Клерк.Ру

Обмен электронными документами и сюрпризы от ФНС

Борис Бальцев, Клерк.Ру

С 14 по 24 сентября 2015 года в рамках спецпроекта «Без бумаг» на форуме Клерк.Ру прошла интернет-конференция «Обмен электронными документами и сюрпризы от ФНС». На вопросы наших пользователей в режиме онлайн ответили специалисты компаний «Электронный экспресс» «Национальный удостоверяющий центр», Synerdocs, группа компаний «Такснет», «Контур Диадок», TerraLink.

Как определить переходить нам на ЭДО сейчас или можно попозже? Как выбрать время для перехода?

Группа компаний «Такснет»: Обычно, перейти на использование электронных документов решают компании, у которых много контрагентов и большой объем внешнего документооборота. Но и для малого бизнеса это тоже актуально. 

Электронный документооборот (далее - ЭДО) подходит всем. Основным моментом, на который надо обратить внимание – это формирование электронных счетов-фактур в формате ФНС, наличие квалифицированной электронной подписи и готовность контрагентов к получению документов в электронном виде (к примеру, в системе «Транскрипт» возможно использование квалифицированных сертификатов, выпущенных любым Удостоверяющим центром, входящим в список аккредитованных Минкомсвязи, что значительно упрощает начало работы в системе).

С внедрением ЭДО, ваша компания (не зависимо от ее размеров) приобретает такие преимущества, как:

  1. Сокращение рисков: налоговые органы совершенствуют контроль над возмещением НДС из бюджета — глобальная сверка данных покупателя и поставщика позволяет ФНС оперативно выявлять расхождения в счетах-фактурах. Последние часто возникают из-за ручного ввода данных. Избежать их позволит обмен электронными счетами-фактурами — подписанными продавцом, с отметками покупателя о приеме, всегда доступными в электронных архивах.
  2. Экономия времени и сокращение затрат: преимущества обмена электронными документами очевидны – это экономия на расходных материалах, почтовых и транспортных расходах и, что особенно важно, это ускорение согласования документов с контрагентами, гарантия доставки документов.

Каждая компания может самостоятельно определить время перехода на электронный документооборот. Но не стоит забывать о требованиях контролирующих органов. Например, число электронных документов, которыми предписано обмениваться с контролирующими органами, каждый год растет. В 2014 году стала обязательной электронная налоговая декларация по НДС. С 2015 она должна сопровождаться электронными же книгами покупок и продаж.

Переход на электронный документооборот можно считать одним из конкурентных преимуществ бизнеса.

Synerdocs: Согласимся с коллегами. Внимание к электронным документам со стороны контролирующих органов увеличивается год от года. Мало того, возрастает и число самих ведомств, которые начинают принимать электронные документы. Сегодня это не только ФНС, но и таможенная служба, Арбитражный суд, Роспотребнадзор, Рослесхоз, Минприроды и др. Некоторые из них пока только рекомендуют представлять документы в электронном виде, другие же (в частности налоговая) настроены решительно и не приемлют представления отчетности на бумаге.

Собственно, к чему мы об этом? А к тому, что предпосылки для перехода на ЭДО налицо. И здесь дело не только в лояльном отношении государства к электронным документам. Дело и в том, что сами юридические лица – пусть и медленно, но верно – осваивают работу с электронными документами.

Тем не менее, каждая компания должна сама решить, готова ли она сейчас (морально, материально, технически) перейти на электронный документооборот. Хочется также отметить: чем раньше вы перейдете на ЭДО, тем быстрее начнете извлекать выгоды от обмена электронными документами. А выгод действительно немало ;)

TerraLink xDE: Рекомендуем предварительно рассчитать экономический эффект, который можно получить при переходе на ЭДО, а также период окупаемости внедрения системы ЭДО. 

В случае, если выбрали оператора ЭДО и готовы обмениваться первичными документами через веб-интерфейс - 

можно воспользоваться калькулятором оператора.

Однако, если стоит задача автоматизации системы и работы с документами непосредственно в интерфейсе вашей учетной системы, используя сервисы двух и более операторов - рекомендуем проконсультироваться у интеграторов, имеющих опыт внедрения ЭДО в ERP-системы. 

Можно обратиться к нам, мы поможем с расчетом окупаемости.

«Электронный экспресс»: Мы дополним ответ наших коллег.

Переход на электронный документооборот целесообразен, когда он экономически выгоден. Для того, что бы рассчитать финансовую заинтересованность можно воспользоваться калькулятором, который находится на нашем сайте gardoc (точка) ru. После визуального отображения результатов ввода данных, можно принять обоснованное решение.

Но к процессу перехода на электронный документооборот можно начинать готовиться прямо сейчас, независимо от срока самого перехода.

«Контур Диадок»: Все советы, безусловно, правильные. Но хочется еще дополнить - для принятия решения о переходе на ЭДО Вы можете проверить, кто из Ваших контрагентов уже сейчас работает с электронными документами, у кого есть возможность получать электронные документы и т.д. 

Внизу главной страницы сайта Диадока есть раздел "Проверьте, кто из ваших контрагентов уже работает в Диадоке", для проверки контрагентов Вы можете загрузить туда файл со списком Ваших контрагентов и оценить, насколько Ваши контрагенты уже пользуются ЭДО.

 При выборе оператора ЭДО столкнулись с тем, что их достаточно много. При этом на первый взгляд они мало чем друг от друга отличаются. Так ли это? Как выбрать наиболее подходящего оператора ЭДО?

Synerdocs: На самом деле отличий много, хотя бы по назначению сервисов. Некоторые до сих пор путают EDI, ЭДО, ЭДО СФ и электронную отчетность. Но это тема для другого разговора). 

Если вы выбираете себе сервис для обмена электронными документами (счетами-фактурами), которые в базовой функциональности действительно очень похоже, то вот наш главный совет: выбирайте под себя, опираясь на свои условия. Кто-то предъявляет особые требования к безопасности, а кому-то нужна возможность множественной подписи. У всех разные “хотелки”. Мы вам поможем сформировать собственные требования по следующим пунктам:

  1. Цена. Почти всегда оператор будет готов предложить цену специально для вас. Задавайте вопросы оператору, выясняйте, из чего состоит цена и как можно ее изменять.
  2. Ваши контрагенты. Узнайте, готов ли оператор подключать ваших контрагентов. Количество уже подключенных компаний - это интересно, но нужно ли? Далеко не факт, что среди абонентов будет нужный вам контрагент. Поэтому правильней будет выяснить, как оператор поможет подключить к вам нужного контрагента, как он будет переводить ваших контрагентов на электронный обмен, какие работы он может взять целиком на себя. Возможно вам придется совместно продумывать политику мотивации. 
  3. Опыт компании. Вот это действительно важно и смотреть надо шире, чем просто число реализованных проектов: делится ли компания своими знаниями, есть ли экспертиза в области документов, кто разрабатывает сервис. Обязательно стоит посмотреть, насколько богат опыт работы с документами вообще - не только в области межкорпоративного обмена. Часто бывает так, что абонент полностью забывает о том, что обмен документами, это не только лишь обмен - это еще и хранение, внутренний документооборот, совместная работа и т.п. Не всегда оператор готов помочь своим абонентам в этой части работы с документами.
  4. Техническая поддержка. Это та служба, с который вы будете общаться, когда у вас возникнут пожелания к системе. Узнайте, как быстро она реагирует на запросы, какие есть нюансы взаимодействия.
  5. Интеграция. Многие абоненты работают в своих информационных системах и не хотят менять привычек. Узнайте, обладает ли сервис интеграционными возможностями, спросите оператора о своей системе.
  6. Роуминг – в последнее время очень популярный вопрос. Важно знать, готов ли оператор по вашему желанию сделать роуминг с любым оператором ЭДО, на которого вы укажете. Если же оператор говорит, что роуминга нет и не будет, стоит задуматься, нужен ли вам этот сервис.
  7. Готовность к доработкам функциональности. У вас могут быть специфические потребности, которые придется каким-то образом переводить в электронный вид. Готов ли оператор сделать это для вас? Сколько это будет стоить? 

Найдите ответы на эти вопросы, и выбрать оператора под себя станет проще. Чуть подробнее об этом мы уже рассказывали на семинаре Метод мультиварки: выбираем оператора документооборота". Запись доступна для просмотра на нашем сайте.

И еще один совет под финал: лучше выбрать оператора самому и сейчас, чем оказаться в ситуации, когда важные партнеры начнут настойчиво переводить вас на своих операторов. Такое тоже бывает)

«Электронный экспресс»: Мы дополним ответ наших коллег.

Выбрать оператора не проблема, важно — выбрать правильного. В этом случае, Оператор ЭДО не будет на вас тренироваться, а предложит отработанную схему перехода на ЭДО. Нужно учесть два основных факта при выборе Оператора ЭДО: 1. Сведения об Операторе ЭДО, 2. Возможности системы Оператора ЭДО. 

1. Сведения об Операторе ЭДО:

1.1. На своем сайте ФНС России рекомендует выбрать оператора ЭДО из Сети доверенных операторов ЭДО. Порядок присоединения к Сети операторов определен Приказом ФНС РФ от 20.04.2012 N ММВ-7-6/253@ (далее – Приказ). Сеть доверенных операторов – добровольное объединение операторов электронного документооборота на основании п. 1.3. приложения N 1 Приказа. Так, например, Оператор ЭДО «Электронный экспресс» входит в сеть доверенных Операторов ЭДО, ФНС.

1.2. Оператор ЭДО должен иметь соответствующие лицензии в области выдачи сертификатов ЭП и средств криптографической защиты информации. Сведения о сертификатах и лицензиях должны быть опубликованы на сайте Оператора ЭДО. На нашем сайте garantexpress_ru можно убедиться в наличии лицензий ФСБ, ФСТЭК и сертификатов.

1.3. Опыт Оператора ЭДО – реализация внедренных проектов

Реализованные и стабильно работающие крупные проекты являются визитной карточкой Оператора ЭДО. В этом случае Оператор ЭДО сможет продемонстрировать свою результативность, а заказчик сможет принять обоснованное решение, ссылаясь не на «громкие» слова, а на результат работы. Наши крупные проекты с информационным агентством «Интерфакс» или c федеральной электронной площадкой «Сбербанк АСТ» уже широко известны. По технологии «Экспресс Документ» переданы миллионы документов, счетов-фактур, актов и накладных без дублирования на бумаге.

1.4. Оператор ЭДО должен иметь гибкую систему тарификации соответствующую потребностям заказчика

Информацию о тарифах лучше получать в прямом диалоге с Оператором ЭДО, в этом случае Оператор ЭДО сможет адаптироваться к потребностям заказчика. Мы, например, предпочитаем «живое» общение с клиентом, в этом случае нам удается погрузиться в процессы заказчика и понять все сложности, с которыми, как он считает, будет нелегко справиться.

1.5. Известность Бренда, так же может являться важной составляющей при выборе Оператора ЭДО.

Крупные компании, имеющие федеральные Бренды, дорожат своей репутацией, поэтому Оператор ЭДО Федерального уровня больше переживает за качество своего сервиса, чем его клиент. Мы являемся частью большого бренда ГАРАНТ, который знаком почти каждому предпринимателю и бухгалтеру в РФ, ГАРАНТ - разработчик справочно-правовых систем, это надежно.

1.6. Качество технической поддержки.

Желание любого клиента, мгновенно дозвониться до «горячей» линии Оператора ЭДО и получить «качественный» ответ на свой вопрос. Следовательно, линия 8 – 800 … должна существовать. Для наших клиентов работает федеральный контакт-центр, доступна линия 8-800-333-88-88. Любой пользователь может дозвониться и получить качественный ответ, даже если находится в самой дальней точке России.

1.7. Квалифицированный персонал Оператора ЭДО. 

При начальном общении с персоналом Оператора ЭДО можно сразу сделать прогноз и вывод о возможной дальнейшей работе. Ведь после выбора Оператора ЭДО заказчику предстоит довольно длительное время общаться с сотрудниками Оператора ЭДО. Вопросы будут и юридические, и финансовые, и бухгалтерские, и технические, и организационные. Выбрав «правильного» Оператора ЭДО, заказчик получит ответы на все эти вопросы. Более того, Оператор сам будет направлять процессы в правильном направлении. Технические рекомендации клиентам у нас дают специалисты «горячей» линии и менеджеры проектов. Ответы на вопросы, связанные с бухгалтерией и налогообложением при использовании ЭДО, можно найти в службе правового консалтинга ГАРАНТ.

2. Возможности системы Оператора ЭДО:

2.1 Кроме стандартного функционала приема, заполнения и отправки документов сервис должен содержать функционально развитый программный интерфейс.

Если сервис не предоставляет программный интерфейс (API), или этот интерфейс функционально беден, то интегрировать его в корпоративную систему и решать все возникающие в реальной жизни задачи не получится.

С помощью API «Экспресс Документ» можно интегрировать сервис заказчика, будь это CRM или Учетная система или ERP сервис. Так же мы предлагаем технологию создания личных кабинетов контрагентов прямо на сайте заказчика.

2.2. Система ЭДО должна работать надежно и устойчиво в промышленных масштабах.

Если сервис имеет низкую производительность, работа с ним будет медленной и дискомфортной. На протяжении более чем трех лет сервис «Экспресс Документ» обеспечивает промышленный объем передаваемых документов для сотни тысяч контрагентов, через сервис Оператора ЭДО «Электронный экспресс» передано более 10 млн. электронных документов, актов, накладных, счет-фактур. При этом скорость отклика на действия пользователя остается стабильно высокой, это ценят наши клиенты.

Примечание:

Не стоит ориентироваться только на цену, так как главной задачей является не приобретение сервиса Оператора ЭДО ради ЭДО, а организация нового способа передачи документов контрагентам по цене ниже, чем это сейчас стоит вам на бумаге.

 Чтобы обмениваться электронными документами со своими контрагентами, все участники такого обмена должны пользоваться услугами одного оператора?

Synerdocs: Не обязательно. В этой конференции уже задавали вопрос про работу с несколькими операторами - мы с коллегами уже рассказали про роуминг. 

Конечно, работая с одним и тем же оператором, вы получаете наиболее комфортный обмен - и вы и ваш контрагент получает одинаковую функциональность, разные фишки. Особенно это полезно, если между вами ходит какой-нибудь особенный документ, который может не понять другой оператор. 

Но в целом не будет никаких проблем, если вы работаете с разными сервисами с помощью роуминга.

TerraLink xDE: Если мы говорим о промышленном режиме работы системы ЭДО, компания, как правило, предусматривает работу с более чем одним оператором, 

несмотря на то, что это приводит к существенному возрастанию сложности проекта внедрения из-за несовместимости программных интерфейсов сервисов у операторов. 

Также возникает задача формирования бизнес-правил для автоматического выбора оператора для отправки документа, поскольку необходимо обеспечить промышленную производительность и исключить влияние человеческого фактора. 

Эта задача решена нами системно, в рамках интеграционного продукта TerraLink xDE. На сегодняшний день наш продукт поддерживает сервисы ДЕВЯТИ Операторов ЭДО в единой интерфейсе учетной системы.

 Что делать, если наши контрагенты используют совершенно разных операторов ЭДО?

Группа компаний «Такснет»: Согласно приказу Минфина N 50н о порядке выставления и получения счетов-фактур в электронном виде, обмен счетами-фактурами между продавцом и покупателем может вестись через нескольких операторов:

«п.1.3. Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи может осуществляться через одного или нескольких Операторов электронного документооборота. Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи через нескольких Операторов электронного документооборота осуществляется при наличии у Операторов электронного документооборота совместимых технических средств и возможностей для приема и передачи счетов-фактур в электронном виде»

Взаимодействие с контрагентами разных операторов производится через так называемый роумиинговый обмен. Для создания роуминга между операторами ЭДО в 2010 году была создана рабочая группа РОСЭУ (Ассоциация «Разработчики и Операторы Систем Электронных Услуг»), в состав которой вошли все крупнейшие операторы, включая группу компаний «Такснет». 

На сегодняшний день РОСЭУ разработана технология обмена между операторами электронного документооборота (далее - ЭДО) и операторы ЭДО активно проводят доработку и тестирование своих систем на организацию роуминга между абонентами.

Для начала обмена с контрагентом в роуминге следует уточнить техническую возможность у своего оператора ЭДО, подать заявку на настройку роуминга и узнать ценовую политику для отправки документов в роуминг. Как правило, такие отправки тарифицируются по более высокой ставке.

Synerdocs: Мы дополним ответ наших коллег.

Новости про роуминг сейчас активно появляются у всех, можете просто посмотреть новостные ленты сайтов операторов. Либо же на сайте указанного НП «РОСЭУ» найти таблицу состояния межоператорского взаимодействия, где указано, какие операторы уже запустили роуминг, а какие еще только тестируют.

Возможно между вашим оператором и оператором вашего контрагента роуминг уже работает. Поэтому каждому участнику обмена необходимо обратиться к своему оператору с просьбой включить роуминг. 

После этого возможны два сценария. Если роуминг работает (ранее был протестирован и соглашение заключено), то ваши операторы просто проведут настройку сервисов, после чего вы уже сможете начинать обмен. Обычно этот процесс занимает не более 6 рабочих дней (в Synerdocs именно так, у других операторов надо уточнять). А если роуминг не работает, то операторы будут все делать с нуля - тестовый обмен, заключат соглашение об обмене, согласуют стоимость услуг. После этого роуминг будет запущен и появится возможность обмена. На это потребуется более продолжительный срок. 

В любом случае: и вам и вашему контрагенту необходимо активно взаимодействовать со своим оператором для скорейшего появления роуминга. Часто бывает так, что один оператор по разным причинам может тормозить процесс, без влияния со стороны абонента это может продолжаться очень долго. И пока это единственная серьезная проблема в развитии роуминга, операторы соперничают друг с другом, забывая о том, что межоператорское взаимодействие - это прежде всего развитие и расширение рынка. В таких случаях либо оператор все-таки идет навстречу абоненту, либо абонент просто меняет оператора.

Кстати, совсем скоро - 29 сентября - мы проведем вебинар на тему роуминга «Роуминг с разных сторон: электронные документы глазами всех участников обмена». Как раз будем спрашивать операторов ЭДО, представителей НП «РОСЭУ» и наших абонентов, которые уже успели поработать в роуминге. Как раз рассмотрим все те операторские "заморочки", которые вызывают заданные выше вопросы. Заходите к нам на сайт, регистрируйтесь. Вебинар бесплатный.

TerraLink xDE: Для полноценного перехода на электронный обмен юридически значимыми документами действительно следует провести подготовительную работу. В первую очередь, определить ключевых контрагентов, типы документов и их количество. Выявить готовность контрагентов, уточнить через какие сервисы операторов ЭДО они готовы обмениваться документами. Таким образом, вы действительно, выявите 2-3 оператора, с которым нужно заключить договор. 

Одна из трудностей, с которой сталкиваются компании при работе с сервисами двух и более операторов - использование нескольких интерфейсов в работе. Например, 

  • веб-интерфейс одного оператора 
  • веб-интерфейс второго оператора 
  • интерфейс вашей учетной системы. 

В случае, большого числа числа документов - это крайне неудобно, влечет появление ошибок и увеличение времени на перенос информации из сервиса оператора в программу. При большом количестве документов автоматизация скорее данность, чем прихоть. 

Напомним, что продукт TerraLink xDE позволяет осуществлять обмен финансово-экономическими документами непосредственно из привычного интерфейса Вашей ERP-системы, используя сервисы ДЕВЯТИ Операторов ЭДО.

 Как убедить контрагентов подключиться к обмену электронными документами?

Группа компаний «Такснет»: В соответствии с существующим порядком выставления электронных счетов-фактур, утвержденным приказом Минфина России от 25.04.2011 г. N 50н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи», если продавец и покупатель (заказчик и исполнитель) договорились между собой об электронном способе передачи документов - они заключают договоры с операторами электронного документооборота. Далее устанавливают на своих рабочих местах соответствующее программное обеспечение и начинают работать. Принуждать переходить на электронную систему передачи счетов-фактур ни одна из сторон сделки не имеет права.

Но проводить мероприятия по приглашению своих контрагентов, клиентов и партнеров к обмену электронными документами можно и нужно. Определенно, обмениваться электронными документами Вы сможете только с теми контрагентами, которые уже подключены к сервису обмена. Аналогично с социальными сетями: не имеет смысла регистрироваться, если там нет друзей. Однако, вслед за Вашей компанией на эксперимент могут пойти и остальные. 

Бывают такие ситуации, когда контрагентам нужна лишь дополнительная мотивация: льготный или бесплатный доступ на какое-то время. Эти вопросы Вам поможет решить оператор электронного документооборота, так как он также заинтересован в качественной поддержке своих пользователей и подключении новых абонентов.

 Что нам делать со старыми бумажными документами? Оцифровывать? Как хранить?

«Национальный удостоверяющий центр»: Если особой необходимости в переводе в эл. вид нет (законодательство этого не требует), то со старыми документами делать ничего дополнительно не нужно. Храните в течение установленного законодательством срока.

Что касается новых (электронных) документов, то порядок их архивного хранения нужно обязательно предусмотреть при внедрении электронного документооборота.

Synerdocs: Ненужные документы – в шредер, нужные – на полку в архив :) 

О том, каким образом и на протяжении какого времени следует хранить бумажные документы, подробно описано в Федеральных законах – № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». 

Вопрос об оцифровке бумажных документов, как правило, встает в тех организациях, где накопился большой объем бумаги. Это и бухгалтерские документы, и договоры, и различные справки, спецификации, официальные письма, и пр. Если в вашей организации бумажных документов настолько много, что они в какой-то мере мешают вам в работе, верным решением, конечно же, будет их оцифровка :yes: 

Какие задачи вы при этом решаете? Во-первых, ускорите поиск нужной информации. Согласитесь, одно дело искать данные в электронной базе, другое – ручками перебирать сотни документов в поисках того самого заветного. Во-вторых, освободите, наконец, полки в офисе, и здесь больше не будет скапливаться пыль. Плюсов много, не будем их все сейчас перечислять. Однако есть и одно серьезное «но». Если изначально документ был создан и подписан в бумаге, то оригиналом всегда будет именно бумага. А самое главное, в течение всего срока хранения такой документ уничтожать нельзя, даже если вы его оцифровали. 

Здесь вы должны решить для себя, как вам удобнее работать – в бумаге или в «цифре». Если в «цифре» - спокойно оцифровываете важные документы, а бумагу отправляете подальше на склад (но не выбрасываете!). 

Теперь немного об оцифровке. Оцифровка начинается со сканирования. Вы прогоняете бумажный документ через сканер и получаете на выходе либо изображение, либо текстовый файл. Рекомендуем сохранять документ в виде изображения в таких распространенных форматах, как .JPG, .PNG, .TIFF, а также .PDF. В этом случае сохранится стиль исходника. Эти форматы на сегодняшний день наиболее популярны. К тому же открыть их можно через любое приложение-просмотрщик графических файлов. 

После того как вы оцифровали свои бумажные документы, естественно встает вопрос, где их хранить? Здесь перед вами несколько вариантов: 1) локальное хранение – вы просто помещаете оцифрованный массив данных в папку на своем компьютере; 2) удаленное хранение – используете обычные сейчас съемные накопители данных; 3) система электронного документооборота – если в вашей компании такая система уже используется, проще всего будет организовать в ней электронный архив; 4) «облачное» хранение – это наиболее современный способ хранения электронных документов. Кстати, если вы уже пользуетесь услугами оператора ЭДО, то все переданные через него документы автоматически сохраняются в облаке.

«Электронный экспресс»: Мы дополним ответ наших коллег.

В вашем случае: «Что нам делать со старыми бумажными документами? Оцифровывать? Как хранить?», - стоит разобраться, какие документы, возможно, потребуются вам в будущем, а от каких вы и сами хотели бы избавиться, но не можете, так как они имеют срок хранения в соответствии с требованиями законодательства. 

Итак, документы которые могут потребоваться в будущем, рекомендую использовать локальные архивохранилища типа «Архивариус», их прелесть в структурированной логике хранения, в последующем без особых трудностей сможете найти давно забытый документ «столетней» давности. При этом архивохранилище сможет его сохранить как в виде картинки, так и в виде открытого текста, чтобы не пришлось выбирать.

Документы, от каких вы и сами хотели бы избавиться, но не можете, так как они имеют срок хранения в соответствии с требованиями законодательства, рекомендую оставить как есть, через какое-то время у них закончится срок обязательного хранения, как и рекомендовали вам мои уважаемые коллеги чуть выше.

 Интересует вопрос о применении электронных подписей. 

  1. Чем отличается простая электронная подпись от усиленной? 

  2. Чем отличается неквалифицированная подпись от квалифицированной? 

  3. Электронную подпись какого типа можно создать один раз и использовать без "перевыпуска"? В каких случаях требуется "перевыпуск" подписи? 

  4. Кто имеет право "выпуска" электронной подписи (по типам подписей)? 

  5. Какие виды документов какой подписью можно подписывать? 

  6. Какую подпись использовать в случае, когда организация не является плательщиком НДС и нет необходимости подписывать счета-фактуры? 

  7. Правильно ли мы понимаем, что если подпись требуется только для обмена документами между двумя юрлицами (не для взаимодействия с налоговыми органами и фондами), то достаточно неквалифицированной подписи? Если да, то в каком случае нужна простая неквалифицированная подпись, а в каком усиленная? 

  8. Может ли организация принять решение обмениваться документами с другими организациями, не являющимися плательщиками НДС, без участия оператора ЭДО? Если да, то как организовать такой документооборот между двумя организациями?

«Национальный удостоверяющий центр»

1. Точное описание видов ЭП дано в статье 5. 63-ФЗ «Об электронной подписи». Основные отличия усиленной ЭП от простой в том, что: а) для формирования усиленной ЭП используется криптография; б) усиленная ЭП позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания. 

2. Так же см. статью 5. 63-ФЗ «Об электронной подписи». Основные отличия: 

а) для формирования квалифицированной ЭП нужен сертификат ключа ЭП, выданный аккредитованным УЦ; 

б) при для формирования/проверки квалифицированной ЭП должны применяться сертифицированные ФСБ программы (средства ЭП); 

в.1) в общем случае, документ, подписанный квалифицированной ЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, 

в то время как 

в.2) документ, подписанный простой ЭП или неквалифицированной ЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. 

3. Перевыпускается не ЭП, а сертификат ЭП. Законодательно требуется перевыпускать только квалифицированные сертификаты ЭП. Частота перевыпуска квалифицированного сертификата ЭП зависит от средств ЭП, которые использует владелец сертификата. Существующие ЭП позволяют перевыпускать квалифицированные сертификаты ЭП с частотой не реже раза в три года. 

«Не перевыпускать» можно только простую ЭП и неквалифицированную ЭП. 

4. Квалифицированные сертификаты ЭП, могут выпускать только аккредитованные в Минкомсвязи удостоверяющие центры. Неквалифицированные сертификаты ЭП может выпускать кто угодно. Данные аутентификации (логин и пароль) для формирования простой ЭП обычно выдаются оператором системы, где эта подпись применяется. 

5. ЭП подписью можно подписывать любые виды документов, если иное явно не указано в нормативных актах, регулирующих работу с документами этого вида (например документы кадрового учета подписывать квалифицированной ЭП можно только для дистанционных работников (см. ТК РФ), для «офисных» работников – все только на бумаге). 

Поэтому ответ на Ваш вопрос – предмет предварительного анализа, который нужно проводить до перехода на электронный документооборот. 

6. Для ответа на Ваш вопрос нужно знать виды документов (кроме счетов-фактур), которые Вы планируете подписывать ЭП. 

7. Да, но требуется заключить соответствующее соглашение о применении ЭП между двумя юр. лицами. 

Если да, то в каком случае нужна простая неквалифицированная подпись, а в каком усиленная? 

Усиленная ЭП Вам нужна, если Вы хотите иметь возможность обнаруживать факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания. 

8. Если документооборот не связан с передачей информации в налоговые органы и фонды, то да – может. 

Если речь НЕ идет о счетах-фактурах и документах передаваемых в налоговые органы и фонды, то воспользоваться можно услугами Оператора ЭДО. 

В этом случае все передаваемые документы будут «Квитироваться», т.е. иметь подтверждение Оператора ЭДО о времени отправления и приема того или иного документа. Каждое отправленное письмо также будет подписано электронной подписью Оператора ЭДО. Такой документооборот будет юридически значимым. 

Однако, организации, которые не являются плательщиками НДС либо освобождены от данной обязанности, в случае выставления счета-фактуры с выделенной суммой налога также должны сдать декларацию по НДС и представить сведения, указанные в выставленных ими счетах-фактурах. 

Пользователь gbuh1. Правильно ли я понимаю, что если требуется подписывать документы без НДС (акты выполненных работ, накладные, отчеты о выполненных работах по договору подряда и т.п. документы), между организациями есть соглашение о применении ЭП, то для признания документов подписанными достаточно простой неквалифицированной подписи? И документы, подписанные подобным образом, мы сможем в электронном виде отправлять в ФНС по ТКС в ответ на различные запросы и у нас не возникнет проблем с их подтверждением? 

2. Для каких документов не обойтись без усиленной ЭП?

«Национальный удостоверяющий центр»: 1. Нет! Все органы власти доверяют только Усиленной квалифицированной подписи, которую выдают только "Аккредитованные" Минкомсвязью удостоверяющие центры. И удостоверяющие центра, которые аккредитованы Минкомсвязью, не могут выдавать простую неквалифицированную подпись. 

2. Усиленная ЭП нужна в тех случаях, когда требуется иметь возможность обнаруживать факт внесения изменений в документ после его подписания. Выявление этих случаев - одна из задач предварительного обследования перед внедрением технологии ЭП.

Получается, что мы имеем несколько прописанных в законодательстве видов электронных подписей, а фактически никакие другие подписи, кроме усиленной квалифицированной применить в жизни не получится? Тогда для чего вообще может быть использована неквалифицированная подпись? Каково ее применение в реальной жизни?

«Национальный удостоверяющий центр»: Неквалифицированную ЭП можно применять для внутреннего документооборота или документооборота с внешними контрагентами. При этом: 

  • должно быть соответствующее соглашение с контрагентами; 
  • для типов документов, которыми идет обмен, не должно быть законодательного требования использования квалифицированной ЭП. 

Неквалифицированная подпись в общем случае дешевле квалифицированной, так что ее применение в ряде случаев оправдано.

Планируем заключить соглашение с контрагентом о подписании наших с ним документов неквалифицированной ЭП (обмениваться с этим контрагентом счетами-фактурами нет необходимости, т.к. он применяет УСН). То есть документы о выполненных работах (услугах) будут подписаны неквалифицированной ЭП. Наш контрагент не видит необходимости делать квалифицированную ЭП для участия в электронном документообороте через оператора ЭДО так как он не является плательщиком НДС, как я понимаю в этом случае нет законодательного требования об использовании квалифицированной ЭП. Документы будут считаться подписанными и легитимными, верно? 

У нас имеется квалифицированная ЭП для взаимодействия с ФНС по ТКС, будут иметься электронные документы с этим контрагентом, подписанные неквалифицированной подписью. Сможем ли мы имея такой "набор" выслать в ФНС по их запросу документы по взаимоотношениям с этим контрагентом в электронном виде?

Без третьей стороны (оператора ЭДО) мы не сможем организовать юридически значимый документооборот для операций из предыдушего сообщения? Для таких операций понадобится неквалифицированная подпись и передача документов друг другу через оператора ЭДО?

«Национальный удостоверяющий центр»: Если документы, которые образуются в результате электронного обмена между организациями, не предполагается направлять в установленном Налоговым кодексом порядке в ФНС, Оператор ЭДО НЕ нужен. (неформализованный документооборот). 

В этом случае достаточно заключить между организациями соглашение об электронном взаимодействии, в котором подписанные ЭП документы будут иметь юридическую силу для обеих сторон. Использовать ИС которая поддерживает применение ЭП, квалифицированной или нет, не важно и все, этого достаточно. 

Но как только Вы пытаетесь отправить документы по утвержденным налоговым органом формате, с дальнейшим направлением их в контролирующие органы например, (формы в соответствии с приказом от 25 апреля 2011 г. N 50н или в соответствии со "Справочником периодов применения форматов представления в электронном виде налоговых деклараций, расчетов (уточненных налоговых деклараций, расчетов), бухгалтерской отчетности и иных документов, служащих для исчисления и уплаты налогов и сборов (СППФД)"). То обязательна передача таких документов через Оператора ЭДО.

В рамках ЭДО с контрагентами документы можно подписывать той же электронной подписью, что и отчетность, представляемую в госорганы. Причем одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). Иными словами, при подписании пакета электронных документов каждый из них считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан пакет электронных документов. Если бизнес-процессы компании требуют наличия нескольких электронных подписей, то их также можно оформить на ответственных сотрудников.

В то же время еще в 2011 году появилось письмо ФНС России (письмо ФНС России от 24.11.2011 № ЕД-4-3/19693@), в котором сказано следующее. Если соглашением между участниками электронного взаимодействия предусмотрено подписание документов неквалифицированной электронной подписью, то первичные учетные документы, подписанные такой подписью, могут быть учтены в целях налогообложения прибыли, если соблюдены критерии статьи 252 Налогового кодекса.

По нашему мнению, все же следует руководствоваться позицией Минфина России и использовать квалифицированную электронную подпись для удостоверения документов, которые подтверждают расходы по налогу на прибыль.

 Почему так много всяких сервисов - для отправки отчетности, для обмена счетами-фактурами, теперь еще для обмена электронными документами? Можно же сделать один сервис? Зачем такая путаница?

Группа компаний «Такснет»: Многообразие сервисов, использующих электронную подпись, можно объяснить в первую очередь разграничением их функционала для каждой сферы деятельности организации. 

Например, для бухгалтера необходима электронная отчетность в контролирующие органы; для отдела продаж и сервисных служб работы с клиентами - электронные счета-фактуры; для руководящего состава компании - автоматизация согласования электронных документов. Разделение функций по отдельным системам упрощает их обслуживание, организацию доступа к данным и снижает стоимость отдельного продукта в целом.

Но в большинстве случаев разработчики информационных систем, наряду с отдельными разработками, дают версию с интегрированным интерфейсом, который позволяет переключаться из одной системы в другие для удобства пользователя. 

Наша компания не исключение - разработанный нами продукт «Такснет-Референт» позволяет пользователю работать со всеми видами электронного документооборота, какие только могут понадобится на сегодня организации (отправка отчетности в контролирующие органы, обмен счетами-фактурами и другими формализованными и неформализованными документами). Получить подробную информацию у наших специалистов Вы можете по телефону: 8 800 333 80 89 (звонок по РФ бесплатный).

TerraLink xDE: Эпоха межкорпоративного электронного документооборота в России началась 5 марта 2012 года, когда ФНС России издала Приказ № ММВ-7-6/138, утвердивший форматы основных электронных документов: счета-фактуры, накладной ТОРГ12 и акта выполнения работ. 

В 2015 году скорость перехода компаний на ЭДО уже в середине лета достигла показателя в десятки тысяч организаций в месяц. 

Исследование, проведенное в начале 2015 года порталом Docflow, показало высокий уровень зрелости компаний, готовность к повышению эффективности уже внедренных решений, устранению несовершенств в бизнес-процессах, комплексному подходу. 

Рост спроса на электронный документооборот последовательно влечет за собой рост спроса как на интеграцию ЭДО с ERP-системами, так и на развитие единого сервиса. 

Для оптимального решения отраслевых бизнес-задач ЭДО, TerraLink предлагает дополнительные модули продукта TerraLink xDE. 

Например, для компаний FMCG рынка наиболее востребованным является EDI-модуль продукта TerraLink xDE, компании, имеющие свой Удостоверяющий центр, заинтересованы в модуле автоматической регистрации сертификатов в ФНС, осуществляемой через сервисы различных операторов, а модуль КриптоПро SVS обеспечит проверку подлинности сертификатов и электронной подписи.

 Почему все так сложно с электронными подписями? Они разные, ограничены по сроку, дорого стоят. Как выбирать и вообще когда-то будет с этим порядок?

«Национальный удостоверяющий центр»: Вопрос конечно риторический. Технология электронной подписи (с использованием сертификатов электронной подписи) достаточно сложна и массово начала применяться в России не так давно. В то же время альтернативных технических решений пока нет. 

Для простоты понимания технологии электронной подписи можно провести аналогии: 

  1. электронная подпись = рукописная подпись 
  2. сертификат электронной подписи = паспорт гражданина, в котором фиксируется принадлежность подписи конкретному субъекту 
  3. удостоверяющий центр = паспортный стол, который проверяет принадлежность подписи конкретному субъекту и выпускает соответствующий сертификат 

Идет закономерный путь развития инфраструктуры электронной подписи в стране: 

  • был ФЗ-1, по которому был один вид подписи; 
  • сейчас ФЗ-63, по которому три вида подписи; 
  • в будущем должен появиться закон, регулирующий деятельность других доверенных сервисов, а не только удостоверяющих центров. 

В Европе имеют место все те же стадии. Закон по доверенным сервисам у них уже есть.

 Может нас государство заставить перейти на электронные документы (как в свое время на электронную отчетность)?

Группа компаний «Такснет»: На сегодняшний день тенденции изменения законодательства действительно говорят о том, что наступает пора электронных документов: утверждаются форматы электронных документов, прописываются порядки электронного обмена, устанавливаются ограничения на предоставление документов в бумажном виде для организаций. Также, Правительство РФ установило, что переход на обмен электронными документами при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти должен быть завершен до 31 декабря 2017 года. Соответствующее постановление размещено на сайте кабинета министров.

Что касается обязательного электронного обмена документами между контрагентами – то пока сложно дать однозначный прогноз. Но стоит обратить внимание на то, что уже сегодня организации в составе НДС должны предоставлять электронные книги покупок и продаж, в составе описи документов на электронное требование налогового органа включаются электронные счета-фактуры, акты, накладные. Все эти изменения в свое время вызвали волну доработок в сжатые сроки собственных финансовых учетных систем предприятий. И сейчас крупные компании стремятся переходить на электронный обмен, не дожидаясь законодательной директивы.

Synerdocs: На самом деле, наше государство может все. ;) Но пока нет даже признаков того, что появится хотя бы законопроект, который обяжет бизнес переходить на обмен электронными документами. По сути, государству нет дела до того, чем бизнес обменивается, пока речь не заходит о налогообложении. Поэтому регламенты существуют для первичных документов, а все остальные остаются неформализованными.

Мы, конечно, много уже рассуждали, обяжут ли всех переходить на электронные счета-фактуры, но даже если это и произойдет, то процесс перехода займет довольно длительное время. Это не будет ни для кого неожиданностью.

Тем не менее, как уже неоднократно говорили наши коллеги, не ждите, когда это случится. Просто начинайте осваивать новую технологию.

Любые ли документы можно переводить в электронный вид? У нас вот с нашими контрагентами есть один внутренний акт, мы его разработали сами, нам удобен этот документ. Мы его можем перевести в электронный вид? Или это только для счетов-фактур?

Группа компаний «Такснет»: Можно практически любой документ сделать электронным. В системе Транскрипт для них предусмотрен неформализованный документооборот. Файлы таких документов могут иметь произвольный формат и предоставляться контрагенту в одном из следующих типов файлов: *.doc, *.docx, *.xls, *.xlsx, *.mht, *.jpeg, *.jpg, *.jfif, *.rtf, *.pdf, *.txt, *.zip, *.xml. 

Про возможности передачи неформализованных докумнетов в других системах уточняйте информацию у оператора ЭДО.

Synerdocs: Немного дополним.

Можно тут пошутить: разрешено все, что не запрещено. То есть, перевести в электронный вид можно любой документ, если к нему нет особенных требований по печати и хранению - (например, некоторые документы могут быть только на особой бумаге (с водяными знаками) или на строгих бланках. Поэтому тот же кадровый документооборот без бумажных оригиналов не обходится.

Разберем ваш случай. Строгие требования к формату предъявляются только к счету-фактуре, форматы актов тоже описаны, но они рекомендуемые, а не обязательные. Следовательно, вы можете спокойно переносить ваш акт в электронный вид и обмениваться им, как неформализованным документом. Единственное существенное отличие такого выбора будет в том, что если ФНС истребует у вас этот акт, то его придется распечатать, подписать и заверить его печатью организации. То есть, создать бумажную копию - и ее отправить в ФНС. Даже этот вариант значительно лучше и дешевле, чем продолжать обмениваться этими актами на бумаге.

А вообще оператор должен активно вас консультировать по переводу различных документов в электронный вид. Мы в практике Synerdocs часто встречаем ситуации, когда документ имеет необычный формат и, как правило, выход всегда можно найти.

«Электронный экспресс»: Мы дополним ответ наших коллег. Согласно ст. 6 п.1 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи", информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. Следовательно, вы имеет возможность передавать любой электронный документ подписанный электронной подписью вашему контрагенту, для обеспечения юридической значимости.

В системе Электронного документооборота "Экспресс документ" предусмотрена возможность отправки не формализованных документов, таковым является ваш Акт. В случае если ваш Акт подразумевает получение ответной подписи от его получателя, то для этого в нашей системе, перед его отправкой, вам потребуется поставить "галочку" в поле "Требовать ответную подпись". Система "Экспресс Документ" отправит данный акт и проинформирует получателя о том, что отправитель требует ответную подпись. Процесс передачи не формализованных документов удобен и прост в нашей системе.

 Может ли ФНС, ФСБ и другие органы просматривать наши электронные документы без нашего ведома? Не уверен, что ЭДО безопасен.

Группа компаний «Такснет»: Если говорить о нашей системе, то доступ в Транскрипт контролирующим гос.органам на просмотр документов не предоставляется. ФНС могут запрашивать документы у самой организации через требования и уже в рамках системы электронной отчетности, ответы на эти требования формирует сама организация. 

Также гос.органы могут запрашивать у оператора ЭДО информацию о переданных в рамках системы ЭДО документах. В ответ на такие запросы оператором предоставляется статистика передачи документа, в которую входит техническая информация с сервера, такая как: дата отправки документа, статус обработки документооборота, даты подтверждений по документообороту и т.п. Содержание самих документов не передается.

 А вы гарантируете невозможность утечек информации при обмене электронными документами? И если вдруг такая утечка случится, то какую ответственность вы будете нести?

Группа компаний «Такснет»: Если говорить о разработанной компанией «Такснет» системе электронного документооборота "Транскрипт", то в ней данные от одного контрагента другому передаются по сети Интернет через защищенный протокол HTTPS. Доступ пользователей в систему проводится в двух режимах – по сертификату квалифицированной электронной подписи и по логину-паролю. 

Утечка данных с сервера системы исключена: учетные пользовательские пароли хранятся в закодированном виде, закрытые ключи сертификатов для доступа хранятся у самих пользователей. Таким образом, если пользователь системы никому не передает информацию доступа, утечка переданной ему информации будет исключена.

Что касается хранения и передачи особо конфиденциальной информации, то более профильным продуктом в данном случае является «облачный» сервис «CRYPTOGRAMM», также разработанный компанией «Такснет». Сервис позволяет держать документы в защищенном облачном хранилище, обмениваться информацией по защищенным каналам связи, а также обладает возможностью удаленного проведения криптоопераций. К таким операциям можно отнести подписание и шифрование электронных документов в адрес одного или нескольких адресатов, расшифровка данных, а также проверка подписи. 

Это значит, что пользователь с легкостью может проверить подлинность и корректность любого подписанного электронного документа. Кроме того, в качестве дополнительного инструмента обеспечения безопасности, сервис использует систему двухфакторной аутентификации с использованием мобильного устройства, которая использует факторы двух типов для доступа в систему или при проведении особо важных операций.

Но в любом случае, за утечку информации любой оператор ЭДО отвечает в соответствии с законодательством РФ.

 Возможно ли подделать электронную подпись?

«Национальный удостоверяющий центр»: Подделать можно практически все.

В случае с электронной подписью правильнее ставить вопрос так: "Насколько электронная подпись защищена от подделки?".

Законодательство дает следующий ответ.

Для проверки/формирования квалифицированнойэлектронной подписи, должны применяться сертифицированные ФСБ средства электронной подписи. Данные средства электронной подписи должны применяться в соответствии с эксплуатационной документацией. Срок действия ключа электронной подписи (секретного ключа), сформированного с помощью средства электронной подписи, не должен превышать срока, указанного в эксплуатационной документации.

Если Вы будете следовать этим правилам, то вероятность компрометации ключа электронной подписи (а следовательно и подделки ЭП), будет пренебрежимо мала.

Группа компаний «Такснет»: Мы дополним ответ наших коллег.

На сегодняшний день специалисты по шифрованию и дешифрованию утверждают, что электронную подпись подделать практически невозможно.

Алгоритм, используемый при создании электронной подписи, основан на применении теории вероятности. Иными словами, электронная подпись - набор символов, представляющий собой случайно созданную последовательность из букв и цифр.

Выполняйте рекомендации по хранению и использованию ключа электронной подписи, содержащиеся в руководстве по обеспечению безопасности использования квалифицированной электронной подписи и средств квалифицированной электронной подписи (нашим клиентам мы выдаем Руководство вместе с ключом электронной подписи) и Вы будете гарантированы от подделки Вашей электронной подписи.

 По какому принципу вы бы советовали выбирать оператора ЭДО?

«Электронный экспресс»: Выбрать оператора не проблема, важно — выбрать правильного. В этом случае, Оператор ЭДО не будет на вас тренироваться, а предложит отработанную схему перехода на ЭДО. Нужно учесть два основных факта при выборе Оператора ЭДО: 1. Сведения об Операторе ЭДО, 2. Возможности системы Оператора ЭДО. 

1. Сведения об Операторе ЭДО:

1.1. На своем сайте ФНС России рекомендует выбрать оператора ЭДО из Сети доверенных операторов ЭДО. Порядок присоединения к Сети операторов определен Приказом ФНС РФ от 20.04.2012 N ММВ-7-6/253@ (далее – Приказ). Сеть доверенных операторов – добровольное объединение операторов электронного документооборота на основании п. 1.3. приложения N 1 Приказа. Так, например, Оператор ЭДО «Электронный экспресс» входит в сеть доверенных Операторов ЭДО, ФНС.

1.2. Оператор ЭДО должен иметь соответствующие лицензии в области выдачи сертификатов ЭП и средств криптографической защиты информации. Сведения о сертификатах и лицензиях должны быть опубликованы на сайте Оператора ЭДО. На нашем сайте garantexpress_ru можно убедиться в наличии лицензий ФСБ, ФСТЭК и сертификатов.

1.3. Опыт Оператора ЭДО – реализация внедренных проектов

Реализованные и стабильно работающие крупные проекты являются визитной карточкой Оператора ЭДО. В этом случае Оператор ЭДО сможет продемонстрировать свою результативность, а заказчик сможет принять обоснованное решение, ссылаясь не на «громкие» слова, а на результат работы. Наши крупные проекты с информационным агентством «Интерфакс» или c федеральной электронной площадкой «Сбербанк АСТ» уже широко известны. По технологии «Экспресс Документ» переданы миллионы документов, счетов-фактур, актов и накладных без дублирования на бумаге.

1.4. Оператор ЭДО должен иметь гибкую систему тарификации соответствующую потребностям заказчика

Информацию о тарифах лучше получать в прямом диалоге с Оператором ЭДО, в этом случае Оператор ЭДО сможет адаптироваться к потребностям заказчика. Мы, например, предпочитаем «живое» общение с клиентом, в этом случае нам удается погрузиться в процессы заказчика и понять все сложности, с которыми, как он считает, будет нелегко справиться.

1.5. Известность Бренда, так же может являться важной составляющей при выборе Оператора ЭДО.

Крупные компании, имеющие федеральные Бренды, дорожат своей репутацией, поэтому Оператор ЭДО Федерального уровня больше переживает за качество своего сервиса, чем его клиент. Мы являемся частью большого бренда ГАРАНТ, который знаком почти каждому предпринимателю и бухгалтеру в РФ, ГАРАНТ - разработчик справочно-правовых систем, это надежно.

1.6. Качество технической поддержки.

Желание любого клиента, мгновенно дозвониться до «горячей» линии Оператора ЭДО и получить «качественный» ответ на свой вопрос. Следовательно, линия 8 – 800 … должна существовать. Для наших клиентов работает федеральный контакт-центр, доступна линия 8-800-333-88-88. Любой пользователь может дозвониться и получить качественный ответ, даже если находится в самой дальней точке России.

1.7. Квалифицированный персонал Оператора ЭДО. 

При начальном общении с персоналом Оператора ЭДО можно сразу сделать прогноз и вывод о возможной дальнейшей работе. Ведь после выбора Оператора ЭДО заказчику предстоит довольно длительное время общаться с сотрудниками Оператора ЭДО. Вопросы будут и юридические, и финансовые, и бухгалтерские, и технические, и организационные. Выбрав «правильного» Оператора ЭДО, заказчик получит ответы на все эти вопросы. Более того, Оператор сам будет направлять процессы в правильном направлении. Технические рекомендации клиентам у нас дают специалисты «горячей» линии и менеджеры проектов. Ответы на вопросы, связанные с бухгалтерией и налогообложением при использовании ЭДО, можно найти в службе правового консалтинга ГАРАНТ.

2. Возможности системы Оператора ЭДО:

2.1 Кроме стандартного функционала приема, заполнения и отправки документов сервис должен содержать функционально развитый программный интерфейс.

Если сервис не предоставляет программный интерфейс (API), или этот интерфейс функционально беден, то интегрировать его в корпоративную систему и решать все возникающие в реальной жизни задачи не получится.

С помощью API «Экспресс Документ» можно интегрировать сервис заказчика, будь это CRM или Учетная система или ERP сервис. Так же мы предлагаем технологию создания личных кабинетов контрагентов прямо на сайте заказчика.

2.2. Система ЭДО должна работать надежно и устойчиво в промышленных масштабах.

Если сервис имеет низкую производительность, работа с ним будет медленной и дискомфортной. На протяжении более чем трех лет сервис «Экспресс Документ» обеспечивает промышленный объем передаваемых документов для сотни тысяч контрагентов, через сервис Оператора ЭДО «Электронный экспресс» передано более 10 млн. электронных документов, актов, накладных, счет-фактур. При этом скорость отклика на действия пользователя остается стабильно высокой, это ценят наши клиенты.

Примечание:

Не стоит ориентироваться только на цену, так как главной задачей является не приобретение сервиса Оператора ЭДО ради ЭДО, а организация нового способа передачи документов контрагентам по цене ниже, чем это сейчас стоит вам на бумаге.

 Существует ли возможность отправить документы через ЭДО с нужной нам датой (плюс минус несколько дней от момента фактической отправки)?

«Контур Диадок»: Смотря о какой дате идет речь:

  1. Если речь идет о дате, как о реквизите электронного документа, то ее пользователь проставляет самостоятельно и может указать любую дату. 
  2. Если же речь идет о дате отправки документа, то есть о моменте прохождения документа через сервер оператора, то эту дату фиксирует оператор. Например, если говорить о счетах-фактурах, то согласно регламенту, утвержденному Приказом Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н, оператор фиксирует дату выставления счета-фактуры в соответствующем технологическом документе. В Диадоке при передаче любого документа (не только счета-фактуры) оператор формирует протокол, в котором отражает даты получения и отправки документа.

Таким образом, дату в электронном документе можно указывать любую, а вот отправить через оператора ЭДО электронный документ "задним числом" не получится, потому что дату отправки фиксирует оператор.

Как проверить подлинность электронной подписи? Должны ли организации-контрагенты это делать? Не будет ли в дальнейшем проблем от налоговой, если документы подписаны не уполномоченным лицом?

«Национальный удостоверяющий центр»

  • Условия признания ЭП указаны в статье 11 (+статья 14) 63-ФЗ "Об электронной подписи". 4 условия признания ЭП, указанные в статье 11, нужно держать в уме при настройке СЭДО и/или средства электронной подписи (подробнее см. нашу презентацию на данную тему на PKI Forum 2015; презентация скоро будет опубликована).
  • Далеко не все средства электронной подписи проверяют все 4 условия. Чаще всего средства ЭП "из коробки" проверяют только условия 2 и 3.

Если организация хочет быть уверенной в аутентичности документа, то ей нужно проверить ЭП на документе. При этом см. статью 11.

При выпуске квалифицированных сертификатов для уполномоченного лица организации удостоверяющий центр проверяет полномочия этого лица.

«Электронный экспресс»: Мы дополним ответ наших коллег.

В вашем случае: «Как проверить подлинность электронной подписи? и должны ли организации-контрагенты это делать? не будет ли в дальнейшем проблем от налоговой, что документы подписаны не уполномоченным лицом?»,- следует использовать локальные или онлайн сервисы, даже портал gosuslugi позволяет проверять подлинность подписи.

При организации документооборота в системе "Экспресс Документ" Оператора ЭДО "Электронный экспресс", есть возможность прямо в интерфейсе СЭД проверить «сведения о сертификате» отправителя документа и только после этого подписать пришедший документ.

Обмен первичными документами с ЭЦП возможен только через операторов связи? Других вариантов иметь достоверные первичные документы с ЭЦП без претензий налоговых органов нет?

«Электронный экспресс»: В вашем случае: «обмен первичными документами с ЭЦП возможен только через операторов связи? других вариантов иметь достоверные первичные документы с ЭЦП без претензий налоговых органов нет?», - следует понимать, что оператор связи и Оператор ЭДО - это не одно и тоже.

Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 N 50н "Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи" регламентирует порядок обмена электронным счет - фактурам через Оператора ЭДО.

При организации электронного документооборота между контрагентами, Оператор ЭДО выступает независимой стороной, готовой подтвердить факт произведенного документооборота.

«Претензии» ФНС будут в том случае, если при обмене с контрагентом электронной счет-фактурой, Оператором ЭДО не были сформированы документы, подтверждающие совершенные с документом действия контрагентов, в процессе документооборота.

Что с роумингом электронных документов? Сейчас работают десятки операторов ЭДО. К каждому подключаться за деньги?

Synerdocs: Не надо подключаться к каждому, выбирайте такого, который вам подходит. Для обмена документами с абонентами других операторов будет работать роуминг. Подробно об этом мы с коллегами уже рассказывали на этой веб-конференции, поищите тему "Разные операторы ЭДО". Кстати, если тема вам интересна, то не пропустите наш вебинар 29 сентября - «Роуминг с разных сторон: электронные документы глазами всех участников обмена». Как раз будем спрашивать операторов ЭДО, представителей НП «РОСЭУ» и наших абонентов, которые уже успели поработать в роуминге. Как раз рассмотрим все те операторские "заморочки", которые вызывают заданные выше вопросы. Заходите к нам на сайт, регистрируйтесь. Вебинар бесплатный.

А вариант с подключением к нескольким операторам - тоже жизнеспособен, но только в том случае, если у вас серьезная внутренняя информационная система, с которой будут интегрированы все сервисы. В этом случае система будет маршрутизировать движение документов, "помнить", к какому сервису какой контрагент подключен и т.п. За примером можно обратиться в крупные торговые сети, которые работают с несколькими EDI-провайдерами. Но это крупные и разветвленные компании с большими бюджетами на ИТ. Скорее всего, этот пример для вас будет не показательным, и лучше выбрать роуминг!

TerraLink xDE: Действительно, для полноценного обмена электронным первичными документами зачастую необходимо подключение 2-х и более операторов. И проблема, скорее не в заключении еще одного договора и затрат на ЭДО, а в удобстве: использование нескольких интерфейсов в работе:

  • веб-интерфейс одного оператора
  • веб-интерфейс второго оператора
  • интерфейс вашей учетной системы.

В случае, увеличения числа документов - это крайне неудобно и влечет появление опечаток и увеличения времени на перенос информации в программу. При большом количестве документов автоматизация скорее данность, чем прихоть.

Напомним, что продукт TerraLink позволяет осуществлять обмен финансово-экономическими документами непосредственно из пользовательского интерфейса Вашей ERP-системы, используя сервисы ДЕВЯТИ Операторов ЭДО.

Сейчас мы работаем с бумажными документами. Иногда эти документы приходится переделывать. Например, поставщики забывают указывать в счетах-фактурах реквизиты платежных документов. Сейчас это не добавляет нам проблем. После обнаружения неточностей просим поставщиков переделать документы, получаем новые, а старые отправляем в мусорную корзину. А как быть в такой ситуации после перехода на ЭДО? Существует ли какая-то возможность внесения изменений в уже отправленные документы?

Группа компаний «Такснет»: Как правило, внесение корректировки на ранее отправленные документы может проходить по двум сценариям: 

  1. формируется новый первичный документ с изменениями и пересылается контрагенту, с которым имеется договоренность об аннулировании предыдущей версии документа;
  2. формируется исправленный или корректировочный документ в дополнение к первичному, который направляется контрагенту. Для корректировочных электронных счетов-фактур утвержден отдельный форматы ФНС ( Приказ ФНС России от 04.03.2015 N ММВ-7-6/93@ "Об утверждении форматов счета-фактуры..»).

«Электронный экспресс»: Мы дополним ответ наших коллег.

В вашем случае: «Существует ли какая-то возможность внесения изменений в уже отправленные документы?», - прежде всего, стоит напомнить, что следует различать случаи, когда составляется корректировочный счет-фактура, а когда в уже существующий счет-фактуру вносятся исправления. 

Корректировочный счет-фактура выставляется при изменении налоговой базы, т.е. уменьшение или увеличение стоимости. 

Исправление же в счете-фактуре производится в том случае, если в документе обнаружена именно ошибка (например, опечатка, неверная налоговая ставка, ошибка в реквизитах). В процессе исправления возникает новый экземпляр счета-фактуры — исправленный счет-фактура.

«А как быть в такой ситуации после перехода на ЭДО?», - Система Оператора ЭДО «Экспресс Документ» проверяет структуру загруженных файлов на соответствие формату, и автоматически формирует связи между созданными КСФ или ИСФ с исходным счетом-фактурой.

При обнаружении ошибки во входящем счете-фактуре покупатель в своем личном кабинете формирует уведомление об уточнении счета-фактуры с указанием замечаний к документу и через оператора ЭДО направляется продавцу. 

Продавец получает от покупателя запрос об уточнении счета-фактуры, и в ответ подписывает и отправляет автоматически сформированное оператором ЭДО извещение о получении запроса.

После этого продавец должен будет учесть замечания и решить, какой тип уточнения формировать — корректировку или исправление счета-фактуры. В ответ на запрос об уточнении в системе Оператора ЭДО можно либо загрузить исправленный или корректировочный счет-фактуру.

Дальнейший документооборот исправления счета-фактуры (ИСФ) или корректировочным счетом-фактурой (КСФ) ничем не отличается от порядка документооборота исходным счетом-фактурой. Оператором ЭДО также формируются служебные документы, подтверждающие дату и факт выставления и получения ИСФ или КСФ, которые также подписываются покупателем и продавцом.

Все это говорит о том, что процесс обмена и исправления электронных счетов – фактур в системе Оператора ЭДО «Электронный экспресс» достаточно прост и прозрачен!

Каким образом происходит получение электронного документа? То есть бумажный вариант мы сначала получаем, потом согласовываем с руководством( исполнителем), что работы, услуги оказаны в соответствии с договором, подписываем уполномоченным лицом и отправляем второй экземпляр исполнителю. Не получится ли проблем, что электронная подпись в получении документа будет означать с согласием данных услуг?

«Национальный удостоверяющий центр»: Электронный документ формируется в СЭДО или непосредственно в редакторе на компьютере пользователя. При этом для формирования электронной подписи на документе применяются средства электронной подписи (специальные программы), которые могут быть как самостоятельным приложением, так модулями для встраивания в редакторы или в СЭДО. Некоторые из этих средств электронной подписи имеют возможность указывать "назначение" электронной подписи (согласовано/ознакомлен/подписано/утверждено и пр.).

Электронный документ формируется в СЭДО или непосредственно в редакторе на компьютере пользователя

меня интересовало больше со стороны получателя документа, 

Некоторые из этих средств электронной подписи имеют возможность указывать "назначение" электронной подписи (согласовано/ознакомлен/подписано/утверждено и пр.).

то есть так работает всегда при получении документа или зависит от оператора связи. Можно ли просто получить документ, но не подписывать его сразу?

«Национальный удостоверяющий центр»: Существует, как минимум, два варианта создания документа:

  • Любой удобный редактор;
  • Создание документа с СЭДО на основании шаблона.

Как кому удобно, это значения не имеет.

Любая сторона, при получении документа, может его сразу не подписывать, а просто с ним ознакомиться.

Роль Оператора в СЭДО заключается только в фиксации доставки письма адресату и подтверждение отправителю факта доставки, с сохранением информации об отправке и доставке в LOG файле. Для дальнейшего подтверждения факта пересылки.

На практике, документы которые посылаются на согласование имеют определенный префикс письма и сортируются по каталогам на обеих сторонах переписки например (отправлено на согласование, не согласован, согласован, завершен). С сохранением всей истории согласования в теле письма. Иногда хранятся все варианты документа, который проходил согласование.

Все зависит от настройки СЭДО.

«Электронный экспресс»: Мы дополним ответ наших коллег. 

В вашем случае: «каким образом происходит получение электронного документа? То есть бумажный вариант мы сначала получаем, потом согласовываем…….», - требуется немного видоизменить сам процесс документооборота! 

В любом случае можно обойтись без бумажного варианта.

Итак, процесс согласования документа (пр. Договор) можно организовать через обычный электронный почтовик, а процесс подписания документа через систему Оператора ЭДО "Электронный экспресс". 

«Не получится ли проблем, что электронная подпись в получении документа будет означать с согласием данных услуг», - если процессе согласования документ будет подписан ЭП, то это означает, что документ имеет юридическую значимость в соответствии с Федеральным законом N 63-ФЗ "Об электронной подписи" от 6 апреля 2011 г.

Может ли филиал организации перейти на электронный документооборот, то есть подать Заявление об участии в ЭДО, а головная организация остаться на бумажном документообороте? 

Или подать заявление об участии в ЭДО,то есть стать Участником ЭДО, может только головная организация. а филиалу дать право подписи электронных документов? Так как по приказау 12.09.12 № ММВ-7-6619@ "Участник - организация (индивидуальный предприниматель)..." 

Если все-таки от филиала организации будет принято Заявление об участии в ЭДО оператором ЭДО СФ и направлено Информационное сообщение об Участнике, и поступит квитанция о приеме от налогового органа, значит все организация станет Участником?

Группа компаний «Такснет»: В соответствии с приказом МинФина N50н, Оператор направляет в ФНС информационные сообщения о каждом участнике электронного документооборота счетами-фактурами. В формате данного сообщения для юридического лица предусмотрены реквизиты ИНН и КПП для идентификации организации. 

Соответственно, если филиал имеет свое КПП, то в рамках системы электронного обмена юридически значимыми документами он может стать отдельным участником документооборота, не зависимо от режима работы с документами своей головной организации. В системе "Транскрипт", к примеру, также поддерживается идентификация абонента по ИНН и КПП.

«Электронный экспресс»: Мы дополним ответ наших коллег.

В вашем случае: «Может ли филиал организации перейти на электронный документооборот, то есть подать Заявление об участии в ЭДО, а головная организация остаться на бумажном документообороте?», - следует вспомнить, В соответствии с п. 1 ст. 143 НК РФ организации признаются плательщиками НДС. Согласно п. 2 ст. 11 НК РФ под организациями понимаются юридические лица, образованные в соответствии с законодательством РФ, а также иностранные юридические лица, компании и другие корпоративные образования, обладающие гражданской правоспособностью, созданные на основании законодательства иностранных государств, международные организации, их филиалы и представительства, созданные на территории РФ.

Пунктом 2 ст. 55 ГК РФ установлено, что филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства. При этом филиал юридическим лицом не является. Филиал наделяется имуществом создавшим его юридическим лицом и действует на основании утвержденных им положений (п. 3 ст. 55 ГК РФ).

Таким образом, обязанность по уплате НДС возложена только на организации, а их обособленные подразделения (филиалы, представительства) плательщиками НДС не являются. Поэтому если товары реализуются организацией через свое обособленное подразделение, не являющееся юридическим лицом, то счета-фактуры по отгруженным товарам могут выписываться этим подразделением только от имени организации (письма Минфина России от 04.07.2012 N 03-07-14/61, от 13.04.2012 N 03-07-09/35, от 03.04.2012 N 03-07-09/32, от 10.02.2012 N 03-07-09/06).

Так же напомним, что порядок составления счетов-фактур филиалом (в том числе цифровой индекс для нумерации счетов-фактур), ведения им соответствующих разделов журнала учета, книги покупок и книги продаж, а также порядок документооборота и сроки передачи счетов-фактур должны быть разработаны и утверждены организацией в учетной политике. При этом согласно п. 9 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации" учетная политика организации обязательна к применению всеми ее филиалами, в том числе выделенными на отдельный баланс (письмо Минфина России от 10.08.2010 N 07-02-06/119).

Сделки могут совершаться руководителями филиалов на основании доверенностей, выданных юридическим лицом, при этом права и обязанности по таким сделкам будут возникать у самого юридического лица (п. 1 ст. 185 ГК РФ). Поэтому в любом случае, даже если сделка будет совершена руководителем филиала (представительства) от имени филиала и без ссылки на то, что договор заключен от имени юридического лица и по его доверенности, суды будут считать такую сделку совершенной от имени юридического лица (п. 20 постановления Пленума ВС РФ и Пленума ВАС РФ от 01.07.1996 N 6/8 "О некоторых вопросах, связанных с применением части первой Гражданского кодекса Российской Федерации").

Таким образом, филиал не может самостоятельно перейти на электронный документооборот при отсутствии утверждения головной организацией электронного документооборота.

Учитывая изложенное, если организация решит перейти на электронный документооборот, для этого ей потребуется:

  • внести соответствующие изменения в учетную политику: указать, что документы по конкретным хозяйственным операциям и с определенными контрагентами будут составляться, подписываться и передаваться в электронном виде;
  • в договорах с контрагентами предусмотреть условие об обязательном электронном документообороте;
  • выбрать оператора ОЭД, определиться с условиями работы и заключить с ним соответствующий договор.

Мы только что запускаем проект по обмену документами в электронном формате. Подключились к спец.оператору и решили все документы, которыми не обменялись с апреля месяца, провести через оператора в августе. Будут ли у нас проблемы с контролирующими органами, если счет-фактура выписана 1 апреля 2015г., но подписана ЭЦП 25 августа, т.е. днем, когда мы перешли на ЭДО. Вычет по этой счет-фактуре мы заявили еще в 2 квартале, но и наш поставщик тоже включил в декларацию в 2 кв. 2015г. 

Группа компаний «Такснет»: В вашем случае счет-фактура, отправленная через Оператора позднее срока (по законодательству в течение 5 дней), будет считаться выставленной по дате в подтверждении оператора, то есть августом. 

В данном случае, чтобы избежать проблем в дальнейшем стоит продублировать подписание документа на бумаге с датой в печатной форме от апреля.

«Электронный экспресс»: Мы дополним ответ наших коллег.

Сейчас более половины компаний получают доначисление НДС и налога на прибыль. Причина доначисления – отсутствие или некорректное оформление документов. Срок возмещения НДС затягивается по той же причине. 

Регламент передачи счетов-фактур четко прописан в Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 N 50н "Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи".

В вашем случае: «Будут ли у нас проблемы с контролирующими органами, если счет-фактура выписана 1 апреля 2015г., но подписана ЭЦП 25 августа, т.е. днем, когда мы перешли на ЭДО.», - счет-фактура выписанная 1 апреля 2015г. должна быть передана в бумажном виде, тогда датой выставления счет - фактуры будет являться дата, указанная в самом документе. 

Даты выставления и получения электронного счета-фактуры строго фиксируются в подтверждениях оператора ЭДО (согласно п. 1.10 -11 Порядка), причем оператор ЭДО является независимой от налогоплательщика и налоговой третьей стороной. Именно по этим датам устанавливается принадлежность счета-фактуры к налоговому периоду и именно эти даты будут интересовать контролирующие органы при проведении проверок. Таким образом, выставить легитимный электронный счет-фактуру «задним числом» не получится.

Мы перешли на ЭДО. Но у нас главбух "старой закалки". Она заставляет все документы дублировать в бумажном виде, говорит, что так надежнее и с ними точно ничего не случится. Как убедить ее не делать этого? 

Группа компаний «Такснет»: Для бухгалтеров «старой закалки», использование электронного документооборота целое отдельное «испытание» :) Рекомендуем Вам проявлять терпение и настойчивость, убеждая Вашего главного бухгалтера, что новая система внедрена с целью облегчить работу, а не усложнить. 

Необходимо донести до данного сотрудника, что использование электронного документооборота поможет снизить груз ответственности, который лежит на плечах ВСЕХ сотрудников бухгалтерии. 

Несмотря на то, что в соответствии с действующим законодательством операторы ЭДО не обязаны хранить документы абонентов (приказ Минфина от 25.04.2011 № 50н) - практически все операторы ЭДО предлагают услуги по архивному хранению документов на своем защищенном сервере. Услуга, как правило, предоставляется при заключении дополнительного соглашения с Вашим оператором ЭДО, в котором прописываются все риски, сроки хранения и ответственности сторон (рекомендуем Вам обратиться к своему оператору ЭДО для уточнения данного вопроса). Если Ваш оператор ЭДО предоставляет такую услугу, то это будет являться еще одним аргументом для убеждения Вашего Главного бухгалтера.

Может ли электронный документ использоваться как доказательство в суде? Что делать, если наши контрагенты/руководство не доверяют электронными документам?

«Национальный удостоверяющий центр»: Да может. Только скорее всего понадобится провести экспертизу действительности ЭП. В результате Вы получите экспертное заключение на бумажном носителе о действительности ЭП. Эту слугу оказывают удостоверяющие центры.

Познакомьте их с 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Для повышения доверия можно упомянуть, что все государственные закупки сейчас идут только с ЭП; межведомственное взаимодействие идет так же с ЭП.

Группа компаний «Такснет»: Мы дополним ответ наших коллег. 

Да, конечно. Согласно ФЗ-63 «Об электронной подписи» документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, которая подтверждается сертификатом от аккредитованного Удостоверяющего центра во всех случаях приравнивается к бумажному документу с «живой» подписью. 

Если документ, подписан усиленной ЭП, то при распечатке такого документа должна присутствовать специальная отметка, на которой отображены реквизиты ЭП. Для предоставления документа в суд, есть несколько вариантов: 

  1. Документ распечатывается на бумажном носителе, проставляется отметка «копия верна», подпись руководителя и печать организации. Визирование документа будет свидетельствовать о том, что распечатанная бумажная копия соответствует электронному оригиналу. 
  2. При наличии технических средств, которые могут проверить ЭП в судебном органе - документ предоставляется в электронном виде с ЭП.

TerraLink xDE: Печатная форма документа, как правило, предоставляется оператором, и содержит необходимую идентифицирующую информацию, включая сведения об ЭП. Что исключает какие-либо сомнения ее подлинности, поскольку одной из функций оператора является как раз гарантирование юридической значимости документооборота.

«Электронный экспресс»: Мы дополним ответ наших коллег.

Согласно п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.06 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации" (далее - Закон N 149-ФЗ) электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Для того чтобы электронный документ был признан равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, он должен быть подписан квалифицированной электронной подписью (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.11 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", далее - закон N 63-ФЗ).

Электронная подпись представляет собой информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) и используется для определения лица, подписывающего информацию (п. 1 ст. 2 Закона N 63-ФЗ).

Электронная подпись позволяет защитить электронный документ от подделки, дает возможность идентифицировать владельца сертификата ключа подписи и установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Требования к документированию информации могут быть установлены законодательством Российской Федерации или соглашением сторон (ч. 1 ст. 11 Закона N 149-ФЗ). При этом в целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами (ч. 4 ст. 11 Закона N 149-ФЗ).

В соответствии с ч. 3 ст. 75 АПК РФ документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", а также документы, подписанные электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств.

Таким образом, счета, счета-фактуры, акты о выполненных работах, заверенные квалифицированной электронной подписью, в случае возникновения спора, будут являться письменными доказательствами в арбитражном процессе.

АПК РФ не содержит каких-то специальных требований к порядку предъявления электронных документов, заверенных электронной подписью. Таким образом, полагаем, электронный документ может быть представлен на обозрение суду на экране персонального компьютера, на флеш-накопителе, карте, диске и т.п.). Кроме того, подобные документы можно распечатать и представить на бумажном носителе.

Поскольку электронная подпись фактически является компьютерной программой и при распечатке электронного документа не будет отражена на бумажном носителе, полагаем необходимым заверить бумажную копию документа и указать, что оригинал документа был подписан электронной подписью.

Кроме того, суду необходимо представить сертификат проверки электронной подписи на бумажном носителе, выданный удостоверяющим центром (ст. 14 Закона N 63-ФЗ). В этой связи смотрите, например, постановление ФАС Волго-Вятского округа от 11.08.10 по делу N А43-5226/2010).

Однако, если стороны не оспаривают факт получения конкретного документа, то отдельного подтверждения того факта, что этот документ содержал электронную подпись, не требуется (постановление ФАС Северо-Западного округа от 16.11.11 по делу N А56-5789/2011, постановление Шестого арбитражного апелляционного суда от 27.06.12 по делу N А73-1609/2012).

Предполагаю, что ваших контрагентов и ваше руководство больше убедит Арбитражная практика в судебных разбирательствах по применению электронных подписей в документообороте между контрагентами. 

Постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 11 августа 2010 г. по делу N А43-5226/2010

Федеральный арбитражный суд Волго-Вятского округа в составе:

председательствующего Александровой О.В.,

судей Елисеевой Е.В., Каширской Н.А.

без участия представителей сторон

рассмотрел в судебном заседании кассационную жалобу ответчика - общества с ограниченной ответственностью "ТехноНИКОЛЬ" на решение Арбитражного суда Нижегородской области от 21.04.2010, принятое судьей Логиновым К.А., по делу N А43-5226/2010 по иску общества с ограниченной ответственностью "Торговый дом "НКРЗ" к обществу с ограниченной ответственностью "ТехноНИКОЛЬ" о взыскании 30 975 рублей и установил:

общество с ограниченной ответственностью "Торговый дом "НКРЗ" (далее - ООО ТД "НКРЗ") обратилось в Арбитражный суд Нижегородской области с иском к обществу с ограниченной ответственностью "ТехноНИКОЛЬ" (далее - ООО "ТехноНИКОЛЬ") о взыскании 30 975 рублей задолженности по договору поставки от 18.01.2010 N 16-д.

Решением от 21.04.2010 суд удовлетворил заявленные требования. Судебный акт мотивирован тем, что материалами дела доказаны факт поставки товара и его неоплата ответчиком.

В суде апелляционной инстанции дело не рассматривалось.

Не согласившись с состоявшимся решением, ООО "ТехноНИКОЛЬ" обратилось в Федеральный арбитражный суд Волго-Вятского округа с кассационной жалобой, в которой просит его отменить.

Заявитель указывает, что он не получил товар по договору поставки от 18.01.2010 N 16-д. Ответчик считает незаконным использование электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП) на товарной накладной по форме N ТОРГ-12. В материалы дела представлены копии первичных документов, однако в нарушение пункта 6 статьи 71 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации суд принял и оценил эти доказательства, как относимые и допустимые. Ответчик также полагает, что спорная товарная накладная подписана неуполномоченным лицом.

В отзыве на кассационную жалобу ООО ТД "НКРЗ" просит судебный акт оставить без изменения как законный и обоснованный.

Стороны, надлежащим образом извещенные о времени и месте рассмотрения жалобы, в заседание суда кассационной инстанции не явились. Дело рассмотрено без их участия.

Законность решения Арбитражного суда Нижегородской области от 21.04.2010 проверена Федеральным арбитражным судом Волго-Вятского округа в порядке, установленном в статьях 274, 284 и 286 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации.

Как видно из материалов дела, истец (поставщик) и ответчик (покупатель) заключили договор поставки от 18.01.2010 N 16-д, по условиям которого истец обязался поставить, а ответчик - принять и оплатить товар в количестве, ассортименте и по ценам, указанным в спецификации, являющейся неотъемлемой частью договора. Также считаются поставками в рамках настоящего договора все операции, оформленные товарными накладными (по форме N ТОРГ-12), в которых есть ссылка на договор.

В дополнительном соглашении от 22.01.2010 N 5 стороны предусмотрели применение электронного документооборота с использованием ЭЦП при составлении первичной учетной документации: товарной накладной формы N ТОРГ-12, товарно-транспортных накладных, распоряжений на отгрузку и дополнительных соглашений к договору.

Во исполнение договора поставки истец отгрузил товар на основании товарной накладной по форме N ТОРГ-12 от 09.02.2010 N 234 и товарно-транспортной накладной от 09.02.2010 N ТДН000000234.

Ненадлежащее исполнение обязанности по оплате поставленного товара явилось основанием для обращения ООО ТД "НКРЗ" в арбитражный суд с иском.

В соответствии со статьей 506 Гражданского кодекса Российской Федерации по договору поставки поставщик-продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок или сроки производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием.

Товарная и товарно-транспортная накладные составлены и подписаны сторонами с использованием ЭЦП.

Согласно части 2 статьи 160 Гражданского кодекса Российской Федерации использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Суд первой инстанции оценил представленные доказательства в соответствии с требованиями статьи 71 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации и установил, что имеющиеся в деле документы свидетельствуют о выполнении истцом обязанности по поставке товара.

В нарушение статьи 65 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации ответчик не представил доказательств оплаты товара.

Суд округа отклонил довод заявителя о том, что на товарной накладной формы N ТОРГ-12 не могла быть использована ЭЦП, как основанный на неправильном толковании норм действующего законодательства.

В статье 3 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (далее - Закон N 1-ФЗ) установлено, что электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Использование при совершении сделок первичных учетных документов, составленных в электронном виде и заверенных электронной цифровой подписью лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления, допускается при соблюдении условий пункта 1 статьи 4 Закона N 1-ФЗ.

ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

  • сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
  • подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
  • электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

В подтверждение указанных требований истец представил: сертификат Х.509 ключа подписи, относящийся к ЭЦП Кошелевой Ю.А.; файл, содержащий электронный документ товарной накладной по форме N ТОРГ-12 с ЭЦП Кошелевой Ю.А.; приложения N 1/б PWD664 LC17065944 L17B01, N 2/б CD R80M6611 05884 Д/010-002 Э.1 "L3Б30288 220909 1210 80/700" Крипто-Про. Документы выполнены на цифровых и бумажных носителях, содержащие параметры, алгоритмы, значение и атрибуты подписи Кошелевой Ю.А.

Таким образом, суд правомерно пришел к выводу о подписании первичных документов надлежащим лицом ответчика.

Иные доводы жалобы были предметом рассмотрения в суде первой инстанции и отклонены как не основанные на законе и фактических обстоятельствах дела. Переоценка доказательств и установленных судом фактических обстоятельств дела не относится к компетенции суда кассационной инстанции согласно статье 286 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации.

С учетом изложенного основания для отмены обжалуемого судебного акта по доводам, приведенным в кассационной жалобе, отсутствуют.

Нарушений норм процессуального права, являющихся в силу части 4 статьи 288 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации в любом случае основаниями для отмены принятого судебного акта, суд кассационной инстанции не установил.

Руководствуясь статьями 287 (пунктом 1 части 1) и 289 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, Федеральный арбитражный суд Волго-Вятского округа постановил:

решение Арбитражного суда Нижегородской области от 21.04.2010 по делу N А43-5226/2010 оставить без изменения, кассационную жалобу общества с ограниченной ответственностью "ТехноНИКОЛЬ" - без удовлетворения.

Постановление арбитражного суда кассационной инстанции вступает в законную силу со дня его принятия.

 Что делать, если наши контрагенты не доверяют электронными документам? Мы не можем убедить их перейти на ЭДО.

Synerdocs: С этим вопросом нужно срочно идти к вашему оператору - именно он должен иметь отработанную технологию взаимодействия с вашими контрагентами, систему мотивации и так далее.

В практике подключения к сервису Synerdocs мы иногда сталкиваемся с таким вопросом, но всегда уточняем, почему не доверяют электронным документам. Причин может быть несколько - руководство не привыкло, нет доверия к электронной подписи, бояться проблем с контролирующими органами или другими контрагентами, не верят, что такие документы принимают в ФНС или судах и т.п. То есть, грубо говоря, ваш контрагент может просто мало знать про ЭДО, при погружении в тему, изучении практики и законодательства, многие вопросы снимаются сами собой. Бывает и так, что контрагент просто с вами заигрывает и ждет хорошее предложение или низкую цену. 

С привычками дело труднее: их надо ломать, а сделать это можно либо хорошим предложением, либо силой (посмотрите соседнюю ветку с вопросом "могут ли заставить перейти на ЭДО").  

У нас, в Synerdocs, есть опыт разработки различных программ мотивации - от выгодных цен, до дополнительных бонусов от контрагента. Но чаще всего они и не требуются. Особенно если главный контрагент ставит жесткое условие: "с такой-то даты мы обмениваемся ТОЛЬКО электронными документами". Не все компании готовы к такому жесткому решению, но все же иногда это самый эффективный способ поторопить контрагентов.

Как работать с электронными документами? Получили, подписали, а дальше в бухгалтерскую или управленческую программу как их вносить? По информации с "экрана" или печатать док на бумажном носителе? Или есть вариант загрузки данных в программы по учету?

Synerdocs: Отвечать начнем с конца: да, у нас есть возможность загружать и выгружать документы в учетную систему. Например, если вы работаете в системе 1С, то вы можете интегрировать ее с Synerdocs, что даст вам возможность работать в привычной программе, создавать и подписывать там документы, отправлять контрагентам и получать подписанные документы от них, сразу осуществлять все проводки и т.п. При этом интеграция реализована в виде скачиваемой бесплатной обработки - просто регистрируетесь в Synerdocs, скачиваете обработку, подключаете - и можно обмениваться. Есть возможность интеграции не только с 1С, но и с любой другой популярной системой - SAP, Галактика, DIRECTUM и др. 

Интеграцию можно разработать и своими силами. Но при работе с интеграцией следует учесть, что не все системы - бухгалтерские или учетные - умеют работать с форматами документов, утвержденными в ФНС. Поэтому мы разработали технологию, которая позволяет "на лету" схватывать документы их вашей учетной системы и переводить их в нужный формат прежде, чем загружать их в сервис обмена. Например, если вы создали счет-фактуру в своей системе или просто в формате Excel, то мы переводим ее в формат ФНС, соблюдая таким образом все требования законодательства. Разумеется, все это происходит автоматически - пользователь просто работает в своей программе.

То есть, если раньше работали с документами в электронном виде в своей системе, то сможете продолжить работать так, как привыкли. И, разумеется, печатать документы, подписанные квалифицированной электронной подписью и переданные через сервис обмена не надо. Можно хранить в электронном виде так, как вам удобно - в Synerdocs, в своей системе или даже на локальных дисках.

Другой вопрос, что делать, если ваш внутренний документооборот бумажный, а вы перешли на ЭДО, как организовывать внутреннее согласование и визирование документов, как работать с гибридным бумажно-электронным архивом - это все тема вашего вопроса "Как работать с электронными документами". Здесь пригодится наш совместный опыт со специалистами DIRECTUM - разработчиками системы внутреннего документооборота. Но это уже другая тема.

Каким образом организовать хранение электронных документов, чтобы обеспечить безопасность, надежность и удобность пользования?

«Национальный удостоверяющий центр»: Универсального рецепта нет. И законодательно вопрос архивного хранения электронных документов пока никак не регулируется.

Делопроизводители рекомендуют руководствоваться принципом разумной достаточности при организации электронных архивов - в случае судебного разбирательства Вы должны иметь возможность обосновать, что приняли все разумные меры для сохранения аутентичных электронных документов.

Что касается удобства, то здесь все субъективно. Кто-то создает уникальную СЭДО с архивным хранением под себя, кто-то пользуется типовыми сервисами облачной СЭДО.

Synerdocs: Ранее на форуме уже поднимался вопрос хранения, но в отношении старых бумажных документов. Однако выданные рекомендации подходят и в вашем случае. Вы можете выбрать любой наиболее удобный способ хранения электронных документов из имеющихся на сегодняшний день: 1) локальное хранилище; 2) удаленное хранение на съемных носителях информации; 3) корпоративная информационная система; 4) «облачное» хранилище. 

Рекомендуем заглянуть в тему Старые бумажные документы.

«Электронный экспресс»: Мы дополним ответ наших коллег.

Организации обязаны хранить первичную бухгалтерскую документацию в течение минимум 5 лет после окончания отчетного периода. За организацию хранения и сохранность документов отвечают сами организации.

В Информации № ПЗ-13/2015 ведомство сообщает, что первичный учетный документ, регистр бухгалтерского учета составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Хранение документов бухгалтерского учета организуется руководителем экономического субъекта.

В случае, если индивидуальный предприниматель, лицо, занимающееся частной практикой, ведут бухгалтерский учет в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете», они сами организуют хранение документов бухгалтерского учета.

Налогоплательщики обязаны в течение 4-х лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено Налоговым кодексом.

Хранение налоговых деклараций (расчетов), счетов-фактур, регистров налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, организуется руководителем организации - налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента), физическим лицом - налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом).

До утверждения федерального стандарта бухгалтерского учета, устанавливающего требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете, для организации хранения документов бухгалтерского учета, в том числе первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, составленных в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, применяются Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее), и Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Почему ФНС не может принимать у нас электронные документы сама? Им это нужно, ну и оплачивали бы всю эту историю. Зачем нужны посредники, то есть, вы? Это же дополнительные траты для компаний, из которых и так уже вытянули все, что можно. 

«Национальный удостоверяющий центр»: Постараемся ответить на вечные вопросы всех организаций!

Специализированный оператор связи (Оператор ЭДО) - это организация, предоставляющая услуги по обмену открытой и конфиденциальной информацией между налоговыми органами и налогоплательщиками, выступая, по сути, независимым информационным посредником между компаниями и налоговыми органами, выполняя роль "электронного нотариуса".

Функция "нотариуса" у Оператора ЭДО наступает не только при передачи отчетности, но и во время создания СКПЭП для их владельцев, удостоверяя личность получателя на основании предоставленных документов. Такой функционал не могут осуществлять контролирующие органы, в том числе не могут и выдать СКПЭП (нет нормативной базы).

До введения сервиса отчетности с портала www.nalog.ru, функции Оператора заключались в гарантированной доставке "посылки" в контролирующий орган в неизменном виде по шифрованным каналам связи при помощи сертифицированных средств криптографической защиты информации, на закупку которых, в тех объемах которые необходимы, не выделяется достаточно средств из бюджета!

Также для проверки переданных отчетов требуются немалые технические средства и человеческие ресурсы, которых тоже не хватает.

Эту функцию на себя и взяли Операторы.

Также операторы создают условия для удобного использования своих продуктов не только для передачи отчетности с ее квитированием, а в том числе создавая средства для проверки подготовленных отчетов, осуществления форматно-логического контроля отчетов перед отправкой.

До введения, на законодательном уровне, процедуры отправки отчетности по ТКС, функцию оператора осуществляла почта, выдавая квитанцию о приеме документов к отправке. По сути это был тот же функционал (квитанция).

Только в случае с почтой, Вы могли направить стопку газет в конверте, а имея квитанцию о сдаче документов с описанием вложения, гарантировать себе отправку отчетности.

Оператор разработав средства проверки вложений и их структуры, не позволит Вам отправить "лжеотчет", если только "нулевой", но по установленному формату. И в неизменном виде, что в свою очередь может повлечь за собой налоговую проверку, как к недобросовестному налогоплательщику.

Таким образом, налоговая подстраховала себя от "лжеотчетов" и с легкостью определяет недобросовестных налогоплательщиков.

По поводу "Им это нужно...", да действительно, им это нужно, поэтому сервис предоставления отчетности и развивается, достаточно быстро, и, не исключено, что в ближайший год - два, Организации смогут сдавать и отчеты по НДС, делать сверки по счетам-фактурам и многое другое.

Но вопрос выдачи СКПЭП по прежнему остается открытым и неурегулированным (в рамках, должен-ли это делать госорган).

Все написанное, больше применимо к ФНС, но не стоит забывать о ПФР, который пока не проработал даже такой сервис, который сделала ФНС.

Конечно до Чехии нам пока далеко, ведь в этой стране СКПЭП выдается чуть-ли не при рождении и от имени государства.

Но сервисы электронных услуг в России развиваются.

 Есть ли возможность, что электронный документооборот, когда он будет введен повсеместно (мы, кстати, уже подключились), поможет бороться с коррупцией и прочими злоупотреблениями? Все будет электронно и прозрачно. Как вы считаете, как специалисты в вопросах работы ЭДО?

«Национальный удостоверяющий центр»: К сожалению, электронный документооборот в борьбе с коррупцией мало помогает. 

За рецептом против коррупции лучше обратиться в Китай :yes:

Группа компаний «Такснет»: Мы дополним ответ наших коллег.

Несомненно, электронная форма документов предоставляет больше возможностей для автоматизации анализа содержимого документов. Так, изменения в налоговом законодательстве, затронувшие декларацию НДС, уже предполагают взаимную сверку данных на стороне ФНС, предоставленных с каждой из сторон сделки. Но на сегодняшний день доступа в системы ЭДО на просмотр данных для контролирующих гос. органов не предоставляется. 

Еще одним фактором защиты является тот факт, что электронные документы нельзя подделать, использование технологии ЭП исключает это. Подписанный обеими сторонами документ с ЭП будет всегда юридически значимым, ни одна из сторон сделки не сможет внести изменения в уже ранее подписанный документ без нарушения электронной подписи на нем.

Synerdocs: Коллеги уже основательно ответили на него, нам же просто хочется добавить маленькую ремарку. В любых сферах деятельности - государственное управление или бизнес - самым слабым звеном является человек. Поэтому, если мы будем стараться снимать с человека какие-то рутинные функции, минимизировать его участие в процессах и т.п., то мы будем и снижать влияние человеческого фактора. А коррупция - это то еще воплощение человеческого фактора. Подделать документ, ввести не те данные, сделать его задним числом, провести что-то незаметно, без следов - в электронном виде нельзя. Поэтому же мошенники предпочитают наличные расчеты, которые сложно отследить.

В общем, ЭДО, присоединяемся к нашим коллегам, проблемы коррупции сам по себе не решит, но создаст отличные условия для скорейшего избавления от нее!

 Я бухгалтер и совсем не специалист в IT и ЭДО. И возможно мой вопрос покажется вам наивным. Но хотелось бы все же прояснить такой момент. Я правильно понимаю, что переведенные в электронный вид документы хранятся у оператора ЭДО, к которому мы подключимся? И что будет с нашими документами, если у оператора что-то случится? Сломался сервер безвозвратно или пожар, например? Какая ответственность оператора предусмотрена в подобных ситуациях?

Группа компаний «Такснет»: Согласно ст. 29 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» ответственность за хранение и воспроизведении ЭД (бухгалтерских документов) лежит на налогоплательщике (пользователе системы «Транскрипт»). 

Несмотря на это, при использовании web решения «Транскрипт», документы, которые были получены или отправлены через web кабинет Системы, хранятся на нашем защищенном облачном сервере по умолчанию и доступны Вам в любое время. Сроки хранения документов регламентируются бухгалтерским и налоговым законодательством России.

Законодательство о бухгалтерском и налоговом учете, об архивном деле устанавливает различные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности. Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов.

Сроки хранения документов:

  • Бухгалтерские документы (счет-фактура, акты, накладные) – не менее 5 лет, согласно закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». (Бухгалтерские первичные учетные документы следует хранить в течение пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Данные нормативы распространяются одинаково на бумажные и электронные документы.)
  • Договорные документы (договора, доп. Соглашения, приложения, спецификации) – от 5 лет до постоянного хранения (зависит от типа документа и его срока действия);
  • Прочие документы (письма, справки и т.д.) – в среднем 5 лет.

Если же требуется более четко обозначить политику хранения и ключевые гарантии – то с оператором ЭДО необходимо заключить отдельное соглашение, в котором все положения по хранению прописываются отдельно. В этом случае оператор полноценно берет на себя обязанности электронного архива.

Synerdocs: Немного дополним примерами из нормативки по ответственности оператора. 

Согласно разделу VI Приложения N 1 Приказа ФНС РФ от 20.04.2012 N MMB-7-6/253@ ответственность оператора ЭДО перед участниками электронного взаимодействия регулируется нормами законодательства РФ и условиями договоров, заключенных между ними. Организация, невыполняющая функции, определенные разделом V Приложения N 1и требования раздела II Приказа ФНС РФ от 20.04.2012 N MMB-7-6/253@ может быть исключена из Сети доверия ФНС России.

То есть, как и отметили наши коллеги, вам надо на начальном этапе работ с ЭДО определить все нюансы хранения и ответственности с оператором. Но все-таки хочется вас успокоить: любой оператор имеет многоуровневую схему защиты, он резервирует данные, использует надежную технику и технологии защиты данных. То есть, даже если в дата-центре сервиса произойдет что-то ужасное, то всегда будут подключены удаленные резервные мощности, где все документы будут спокойно лежать без каких-то утечек и потерь. 

Спросите своего оператора о том, как он обеспечивает безопасность данных. Например, Synerdocs использует дата-центры уровня TIER-3, которые гарантируют, что данные не потеряются даже во время глобальных катастроф, которых, мы надеемся, все-таки никогда не будет)

Озаботилась внутренним документом, регламентирующим использование ЭЦП в компании и обнаружила понятие "ответственный исполнитель ЭЦП" - лицо, которому поручено исполнение обязанностей по постановке ЭЦП на электронных документах ... Назначается приказом... Насколько законно назначать ответственным исполнителем лицо, не являющееся владельцем ЭЦП?

Группа компаний «Такснет»: Согласно ст.10 Федерального закона № 63-ФЗ от 06.04.2011г. «Об электронной подписи», участники электронного взаимодействия обязаны: 

1) обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей, в частности не допускать использование принадлежащих им ключей электронных подписей без их согласия; 

<…>

3) не использовать ключ электронной подписи при наличии оснований полагать, что конфиденциальность данного ключа нарушена. 

Из п.1) следует, что передача ключа ЭП другому лицу возможна при условии согласия владельца ключа ЭП. Под передачей ключа ЭП следует подразумевать передачу права пользования ключа ЭП. Передача ключа ЭП осуществляется на основании приказа (в случае, если лицо, которое будет использовать ключи ЭП является сотрудником юридического лица) или доверенности (в случае, если лицо, которое будет использовать ключи ЭП является физическим лицом, не сотрудником юридического лица). 

Одновременно, нужно учесть, что сертификат ключа ЭП идентифицирует его владельца. 

Поэтому, передавая личный ключ ЭП другому лицу, Вы вводите в заблуждение получателей электронного документа, подписанного ЭП, так как сертификат ключа ЭП содержит данные о его владельце. 

Также нужно понимать, что ответственность за подписание электронного документа в полной мере возлагается на владельца сертификата ключа ЭП.

Пользователь SvDv: Если владелец ЭЦП (Генеральный директор) издает приказ о назначении такого-то лица "ответственным исполнителем ЭЦП" тем самым он дает согласие на использование подписи...

Теперь о получателях электронного документа. Предположим, речь идет об отчетности контролирующим органам, которая (по требованию контролирующего органа) должна быть подписана ЭЦП единоличного исполнительного органа. Предположим, гендир подписал отчетность на бумажном носителе и поручил "ответственному исполнителю ЭЦП" подписать соответствующий документ в электронном виде. Вроде все гладко? Но может можно обойтись без подписания бумаги? (понятно, что можно, но как сделать это легально?)

Synerdocs: Ситуация требует уточнений.

Вообще подписание "ответственным исполнителем" документа с помощью чужой ЭП (хотя в законе и написано про "согласие", мы все-таки считаем, что в безопасней и правильней, чтобы у каждого была своя ЭП) можно оправдать физическим отсутствием возможности сделать это владельцем ЭП. Ну, например, гендир на больничном - поэтому подписывает документы его зам.

Но тут описывается ситуация, когда директор все-таки может подписать бумажный документ, а потом поручает подписать электронный. А что тогда мешает гендиру самому подписывать электронный документ с помощью ЭП? Просто ему комфортнее так работать? Без подписании бумаги обойтись можно - и не надо искать какие-то дополнительные обоснования легальности.

Оповещаете ли вы своих подписчиков об изменениях в законодательстве, связанные с ЭДО?

«Контур Диадок»: На сайте Диадока есть специально отведенный раздел, в котором мы публикуем изменения в законодательстве. Раздел доступен не только пользователям, но и всем желающим. 

На той же страничке можно подписаться на получение рассылок. Подпишитесь и будьте в курсе всех изменений законодательства!

Группа компаний «Такснет»: Да, мы оповещаем наших клиентов обо всех изменениях, которые касаются ЭДО. На сайте группы компаний "Такснет" есть соответствующий раздел. 

Кроме того, на постоянной основе мы проводим бесплатные обучающие вебинары. Расписание доступно на сайте компании.

Synerdocs: Обязательно.

Некоторые изменения в законодательстве могут серьезно влиять на работу с электронными документами, поэтому мы обязаны оперативно оповещать всех абонентов об этом. Но мы идем и еще дальше: у нас сильный штат аналитиков, который постоянно работает с новостями законодательства и рынка, оперативно реагирует и выпускает статьи и консультации на разные темы. Отдельно мы работаем и над ежемесячными дайджестами Synerbox, в которых собираем все важные публикации про ЭДО и отправляем подписчикам. Аудитория дайджестов давно уже вышла за пределы численности наших абонентов. 

Так что даже если вы не являетесь абонентом Synerdocs - вы с нашей помощью можете следить за всеми важными событиями из мира ЭДО. Заходите к нам на сайт Synerdocs, вы найдете там и аналитические статьи, и ответы на вопросы, и новости законодательства, и даже тексты законов и нашей собственной переписки с ФНС. Ну и подписывайтесь на Synerbox - и вы будете всех интересностей в области обмена документами!)

 Мы интернет-магазин. Можем ли мы использовать ЭДО в расчетах с покупателями - частными лицами?

«Электронный экспресс»: Несомненно, вы имеете возможность организовать электронный документооборот с частными лицами используя собственную электронную подпись для подписания документов и электронную почту физического лица для получения документов. В случае организации одностороннего документооборота вам потребуется сама электронная подпись, средство криптографической защиты информации (СКЗИ) и средство для нанесения подписи на документ, которое можно получить в нашей компании по запросу или на сайте gardoc (точка) ru самостоятельно.

Synerdocs: Да, такая возможность есть. При чем, способов ее реализации в Synerdocs много.

Но с другой стороны, а надо ли вам с частными покупателями обмениваться электронными документами с помощью оператора? ЭДО - это полезная и крутая вещь, но в данном случае он не принесет вам каких-то преимуществ.

Во-первых, у вас большая часть взаимодействия с покупателем уже переведена в электронный вид, и решены самые сложные вопросы - оформление заявки, оплата счета и т.п. Покупатель все это делает лежа на диване со своим ноутбуком, а вы отправляете ему некоторые документы на e-mail или выставляете через личный кабинет вашего сайта. 

Во-вторых, вы и так ему высылаете посылку с покупкой, с которой будет бумажная накладная. Отрывать ее от посылки, чтобы выставить в электронном виде в сервисе - бессмысленно. Зачем покупатель будет заходить, проверять, прислали ли документ, если у него уже в руках долгожданная посылка? Плюс представьте, что вам придется решать вопросы регистрации частного лица в сервисе, использования электронной подписи, ее проверки пользователем и т.п. 

Другой вопрос - обмениваться электронными с корпоративными покупателями и поставщиками. Это интересно и можно реализовать в сервисе ЭДО. Поищите наше описание проекта внедрения Synerdocs в интернет-магазине Wildberries - там как раз эти процессы описаны. Описание можете найти либо у нас на сайте, либо здесь, на Клерке.

Если продавец 01.10.15 электронно отправит покупателю счет-фактуру, датированную августом, то покупатель сможет включить ее в книгу покупок 3 квартала?

Synerdocs: Чтобы ответить на этот вопрос, надо обратиться к Налоговому кодексу:

При получении счета-фактуры покупателем от продавца товаров (работ, услуг), имущественных прав после завершения налогового периода, в котором эти товары (работы, услуги), имущественные права приняты на учет, но до установленного статьей 174 настоящего Кодекса срока представления налоговой декларации за указанный налоговый период покупатель вправе принять к вычету сумму налога в отношении таких товаров (работ, услуг), имущественных прав с того налогового периода, в котором указанные товары (работы, услуги), имущественные права были приняты на учет, с учетом особенностей, предусмотренных настоящей статьей.

(п. 1.1 введен Федеральным законом от 29.11.2014 N 382-ФЗ)

Какая бы дата не была указана в самом счете-фактуре, дата выставления будет 01.10.15 (дата, зафиксированная у оператора ЭДО) - вот от этой даты и следует отталкиваться при работе.

Получится, что продавец начислил НДС в третьем квартале, а покупатель будет заявлять вычет уже в четвертом. ФНС на камеральных проверках будет сопоставлять данные поставщика и покупателя, но обещано, что программа проверки будет учитывать подобные нестыковки.

Вопрос от читателя Afrikan, заданный на сайте: Как электронно подписывать ТОРГ-12, если ЭЦП только у гендиректора или на складе нет интернетов? Мне вот не сильно хочется, чтоб ТОРГ-12 подписывал бухгалтер подписью директора на флешке, а кладовщик бы оставался в стороне от матответственности.

Synerdocs: Сразу же подчеркнем, что у каждого сотрудника компании должна быть своя электронная подпись (ЭП). Если бухгалтер возьмет флэшку с подписью директора и подпишет вместо него документы, а потом что-то неприятное случится, то придется разбираться, легитимное ли было подписание и кто будет за него отвечать. 

А теперь по ситуации с подписью ТОРГ-12. Мы думаем, что у вас есть минимум два рабочих варианта для решения этой проблемы. 

Первый. Вы все-таки приобретаете для кладовщика ЭП, и он сам подписывает документ. Если на складе нет обычного интернета, вы можете использовать беспроводной - простой мобильный модем с сим-картой. Скорости соединения более чем хватит для того, чтобы работать с документами в Synerdocs. Это не так дорого и вполне может стать обычным рабочим инструментом кладовщика. 

Второй. Если приобретать ЭП кладовщику не хочется (например, они часто у вас меняются), то можно использовать вариант с согласованием электронных документов в сервисе. Выглядит это так: кладовщик работает в Synerdocs без ЭП, он отправляет документ директору или бухгалтеру со своей пометкой "Проверено", а подписывает уже ответственный сотрудник с ЭП. Это сохранит всю юридическую значимость процесса и не приведет к дополнительным расходам (покупке сертификатов ЭП).

 "Представление по требованию налогового органа документов в электронной форме допускается только в том случае, если они составлены по форматам, установленным ФНС России". Есть альтернативное мнение? Неужели отсканированные документы не будут приняты налоговой инспекцией?

Статья 6. Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью

1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Есть такой закон?

Synerdocs: Сначала процитируем Письмо Минфина № 03-02-07/1-1 от 11.01.2012:

"Порядок направления требования о представлении документов и порядок представления документов по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи установлен приказом ФНС России от 17 февраля 2011 г. N ММВ-7-2/168@ "Об утверждении Порядка направления требования о представлении документов (информации) и порядка представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи" (зарегистрирован в Минюсте России 28 марта 2011 г. N 20303).

Если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью)."

И Письмо Минфина от 11 января 2012 года № 03-02-07/1-2:

"Если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью)."

А теперь своими словами. Нюанс в том, что ФНС в электронном виде принимает ТОЛЬКО формализованные документы, то есть, электронные счета-фактуры и акты, строго соответствующие утвержденным форматам. Все неформализованные документы, например, договоры - приходится печатать. Скажем, сервис Synerdocs позволяет очень быстро это сделать и ставит нужные штампы при печати.

Но у вас может сложиться такая ситуация: к вам приходит электронное истребование от ФНС по счетам-фактурам и актам, а у вас уже смешанный архив - есть и бумажные и электронные документы. В этом случае, ФНС может принять сканы документов, также подписанные электронной подписью при отправке. В таких ситуациях, конечно, лучше сразу советоваться с представителями ФНС.

Незарегистрированный пользовательЕсли контрагент присылает акт сверки – мы не согласны с сальдо контрагента (например, с/ф. которую выставил контрагент 30.06.2015, мы отразили у себя в учете 01.07.2015). Как подписывается акт сверки с разногласиями? Создается новая карточка для протокола разногласий или существует возможность формирования протокола разногласий в существующей карточки ЭДО?

TerraLink xDE: Вы упоминаете некоторую карточку ЭДО. Это означает, что Вы имеете в виду некоторую уже разработанную или разрабатываемую для Вас систему. Я не могу знать решения, заложенные в Вашей системе. Однако, что касается нашего продукта TerraLink xDE, подобных ограничений в нем нет. С помощью нашего продукта мы можем реализовать именно такую регистрацию протокола разногласий, которая Вам наиболее предпочтительна – в той же карточке, или в отдельной карточке логически связанной с первой, и/или опционально. Возможности нашего продукта TerraLink xDE полностью обеспечивают подобную гибкость.

Synerdocs: Расскажем, как это сделано у нас в сервисе Synerdocs. Есть два варианта. 

Первый вариант: вам нужно отказать в подписании акта сверки и в комментарии при отказе указать, что конкретно нужно исправить. Контрагент тогда должен будет выставить новый акт сверки и отправить вам. Эта отправка будет происходить в рамках текущего процесса обмена, поэтому она пройдет бесплатно.

Второй вариант: оставить пока акт не подписанным и просто создать новый документ - протокол о разногласиях, загрузить его, при отправке связать с актом сверки и отправить контрагенту. Когда контрагент подпишет протокол разногласий (если его подпись требуется), подписать акт сверки.

Все довольно просто, правда?

«Электронный экспресс»: Мы дополним ответ наших коллег.

Акт сверки взаиморасчетов подписывает руководитель либо представитель, действующий на основании выданной доверенности, в которой конкретно закреплены полномочия на то или иное действие. 

Если в акте сверки взаиморасчетов стоит только подпись главного бухгалтера, то такой документ может быть признан недействительным, если это лицо не уполномочено руководителем на такие действия. В этом случае акт сверки рассматривается как технический документ бухгалтерского характера, он не является правоустанавливающим документом, порождающим права и обязанности сторон, а лишь подтверждает размер долга на определенную дату и не свидетельствует о признании ответчиком долга, следовательно, не прерывает течение срока исковой давности (смотрите, например, постановление ФАС Дальневосточного округа от 16.02.2009 N Ф03-250/2009). 

Сверка расчетов между контрагентами не является сделкой*(1). В письме ФНС РФ от 06.12.2010 N ШС-37-3/16955 сказано, что акт сверки не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции, поскольку финансовое состояние сторон при этом не изменяется. 

Таким образом, акт сверки не является первичным документом. Его составление носит не обязательный, а скорее, вспомогательный характер в расчетах между контрагентами по договорам (смотрите также постановление ФАС Уральского округа от 10.11.2009 N Ф09-8688/09-С3). 

В случае разногласий сторон, акт не может служить подтверждением наличия задолженности и, следовательно, подписание такого акта не имеет последствий в случае судебного разбирательства, переуступке права требования, при налоговой проверке. 

Разногласия следует отразить в правой части акта, а также дать развернутое пояснение разногласий либо в самом акте, либо в прилагаемом к нему письме. 

Чтобы исключить возможность разночтения акта с разногласиями, Вы имеете право его не подписывать, а составить свой и отправить контрагенту 2 экз. с приложением письма с разногласиями по его акту сверки. 

Подписание акта сверки свидетельствует о признании задолженности! 

При получении электронного акта сверки вы имеете возможность предварительного просмотра данного документа, а в случае наличия расхождений можете «отказать» в его подписании. 

Система электронного документооборота «Экспресс Документ» позволяет в ответном письме указать на причины вашего отказа и вложить свой вариант акта сверки, в случае если ваш контрагент не возражает.

Пользователь Анжелика НикДля обмена электронными документами с контрагентами достаточно ли внести пункт об этом в обычный договор поставки товаров или надо заключать отдельный договор (соглашение) об обмене? Какие положения там должны быть отражены?

«Контур Диадок»: ГК РФ (ст. 160) позволяет использовать электронную подпись при совершении сделок в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. На данный момент действует Федеральный закон РФ от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи», регламентирующий порядок использования электронной подписи. В соответствии с п.1 ст. 6 данного закона «Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП), признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью». 

Таким образом, при подписании КЭП электронный документ признается юридически значимым на уровне федерального закона без выполнения каких-либо дополнительных условий.

Все передаваемые через Диадок документы подписываются исключительно КЭП. Поэтому для признания электронных документов, переданных через Диадок, юридически значимыми, с контрагентом не нужно заключать никаких дополнительных соглашений — достаточно просто подключиться к Диадоку и подписать лицензионный договор с компанией СКБ Контур.

Согласие на переход с бумажного документооборота на электронный может быть осуществлено в устной или письменной форме, а также путем совершения конклюдентных действий, т.е. действиями, выражающими волю какого-то лица установить правоотношение (например, принять приглашение о добавлении в контрагенты по ЭДО в Диадоке).

Если у компаний есть потребность детально прописать особенности взаимодействия с контрагентом, (например, каковы будут обязательства и ответственность сторон, в каких форматах будут передаваться документы, каким образом будет происходить исправление документов и т д.) — то лучше составить соглашение о порядке работы с электронными документами. Форма соглашения может быть любая.

 Не сможет ли налоговая придумать, что расходы не являются документально подтвержденными , если сами расходы относятся например к 4 кварталу, а получены чуть позже в январе месяце?

«Контур Диадок»: Расходы оформляются соответствующим первичным документом. Согласно ст. 9 ФЗ-402 от 06.12.2011 среди обязательных реквизитов первичного документа присутствует реквизит «содержание факта хозяйственной жизни», он отражает в том числе и дату свершения хозяйственной операции. Если дата составления документа и дата самого факта хозяйственной жизни не совпадают, то в части документа, описывающей факт хозяйственной жизни, совершенно четко должна быть прописана дата свершения хозяйственной операции. Подпись — еще один обязательный реквизит, который помогает идентифицировать ответственное лицо. И если подпись в электронном документе появляется позднее, чем был свершен факт хозяйственной жизни, расходы будут приняты по дате, отраженной в документе, а не по дате формирования подписи.