ЭДО

Машиночитаемая доверенность, или МЧД: суть, для чего нужна и как с ней работать

Машиночитаемая доверенность — это аналог бумажной доверенности, но используется она исключительно при электронном взаимодействии. 
672 244
Машиночитаемая доверенность, или МЧД: суть, для чего нужна и как с ней работать
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Теперь при подписании электронных документов от лица компании сотрудник применяет электронную подпись физического лица, а значит должен как-то подтверждать свои полномочия. Если в бумажном документообороте для этих целей подходит бумажная доверенность, то в цифровой среде лицо подтверждает полномочия МЧД, которая представляет собой файл в формате xml.

Новая схема «цифрового» доверия на первый взгляд кажется понятной и удобной. Однако на деле у доверителей и представителей возникают определенные сложности, о которых и поговорим в данной статье.

Схема работы с МЧД

Основные этапы работы с МЧД выглядят так:

  1. Руководитель компании (доверитель) создает МЧД, указывает в ней полномочия представителя и возможность передоверия.

  2. Доверитель подписывает МЧД своей электронной подписью.

  3. После подписания доверенность отправляется на регистрацию в распределенный реестр ФНС.

  4. После регистрации в реестре ФНС доверитель передает представителю номер или файл с МЧД.

  5. При подписании и отправке документов представитель прикладывает саму МЧД или ее номер для подтверждения своих полномочий.

Казалось бы, все просто. Однако важно сразу правильно организовать работу с МЧД, чтобы оптимизировать процессы, а не затормозить их.

Сложности перехода на МЧД

Когда компании внедряют МЧД в рабочие процессы, сразу возникает несколько важных вопросов:

  • Где создавать и подписывать МЧД?

  • Как отслеживать статус и срок действия доверенностей?

  • Как разгрузить руководителя, чтобы он только подписывал доверенности, но не создавал их?

  • Как быстро отменить МЧД, если сотрудник уволился или возникли другие обстоятельства?

  • Как проверить полномочия представителей при обработке входящей документации?

  • Какой формат МЧД использовать для той или иной электронной площадки?

  • Где хранить МЧД, чтобы они всегда были под рукой?

  • Как наладить работу с МЧД, если у компании есть филиалы?

И это далеко не полный перечень вопросов, которыми задаются компании при переходе на электронные доверенности. Но их можно решить — как именно, расскажем далее.

МЧД и информационные системы

Обмен электронными документами и МЧД осуществляется в информационной системе, будь то ЭДО или торговая площадка.

Любая система должна автоматически «считать» МЧД — проверить статус, полномочия представителя, соответствие данных представителя в МЧД и данных владельца электронной подписи. 

Автоматическая проверка возможна не всегда, потому что:

  • Ряд полномочий приходится прописывать вручную, так как некоторых позиций еще нет в классификаторе полномочий для B2B сферы. Системы не могут считать такие полномочия, а значит их нужно будет проверять в ручном режиме.

  • У каждой системы свои требования к МЧД. Например, где-то необходимо прикладывать номер, а где-то файл доверенности. В некоторых системах нужно указывать только определенные полномочия. Если представитель взаимодействует с разными площадками, то, скорее всего, придется создавать доверенность для каждой.

Если с первым пунктом пока нельзя ничего сделать, то во втором случае можно столкнуться даже с финансовыми потерями. Пока компания разбирается в алгоритмах конкретной площадки, может сорваться выгодный контракт — например, на торгах.

Как начать работать с МЧД

В настоящий момент уже разработано немало сервисов, которые призваны упростить работу с МЧД. Основной функционал таких решений включает создание, подписание, регистрацию, импорт и экспорт электронных доверенностей.

Компания Айтиком также разработала сервис Айтиком.Доверенности и получила статус оператора МЧД (оператора узла распределенного реестра блокчейн ФНС). Мы не стали останавливаться только на базовых функциях, а продолжили совершенствовать сервис, чтобы пользователи могли оперативно закрывать все свои потребности. Хотелось бы отметить, что доработки не «утяжеляют» продукт, а делают его удобнее. Интерфейс сервиса остается простым и интуитивно понятным.

С Айтиком.Доверенности внедрить МЧД в процессы можно уже в день обращения — в том числе и интегрировать решение в информационную систему компании, чтобы работать с доверенностями в привычном интерфейсе.

Возможности Айтиком.Доверенности

В сервисе можно управлять полным жизненным циклом МЧД — от создания и подписания, до скачивания архива и структурированного хранения с доступом к доверенностям в режиме 24/7.

Что еще можно делать в сервисе:

  • формировать МЧД в разных форматах, в том числе и универсальном 003 с возможностью передоверия;

  • экономить время и загружать данные на представителей массово (пакетом);

  • быстро вносить данные в МЧД с функцией автозаполнения;

  • безошибочно создавать доверенности для разных площадок, так как в сервисе есть список информационных систем с описанием полномочий для каждой из них;

  • делегировать мультиадминистратору все процессы управления МЧД по группе компаний.

Оставить заявку на подключение к сервису можно по ссылке.

Компания Айтиком является аккредитованным Удостоверяющим центром и поставляет комплексные цифровые решения для бизнеса любого масштаба.

У нас можно заказать все виды электронных подписей, защищенные носители (токены), подключиться к системе ЭДО, сервису электронной отчетности, а также сервису по работе с электронными перевозочными документами Айтиком.Логистика.

Можно ли обойтись без МЧД?

В заключении хотелось бы добавить, что совсем скоро МЧД станут обязательными для всех без исключения — при условии, что компания участвует в электронном взаимодействии и имеет сотрудников, которые подписывают электронные документы от лица компании.

На данный момент сотрудники вправе работать без МЧД, если они все еще применяют электронную подпись представителя юридического лица. Действующими сертификатами таких подписей разрешено пользоваться до окончания срока их действия, но максимум до 31 августа 2024 года. 

С 1 сентября 2024 года электронные подписи сотрудника полностью исчезнут как понятие, а подписывать документы от лица компании можно будет только электронной подписью физического лица в связке с машиночитаемой доверенностью.

Айтиком.Доверенности – сервис вашего доверия

Поддержка форматов 002/003 с возможностью передоверия

Реклама: ООО «АйтиКом», ИНН 7714407563, erid: LjN8Jvgfe

Начать дискуссию

5 вредных советов: как создать пароль пользователя 

Одна из основных составляющих защиты информации — пароли. Свод правил о том, как установить и использовать пароли, называется парольной политикой. Разбираем, какие советы в ней могут навредить, а не способствовать безопасности данных компании.

5 вредных советов: как создать пароль пользователя 
29
767

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Что такое дробление бизнеса и является ли оно законным способом налоговой оптимизации. Формы, критерии и признаки незаконного дробления

Признаки и критерии незаконного дробления, выработанные ФНС и судебной практикой. Главные вопросы, на которые должен ответить налогоплательщик, чтобы доказать  отсутствие схемы.

Интернет-банкинг

Через СБП можно будет оплатить новые виды услуг и выбирать банк

В 2024 году будут расширены возможности оплаты услуг в бюджетную систему через систему быстрых платежей.

1
361
Лучшие спикеры, новый каждый день
Маркетплейсы

В работе с маркетплейсами появились важные новшества

Собрали для вас подборку важных событий по маркетплейсам в одной новости.

Аутсорсинг

Кадровый аутсорсинг: в чем выгода

Штрафы за неправильное ведение кадрового делопроизводства достигают в некоторых случаях 200–500 тыс. руб., а проверки ГИТ в последнее время происходят все чаще. 

Кадровый аутсорсинг: в чем выгода
Кредитование

По потребительским кредитам введут важный запрет

Госдума готовит ко второму чтению депутатский законопроект об ограничении плавающих процентных ставок в кредитовании. ЦБ уже поддержал его как приоритетный.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
НДС

Новый онлайн-курс «НДС: расчет, декларация, 1С» — станьте экспертом по НДС за месяц

На носу сдача декларации по НДС за 1 квартал 2024 года. Заполнить и отправить отчет нужно по новым правилам. Кроме того, изменился состав необлагаемых операций, принципы формирование налоговой базы и т. д. Разберитесь во всех нюансах НДС на новом курсе «Клерка».

🚀 Космическая распродажа на «Клерке»! Самые свежие онлайн-курсы за 3690 рублей

Ловите супер-цены, пока они не улетели! Новые курсы по учету на маркетплейсах, финансовому анализу, зарплате, ВЭД и УСН за 3690 рублей. Стартуйте в профессии бухгалтера с курсом «Профессия бухгалтер с нуля: учет, налоги, 1С» также за 3690 рублей!

Банки

Станет невыгодно нарушать права потребителей финансовых услуг

Центробанк борется с недобросовестными схемами продаж финансовых продуктов и мисселингом, видит определенный результат, в том числе по снижению числа жалоб, но этого мало.

3
399
Инвестиции

Где дивиденды, Газпром нефть? История, доходность, дивидендная политика и перспективы Газпром нефти

Первое правило дивидендного клуба: если нефть не приносит дивидендов, то это не нефть. Снова смотрим дивидендные акции РФ, которые похожи на билет в счастливую жизнь на личном острове. Продолжаю рубрику дивидендных разборов акций РФ обзором Газпром нефти — очередного дивидендного тяжеловеса нашего рынка.

Где дивиденды, Газпром нефть? История, доходность, дивидендная политика и перспективы Газпром нефти
Акцизы

Доходы от акцизов на табак и алкоголь пойдут на развитие спорта

Такую законодательную инициативу обсудили сегодня на заседании комитета Госдумы по физической культуре и спорту. Она разрабатывается в рамках поручений президента и готовится к внесению.

КоАП РФ

Введут штрафы за самовольное использование централизованных систем водоснабжения

Госдума рассмотрела в первом чтении законопроект о введении ответственности за самовольное пользование централизованными системами водоснабжения и водоотведения.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

10 тем, волнующих малый бизнес в России. От наименее до наиболее значимых

Вторая часть результатов нашего исследования о темах, которые волнуют представителей малого бизнеса в 2024 году. В этой статье мы рассмотрим оставшиеся пять наиболее актуальных и значимых тем.

Не забудьте до 15 апреля сдать в СФР подтверждение вида деятельности

Подтвердить основной вид экономической деятельности за 2023 год надо в срок не позднее 15 апреля 2024 года включительно.

Миграционный учет

Власти придумали, как закрыть лазейки нелегальным мигрантам

Госдума приняла в первом чтении законопроект о борьбе с лазейками для нелегальной миграции.

Бесплатно с Жилищное законодательство

Поправки в ЖК-2024: как теперь сдавать квартиры в аренду

С 3 апреля 2024 года вступили в силу поправки в ЖК, которые всколыхнули общественность. Арендодатели решили, что теперь сдавать жилье в аренду, в том числе посуточно, вообще нельзя, или только с согласия соседей. На самом деле революции не произошло.

Поправки в ЖК-2024: как теперь сдавать квартиры в аренду

Приняли поправки в ТК: сверхурочную работу нужно оплачивать по-новому. «Ночной бухгалтер» № 1663

Работодатели пользовались несовершенством кодекса и фактически занижали выплаты сотрудникам. Теперь эту несправедливость исправили.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
НДС

Два момента, за которые цепляются налоговики, чтобы снять затраты и вычеты НДС по субподрядным работам

При налоговых проверках строительных организаций пристальное внимание инспекторы обращают на правильное оформление договоров и первичных документов, связанных со строительными работами.

Иллюстрация: Riccardo Parretti/pexels
Кредитование

Для пострадавших от наводнений упростят условия по кредитам и займам

Банк России рекомендовал кредиторам учитывать положение заемщиков, пострадавших от наводнений, и принимать заявления на оформление кредитных каникул в упрощенном порядке.

Интересные материалы

Бесплатно с Бухгалтерский учет

На что обратить внимание при выплате дивидендов. Мини-курс

Особенности и правила выплаты дивидендов разбираем в сегодняшнем мини-курсе.

На что обратить внимание при выплате дивидендов. Мини-курс