Как составить авансовый отчет по корпоративной карте

Подотчетные деньги всегда вызывают много вопросов — как правильно выдать, как отчитаться и в какие сроки. Еще больше вопросов возникает, когда деньги были переведены сотруднику на корпоративную карту. Расскажем о том, как составить авансовый отчет по корпоративной карте.
4,4 тыс. 1,8 тыс.
Как составить авансовый отчет по корпоративной карте
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Целевое использование средств

Использовать корпоративную карту просто: ей можно расплачиваться или снимать наличные в банкомате.

Деньги с корпоративной карты нельзя тратить на личные нужды. За каждую потраченную сумму необходимо предоставить в бухгалтерию отчет с подтверждающими расход документами. Для оформления такого отчета компании могут использовать специальную форму авансового отчета АО-1 или разработанную самостоятельно.

Затраты по авансовому отчету можно принять к учету на основании кассового чека (пробитого на ККТ на бумажном носителе или распечатанного электронного чека), товарного чека или иного подтверждающего документа.

Сроков идентификации проведенных по корпоративной карте расходов форма АО-1 не предусматривает. Компания самостоятельно может утвердить внутреннюю форму отчетности локальными актами. Однако изменять форму АО-1 запрещено, так как она является унифицированной, можно только создать новую.

Форма № АО-1 — обязательный документ не только для бухгалтерского, но и для налогового учета. Реквизиты, предусмотренные в этой форме, обязательны для заполнения. И если они не заполнены, документ не имеет юридической силы.

Как разработать внутреннюю форму отчетности

В законе о бухгалтерском учете сказано, что компания не обязана использовать унифицированные формы документов, но может их применять на свое усмотрение. Также каждая организация может разработать свои внутренние регламенты и шаблоны. 

Закон обязывает использовать унифицированные формы только для кассовых документов (приходных и расходных ордеров), авансового отчета в этом списке нет. Поэтому для отчетности по корпоративной карте можно разработать собственную форму документа и утвердить ее у руководителя.

Оформить корпоративные карты на выгодных условиях можно в Ак Барс Банке. Это удобный способ организации расчетов для бизнеса. 

Отправить заявку

Обязательные реквизиты во внутренней форме отчетности

Авансовый отчет обязательно должен содержать информацию об остатке денежных средств. В данной графе нужно отразить информацию о сумме, которая была на счете в момент начала использования или передачи карты подотчетному лицу.

Если карта используется одним и тем же сотрудником, то достаточно указать только остаток по карте на конкретную дату.

Если же карта передается между сотрудниками, то обязательно укажите в отчете сведения о выдаче карты, пропишите полностью ее номер и основные реквизиты банковского счета.

Если во время использования карты ее баланс пополнялся, то в отчете необходимо указать дату пополнения карты и реквизиты платежного документа.

Последняя строка «итого» должна содержать информацию об остатке денежных средств на карте на момент составления отчета.

На оборотной стороне авансового отчета сотрудник должен перечислить документы с реквизитами, которые являются подтверждением операций по карте — чеки, билеты и т.п.

Корпоративные карты

Удобный способ организации расчетов для бизнеса

Как пополнить корпоративную карту

Отдельный счет для корпоративной карты не открывается, она выпускается к основному расчетному счету компании. Когда сотрудник расплачивается такой картой, денежные средства списываются непосредственно с расчетного счета.

Пополнение карты возможно через устройства самообслуживания. Лимиты по внесению/снятию наличных денег с корпоративной карты устанавливает банк. Например, для корпоративных карт Ак Барс Банка лимит на внесение отсутствует, ежедневный лимит на снятие наличных — 200 тыс. рублей.

Получайте бизнес-кешбэк — до 48 000 бонусов в год с классической картой Business

Как снять наличку с корпоративной карты

Если возможности рассчитаться корпоративной картой нет, то можно снять наличные деньги. Чтобы зафиксировать эту операцию в авансовом отчете нужно, чтобы в нем были предусмотрены строки, где указываются:

  1. Сумма, которая была снята с карты.

  2. Общая сумма потраченных средств.

  3. Сумма остатка, внесенная через банкомат или кассу на корпоративную карту.

  4. Сумма остатка денежных средств на расчетном счете.

Как сдавать отчет

Если вы являетесь подотчетным лицом и используете корпоративную карту, то обязаны отчитываться об операциях по ней директору или в бухгалтерию компании.

Бухгалтер, как правило, проверяет отчет на корректность заполнения, а директор утверждает его.

Все материалы, которые были куплены с бизнес-карты подлежат обязательной постановке на учет. 

По результатам проверки отчета сотруднику выдается расписка в приеме авансового отчета. В унифицированной форме АО-1 она уже предусмотрена, если вы разработали собственную форму, то расписку можно составить в произвольном виде.

Выпустите корпоративную карту к основному расчетному счету в Ак Барс Банке и получите выгоду до 48 000 бонусов в год. Расплачивайтесь картой за товары и услуги для бизнеса в онлайн и офлайн магазинах. Можно настроить карту под себя — установить лимиты по карте и следить за операциями в интернет-банке.

Корпоративные карты

Удобный способ организации расчетов для бизнеса

Реклама: ПАО «АК БАРС» БАНК, ИНН: 1653001805, erid: LjN8KQGRn

Комментарии

1
  • alex_avd

    Написано вроде понятно, но как на практике заполнить совсем непонятно. Написано, что изменять форму АО-1 запрещено, но она таких полей не содержит где можно бы указать остаток на начало использования карты..

    А если у меня как у ген директора карта эта постоянно в кошельке - я по ней заправляюсь раз в неделю, но понятно, что еще всякие приходы и расходы по р/с идут, как их вписывать в этот отчет - чтобы все сошлось? Можно реальный пример привести заполнения??

    Например ситуацию расмотреть: карту выдали сотруднику на р/с было 300000, он заправился по ней на 3000, но когда вернул карту, на р/с было уже  250000, т.к. ушло 100000 и пришло 50000 по р/с, а на момент возврата карты те 3000руб за бензин еще не списались, а списание только через день случилось.

    Как тогда такой отчет будет выглядеть???

Банки

Мошенники создают поддельные сайты банка QIWI

Сайты-двойники предлагают за вознаграждение вывести деньги со счетов банка QIWI, который потерял лицензию ЦБ.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Налоговики будут проверять признаки дробления на маркетплейсах

ФНС начнет следить за кросс-граничными сделками, будет проверять пивоваров и продавцов табачных изделий, а также искать дробленку на маркетплейсах.

Инструкция для лизингополучателя: как учитывать лизинговые операции по правилам ФСБУ 25/2018

Подробно и с примерами проводок рассказали о том, как отражать в бухучёте предмет лизинга, лизинговые платежи, а также выкуп лизингового имущества.

Инструкция для лизингополучателя: как учитывать лизинговые операции по правилам ФСБУ 25/2018
Лучшие спикеры, новый каждый день

Правительство: еще больше россиян смогут пройти бесплатное переобучение

В 2024 году бесплатное обучение будет доступно всем, кто ищет работу. На программу из бюджета выделили 6 млрд рублей, которые позволят обучить больше 100 тысяч человек.

Игра с кубиками на ЕНС

У меня все было отлично — по нулям. Что эта ЁНС-овская программа потом насчитала — неизвестно... С данными «Сальдо ЕНС» в «Истории ЕНС» на протяжении всего 2023 года творилось что-то необъяснимое. Менялись суммы «Сальдо ЕНС» и «даты по состоянию»...

Как решить проблему с формированием уведомления по УСН за 4 квартал 2023 года?

Коллеги, подскажите пожалуйста, по УСН за 4 квартал 2023 года: уведомление не сформировала, так как сдавали декларацию. Налог перечислен, а сальдо по К68.12 не свернулось. И сейчас при формировании уведомлений по НДФЛ и страховым взносам добавляется строка по УСН с суммой за 4 квартал.

24
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

«Сбер» просит клиентов обновить мобильное приложение на Android

В ближайшие дни устаревшие версии приложения «Сбербанк Онлайн» перестанут работать.

Увеличат необлагаемый НДФЛ и взносами лимит суточных

Сейчас не облагаются НДФЛ и страховыми взносами суточные в размере 700 рублей в день. Этот лимит могут увеличить, но не для всех.

🔥Узнайте все о налогах, учете и кадрах за один день на конференции «Клерка». Прямо сейчас заберите полезное видео: как списать дебиторку

На IV всероссийской бухгалтерской конференции «Клерка» эксперты в области бухгалтерии, кадров и налогов расскажут, как бухгалтерам работать с новыми изменениями в законодательстве.

Договор аутстаффинга: составляем без ошибок

Аутстаффинг — использование наемного труда вне штата — это легальный способ кадровой оптимизации, к которому прибегают многие российские компании. Оказывать услуги аутстаффинга вправе лишь аккредитованные организации.

Договор аутстаффинга: составляем без ошибок

Как предпринимателю уменьшить УСН и патент на страховые взносы в 2024 году. Новые правила и примеры

ИП и организации привыкли уменьшать налог УСН «доходы» и патент на уплаченные взносы. Но недавно ситуация изменилась, и в 2024 году налог уменьшают на взносы по новым правилам. В статье разбираем изменения, приводим примеры уменьшения налога по УСН и патенту и объясняем, как пересчитать налог с учетом новых правил.

Как предпринимателю уменьшить УСН и патент на страховые взносы в 2024 году. Новые правила и примеры

Нормы ТК сформулированы так, что толковать и применять их можно разными способами. Интервью с Еленой Воробьевой

Топовый лектор России по начислению и налогообложению заработной платы Елена Воробьева расскажет, на какие моменты обратить внимание работодателям в 2024 году.

Нормы ТК сформулированы так, что толковать и применять их можно разными способами. Интервью с Еленой Воробьевой
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Минцифры обяжет Apple разрешить установку приложений из сторонних магазинов

Компания Apple будет обязана разрешить пользователям устанавливать мобильные приложения на iOS из сторонних магазинов.

Не забудьте сегодня сдать отчеты и уведомление по ЕНП

В уведомлении по ЕНП, которое надо сдать сегодня, будет НДФЛ с кодом периода 21/02, взносы с кодом 21/01 и имущественные налоги с кодом 34/04. Кроме того, сегодня надо сдать еще несколько отчетов.

✅Как сделать красивую таблицу в Excel? +100500 к профессионализму

Содержание важнее формы. Однако, наполнение в красивой упаковке легче воспринимается. А создатель табличного шедевра сразу прибавляет +100500 к своему профессионализму. Попробуйте один из вариантов профессионального оформления таблицы. Забирайте в Избранное.

✅Как сделать красивую таблицу в Excel? +100500 к профессионализму
31
724

5 проблем молодого и растущего бизнеса

Для многих предпринимателей развитие бизнеса — это про рост продаж и увеличение выручки. Однако на этом пути встречаются и другие, менее очевидные проблемы.

5 проблем молодого и растущего бизнеса
Бесплатно с УСН

Как считать, платить и отражать в декларации минимальный налог при УСН в 2024 году: примеры

Срок уплаты минимального налога за 2023 год – до 28.03.2024 для организаций и 29.04.2024 – для ИП. Уведомление по ЕНП не нужно. КБК в платежке = КБК ЕНП.

Как считать, платить и отражать в декларации минимальный налог при УСН в 2024 году: примеры

Группа «Тинькофф» зарегистрировалась в САР на острове Русский

«Тинькофф» стал 70-й компаний, зарегистрированной на острове Русский. Головная структура банка переехала с Кипра в специальный административный район.

ФСБУ

Все действующие ПБУ и ФСБУ в 2024 году

В 2024 году бухгалтеры ведут учет, опираясь на действующие ПБУ и новые ФСБУ. Подготовили полный список.

Как без проблем перейти на МЧД в 2024 году

С 1 сентября 2024 года сотрудники организации смогут подписывать документы только с помощью личной электронной подписи физлица и машиночитаемой доверенности. У компаний осталось менее полугода на то, чтобы привести рабочий документооборот в соответствие с законом. Расскажем, как это сделать быстро и без ошибок.

Как без проблем перейти на МЧД в 2024 году