Что не так с бухгалтерским аутсорсингом

Бухгалтерский аутсорсинг — оптимальное решение для небольших компаний. Казалось бы, бери и пользуйся. Но есть категория руководителей, которые боятся передать ведение бухгалтерии сторонней организации или отдельному человеку. Примерно 15% ИП и компаний пользуются услугами бухгалтерского аутсорсинга. Это в разы меньше, чем на Западе! Почему так? Чего боятся предприниматели?

Мы провели свое исследование, опросив владельцев бизнеса. Целью анализа было понять, какие страхи мешают доверить финансовые вопросы специалисту на аутсорсинг. Некоторые ответы были предсказуемы, а некоторые немного удивили.

В статье мы рассказываем про основные фобии, проработав которые, бухгалтер-аутсорсер и бизнес смогут продуктивно и комфортно сотрудничать.

Итак, самый распространенный страх руководителей — это нарушение конфиденциальности. Да, вполне резонно, что есть опасения за свои данные. Но есть и естественное решение проблемы.

Во-первых, это предоставление только необходимой информации для работы бухгалтера. Лишь то, что нужно для его работы. Не обязательно приглашать бухгалтера на внутреннюю кухню, он и сам не захочет.

Во-вторых, самое надежное — детально прописать все нюансы сотрудничества в договоре. В том числе пункт о неразглашении данных.

Аналогичным методом можно определиться с тем, кто несёт ответственность в случае ошибки.

Пример из практики. Предприниматель получил штраф за отчётность, так как бухгалтер с опозданием передал документы в налоговую службу. Таких казусов можно избежать, если заранее определить сроки предоставления нужных данных от обеих сторон, чтобы не было задержек. А в случае, когда 1С бухгалтера расположена в облаке, это обеспечивает дополнительную прозрачность его работы.

Следующий пункт, который встаёт между бухгалтером и владельцем бизнеса, это контроль. Как контролировать аутсорсера? Ведь он сидит не в соседнем кабинете, чтобы можно было зайти на пару слов и оценить рабочую атмосферу.

Ответ простой. Нужно уже на берегу договориться о форме отчётности, в которой, если это необходимо, бухгалтер будет указывать итоги недели, месяца или другого отчетного периода.

Четвёртая причина недоверия удаленному бухгалтеру — это боязнь того, что он может что-то напутать, так как специалист не перманентно включён в бизнес-процессы организации и, скорее всего, у него есть ещё клиенты. С одной стороны, да, человеческий фактор есть почти в любом деле. С другой стороны, и бухгалтер в штате не застрахован от ошибок.

Поэтому решение абсолютно логичное — максимально автоматизировать работу, чтобы исключить «ручные ошибки».

Совет из практики. Мы советуем вести отдельные базы для каждого клиента. А сервис "Инструменты бухгалтера«упростит отчёты для ведения учета. Автоматизация должна быть осмысленной, поэтому надо проанализировать, на что уходит время, а что просто неудобно делать вручную.

Маркетплейс Маркет42 даёт возможность бесплатно протестировать сервисы 1С по подписке: и от 1С, и от сторонних разработчиков. Сервисы можно подключать и отключать по мере необходимости.

Оптимальное решение, чтобы не «наавтоматизировать» лишнее. Только то, что нужно конкретному бизнесу.

Что же ещё «напрягает» руководителей фирм в бухгалтерии на аутсорсинге? Неожиданно, но это вопросы коммуникации: как быстро бухгалтер будет отвечать на запросы и, вообще, что представляет собой человек, который займётся их финансовыми вопросами.

Неизвестный бухгалтер для них — полная абстракция. Но объективно говоря, это вовсе не проблема в мире, где Илон Маск почти каждую неделю запускает ракету в космос за завтраком. Поэтому от бухгалтера требуется просто человеческая вовлеченность в процесс работы: личная встреча для знакомства, если позволяет локация компании, либо видеочат. Отсюда вывод: несмотря на строгие алгоритмы работы, от бухгалтера требуется развитие его soft skills.

Рекомендация. Для того чтобы прокачать свои soft skill, то есть навыки, связанные с личной эффективностью и взаимодействием с другими, почитайте любую из этих книг:

1. «Чув­ство шти­ля», Лора Ван­дер­как. Книга поможет успевать большее за 24 часа. Чувство усталости — это результат ошибок в планировании. Автор раскрывает ме­тод управ­ле­ния вре­ме­нем по прин­ци­пу off the clock. «Вне времени», если по-русски. Хотите быть продуктивным, успевать общаться с друзьями, читать книги и в соц сети заглядывать? Тогда читайте эту книгу.
2. «Не ори­те на меня! 8 спо­со­бов ухо­да от пси­хо­ло­ги­че­ской агрес­сии», Игорь Ро­ма­нов. В работе с людьми не получится обойтись без общения и споров. А последние порой приводят к конфликтам. В книге показаны техники, которые помогут быстро нивелировать агрессию или вообще уйти от неё, да так, чтобы ощущать себя победителем.
3. «Ана­то­мия за­блуж­де­ний. Боль­шая кни­га по кри­ти­че­ско­му мыш­ле­нию», Ни­ки­та Непря­хин. Волосы и ногти растут некоторое время после смерти. Молния не может ударить дважды в одно место. Что это? Это две лжи по цене одной! Мы это слышали и читали, а кто-то даже поверил. Автор книги рассказывает, как действуют механизмы заблуждения. Читайте, чтобы развить критическое мышление.

Подведем итоги. Бухгалтер и руководитель — это не названия должностей. Это люди, которые могут что-то не понимать и чего-то бояться. Но предупрежден, значит, вооружен. Теперь вы знаете, где можно упасть, поэтому готовьте соломку!