СЭД окупается за год

По мнению специалистов финансовой отрасли, электронный документооборот поможет навести порядок в активах банков, оптимизировать временные затраты сотрудников, снизить риски потери данных, а руководители кредитных организаций получат возможность контролировать ход выполнения принятых управленческих решений и оценивать достигнутые результаты.

Эффективность сложно переоценить

В ходе исследования, проведенного Национальной ассоциацией инноваций и развития информационных технологий, было выявлено, что в зависимости от оборота компании общие потери от применения бумажного документооборота составляют от 4,5 до 14 млн рублей в год. В целом потери российской экономики, связанные с отказом коммерческих организаций от внедрения электронного документооборота, были оценены в 900 млрд рублей ежегодно.

О необходимости СЭД в работе кредитных организаций и удобстве кейсового подхода все чаще говорят специалисты отрасли.

«Системы межкорпоративного документооборота активно развиваются, поскольку количество документов, которыми приходится обмениваться банкам, растет в геометрической прогрессии. К примеру, банки, подключенные к системе электронного документооборота ФСПП, обмениваются с судебными приставами информацией о счетах и остатках на них, это позволяет кредитным организациям снизить риски невозврата ссуд и ускорить процесс принятия решения о выдаче. В настоящее время только к данной системе подключены 27 крупных и средних российских финансовых институтов, включая банки Финансовой группы «Лайф», – комментирует заместитель начальника управления сопровождения корпоративных информационных систем Пробизнесбанка Георгий Долгих.

По мнению специалиста, основные преимущества внедрения систем межкорпоративного документооборота – значительное сокращение сроков обработки документов и связанное с этим снижение неоперационных затрат. Кроме того, заметно уменьшается количество ошибок, совершаемых из-за человеческого фактора, то есть документы застрахованы от потери, соответственно, производительность сотрудников повышается.

«Говоря об автоматизации межбанковского документооборота, обмена документами с другими организациями, стоит упомянуть ряд таких законодательных актов, как Федеральный закон от 27.06.2011 № 162-ФЗ, который предписывал внести изменения в закон № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», в Постановление Правительства РФ от 08.09.2010 № 697 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия» (вместе с Положением «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия»). Есть и другие акты, которые подталкивают банковский сектор к более широкому применению информационных технологий, к переходу на безбумажный документооборот. Можно говорить, что банки постепенно будут переходить на новые методы и технологии работы с документами и информацией. Однако будет правильно, если в реализации таких сложных проектов будут задействованы компании, являющиеся флагманами в области разработки СЭД», – убеждена вице-президент Ринвестбанка Елена Романченко.

СЭД обеспечивает высокую эффективность при работе с документами, считает заместитель начальника управления документационного обеспечения РосЕвроБанка Анастасия Черкесова. «Система гарантирует сохранность и доступность документов с одновременным оперативным выполнением всех действий по их обработке и распространению. СЭД позволяет ускорить поиск необходимой информации и обеспечить возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов. Таким образом, система делает документоориентированные процессы в кредитной организации абсолютно прозрачными и контролируемыми для руководства. Вместе с тем СЭД позволяет специалистам банка, включая сотрудников филиальной и региональной сети, в любой момент времени без больших трудозатрат оперативно получить необходимые документы и нужную информацию», – говорит эксперт.

Семь раз отмерь, один раз отрежь!

Система автоматизации документооборота – достаточно сложный механизм, и его применение сопряжено с рядом трудностей организационного, экономического и технического характера. Первые связаны с человеческим фактором – недостаточной мотивацией сотрудников к работе в новой системе, низким уровнем технических знаний, а нередко с ошибочным определением задач при внедрении решения. С какими наиболее значимыми проблемами, связанными с реализацией системы ЭДО в корпоративной информационной среде, столкнулись специалисты российских финансовых институтов?

«Практика показывает, что даже в крупных банках для автоматизации схожих процессов часто применяются информационные системы разного класса, разработанные на разных программных платформах, которые не только сложно поддерживать, но иногда невозможно интегрировать, что отчасти может объяснять обособленное их использование. Также стоит отметить, далеко не во всех кредитных организациях уделяется должное внимание перспективам применения средств автоматизации в области работы с документами», – говорит Елена Романченко (Ринвестбанк).

Однако такое положение дел, по мнению эксперта, может быть связано не столько с непониманием руководства банков выгоды от применения информационных систем в работе, сколько с довольно высокой стоимостью владения системами, отсутствием внятной стратегии в области информационных технологий, политики по делопроизводству, а также с нехваткой или недостаточной подготовкой персонала, в компетенции которого входят вопросы выбора, внедрения и поддержки программных комплексов.

«При внедрении системы ЭДО, мы, конечно, сталкивались с проблемами. Одна из основных сложностей связана с персоналом: при реализации чего-то нового люди, привыкшие все делать на бумаге, зачастую отторгают изменения, особенно ярко это проявляется при интеграции новых банков группы. Со временем отрицание проходит, и те, кто был против, просят автоматизировать другие процессы. Еще одна сложность – большое количество источников интеграции. Каждая сторонняя система интегрировалась в СЭД так, как ей было удобно. В результате интеграционных взаимодействий стало настолько много, что ими практически невозможно было управлять. На помощь пришли два проекта, реализуемых в ФГ «Лайф» и направленных на упорядочивание этих процессов: MDM (система управления справочниками) и Enterprise Service Bus», – делится опытом Георгий Долгих (Пробизнесбанк).

Выгода очевидна

СЭД окупается за год работы в компании. К такому выводу пришли эксперты «КОРУС Консалтинг», проанализировав 15 крупных российских проектов по внедрению СЭД. Опрошенные специалисты банковской отрасли соглашаются с этими данными.

«Мы проводили оценку финансовой составляющей при расширении функциональности, используемой СЭД, а именно после запуска проекта по внедрению электронной подписи (ЭП) в СЭД. В результате реализации проекта общая экономия составила порядка шести миллионов рублей. В расчет принимались затраты на бумагу и расходные материалы для печатающих устройств, а также стоимость рабочего времени, которое затрачивалось на сбор «живых» подписей сотрудников на документах. Однако снижение финансовых затрат – не главная выгода от внедрения СЭД. Основное внимание стоит обратить на улучшение контроля за бизнес-процессами», – констатирует заместитель директора департамента информационных технологий Связь-Банка Сергей Поляков.

Так что же представляет собой система межкорпоративного финансового учетного документооборота в российских банках?

«Переход с бумажного документооборота на электронный – это естественный процесс, который продиктован требованием времени, современным развитием бизнеса. Наш банк еще в 2002 году начал активный поиск программы, позволяющей решать задачи общего документооборота. Наши специалисты внимательно изучили все предложения. В результате остановились на автоматизированной системе электронного документооборота и делопроизводства, которая выгодно отличалась на фоне представленных на рынке услуг», – рассказывает начальник отдела документационного обеспечения Татфондбанка Ирина Гусева.

Программа, представленная для делопроизводства, позволила финансово-кредитной организации обеспечить автоматизацию следующих видов деятельности во всех структурных подразделениях (независимо от территориальной удаленности):

• регистрацию входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов;
• работу с архивом документов;
• контроль исполнительской дисциплины, подготовку справок и отчетов;
• подготовку, согласование и визирование проектов документов, поиск однотипных документов;
• ведение базы официальных документов организации;
• формирование документов в дела;
• управление доступом (возможность разграничения доступа к информации).

Вместе с тем введение системы позволяет своевременно обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию, организовывать базу локальных нормативных документов с разграничением доступа, эффективно распределять документопотоки, проводить своевременный контроль исполнения поручений, повышать исполнительскую дисциплину.

Специалисты отмечают, что правильно выстроенная СЭД ускоряет принятие, доставку управленческих решений, делает процессы прозрачными и более контролируемыми, усиливая тем самым конкурентоспособность банка.

«Благодаря внедрению СЭД Финансовой группе «Лайф» удалось реализовать порядка тысячи внутрикорпоративных и межкорпоративных процессов электронного документооборота. Сегодня в разных банках ФГ «Лайф» эти процессы идентичны, что дает возможность с минимальными затратами вносить в них изменения. Единообразие процессов позволяет легко интегрировать новых участников в группу: процесс интеграции занимает всего месяц», – делится опытом Георгий Долгих (Пробизнесбанк).

Сегодня рынок банковских услуг активно развивается, а деятельность финансово-кредитных организаций становится сложной и диверсифицированной. Наблюдатели подчеркивают, внедрение СЭД повысит оперативность, качество принятия управленческих решений за счет более адекватного отражения реальной ситуации в управленческой модели.