументарной форме работы. Существует даже мнение, что работа с документами через оператора ЭДО чревата утечкой информации, в том числе, и по требованию налоговых органов. Предприниматели опасаются, что через операторов связи налоговая получит фактически неограниченный доступ ко всей документации предприятия.

Между тем, данные опасения безосновательны и с реальностью не имеют ничего общего. Утверждение порядка отправки электронных документов для проведения налогового контроля не изменил сам порядок истребования документов налогоплательщика. Документы по-прежнему предоставляются исключительно посредством направления требования самому плательщику. Документы, затребованные через третьих лиц, будут считаться недопустимыми доказательствами.

Самостоятельно или через оператора?

Как мы уже говорили, пользователями сервисов ЭДО является 140 тысяч юрлиц. При этом возможность приема электронных документов имеют не менее миллиона предприятий, которые еще не перешли к использованию данных сервисов. Действительно, главный вопрос, который беспокоит всех без исключения субъектов предпринимательской деятельности, переходящих на бездокументарную форму работы – можно ли наладить электронный обмен собственными силами, или же доверить это дело профессионалам за определенную плату.

Сейчас законодательство не препятствует предпринимателям самостоятельно осуществлять документооборот напрямую со своими контрагентами. Что называется, на свой страх и риск. Тем более, что сейчас существует огромное число сервисов, имеющих технические возможности для быстрой и, что самое главное, бесплатной отправки электронных документов своим деловым партнерам. Так, документы могут быть отправлены через всевозможные мессенджеры, файлообменники, закрытые группы социальных сетей, а также через электронную почту.

Для того, чтобы иметь возможность отправки электронных юридически значимых документов необходимо выполнить ряд нехитрых действий. Во-первых, необходимо приобрести сертификаты квалифицированной электронной подписи. Формирование квалифицированной цифровой подписи производится силами удостоверяющего центра, который создает специальные сертификаты ключей ЭП и выдает эти документы заказчикам. Во-вторых, необходимо заключить соглашение с контрагентами о переходе на электронный документооборот. Если контрагент уже использует усиленную квалифицированную электронную подпись, соглашение заключать необязательно. При использовании других видов подписи – данной процедуры не избежать. Кроме того, в целях безопасности необходимо будет установить на рабочее место средства криптографической защиты информации, которые были сертифицированы ФСБ России. Переход на ЭДО состоялся – можно работать.

Однако данный подход имеет ряд существенных недостатков. В частности, как мы уже говорили, налогоплательщики будут ограничены в своих возможностях, поскольку электронные счета-фактуры передать таким образом не получится. Другая проблема – трудозатраты на такой способ работы с документами. Например, пользователь не имеет средств для архивации и поиска документов. На поиск необходимых документов по требованию налоговой будет тратиться уйма времени. Также пользователь не будет иметь юридического и технического сопровождения электронного документооборота. Отсутствует и поддержка форматов накладной ТОРГ-12 и акта о выполнении работ. Помимо этого, для обмена электронными документами необходимо будет заключать соглашение о начале ЭДО с каждым новым контрагентом.

Все эти проблемы легко разрешаются при обращении к профессионалам в этой области - операторам ЭДО. Из очевидных плюсов такого решения – пользователь получает возможность обмениваться любыми документами без каких бы то ни было ограничений. Оператор ограждает пользователей от спама, а также осуществляет круглосуточную правовую и техническую поддержку рабочего кабинета. Оператор обеспечит также надежное и безопасное хранение информации в течение необходимого времени. В случае проверки нужный документ может быть найден в считанные секунды. Кроме того, в лице оператора ЭДО вы получаете объективного и беспристрастного свидетеля в случае возникновения претензий со стороны как контрагентов, так и налоговиков. 

Партнеры спецпроекта Клерк.Ру "Без бумаг" - участники рынка ЭДО

Все материалы спецпроекта:

1. «Без бумаг»: узнай все об ЭДО из первых рук
2. Порвать с бумагой: что происходит на рынке электронного документооборота
3. Смею вас заверить: зачем нужна электронная подпись
4. Внедрение ЭДО: как не отстать от конкурентов
5. В Крыму открылся первый удостоверяющий центр
6. Россвязь и Росстат стали лидерами по качеству перевода госуслуг в электронный вид
7. 8 признаков того, что пора переходить на электронный документооборот
8. Бухгалтерия без бумаг: когда пора переходить на ЭДО
9. Обмен электронными документами и сюрпризы от ФНС: интернет-конференция на Клерк.Ру
10. Как бухгалтеру создать свой круг электронного общения с контрагентами
11. Создать свой круг электронного общения – легко!
12. Электронные счета-фактуры: опасность или перспектива?
13. Компании могут подтолкнуть к переходу на электронный документооборот
14. Электроннообязанные: может ли государство заставить компании перейти на ЭДО?
15. Как ЭДО помогает избежать доначисления налогов
16. ЭДО поможет во время налоговой проверки
17. Бизнес в один клик
18. Электронный документооборот: какие проблемы волнуют бухгалтера
19. Почему бухгалтеры опасаются перехода на электронный документооборот
20. Бумага все стерпит: почему бухгалтерам трудно перейти на электронные документы
21. ЭДО: стоит ли опасаться подделок электронной подписи
22. Электронный документ можно использовать как доказательство в суде
23. Трудно ли отказаться от бумажных документов?
24. Электронный документ нельзя отправить "задним числом"
25. Участники ЭДО могут пользоваться услугами разных операторов
26. Перевести в электронный вид можно любой документ
27. Как подготовить инфраструктуру компании к переходу на межкорпоративный обмен электронными документами
28. Внедрение ЭДО: как подготовить инфраструктуру компании 
29. Государство может ввести обязательный документооборот
30. Филиал не вправе самостоятельно перейти на ЭДО
31. ФНС внедряет ЭДО при подаче заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов
32. ЭДО позволяет исправить электронные счета-фактуры
33. Налоговая отчетность в электронном виде в 2015 году
34. Электронная отчетность в 2015 году: как сдать легко и быстро
35. А так уж нужен оператор ЭДО?
36. Операторы ЭДО выступят третьей стороной в споре с налоговиками
37. Мифы и реальность электронного документооборота
38. ЭДО против бумаги: мифы и реальность
39. Интернет-конференция «Обмен электронными документами и сюрпризы от ФНС»
40. Как эффективно внедрить ЭДО: обзор интернет-конференции
41. Электронный документооборот: какие проблемы волнуют бухгалтера. Часть 2
42. Электронные документы получены на стыке периодов: как учесть расходы и вычет по НДС