ЭДО

Трудно ли отказаться от бумажных документов?

Мало кто знает, что возможность отказаться от некоторых бумажных документов в пользу электронных появилась уже достаточно давно. Например, электронные договоры используются уже несколько лет, а отправлять документы в суд на CD-дисках или через интернет можно было еще раньше – только не все об этом знали и продолжали работать с документами по старинке. Сегодня возможностей по переходу на электронные документы куда больше, но и сомнений на этот счет не меньше.
3 тыс. 42
Трудно ли отказаться от бумажных документов?
Коллаж Мистера Д., Клерк.Ру

Мало кто знает, что возможность отказаться от некоторых бумажных документов в пользу электронных появилась уже достаточно давно. Например, электронные договоры используются уже несколько лет, а отправлять документы в суд на CD-дисках или через интернет можно было еще раньше – только не все об этом знали и продолжали работать с документами по старинке. Сегодня возможностей по переходу на электронные документы куда больше, но и сомнений на этот счет не меньше. Насколько трудно прямо сейчас отказаться от бумаги, разберем в этой статье.

А может взять и отменить?

С точки зрения действующего российского законодательства сегодня спокойно можно отказаться от бумажных счетов-фактур, бухгалтерской первички, договоров и других документов, для которых нет специальных требований по оформлению. Но нельзя просто так взять и сжечь все мосты: чтобы начать использовать любые документы в электронном виде, необходимо подготовиться к работе с ними – как технически, так и организационно.

Например, необходимо приобрести сертификат квалифицированной электронной подписи для всех сотрудников, имеющих право подписывать электронные документы. Надо решить, с помощью каких инструментов вы будете работать с документами внутри компании, как будете хранить и обрабатывать, отправлять их контрагентам. Возможно, придется решать вопросы интеграции, перевода нетиповых документов в электронный вид и т.п. Также надо будет провести работу с партнерами, которым тоже предстоит подготовиться к работе в электронном виде, постараться их замотивировать. В крупной компании такая работа займет определенное время, а в небольшой организации пройдет довольно быстро.

Конечно, вы можете опереться на вашего оператора обмена. Например, Synerdocs помогает своим абонентам быстро и без лишних забот перейти на обмен. Но даже в этом случае не получится в один момент отказаться от использования бумажных документов в пользу электронных. Тем более что ваши контрагенты будут переходить новую технологию с разной скоростью, а значит, первое время у вас будут еще документы на бумаге.

Что вам кажется самым трудным в процессе отказа от бумажных документов?
  • 26%

    убедить контрагентов, что пора обмениваться эл. документами.

    8
  • 16%

    убедить коллег и руководство в том, что с эл. документами можно работать.

    5
  • 13%

    научиться пользоваться системами и сервисами по работе с эл. документами.

    4
  • 26%

    совмещать бумажный и электронный документооборот.

    8
  • 19%

    переводить в электронный вид бумажные документы.

    6

Трудно ли совмещать в работе бумажные и электронные документы?

Начнем с того, что пока этого не избежать, особенно на этапе перехода – не все ваши контрагенты сразу начнут отправлять электронные документы. В этот период вам придется учитывать отличия в работе с электронными и бумажными документами: у вас будет два способа их отправки и получения, согласования и подписания, будут разные инструменты хранения.

Проще всего такой комбинированный режим работы перенесут небольшие компании с относительно маленьким числом документов. Для них не составит особых проблем совмещать два потока документов – трудоемкость почти не изменится.

А вот у компаний с большим количеством документов ситуация может быть сложнее. Но, как правило, здесь работа с документами уже частично автоматизирована: внедрены корпоративные системы, согласование происходит в электронном виде, используется архив сканов первичных документов и т.п. Таким организациям потребуется доработать свою инфраструктуру, чтобы совместить работу с электронными и бумажными документами, сделать единый архив (сканов бумажных и электронных документов); настроить отправку таким образом, что части контрагентов документы будут отправляться в бумаге, а остальным в электронном виде; организовать подписание документов в зависимости от необходимой формы (бумажной или электронной) оригиналов документов и т.п.

Отличный вариант для крупной компании – использовать интеграционное решение в паре с СЭД. При больших объемах потоков документов нужны хорошие механизмы обеспечения безопасности хранения, скорости доступа да и просто хорошие интерфейсы. Сложные процессы согласования требуют мощный workflow-движок и интеграцию с КИС. Эти задачи и позволяет решить интеграция с СЭД, например, в Synerdocs и облачной ECM-системы DIRECTUM.

Такая интеграция позволит совместить работу с электронными и бумажными документами, сделать единый архив (сканов бумажных и электронных документов); настроить отправку таким образом, что части контрагентов документы будут отправляться в бумаге, а остальным в электронном виде; организовать подписание документов в зависимости от необходимой формы (бумажной или электронной) оригиналов документов и т.п. Это и сделает совмещение бумажных и электронных документов в переходный период наиболее комфортным для компании.

Как решать вопрос с доверием к электронным документам?

Вопросы доверия к новой технологии обмена уже не стоят так остро, как раньше.

Сегодня они связаны, прежде всего, с тем, что у пользователей недостаточно знаний и практики работы с электронными документами. В таких ситуациях необходимо просвещать всех, кто задействован в делопроизводстве: рассказать им о законодательстве в области использования электронных документов, о работе с ними, показать, как это происходит на практике. Эффективным средством в таких ситуациях станет демонстрация чужого опыта работы, можно пообщаться с контрагентами, которые уже используют новую технологию, обратиться к оператору ЭДО, провести референс-визиты. Кроме того, многие операторы ЭДО предоставляют возможности попробовать работу в тестовом режиме, что помогает получить на практике кое-какое понимание технологии.

Если же контрагент не готов работать в электронном виде или по каким-либо причинам не желает этого делать, необходимо определить истинные причины.

Их может быть несколько: руководство не доверяет электронной подписи, бухгалтеры боятся проблем с контролирующими органами или контрагентами, не верят, что такие документы принимают в ФНС или судах и т.п. Грубо говоря, ваш контрагент может мало знать об ЭДО, но при погружении в тему, изучении практики и законодательства многие вопросы снимаются сами собой. Бывает и так, что контрагент просто с вами заигрывает и ждет хорошего предложения или низкой цены.

Мотивация контрагентов для перехода на обмен ЭД может быть различной – это и информационно-разъяснительная работа, маркетинговые акции или даже ультимативные меры. Но в последнее время мы довольно редко прибегаем к особенным мерам, поскольку большинство компаний уже понимают, для чего нужен ЭДО. Особенно если крупный партнер или поставщик ставит жесткое условие: «с нового года мы обмениваемся ТОЛЬКО электронными документами». Не все компании готовы к такому жесткому решению, но иногда это самый эффективный способ поторопить контрагентов.

***

Большинство трудностей отказа от бумаги лежит, скорее, в организационной плоскости, чем в технологической.

С технологиями все хорошо: они работают безотказно, методика уже отработана. А вот множество внутренних «бумажных костылей», годы работы с бумагой, привычки – от этого избавиться все еще не так просто.

К счастью, ситуация уже пару лет как выравнивается: целые отрасли российской экономики активными темпами переходят на ЭДО, повышают свои знания в этой области и на практике осваивают обмен. Разумеется, за ними подтянутся и другие. Поэтому вскоре вопрос «трудно ли отказаться от бумажных документов» ни перед кем не возникнет.

Партнерами спецпроекта "Без бумаг", проходящего в настоящее время на Клерк.Ру, являются компании «Электронный экспресс», «Национальный удостоверяющий центр», Synerdocs, группа компаний «Такснет», «Линк-Сервис», «Контур Диадок», TerraLink.

Все материалы спецпроекта:

  1. «Без бумаг»: узнай все об ЭДО из первых рук
  2. Порвать с бумагой: что происходит на рынке электронного документооборота
  3. Смею вас заверить: зачем нужна электронная подпись
  4. Внедрение ЭДО: как не отстать от конкурентов
  5. В Крыму открылся первый удостоверяющий центр
  6. Россвязь и Росстат стали лидерами по качеству перевода госуслуг в электронный вид
  7. 8 признаков того, что пора переходить на электронный документооборот
  8. Бухгалтерия без бумаг: когда пора переходить на ЭДО
  9. Обмен электронными документами и сюрпризы от ФНС: интернет-конференция на Клерк.Ру
  10. Как бухгалтеру создать свой круг электронного общения с контрагентами
  11. Создать свой круг электронного общения – легко!
  12. Электронные счета-фактуры: опасность или перспектива?
  13. Компании могут подтолкнуть к переходу на электронный документооборот
  14. Электроннообязанные: может ли государство заставить компании перейти на ЭДО?
  15. Как ЭДО помогает избежать доначисления налогов
  16. ЭДО поможет во время налоговой проверки
  17. Бизнес в один клик
  18. Электронный документооборот: какие проблемы волнуют бухгалтера
  19. Почему бухгалтеры опасаются перехода на электронный документооборот
  20. Бумага все стерпит: почему бухгалтерам трудно перейти на электронные документы
  21. ЭДО: стоит ли опасаться подделок электронной подписи
  22. Электронный документ можно использовать как доказательство в суде
  23. Трудно ли отказаться от бумажных документов?
  24. Электронный документ нельзя отправить "задним числом"
  25. Участники ЭДО могут пользоваться услугами разных операторов
  26. Перевести в электронный вид можно любой документ
  27. Как подготовить инфраструктуру компании к переходу на межкорпоративный обмен электронными документами
  28. Внедрение ЭДО: как подготовить инфраструктуру компании 
  29. Государство может ввести обязательный документооборот
  30. Филиал не вправе самостоятельно перейти на ЭДО
  31. ФНС внедряет ЭДО при подаче заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов
  32. ЭДО позволяет исправить электронные счета-фактуры
  33. Налоговая отчетность в электронном виде в 2015 году
  34. Электронная отчетность в 2015 году: как сдать легко и быстро
  35. А так уж нужен оператор ЭДО?
  36. Операторы ЭДО выступят третьей стороной в споре с налоговиками
  37. Мифы и реальность электронного документооборота
  38. ЭДО против бумаги: мифы и реальность
  39. Интернет-конференция «Обмен электронными документами и сюрпризы от ФНС»
  40. Как эффективно внедрить ЭДО: обзор интернет-конференции
  41. Электронный документооборот: какие проблемы волнуют бухгалтера. Часть 2
  42. Электронные документы получены на стыке периодов: как учесть расходы и вычет по НДС

Комментарии

19
  • Gvozdi4ca

    какое массированное продвижение ЭДО в массы. если что и заставляет сомневаться сильнее в таком виде документооборота - так это вот такое активное его навязывание

  • НатальяС
    Нетрудно, если бы это было бесплатно.
  • бух2007

    Цитата:
    "достали со своим ЭДО. Сейчас это последнее, что может волновать. "

    Никто никого принудительно на ЭДО переходить не заставляет. Пока.))
    Хотите работать с бумажками - работайте. А кто-то хочет наладить электронный оборот документов. Что в этом плохого?

    Цитата:
    "Нетрудно, если бы это было бесплатно. "

    Бесплатно даже отчет в налоговую сдать невозможно, увы ))

Быть бухгалтером хочу, пусть меня научат... или нет. Можно ли стать бухгалтером самому с нуля и что для этого надо знать

Меня на этот пост вдохновил вопрос пользователя в телеграм-канале. Она попросила помощи в заполнении упрощенной отчетности и уточнила — справится ли она сама, если она не бухгалтер? И, правда, а можно ли вести учет и при этом не иметь образования бухгалтера и всему научиться самому.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
95

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Мошенничество

Сотрудник банка отдохнул за границей и обогатился за счет клиентки на 29 млн рублей

Сотрудники управления экономической безопасности и противодействия коррупции МВД по Ростовской области выявили факт многомиллионного мошенничества в особо крупном размере сотрудником банковской организации.

ВЭД

Три главных изменения 2024 года для бухгалтера ВЭД

Продавцы из ЕАЭС начнут платить налоги в российскую казну, бизнес освободят от отчетности по мелким сделкам с зарубежными партнерами, а цифровые активы становятся обычным способом расчета.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Лучшие спикеры, новый каждый день

Обязательную маркировку ювелирных изделий перенесут на 2025 год

Чтобы снизить нагрузку с Пробирной палаты, которая будет ставить клеймо на украшения, Минфин перенесет срок обязательной маркировки на 1 сентября 2025 года.

С 1 мая запустят эксперимент по маркировке моторных масел

Для борьбы с контрафактом на рынке Минпромторгу предложили включить в эксперимент по маркировке не только моторные масла для автомобилей, но и свечи зажигания, детали подвески и рулевого управления.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Акцент на проверки

Вебинар — простой способ разобраться в любом важном для бухгалтера вопросе. «Клерк» приглашает на вебинары экспертов-практиков, которые понятно и с примерами разберут любую тему. Вы можете задавать спикеру вопросы и он ответит на них в прямом эфире.

Иллюстрация: freepik/freepik
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Экспорт

Минпромторг сократит список экспортеров, которые могут получать транспортные субсидии

Изменения затронут только тех, кто занимается экспортом товаров из высокомаржинальных групп.

С 01 апреля 2024 года порог беспошлинного ввоза товаров, возможно, вернется к уровню €200 евро

Но подготовка новых документов не началась.

УК РФ

Опасное производство 2 года работало без лицензии и получило доход 26 млн рублей

В Ставропольском крае перед судом предстанет обвиняемый в незаконном предпринимательстве с извлечением дохода на сумму более 26 млн рублей.

Обеспечительные меры при ВНП, предварительные обеспечительные меры + защитный лайфхак

Всегда ли налоговики могут наложить обеспечительные меры (арест) на имущество по результатам проверки?

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
7
107

Кто имеет право работать неполный день

Если у сотрудников есть основания для неполной занятости, работодатель должен установить удобный для работника график и снизить нагрузку.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Платные и бесплатные

Собрали для вас анонсы вебинаров на апрель 2024 года.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Каким числом выставлять счет-фактуру на аванс: бухгалтеры разбираются с формулировками в НК. «Ночной бухгалтер» № 1652

В телеграм-канале «Клерка» бухгалтеры спорили о том, какую дату указать в счет-фактуре на аванс — день получения аванса или любую из последующих пяти дней, которые даны на выставление документа. Истину нашли (вроде).

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
191
IT-компании

Яндекс запустил линейку нейросетей YandexGPT третьего поколения

Искусственный интеллект нового поколения лучше работает со сложными задачами. Бизнес может самостоятельно дообучить нейростеть.

47
Бесплатно с Архив документов

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс

Разбираемся в мини-курсе, какие типы хранения кадровых документов выделяют и какова продолжительность хранения кадровых документов.

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс
НДФЛ

В 2024 году ФНС разошлет уведомления на НДФЛ с процентов по вкладам за 2023 год

В 2024 году вкладчикам впервые необходимо будет уплатить НДФЛ с процентов от банковских вкладов за 2023 год.

Перерасчет имущественных налогов будут делать по-новому

Физлица будут направлять в ИФНС заявления на перерасчет налога на имущество, земельного и транспортного, к которому можно приложить документы, а можно и не прикладывать. Налоговики будут рассматривать это заявление 30 дней.

Как разработать эффективную программу обучения для новых сотрудников

Обучение персонала — сложный и многогранный процесс. Если проводить его правильно, он может стать ключевым инструментом для усиления корпоративной культуры, увеличения продуктивности и стимулирования мотивации сотрудников.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
5
53
УК РФ

Поиск бывшего гендира может вылиться в вымогательство

Сотрудники главного управления уголовного розыска МВД совместно с коллегами из Красноярского края задержали подозреваемых в серии вымогательств у бизнесменов.

Интересные материалы

Обзоры новостей

⚡️Итоги дня: Ozon изменил расчет сбора, Дурова призвали внимательнее следить за Telegram, Камчатку трясет

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.