Автоматизация учета

Согласовать оплату: как сделать так, чтобы счета в организации не терялись

Оплата входящих счетов от поставщиков и исполнителей требуется любой компании, при этом задержки сбивают сроки реальных поставок и оказания услуг. В условиях удалённой работы особенно важно не допустить никаких сбоев в этом механизме и продолжать обрабатывать счета без потери скорости.
9,6 тыс. 2,1 тыс.
Согласовать оплату: как сделать так, чтобы счета в организации не терялись

Оплата входящих счетов от поставщиков и исполнителей требуется любой компании, при этом задержки сбивают сроки реальных поставок и оказания услуг. В условиях удалённой работы особенно важно не допустить никаких сбоев в этом механизме и продолжать обрабатывать счета без потери скорости.

Основные проблемы при работе с платежами

Основные проблемы — задержки оплаты счетов, связанная с коммуникацией сотрудников и контролем сроков согласования.

Такие задержки снижают эффективность работы компании. Не всегда понятно кто должен согласовать оплату счета и когда это будет сделано. Ситуация становится ещё сложнее в условиях удалённой работы, когда сотрудники не могут обсудить вопросы лично в привычном для них формате. От каждого требуется самостоятельно понять, с кем ему нужно коммуницировать через мессенджеры и звонки по вопросу оплаты конкретного счёта. А поскольку не все работники могут быстро перестроиться под новые условия, проблема может стать очень заметной.

Вот почему сейчас особенно актуальна автоматизация бизнес-процессов оплаты счетов, которая поможет предприятию работать быстрее и без сбоев.

Решение

Начнём с процессного подхода к оплате счетов. Он позволяет наиболее эффективно выстроить работу, потому что в этом случае маршруты движения документов и участники чётко регламентированы. Также такой подход предполагает, что потребуется объединить работу сотрудников из разных отделов, создать для них общий регламент и единое информационное поле. В итоге каждый сотрудник знает, что все вопросы решаются единообразно — через приложение.

Такие решения позволяют в каждый момент времени видеть, какой статус имеет каждый счёт и кто из сотрудников должен его согласовать или провести оплату. Это позволяет не только ускорить процесс, но и избавиться от просрочек. Ведь уже нет необходимости держать в голове текущие задачи — а значит, не будет и ошибок, связанных с тем, что документ отправили не тому сотруднику, и он в итоге «потерялся».

Как это работает?

При использовании EnDocs Cloud сотрудники выполняют понятные для них задачи, каждая из которых является частью общего процесса оплаты счета. Задачи включают в себя создание и регистрацию счетов, согласование и их оплату.

Например, мы решили оплатить услуги курьерской доставки. В этом случае через платформу EnDocs мы создаём заявку, заполняя основные поля формы: номер и дату счета, поставщика и договор при наличии, сумму и желательный срок оплаты. Для заполнения формы не потребуется никаких особых навыков.

Далее заявка поступает в систему и регистрируется, при этом она сразу видна руководителю, от которого требуется согласование. Как только оно дано (руководителю достаточно несколько раз кликнуть мышкой), счёт уходит в бухгалтерию и становится виден бухгалтерам. Так как EnDocs имеет встроенную интеграцию с 1С — согласованный счёт автоматически выгружается в 1С для оплаты бухгалтером.

По сравнению с ситуацией, когда сотрудник сам отправил согласованный счёт конкретному бухгалтеру, такая система имеет много плюсов. Ведь конкретный бухгалтер мог забыть про эту задачу, либо не увидеть вовремя на почте письмо. При использовании решений на платформе EnDocs задача ответственному сотруднику и будет «висеть», пока она не будет выполнена. Ее статус виден как сотруднику, отправившему счёт на оплату, так и бухгалтеру.

EnDocs поможет вам организовать работу со счетами, делая ее проще, понятнее и прозрачнее:

  • Единый реестр счетов с понятными реквизитами и статусами их состояния. Любой сотрудник может создать заявку в EnDocs и запустить на согласование;

  • Контроль сроков оплаты. В случае нарушения сроков согласования или оплаты счета EnDocs направит сотрудникам напоминание;

  • Быстрое оповещение сотрудников. После оплаты счета EnDocs направит сотруднику уведомление об оплате и обновит состояние счета в реестре;

  • Работа с разными юр. лицами одновременно. EnDocs позволяет работать с несколькими юр.лицами в одном аккаунте.

Результаты использования

  • Время работы с платежами уменьшается в среднем на 27%;

  • До 2 минут сотруднику компании нужно для того, чтобы отправить заявку на оплату;

  • До 80% сокращаются трудозатраты на лишние коммуникации.

Вы можете попробовать работу с сервисом уже сейчас — бесплатный тариф «Старт» позволяет вести электронный архив и согласование любых документов, а также включает интеграцию с 1С.

Подключитесь к сервису уже сейчас

Электронный архив и согласование документов. Интеграция с 1С и Диадок. Бесплатный тариф «СТАРТ»

Комментарии

3
  • twain2

    как минимум пропущено - где , в каком месте и в какое время и с помощью какого сотрудника появляются данные о реквизитах куда платить ?

    из воздуха ?

    • EnDocs

      Здравствуйте 

      в карточку создаваемой заявки на оплату прикрепляется файл с полученным от поставщика счётом.

  • EnDocs
    Этот комментарий удален.
  • AlekseiM

    На рекламу деньги есть, приехать к нам в офис в г.Москва нормально презентовать продукт денег нет. Странно

Инвесторы жалуются на «Лукойл» из-за сокрытия финансовой отчетности

Компания в отчетности по МСФО за 2023 год не сравнила результаты с прошлым годом, ссылаясь на постановление, которое перестало действовать.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
ПСН

ИП на ПСН должен сам оказывать услуги, а не перезаказывать их у других ИП

Заключение предпринимателем договоров субподряда с другими ИП не вписывается в рамки патента.

Верховный Суд поддержал рекомендации Роспотребнадзора обеспечивать водой и спецодеждой работающих в жару

ВС РФ признал законными Рекомендации по работе в условиях сильной жары и повышенных температур, изданные Роспотребнадзором.

Лучшие спикеры, новый каждый день
Бесплатно с Кадры

Кадровое законодательство 2024: изменения и дополнения. Мини-курс с видео, конспектом и тестами

Обо всех изменениях кадрового законодательства, нововведениях в ТК, нюансах заполнения ЕФС-1 и новых формах налоговой отчетности рассказываем в мини-курсе.

Кадровое законодательство 2024: изменения и дополнения. Мини-курс с видео, конспектом и тестами

Прокуратора может изъять акции «Макфы» в пользу государства

Прокуроры доказывают в суде, что производство макаронных изделий под брендом «Макфа» имеет коррупционное происхождение. Их бенефициары вели бизнес, работая в органах госвласти.

74
ЭДО

Минтранс хочет провести эксперимент с переходом на ЭДО грузоперевозок на всех видах транспорта

Проведение эксперимента по переходу на электронный документооборот затронет грузоперевозки автомобильным, морским, речным, железнодорожным и воздушным видами транспорта.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Что ест бухгалтер. Давно не ели десертов

Лекарство от негатива. Тирамису — самый популярный в мире десерт.

Что ест бухгалтер. Давно не ели десертов
91
Банки

Приложение Райффайзенбанка снова работает

Специалисты устранили внутреннюю техническую ошибку, которая не позволяла клиентам отправить деньги.

Как нанять толкового бухгалтера в компанию: рекомендации экспертов

Ошибки бухгалтера приводят организацию к лишним затратам и огромным штрафам, а в особенно тяжелых случаях могут довести до ликвидации компании. Как же не допустить этого и нанять хорошего специалиста? Составили инструкцию для руководителей с комментариями наших экспертов.

Как нанять толкового бухгалтера в компанию: рекомендации экспертов
1
62

с 1 апреля 2024 года меняются правила работы с госзакупками: все переходят на цифровой контракт. Кто и в какой форме должен его составлять

С 1 апреля у заказчиков на госзакупках появляются новые обязательства. Теперь после проведения тендера они должны заключать цифровой контракт в единой информационной системе.

Иллюстрация: Вера Ревина, Клерк.ру

Верховный Суд защитил недвижимость предпринимателя от притязаний церкви

Коммерсант много лет добросовестного использовал для сельского хозяйства арендованный земельный участок, на который вдруг стала претендовать РПЦ.

2
97

ФРМР: обязательная регистрация (до 01.04.2024) медицинских и фармацевтических работников

Медицинские и фармацевтические работники, а также лица, которые обучаются медицинским и фармацевтическим специальностям, должны зарегистрироваться в ФРМР. Разбираемся в этой подсистеме ЕГИСЗ.

ФРМР: обязательная регистрация (до 01.04.2024) медицинских и фармацевтических работников
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Управление персоналом. Принципы управления человеческим ресурсом

Даже при условии стремительного развития автоматизации в бизнесе еще невозможно отказаться от человека. От персонала требуется обслуживание оборудования, предоставление консультационных услуг, ведь машины пока не обладают теми способностями для разъяснения сложных вопросов, как это способен сделать человек.

Управление персоналом. Принципы управления человеческим ресурсом

🔥 Четыре новые онлайн-курса этой весны уже в подписке Клерк.Премиум!

Оформите годовую подписку Клерк.Премиум со скидкой 50% за 9900 рублей и получите доступ к самым свежим материалам и курсам!

Российский экологический оператор: нужно отказаться от пластиковых бонусных карт и бумажных чеков

В РЭО создали концепцию по сокращению отходов. Экологи, Минприроды и ФНС поддерживают идею перейти на электронные чеки и не печатать бумажные.

130

С какими страхами сталкиваются предприниматели. Чего боятся успешные люди

По данным ВЦИОМ, те или иные фобии есть у каждого восьмого жителя России. Предприниматели, в том числе достигшие определенных высот – не исключение. Почему страх нельзя отрицать, и какие чаще всего преследуют людей в бизнесе.

С какими страхами сталкиваются предприниматели. Чего боятся успешные люди

Какие проблемы может решить управленческий баланс в финансовом анализе

Собственник бизнеса, который хочет уйти из операционной деятельности компании, должен научиться читать управленческий баланс. Из него можно понять, что происходит с предприятием, развивается оно или угасает.

2
66

О том, как налоговая со своим уставом в чужой монастырь залезла. Судебная практика

Все более увеличивающееся желание налоговых органов пополнить бюджет (а иногда, просто показать принципиальность налогоплательщику) заставляет инспекторов открывать для себя новые грани неизведанного и пытаться разбираться в тех отраслях права и знаний, которые для них всегда были чуждыми.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк

Для замены лет при оплате больничных будет специальная форма бланка

В общем случае при расчете больничных берут зарплату за 2 предыдущих года. Но если там был отпуск по беременности и родам или уходу за ребенком, эти годы можно заменить. Для такой замены сотрудница должна написать заявление.

Интересные материалы

Кассовая дисциплина 2024: основные нарушения, последствия и риск–ориентированный подход ФНС

Как работает риск-ориентированный подход регулятора (об этом говорил Президент в своем Послании к Федеральному собранию) при контроле пользователей касс и ОФД ? Каковы правила и как устроена система кассовой дисциплины. Что ждет нарушителей, рассказываем в обзоре.

Кассовая дисциплина 2024: основные нарушения, последствия и риск–ориентированный подход ФНС