Как бухгалтеру работать с договорами, транспортными накладными и другими документами в режиме «одного окна»

Операторы ЭДО позволяют отправлять и получать разные документы на одной платформе, что упрощает бухгалтеру работу с первичкой и учет. Уже понятно, что в ближайшем будущем именно электронные документы заменят большинство привычных бумажных. Например, в 2022 году появился формат электронной транспортной накладной и доверенности. Как работать в новых условиях?

Как бухгалтеру работать с договорами, транспортными накладными и другими документами в режиме «одного окна»

Docrobot — оператор электронного документооборота, который входит в список доверенных операторов ЭДО ФНС.

На платформе можно использовать EDI-сообщения — это технология, которая позволяет обмениваться контрагентам стандартизированными электронными сообщениями. Ими активно пользуются в частности ритейлеры — отправляют заказы, уведомления об отгрузке, обмениваются прайс-листами.

Такой обмен занимает секунды, а информация надежно защищена. Можно больше не посылать сообщения по электронной почте или бумажные документы.

Платформа Docrobot обновилась и стала еще удобнее для пользователей: список возможностей расширился, интерфейс стал более дружелюбным, а отказоустойчивость — повысилась. Мы объединили ключевые сервисы компании.

Что изменилось

Появление экосистемы сервисов для бизнеса

Объединение в одном месте разных возможностей сервиса — это и есть создание экосистемы. Новая платформа умеет работать с электронными транспортными накладными, формировать договоры и дополнительные соглашения, объединяет работу с разными документам в едином окне.

В планах — перевод всех документов в новую экосистему для повышения эффективности работы с ними.

Бухгалтер, руководитель или менеджер смогут держать под контролем все процессы от создания документа до его полного согласования и подписания.

Получить демо-доступ к платформе Docrobot

Единая точка входа

Чтобы попасть в личный кабинет, достаточно использовать пару «логин-пароль», и вот вы уже получаете доступ ко всем необходимым сервисам. Не нужно придумывать, запоминать или записывать в блокнот несколько данных для доступа или дожидаться смс.

Отказоустойчивость

Главное для бухгалтера при больших объемах обрабатываемых документов — это скорость. Скорость, с которой открываются документы, с которой нужно переключаться между вкладками при работе и т. д.

Мы увеличили скорость работы платформы в три раза. Вы тратите секунду на открытие документа или переход между вкладками. Рутинные операции стали удобными и быстрыми.

Выгрузка документов для ФНС

Не секрет, что требование из налоговой о предоставлении документов вызывает дрожь и трепет почти у любого бухгалтера. Причем выборку приходится делать по определенному контрагенту или за избранный проверяющими период.

Бумажные документы пришлось бы сканировать, сохранять, собирать в архивы, каждый файл подписать и только потом отправить. Ответ на требование организации или ИП обязаны дать в течение 5-10 дней в зависимости от цели запроса. При большом объеме документов, например, в торговле, собрать нужные документы даже в такие сроки очень трудно.

Выгружать юридически значимые документы в Docrobot намного проще. Бухгалтер может сделать это сам и очень быстро. Это позволяет формировать и передавать нужные документы на проверку даже в последний день срока их представления.

В сезон отпусков это большое преимущество — не нужно сломя голову ехать в офис, чтобы только ответить на требование. А если сроки поджимают, можно зайти на платформу с домашнего компьютера или ноутбука.

Усиленная политика безопасности

Защита данных в свете последних событий, когда крупные операторы ЭДО подвергались массированным DDOS-атакам, становится на первое место. В Docrobot вам обеспечена конфиденциальность. Защита личных данных и документов стала еще надежнее, третьи лица не получат к ним доступа.

Дополнительный плюс: платформа Docrobot — это российская разработка. На нас не влияют внешние изменения в мире.

Дружелюбный интерфейс

Работа в новом интерфейсе доступ на любому пользователю, будь то менеджер по продажам, бухгалтер или предприниматель. Не нужно обладать специальными навыками, т. к. все меню и действия интуитивно понятны.

Для кого создан Docrobot

Активными пользователя платформы сейчас являются ритейлеры. Нашими клиентами уже стали все федеральные торговые сети и большинство региональных. В их числе — Х5, «Магнит», «Ашан», «Лента», «Монетка», «Магнолия» и другие.

Преимущество Docrobot в том, что здесь все участники рынка ритейла могут взаимодействовать друг с другом, в т. ч. формировать и отправлять электронные транспортные накладные, которые пока используются по желанию, но с 2023 года планируется сделать их обязательными для всех.

Поэтому платформа будет полезна всем, кто работает в торговле, как покупателям и продавцам, так и перевозчикам, логистическим, экспедиторским и другим компаниям.

Для тех, кто ведет договорную работу с контрагентами Docrobot также будет полезен. Можно забыть о затягивании согласований, постоянных ошибках и долгом ожидании оригинала договора. На платформе все процессы проходят в разы быстрее, а документы подписываются мгновенно..

Инфографика:

Как начать работу?

Чтобы начать работать с платформой Docrobot достаточно получить логин и пароль для доступа к платформе. И можете сразу начинать обмениваться документами с контрагентами, которые уже работают в экосистеме Docrobot.

Платный контент, доступный в «Премиум». Что такое «Премиум»?
Трудовое право