Цифровое планирование в спорте: от проблем к эффективным решениям

Календарный план спортивных мероприятий представляет собой ключевой документ, в котором систематизируются предстоящие события в сфере спорта.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Его роль трудно переоценить, ведь он служит основой для координации работы спортивных учреждений, федераций и органов власти, позволяет рационально распределять бюджетные средства, анализировать эффективность спортивной работы, планировать участие спортсменов и команд, а также контролировать исполнение государственных заданий.

Основными пользователями календарных планов являются спортивные учреждения, федерации спорта, органы управления спортом, муниципалитеты.

Спортивные учреждения (центры спортивной подготовки (ЦСП), училища олимпийского резерва (УОР), спортивные школы олимпийского резерва (СШОР) и другие) занимаются формированием первичных предложений по мероприятиям. Федерации спорта инициируют включение мероприятий в общий план. Органы управления спортом (к примеру, Минспорт, региональные управления) утверждают планы и координируют их исполнение. Муниципалитеты участвуют в реализации мероприятий на местном уровне.

Нормативно-правовая база, регулирующая порядок формирования планов, включает Единый календарный план (ЕКП) физкультурных и спортивных мероприятий Минспорта, профильные приказы (в частности, приказ от 25.12.2024 № 1321 о нормах расходов на проведение мероприятий), а также локальные нормативные акты регионов и муниципалитетов.

Планирование спортивных мероприятий — это сложная и ответственная задача. Традиционный подход к формированию календарных планов сталкивается с серьезными проблемами. Прежде всего, одна из проблем касается высокой трудоемкости. Например, подготовка одного только календарного плана может занимать до 60 человеко‑часов. К этому добавляются риски возникновения ошибок по причине проведения табличных расчетов и систематизации данных, сложность актуализации информации и долгие сроки согласования плана с участием разных инстанций.

В совокупности эти факторы существенно снижают эффективность управления спортивной отраслью. А именно, замедляют процесс принятия решений, увеличивают административную нагрузку на сотрудников и повышают риск нерационального использования бюджетных средств.

Решением этих проблем становится внедрение специализированных электронных систем. Одним из ярких примеров успешной автоматизации стала работа Министерства спорта Московской области, использующего электронный сервис «РАМЗЭС 2.0» от компании «ФИНАТЕК».

«РАМЗЭС 2.0» позволяет:

вести реестр спортсменов и тренеров, а также персонифицированный расчет нормативных затрат на каждого спортсмена и тренера;
автоматизировать процессы формирования, согласования и утверждения календарного плана;
обеспечивать юридически значимый электронный документооборот (ЭДО) с применением электронной подписи (ЭП);
использовать инструменты отчетности и аналитики.

Процесс формирования календарного плана в «РАМЗЭС 2.0» выстроен логично и последовательно. Подведомственные учреждения создают карточки мероприятий, заполняя ключевые поля (наименование мероприятия, вид спорта, уровень мероприятия, даты проведения, код из Единого календарного плана (ЕКП), информация о месте проведения и участниках). Далее система автоматически рассчитывает нормативные затраты по категориям (к примеру, проживание, питание, проезд) и определяет общий объем финансирования. После этого учредитель (например, региональное министерство спорта) согласовывает и утверждает план с применением ЭП. При необходимости могут создаваться новые редакции плана или возвращаться текущие в начальный статус с целью произведения доработок.

Результаты внедрения «РАМЗЭС 2.0» в Минспорте Московской области впечатляют: вычисление бюджетной экономии сократилось с 20 до 2 человеко-часов, проверка обоснований затрат — с 40 до 3 человеко-часов, среднее время подготовки редакции календарного плана — с 60 до 5,5 человеко-часов.

Проведенная автоматизация принесла целый ряд преимуществ. К примеру:

экономию времени и ресурсов за счет сокращения трудоемкости в несколько раз;
точность расчетов благодаря минимизации ошибок при планировании бюджета;
прозрачность документооборота благодаря фиксации всех этапов согласования в системе;
оперативность внесения изменений и актуализации данных;
удобство ведения и анализа отчетности за счет автоматических отчетов в стандартных форматах;
централизованное хранение данных в едином реестре мероприятий и участников.

Таким образом, автоматизация формирования календарных планов с помощью автоматизированных решений на примере «РАМЗЭС 2.0» кардинально меняет подход к планированию в спортивной отрасли. Система не просто упрощает рутинные процессы, но и повышает эффективность управления спортивными мероприятиями, обеспечивая четкую координацию всех участников и оптимальное использование бюджетных средств.