Клерк.Ру

Перешли на ЭДО, а легче не стало — что пошло не так?

С началом очередного рабочего года! Горячая пора для бухгалтера в разгаре — нужно и итоги подвести, и отчеты вовсю готовить, и еще заниматься текучкой. «Только встал — уже устал» — это сейчас состояние большинства работников бухгалтерии. Хорошо, тем, кому начальство, наконец, подключило электронный документооборот. Теперь заживем! Меньше работы по вводу первички, больше времени на сверки и годовые отчеты. Так? Оказывается, нет. Те, кто работает с ЭДО, не почувствовали существенного облегчения и свободного времени больше не стало. Мы решили разобраться в чем дело.

Пофантазируем

Представьте себе гипотетического главного бухгалтера Татьяну Павловну. Как она работала до появления электронного документооборота с контрагентами? Документы нужно распечатать, подписать у директора, потом отправить почтой, курьером или лично отнести клиентам, а полученные от поставщиков также завизировать у шефа и опять-таки почтой или «на попутках» передать отправителю

Перед этим часто происходит обмен сканами документов в мессенджерах или через e-mail. Сканы или архивируются, или так и остаются где-то «там», иногда их удаляют после получения оригиналов, чтобы не засорять память компьютера.

Полученные документы в программу заносит ответственный за участок бухгалтер или сама Татьяна Павловна. Причем за подчиненными нужен глаз да глаз, поэтому приходится, на всякий случай, перепроверять данные, а то у Ани в прошлый раз материалы вместо 10 счета почему то переплыли на 41.

Т.е. приходится нашему главбуху проходить вот такие этапы:

  1. Распечатка, если документы клиентам;
  2. Подпись у руководства;
  3. При необходимости сканирование и отправка предварительно сканов на согласование или оплату;
  4. Передача контрагенту документов различными способами, причем надо помнить как с каждым взаимодействовать;
  5. Если повезет — оперативное получение своих экземпляров с подписями и печатями, если нет — бесконечные звонки и призывы вернуть все-таки первичку поскорее.

Казалось, бы, что с появлением ЭДО исчезнет больше половины забот — не нужно ничего распечатывать, сканировать, помнить кому и как передавать документы, скандалить из-за задержки с возвратом первички.

На самом деле, после подключения вас ждет сюрприз, не то чтобы неожиданный — не все хотят перейти на ЭДО.

Т.е. у вас то ЭДО появился, а контрагент против. Он 20 лет работает с бумагой и не верит каким-то там электронным подписям и документам. Да у него бухгалтер до сих пор в налоговую и ПФР автобусом ездит!

Кстати, все, кто раньше яростно сопротивлялся электронной отчетности (по крайней мере организации) теперь должны сдаться окончательно — бухгалтерскую отчетность за 2020 придется сдавать только в электронном виде, как и статистическую. Со статистикой только малому бизнесу можно еще побаловаться бумажками.

К тому же нужно заключить допсоглашения с теми, с кем главбух собирается обмениваться электронными документами, если ранее такая возможность в контракте не была предусмотрена. В противном случае контрагент правомерно откажется от применения ЭДО. Есть еще ИП, которые неохотно используют подобные системы и самозанятые, у них желания тратить лишние средства на подключение каких-то там сервисов вообще ноль.

Допустим, большинство партнеров все же прислушались к голосу разума и перевели документооборот в электронный вид. При этом остальная первичка для Татьяны Павловны и ее сотрудников все равно остается в первозданном доцифровом виде — чеки с авансовыми отчетами, например. Пока их разберешь, заведешь в программу... Хотя кому мы рассказываем, да?

Следующая проблема — отправить в электронном виде не значит отправить именно электронный файл, который сразу можно загрузить в программу. Можно отсканировать документ, к примеру, накладную, прикрепить его в pdf формате, подписать ЭЦП и отправить. Та-дам! Файл получен, но подгрузить в программу его нельзя, она не поймет, чего вы от нее хотите.

Придется либо брать этот скан и старым добрым ручным способом заводить документ в 1С или подключать еще какой-нибудь сервис по распознаванию, который переведет накладную в понятный для машины вид. И это при условии, что распознавание будет корректным. В большинстве случаев бухгалтеру все равно придется перепроверять введенные данные.

Т.е. в этом случае ЭДО не только не сокращает работу, он ее увеличивает. А еще придется дополнительно оплачивать сервис-помощник.

Думаете на этом беды закончились? А вот и нет!

Главбух и ЭДО. Часть 2

Представим, что наша Татьяна Павловна — человек ответственный и с железными нервами, поэтому добилась того, чтобы в ее бухгалтерии было все, что нужно. Сидят себе бухгалтеры, сканируют, распознают, заносят документы. Только компьютеры диодами подмигивают. А главбух бдит и проверяет — что там подчиненные навносили. И видит, что Аня опять провинилась — у нее вместо одной номенклатуры на материал аж целых три позиции в справочнике, только названия отличаются.

Вызванная на ковер Анна со слезами объясняет — вина не ее, а поставщиков. Каждый свою номенклатуру рисует, артикулы разные, когда накладные распознавались и погружались в программу, новые позиции завелись автоматически.

Наверное надо сотруднице быть повнимательнее и самой отслеживать каждую позицию, но зачем тогда Татьяна Павловна добивалась автоматизации?

К тому же, оказалось, что не только у Ани подобная проблема, в номенклатурном справочнике полно дублей! И вообще — некоторые сотрудники тайком вбивают данные от руки, так выходит быстрее и надежнее.

Оставим главбуха наедине с чашкой кофе с коньяком (исключительно в успокоительных целях туда добавленного) и посмотрим, могла бы сложится работа бухгалтерии по-другому.

От фантазий к реальности

Итак, мы выяснили, что ЭДО не решает всех проблем с первичкой:

  • не все контрагенты готовы перейти на ЭДО;
  • документы присылают в разных форматах;
  • остается первичка, которую не оцифруешь, как ни старайся;
  • распознавание не спасает;
  • некоторые работники бухгалтерии предпочитают работать по старинке.

Но есть шанс побороть эту порочную систему. Причем процесс станет настолько простым, что будет занимать всего два шага. Не верите? Сейчас докажем.

Итак, берете в руки телефон, фоткаете вашу накладную, можете отсканировать (зря что ли МФУ в офисе стоит) и скидываете роботу в КНАП. В смысле, что дальше? Все, два действия — мы же обещали. Теперь ждите сообщения, что документы загружены в 1С. Ну, если хотите можете проверить.

КНАП — это не банальная распознавалка, мы знаем, что такое бухучет, понимаем какие проводки надо сделать, когда не нужно добавлять новую позицию номенклатуры, поэтому не плодим дубли.

Вот смотрите, невзирая на опечатки, сервис находит нужную позицию:

Наши роботы учатся, сверяются с предыдущими данными в вашей 1С, задают операторам вопросы, если сомневаются в том, что все делают правильно. Сервис использует алгоритм, который исключает повторное занесение документа в базу 1С, поэтому повторов документов тоже не будет.

Роботы работают 24/7 без сна и отдыха, в отличие от бухгалтера, которому иногда еще и отпуск нужен.

Система так устроена, что неважно в каком виде, формате, какие именно документы вы пришлете — счета-фактуры, акты, товарные и кассовые чеки, пусть это будет скан, фото, файл Excel или pdf — без разницы.

Да, мы можем разобраться и в таком вот чеке:

Никакие опИчатки, замена русских букв на английские (вам не видно, а «х» это «икс») не помешают нам понять, что имелось в виду в документе.

Вот посмотрите, как выглядит работа с сервисом, глазами наших операторов:

На каждом этапе появляются подсказки и напоминания. При таком автоконтроле сделать ошибку нереально. Если же ни робот, ни оператор не смогли разобраться — что же это за позиция такая каверзная в каком-нибудь чеке, то они не станут самовольничать, а поступят так, как им скажет клиент. Можно сразу написать приписку к документу — «вводите все непонятное новыми позициями», а можно запретить создавать новую номенклатуру.

Кроме того, документы, отправленные вами, тоже без дела не останутся, они будут привязаны к созданным в базе 1С документам и сохраняться в электронном архиве. При необходимости можно поднять любой документ.

Вместо того, чтобы загружать бухгалтеров работой, которую еще и перепроверять придется, вместо найма, так называемых, «операторов на ввод первички» — подключайтесь с КНАПу.

Расскажите директору, что теперь он может присылать вам фотки чеков с покупками сразу, как их совершит, а над сканом накладной от поставщика в 100 листов, которая в оригинале дойдет до вас через неделю, не надо плакать. Все эти документы в течение пары часов уже окажутся в вашей программе.

Такая система не только поможет бухгалтеру, но и сделает учет более оперативным и актуальным. Особенно это важно для тех, кто ведет управленческий учет.

Не будьте как Татьяна Павловна — автоматизируйте бухгалтерию правильно.

 

Пост написан компанией
Это авторский материал. Мнение редакции «Клерка» может не совпадать с тем, что в нем написано.
Создайте свой блог, выскажитесь и станьте суперзвездой «Клерка»
Создать блог