Но, наличие корпоративной карты не означает отсутствие учета по ней. Это инструмент, который облегчает взаимодействие с банком, но требует пристального внимания и контроля со стороны организации учета по ней.
Авторский телеграмм-канал эксперта практика Оксаны Баркаловой
На канале говорим про налоги, обсуждаем законы, разбираем судебную практику!
Документальное оформление
Бесконтрольное использование корпоративных карт — это риски по НДФЛ, страховым взносам и налогу на прибыль. Это мина замедленного действия. Если взорвется, налоговая служба заинтересуется расходами по карте, получите массу неприятных вопросов.
Необходимо использование корпоративной карты документально правильно оформить.
Во-первых, должен быть приказ о том, кому она выдана на руки, с перечнем фамилий работников.
Во-вторых, необходимо издать приказ или разработать и утвердить ЛНА, в котором будет прописано, какие цели и какие расходы можно ею оплачивать. ЛНА – это инструкция, согласно которой каждый работник, получивший корпоративную карту, понимает как можно ее использовать и какая ответственность предусмотрена.
В-третьих, на все потраченные деньги с корпоративной карты должны представляться отчеты с подтверждающими документами. Периодичность представления отчетов определяется в приказе или ЛНА.
Корпоративная карта — это подотчетные деньги!
Выдача карты сотруднику не означает, что он получил деньги под отчет.
Деньги считаются выданными, когда сотрудник снял с карты денежные средства или оплатил картой товары, работы или услуги. О том, какая сумма подотчетных денег числится за работником, бухгалтерия узнает из банковской выписки.
Обращаю ваше внимание! По выписке снятие наличных и оплата картой могут отражаться на несколько дней позже. При оплате корпоративной картой ограничения по расчетам наличными в 100 тыс. руб. нет. Банк-эмитент обязан установить максимальную сумму наличных, которую можно снимать с корпоративной карты в течение дня. Центробанк рекомендует лимит в 100 тыс. руб. в день. Основание — п. 2.5 Положения ЦБ № 266-П от 24 декабря 2004 года.
Оформляем авансовый отчет
Не надо сдавать авансовые отчеты на каждую покупку по корпоративной карте.
Закон не запрещает выдавать подотчетные деньги работнику, который еще не отчитался по предыдущим суммам. Периодичность и порядок сдачи авансового отчета работодатель устанавливает сам. В начале календарного года создайте приказ, в котором закрепите данное условие или пропишите данное условие в ЛНА.
Авансовый отчет по расходам с корпоративной карты составляется по стандартной форме № АО-1. Компания может самостоятельно разработать и утвердить удобную форму, если не хочет использовать форму № АО-1.
К данному документу работник прикладывает документы, подтверждающие покупку и оплаты.
Если сотрудник снимает наличные с корпоративной карты, чек из банкомата он сдает в бухгалтерию. Реквизиты чека и его сумму не указывает в авансовом отчете в качестве расхода. Подтверждающие документы по оплате — чеки ККТ, бланк строгой отчетности.
Если работник платил картой через банкомат, подтверждающими документам будут квитанции электронных терминалов — слипы.
Если оплатили покупку на сайте, кассового чека может не быть, так как покупатель и продавец — юрлицо или ИП, а оплата происходит с использованием корпоративной платежной карты без предъявления. Продавец может не применять ККТ. Тогда подтверждением оплаты и самих расходов служит товарный чек или другой платежный документ со всеми реквизитами.
Если подотчетный работник только оформил на сайте заказ, а при получении расплатился корпоративной картой через терминал, у продавца возникает обязанность пробить чек — письмо Минфина России № 30-01-15/64228 от 10 июля 2023 года.
Когда сотрудник оплатил покупки в магазине на кассе через POS-терминал, подтверждающие документы — слипы и чеки электронных терминалов.
Чтобы подтвердить покупку товаров, работ, услуг, к авансовому отчету прикладывают товарные чеки, расходные накладные, акты выполненных работ, акты об оказании услуг.
Если подотчетный сотрудник предъявил продавцу доверенность от имени работодателя, покупка оформляется на организацию или ИП. Тогда к авансовому отчету прикладывают товарную накладную и счет-фактуру или УПД.
Учимся на чужих ошибках
Налоговая в ходе ВНП обнаружила, что за 3 года директор потратил с корпоративной банковской карты почти 5 млн рублей. Покупал товары и услуги, которые вообще никак с хозяйственной деятельностью компании не связаны.
Проанализировав список магазинов, в которых была потрачена основная часть денег, а директор, надо добавить, оказался настоящим сибаритом, любителем рыбалки и женщин.
Список трат, согласно списку, включал в себя:
магазины «Рыболовный рай», «Женское белье», КрасноеБелое.
рестораны и кафе, включая «Вкусно и точка».
Как итог, на все эти траты были начислены НДФЛ и страховые взносы, которые оспорить не получилось (постановление АС ЗСО от 22.07.22 № Ф04-2815/2022 по делу № А81-2764/2021).
Восполните пробелы в знаниях по бухгалтерскому и налоговому учету — пройдите курс «Главный бухгалтер коммерческого предприятия».
Курс точно подойдет тем, кто:
Претендует на позицию главного бухгалтера, но не уверен в своих силах.
Уже работает главным бухгалтером компании, но хочет упорядочить и систематизировать свои знания и получить новые.
Хочет сменить отрасль или перейти в другую функцию.
Не чувствует свою ценность как специалиста и сомневается, что достоин большего.
Курс «Главный бухгалтер коммерческого предприятия» — это 560 академических часов обучения, в которые включены живые встречи с преподавателем, видеоуроки, методические материалы, практические занятия.
Ознакомьтесь с программой курса и оставьте заявку на обучение.
Главный бухгалтер коммерческого предприятия
Для людей работающих и знакомых с бухгалтерским и налоговым учетом, но имеющие пробелы в знаниях, не видящих полную картинку
Реклама: ООО «Клуб бухгалтеров», ИНН 5406760731, erid: 2W5zFFz5iwJ
Комментарии
2Кампания на АУСН - Доход 8%. Можно ли обойтись без АО по расходам с корпоративной карты?
К сожалению, нет.
Поскольку АО влияет в ООО на достоверность отражения операций бухгалтерского учета.