Электронный документооборот решает многие проблемы, но далеко не все. Забавно выглядят заявления наподобие: «Внесение первичных учетных документов в 1C особого труда не составляет». Цепочка «получил — отсортировал — строчка за строчкой внес» выглядит нестрашной лишь тому, кто никогда не сидел на первичке и (или) не работал в режиме «all-in-one». При внушительном документообороте внесение первички в 1С составляет труд еще тот.
Проблемы с ЭДО, или Гладко было на бумаге
Прежде всего — подключение вашей фирмы к ЭДО не подключает автоматом к нему всех контрагентов. Многие продолжают вносить вклад в гибель лесов, распечатывая, визируя, отправляя почтой (курьером, лично, с оказией), получая и визируя и прочая, прочая. Ну или в лучшем случае обмениваясь сканами (причем в форматах самых разнообразных, порой уникальных, которые и в жизни не всегда применяют: png, tiff, и т.п.).
Да, начиная с отчетности-2020 большинству воленс-ноленс пришлось «оцифроваться», но остаются партнеры из малого бизнеса, ИП, самозанятые, а они не особо стремятся тратиться еще и на подключение ЭДО. Остаются также чеки, авансовые отчеты и проч., которые также в большинстве своем оформляются в традиционном бумажном виде.
К тому же у ЭДО есть своя черная сторона: отсканированные и подписанные ЭЦП документы в виде файлов получить легко, а вот загрузить в программу — нет. Надо вносить вручную, а это потенциальный источник множества дублей, ошибок (да и не секрет, что частенько сами сотрудники вносят данные «от фонаря»). Так что вместо того, чтобы облегчать жизнь, ЭДО ее усложняет.
Вкалывают роботы. И человек
Объем работы увеличивается, эффективность падает... что называется: прощай, безбумажная технология, здравствуй, бестолковая! Но, по счастью, как это всегда оказывается, есть способ лучше. Вот как выглядит предлагаемый нами алгоритм:
- Изготавливаете графический образ первички — УПД, счета-фактуры, акты, чеки, — в виде фото или скана.
- Загружаете в систему КНАП.
- Получаете сообщение о том, что первичка внесена в систему «1С».
- (Факультативно) Хотите — можете этот факт перепроверить.
Очень ценно то, что сервис КНАП не просто сканирует первичку. Самообучающиеся роботы системы проводят сверку с ранее внесенными в 1С данными, но опасаться «бунта машин» не следует: на подстраховке роботов трудятся высокопрофессиональные удаленные «первичники».
Если робот сталкивается с чем-то незнакомым, то, не самовольничая, задает вопрос операторам, ну а если оператор не в состоянии разобраться, то нормотворчества не будет, а будет так, как предпишете вы.
Любое распоряжение, например:
- не заводить чеки QR-кода;
- не создавать новую номенклатуру;
- сохранять услуги как дополнительные расходы
будет выполнено в точности. КНАП максимально адаптируется под вашу учетную политику, осуществляя автопроведение первички на необходимый в силу УП счет. (При этом настройки можно изменить буквально за 60 сек.) Просто сообщите о своих особых пожеланиях — и первичка будет сохраняться и проводиться так, как вы решите.
Самые опытные сотрудники устают. Роботы — нет. Они способны работать в режиме 24/7, не делая ошибок, независимо от видов присылаемых документов и их формы (фото, скан-образ, пдфка, файл Excel и т.п.), наличия опечаток, замен символов — роботы-операторы КНАП сразу и правильно поймут, что имеется в виду в документе.
Что еще умеет КНАП?
Если вкратце, то освободить бухгалтера от ручного ввода первички. Как показывает практика, подключение к КНАП позволяет освободить не менее 5-ти часов ежедневно. Сервис сохраняет документацию, делает проводки в «1С», проверяя и сами документы, и строки номенклатуры. База «1С» в идеальном состоянии, без дублей и мусора.
От пользователя требуется лишь одно: отправить документы «как есть», а система отсортирует все по типам, осуществит компоновку многостраничных документов, обработает наиболее проблемную первичку:
- акты;
- счета-фактуры;
- УПД;
- товарные накладные;
- чеки;
- и даже рукописные документы.
КНАП не конфликтует с «1С», напротив, легко и без проблем интегрируется в работающую систему (неважно — облачную или локальную), и все документы хранятся в полной безопасности. Достаточно установить соответствующее расширение для «1С» (по вашему желанию технические специалисты КНАП установят и настроят его в удаленном режиме).
Цена вопроса
Чтобы самолично убедиться в преимуществах КНАП, можно протестировать систему бесплатно: первые 100 документов будут распознаны и проведены бесплатно, да и расценки за пределами этого лимита необременительны:
- 2 руб. — строка;
- 6 руб. — реквизиты;
- от 8 руб. — документ.
Причем заметьте, что вы оплачиваете лишь корректно обработанные документы. Попробуйте: отправьте вашу проблемную первичку в любом формате (pdf, jpeg, jpg, doc, xlsx, png, tiff, zip, rar), не сортируя по типам и страницам, — и оцените предлагаемые скорость и качество.
Вы сторонник тотального контроля — без проблем. Доступ к базе возможен в любое время дня и ночи, с любого ПК. КНАП гарантирует всегда актуальные базы и сохранность документации: каждая «бумажка» хранится в вашем личном кабинете, нужный файл легко отыскать, используя возможности умного поиска по контрагентам, суммами, датами, и, при необходимости, скачать в формате .pdf.
Попробуйте сервис введения первички в «1С» от КНАП — и сразу станет понятно, каким должен быть настоящий ЭДО, который не плодит, а эффективно решает проблемы.
Свободу бухгалтеру!
Пока КНАП работает - вы отдыхаете!
Попробуйте сервис бесплатно!
Оставьте нам ваши контакты ниже, мы расскажем как получить бесплатный доступ:
Начать дискуссию