5 признаков умной автоматизации бухучета

5 признаков умной автоматизации бухучета

Существует два самых распространенных подхода к автоматизации бухгалтерского учета. Первый восторг и желание автоматизировать все, что плохо лежит. Второй тотальное неприятие и даже праведный ужас. Некоторые боятся конкуренции со стороны роботов, другие уверены, что автоматизация это что-то дорогое, долгое и слишком сложное.

И только небольшой процент специалистов умеет подходить к снаряду с нужной стороны и использовать все преимущества автоматизации, избегая при этом недостатков. Есть пять признаков здорового отношения к применению новых технологий. Готовы проверить себя?

Признак 1. Вы рассчитали окупаемость решения. И оно в вашу пользу

Самый частый кейс людей, которые остались недовольны автоматизацией, это так называемая “автоматизация ради автоматизации”. К примеру, человек покупает сервис 1С:Контрагент, который обходится недешево, но при этом у него от силы десяток новых контрагентов за год, а то и вовсе 1-2. И в итоге получается, что на автоматическую проверку одного контрагента он тратит баснословную сумму. При этом другая компания, которая заключает по 10-20 новых сделок в месяц, на 1С:Контрагент готова молиться, потому что сервис приносит ощутимую экономию времени и денег.

Перед тем, как бросаться что-то автоматизировать, убедитесь, что это решение принесет вам выгоду. Проще всего посчитать окупаемость так: рассчитать стоимость часа работы сотрудника, который выполняет это действие, и размер экономии времени.

Пример из практики:

Зарплата бухгалтера, который вводит первичную документацию, составляет 40 000 руб. в месяц. Возьмем среднее значение - 160 рабочих часов в месяц. Тогда стоимость часа составит 250 руб. в час.

Для наглядности возьмем 1000 страниц первички.

Сотрудник в среднем тратит 7 минут на ручной ввод 1 страницы. На 1000 страниц у него уйдет примерно 116,6 часов. При стоимости 250 руб. в час на 1000 страниц вы потратите 29 166 рублей.

Fasta вводит страницу за 30 секунд. И стоит это 6 рублей. Итого на 1000 страниц уйдет 6 000 рублей максимум (если брать пакетами, то получится еще дешевле, но мы не будем углубляться в дебри таких расчетов). При помощи Fasta сотрудник управится с вводом 1000 страниц за 8,3 часа. Обойдется это в 2 083 руб.

Итого затрат: 8 083 руб.

Сэкономлено: 21 083 рублей. Это чистая выгода от автоматизации.

Признак 2. Вы сначала ищете среди готовых решений, а потом уже бежите к разработчику

Когда у нас возникают затруднения в работе или сложности с выстраиванием процессов, мы почему-то склонны верить в свою исключительность (“каждая несчастливая семья несчастлива по-своему”). Но на самом деле огромное количество людей сталкивается с такими же проблемами. А разработчики как раз живут тем, что находят такие проблемы и создают их решения.

Как показывает практика, индивидуальная разработка решения автоматизации нужна в очень редких случаях, и чаще всего в больших компаниях или группах компаний со сложной внутренней системой.

Для всех остальных случаев уже есть готовые решения. Это могут быть либо официальные сервисы 1С, либо разработки программистов или небольших компаний автоматизации. Что именно выбрать? Мы советуем смотреть и туда, и туда. 1С обычно делает более комплексные и функциональные решения, а программисты точечные, но тем и полезные небольшие сервисы.

Мы в Маркет42 стараемся собирать и то, и другое. И видим, что среди наших клиентов эти категории пользуются одинаковым спросом: маленькие отчетные формы скачивают так же часто, как официальные сервисы.

Совет из практики:

Начинать всегда лучше с малышей. Тестировать, смотреть и выяснять, как именно автоматизация показывает себя в бою. На берегу очень сложно понять, как поведет себя тот или иной сервис, закроет ли он ваши нужды, будет ли удобен в использовании. Поэтому стоит отдавать предпочтение решениям с бесплатным тестовым периодом.

Признак 3. Вы умеете в гибкую автоматизацию

Ни один бизнес не стоит на месте, учет меняется, меняются требования и задачи. Любые решения автоматизации, которые вы применили, тоже не должны стоять на месте. В одних может пропасть потребность, другие нужны временно, третьи раньше были не нужны, а теперь могут закрыть огромную бездну времени.

Мы верим в принцип гибкости, и именно поэтому сделали Маркет42 не магазином сервисов, а маркетплейсом по подписке. Да, как продавцы мы были бы в восторге, если бы наши клиенты подключали десятки сервисов и пользовались ими на постоянке, но мы никогда не поставим такую задачу перед отделом маркетинга, потому что стратегия нашего бизнеса расти вместе с клиентами. А это значит, что наша первоочередная задача помогать бизнесу, а не навешивать на него ненужные расходы.

Поэтому мы всегда тщательно консультируем клиентов по выбору сервисов, подсказываем, какие сервисы в какой период принесут больше пользы и активно продвигаем идею гибкой автоматизации.

Лавировать между сервисами, отказываться от одних и подключать другие это отличная стратегия, а не “непостоянство”. В автоматизации нет никакого постоянства, это очень динамичная область. Об этом мы еще поговорим в пятом признаке, а пока что напомним о другом.

Признак 4. Вы не перекладываете всю ответственность на роботов

Любой сервис 1С это инструмент, а не самостоятельный работник. Почему-то многие бухгалтеры уверены, что стоит им подключить несколько сервисов, как можно будет расслабиться и потягивать кофеек, одним глазом наблюдая, как сервис разгребает авгиевы конюшни учета.

Или еще один провал в работе с автоматизацией не проверять за программой. А потом еще с праведным гневом утверждать, что это сервис налажал.

Если вы надеетесь, что робот сделает всю работу за вас, то не стоит связываться с автоматизацией. Она создана для того, чтобы облегчить труд бухгалтера, а не избавить от него. 

Признак 5. Вы следите за актуальной повесткой обновлений и новинок

Рынок решений автоматизации динамичная область, на фронте которой ежедневно бьются сотни разработчиков. Новые решения появляются очень быстро, как и новые внутренние функции бухгалтерских программ. Например, то, что надо было автоматизировать сторонними сервисами еще год назад, уже сегодня может быть доступно в базовом функционале 1С.

Или другой пример: вы платите за несколько разных сервисов 1С, а потом появляется комплексный пакет, который объединит их функции, и при этом обойдется вам в несколько раз дешевле. К такому повороту тоже надо быть готовым.

Если вы постоянно (хотя бы раз в месяц) следите за обновлениями, то вам не придется переплачивать за устаревшие решения. А еще вы сможете пользоваться новинками и обходить конкурентов по этому параметру.

Если вы нашли у себя все пять признаков - поздравляем, вы на верном пути и умеете автоматизировать процесс с максимальной выгодой для себя. Продолжайте в том же духе - и всегда будете на голову выше конкурентов.

 

 

Платный контент, доступный в «Премиум». Что такое «Премиум»?
УСН