Облачная касса для ИП и ООО: как выбрать и подключить 

Облачная касса – это разновидность кассы, размещенной на удаленных серверах провайдера, которая позволяет формировать и отправлять электронные чеки без приобретения физического кассового аппарата. 

Такая касса предназначена для дистанционной торговли: через сайты, мессенджеры, соцсети или мобильные приложения. Доступ к ней осуществляется удаленно через интернет.

В 54-ФЗ такие кассы отнесены к решениям, которые применяются вне места совершения расчета. При этом требования закона к ним сохраняются в полном объеме. Облачная касса фиксирует операции, передает сведения в налоговую службу и обеспечивает хранение фискальных данных в защищенном виде (п. 5.6 статьи 1.2 54-ФЗ).

Фискализация расчетов на облачной кассе происходит без физического участия кассира. Касса в автоматическом режиме формирует чеки только в электронном виде, передает данные оператору фискальных данных (ОФД) и направляет чек покупателю на почту/в смс.

Облачная фискализация подходит для оплаты на сайте и через платежную ссылку любыми методами:

• карты;

• СБП;

• электронные кошельки;

• pay-сервис (Mir Pay, SberPay, Т-Pay, Alfa Pay, и др);

• BNPL-сервисы (Долями, Подели, Сплит);

• рассрочки и кредиты.

  Подключим облачную кассу для ИП и ООО за 1 день

  Подберем кассу и фискальный накопитель, зарегистрируем в ФНС, подключим к ОФД, настроим онлайн-чеки, протестируем процесс приема платежей

  Узнать тарифы

Виртуальная касса является обязательным элементом цепочки приема интернет-оплаты по 54-ФЗ, которая выглядит так:

1. Клиент оформляет заказ онлайн и оплачивает его через платежную форму (на сайте или через платежную ссылку). 

2. Транзакция обрабатывается интернет-эквайрингом, происходит зачисление средств на расчетный счет продавца.

3. Облачная касса получает данные о платеже, формирует чек и присваивает ему фискальный признак с помощью фискального накопителя. 

Сформированный чек передается ОФД, который направляет его в налоговую и покупателю. 

ИП и ООО обязаны использовать облачную ККТ для интернет-расчетов с физическими лицами. Это требование закона 54-ФЗ, которое распространяется на прием оплат через сайт, интернет-магазины, соцсети и мессенджеры (ст. 2 54-ФЗ).

Отметим, облачная касса подойдет для ИП и ООО на УСН, ПСН, АУСН, ОСНО. 

Также облачная ККТ подходит для приема оплаты при доставке товаров курьером или оказании услуг на выезде, например, если дизайнер интерьера выехал на объект клиента.  

Решение допустимо, если курьер является наемным сотрудником (т.е не сотрудником курьерской службы) и доставляется заказ, оформленным онлайн. В отношении заказов действует правило – оформление или оплата должны происходить онлайн. Тогда место фактического оказания услуги значения не имеет.

Если говорить про переводы с расчетного на расчетный счет между ИП и ООО, то они освобождены от ККТ. Когда операция производится наличными, картой или использованием ЭСП, касса обязательна (п. 9 ст. 2 54-ФЗ). 

Под нормы 54-ФЗ подпадают агенты/субагенты, когда берут на себя обязательство принять оплату от покупателей в интересах 3-их лиц (часто так работают курьерские службы). 

Для фискализации интернет-платежей облачную кассу можно использовать в любой сфере онлайн-бизнеса:

• интернет-торговля одеждой, обувью, аксессуарами и любыми товарами;

• инфобизнес и онлайн-школы;

• турагентства;

• онлайн-бронирование отелей, гостиниц, турбаз;

• услуги: юридические, маркетинговые, консалтинговые и другие онлайн-услуги;

• сдача в аренду и продажа недвижимости и т. д. 

  Облачная касса за 0 ₽

  Первый месяц аренды облачной кассы Бизнес.Ру бесплатно

  Узнать подробнее

Категорий ИП и ООО, которые могут работать без применения ККТ, остается все меньше. Такие виды деятельности перечислены в п. 2 ст. 2 закона 54-ФЗ. Вот некоторые категории, которым можно работать без кассы:  

• бизнес на ПСН, если его деятельность входит в список льготных, например, пошив одежды или ремонт мебели;

• ИП и ООО, работающие в отдаленных районах;

• предприниматели, принимающие оплату от других юрлиц безналичным методом, те с расчетного счета на расчетный счет;

• ИП и ООО, которые полностью делегировали прием оплаты и выдачу чеков посредникам (например, оплату принимает только курьерская служба). 

Теперь поговорим о том, как и сколько чеков нужно выдать ИП и организациям при разных сценариях оплаты. 

• Если оплата на сайте 

При дистанционных расчетах требования 54-ФЗ предусматривают оформление двух чеков.

Сначала формируется чек с признаком способа расчета «Предоплата 100%», если оплачена вся сумма, либо «Предоплата» или «Аванс» при частичном платеже.

После передачи заказа покупателю необходимо оформить второй чек с признаком способа расчета «Полный расчет». В нем отдельно отражается сумма ранее внесенной предоплаты.

При онлайн-оплате важно корректно указывать обязательные реквизиты: отразить адрес сайта и контакты покупателя: номер телефона или электронную почту.

• Если оплата при получении 

Если покупатель оформил заказ через сайт, а оплату целиком внес при вручении товара – через курьера, пункт выдачи или постамат – чек формируется один раз в момент вручения товара. 

• Если оплата через посредников

Если предоплата вносится через сайт, а доставку выполняет сторонняя служба, в расчетах участвуют две стороны. Интернет-магазин формирует первый чек на сумму предоплаты, а служба доставки оформляет второй чек на полный расчет при передаче товара и получении остатка оплаты.

Когда посредник действует в качестве платежного агента и принимает деньги от имени магазина, обязанность по применению кассы переходит к нему. При этом в чеке должны быть указаны реквизиты принципала, т. е. интернет-магазина.

Мы советуем обращать внимание на функционал и возможности облачной кассы, а не только на ее стоимость. Для ИП и ООО важны такие пункты:

• Автоматическая генерация чеков разного типа: предоплаты, аванса, полного расчета, возврата, чек коррекции, с кодом маркировки и данными агента. 

• Наличие техподдержки от провайдера и, желательно, с закреплением гарантий в договоре: за что отвечает провайдер, на чьей стороне неполадки ККТ, кто исправит сбои в цепочке оплаты, предусмотрены ли обновления сервиса. 

• Фискализация любых интернет-платежей: по карте, СБП, QR-коду, ссылке, через pay-сервисы, электронные кошельки. 

• Передача кодов в систему маркировки и ТС ПИоТ (обязательный модуль для ККТ). 

• Возможность подключения к одной кассе нескольких сайтов, интернет-эквайрингов – для экономии на дополнительной кассе и комиссиях за платежи.

• Готовые интеграции с платежными системами, интернет-эквайрингами, CMS, конструкторами сайтов, 1С. 

Стоимость облачной кассы для ИП и компаний различается у каждого провайдера. Обычно она формируется в зависимости от того, что входит в тарифный план:

• ограниченный или безлимитный пакет чеков; 

• ОФД предоставляется в подарок или докупается отдельно;

• включена ли техподдержка;

• есть ли чек коррекции;

• помогают ли зарегистрировать ККТ в ФНС;

• есть ли мобильные приложения.

Нередко провайдеры формируют несколько тарифов – почековый и расширенный, чтобы каждый смог выбрать услугу под свое дело. 

Первый вариант предполагает ограниченное количество чеков, обычно его выбирают компании с  небольшим количеством операций – удобно на старте или при малых  продажах.

Второй вариант чаще оплачивается за выбранный период – на 12, 24, 36 месяцев. Подходит бизнесу с большим и стабильным объемом продаж, к примеру, интернет-магазинам или сфере услуг.

Например, у провайдера Бизнес.Ру два тарифа на аренду облачной кассы:

• «Почековый»: 1 500 чеков, услуги ОФД, поддержка маркировки, обслуживание кассы, формирование чеков вручную, импорт реестров чеков. 

• «Оптимальный»: все, что входит в тариф «Почековый» + регистрация ККТ в ФНС, поддержка фискализации на каждом этапе оплаты, чек коррекции, подключение нескольких сайтов и эквайрингов, в подарок можно выбрать выставление ссылок на оплату с телефона или брендированные чеки. 

Помимо аренды виртуальной ККТ для работы с оплатами в интернете потребуется:

1. Приобрести фискальный накопитель с учетом срока действия, который зависит от выбранной системы налогообложения. Стоимость ФН зависит от срока службы ≈ до 20 000 ₽. 

   Подробнее про работу с фискальным накопителем рассказали в статье

2. Подключиться к оператору фискальных данных для передачи чеков в ФНС и клиентам ≈ до 3 000 ₽. 

3. Поставить кассу на учет в налоговой службе. Некоторые провайдеры помогают с регистрацией, например, в Бизнес.Ру предоставляют подобную услугу в рамках тарифа 

4. Настроить интеграцию кассы с эквайрингом: можно провести самостоятельно по документации или через провайдера ККТ ≈ 3 000 - 10 000 ₽. 

5. Провести тестовую оплату и убедиться, что чек формируется и отправляется без сбоев.

• Облачная касса применяется для фискализации интернет-платежей и полностью соответствует требованиям 54-ФЗ. Подобрать провайдера можно с помощью статьи-рейтинга

• Чеки формируются автоматически и отправляются клиенту в электронном виде.

• Касса размещается в дата-центре провайдера и не требует физического присутствия у бизнеса.

• Подходит для ИП и ООО на любых системах налогообложения.

• При онлайн-оплате важно правильно настраивать признаки расчета и формировать чеки в нужной последовательности.

• Стоимость зависит от тарифа, количества чеков и дополнительных услуг.

• При выборе важно учитывать не только цену, но и интеграции, поддержку и функциональность.

Реклама: ООО «Класс Информационные Технологии», ИНН 7722801524, erid: 2W5zFK5i1K7