Когда можно направить электронный чек вместо бумажного

Когда можно отправить электронный чек

Электронный чек представляет собой, как правило, файл в формате pdf или jpg, который включает все необходимые по закону реквизиты:

• название документа («чек»); 

• номер чека в смене;

• дата, время;

• название компании и ИНН;

• система налогообложения;

• признак расчета;

• названия товаров и услуг, если они известны в момент расчета (в чеке на аванс, например, наименования позиций не указывают);

• НДС;

• способ оплаты;

• регномер ККТ; 

• номер фискального накопителя (ФН);

• фискальный признак документа (ФПД);

• адрес сайта ФНС для проверки чеков (nalog.gov.ru);

• номер телефона или адрес электронной почты покупателя; 

• порядковый номер фискального документа (ФД);

• номер смены на кассе;

• место расчета (адрес сайта);

• версия формы фискального документа (ФФД);

• электронный адрес отправителя;

• QR-код.

Продавец может отправить его по электронной почте, ссылкой в смс-сообщении или в мессенджере.

Сразу скажем, что чек в таком формате можно выдавать не всегда. Если продавец хочет отправлять электронные чеки, нужно выполнить такие условия:

• Продавец должен предварительно запросить у покупателя email или номер телефона.

• Продавцу следует уточнить у покупателя согласие на получение чека в электронном варианте.

• У кассового оборудования должна быть техническая возможность, чтобы отправить клиенту электронный чек.

Если продавец выдал чек в электронной форме, то распечатывать его уже не нужно — это подтверждает Минфин в письме от 12.10.2017 № 03-01-15/66784. Но если при этом клиент требует чек на бумаге, то предоставить его придется.

Электронный чек в смс-сообщении или на электронную почту также получает клиент, который оплачивает покупку безналичным способом и при этом с продавцом не контактирует. Например, покупает что-то на сайте или в приложении магазина. Бумажный чек в этом случае можно не печатать.

Иногда касса работает в автономном режиме — например, в местностях, где нет Интернета, на территориях военных объектов, органов государственной охраны и т.д. (п. 7 ст. 2 54-ФЗ). В этом случае касса не передает данные ОФД онлайн. Тогда чеки продавец выдает в бумажном виде (п. 2 ст. 1.2 54-ФЗ).

Почему электронный чек — это выгодно

Использовать электронные чеки удобно и выгодно:

• Продавец экономит на чековой ленте, а термопечатающий механизм кассы служит дольше.

• Продавец может обслужить больше покупателей, ведь ему не нужно ждать, когда ККТ распечатает чек. Да и чековая лента не закончится в неподходящий момент.

Какие реквизиты должны быть в электронном чеке

Кассовый чек должен включать все обязательные реквизиты из ст. 4.7 54-ФЗ и приказа ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662. В смс продавец отправляет ссылку на полный электронный чек, так как количество символов ограничено. В сообщении также содержатся основные данные о покупке:

• название (чек);

• дату (иногда и время) расчета;

• стоимость покупки;

• регистрационный номер кассы (не всегда);

• ссылку на полную версию чека.

На электронную почту может также прийти ссылка на сайт ОФД, где можно посмотреть и скачать чек, либо файл с электронным чеком, который содержит все обязательные реквизиты. 

Электронные чеки и обработка персональных данных клиентов

Минкомсвязи в письме от 07.07.2017 № П11-15054-ОГ разъясняет, что если номер телефона и email адрес принадлежат физическому лицу, то эта информация — персональные данные. Так продавец, который получает от покупателя email или номер телефона для отправки чеков, становится оператором персональных данных по закону 152-ФЗ. За 30 дней до начала работы с электронными чеками ему нужно уведомить Роскомнадзор, что он будет обрабатывать персональные данные своих клиентов.

Сообщать в Роскомнадзор о передаче чека продавцу необходимости нет. Выдавать чек клиенту — это его обязанность, значит, разрешение от клиента на обработку данных не требуется.

Как перейти на электронные чеки

Чтобы начать выдавать чеки в электронном формате, предпринимателю нужно выбрать онлайн-кассу. Если он принимает платежи в интернете, работает с доставкой, продает товары на выезде, перевозит пассажиров, то ему подойдет облачная онлайн-касса.

Дальше ему понадобится:

• Подключиться к ОФД и платежному сервису, чтобы принимать оплату картой или через систему быстрых платежей. ОФД отправит данные в ФНС, а если продавец реализует маркируемый товар, — то и в «Честный ЗНАК». 

• Оплатить услуги ОФД по передаче электронных чеков. Сервисы ОФД нередко отправляют чеки на email покупателям бесплатно, а вот смс — как правило, платные.

• Обновить учетную систему и кассовую программу.

Электронные чеки удобны покупателям и продавцам, а в некоторых случаях — например, при интернет-торговле, без них и вовсе не обойтись. А чтобы принимать платежи в интернете — банковской картой, по QR, платежным ссылкам и Яндекс.PAY — подключите интернет-эквайринг от Life Pay. Он подходит для любого сайта и устанавливается в форме кнопки вызова формы оплаты или через интеграции с системой управления сайтом. Комиссия по оплате банковской картой — от 1,7%, оплате по QR-коду — от 0%. 

Как избежать штрафов из-за кассового чека

Объясняют эксперты в инструкции

Забирайте чек–лист «Как правильно формировать чек и не попасть под штрафы» бесплатно

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «ПСП», ИНН: 9701010050, erid: LjN8KYeiT