Архив документов

Сколько времени нужно хранить документы в организации

Расскажем, как долго нужно хранить бухгалтерские, налоговые и кадровые документы, и что делать с бумагами, у которых истек срок хранения
Сколько времени нужно хранить документы в организации
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Для ведения бизнеса нужны договоры, счета, приказы, бухгалтерские и налоговые отчеты и так далее. Все эти документы по закону нужно хранить определенное количество времени — нельзя просто выкинуть их, когда пропадет надобность. В статье мы расскажем, где и как хранить в компании важные бумаги, и кому можно делегировать эту задачу. Также вы узнаете о сроках хранения разных документов и о том, как правильно уничтожить их, когда закончится срок хранения. 

Какие документы нужно хранить

По закону, предприниматели обязаны хранить все документы, касающиеся работы бизнеса: договоры, журналы операций по счетам, чеки, акты, накладные, приказы о приеме на работу и увольнении сотрудников. Также нужно хранить трудовые договоры, личные дела работников и копии их документов, например, паспорт, диплом, ИНН, СНИЛС, справки об отсутствии судимости. 

Помимо требований закона, документы могут понадобиться и самому предпринимателю. Например, бухгалтерские счета можно предъявить налоговой и доказать, что компания получала деньги законно. А договоры с партнерами при наличии разногласий пригодятся в суде, чтобы доказать факт нарушения соглашения.

Документы бывают временного и постоянного хранения. «Временные» документы нужно хранить от 1 года до 75 лет, документы постоянного хранения — в течение 10 лет. После этого их передают в архив самой компании или сторонней организации. 

Срок хранения документов определен Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019. Он отсчитывается с 1 января года, следующего за годом даты закрытия документа. Например, если сотрудника уволили 25 октября 2023 года, то срок хранения его документов начнет отсчитываться с 1 января 2024 года. Для договоров c контрагентами действует такое же правило.

Пример

ООО «Строймонтаж» заключило с производителем договор на поставку бетонных блоков. Договор подписали 15 ноября 2022 года, через 10 дней ООО «Строймонтаж» оплатило всю сумму контракта со своего счета, но товар привезли только 30 марта 2023 года. 2 апреля 2023 года стороны подписали акт приемки-передачи, подтвердив исполнение обязательств по договору. 

Срок хранения документов по этой сделке будет отсчитываться с 1 января 2024 года, так как договор был исполнен только в 2023 году. 

Сроки хранения документов

Документы налогового и бухгалтерского учета нужно хранить от 1 года до 75 лет после завершения отчетного периода.

Вид документов

Срок хранения

Свидетельства о постановке на учет и уведомления о снятии с учета в ФНС

1 год

Первичные бухгалтерские документы:

  • Договоры, накладные акты, квитанции, чеки

  • Кассовые документы

  • Счета-фактуры

  • Договора банковских счетов

  • Налоговые декларации

  • Книги учета доходов и расходов


5 лет 

Расчеты по страховым взносам

  • 75 лет, если делопроизводство закончено до 2003 года;

  • 50 лет, если делопроизводство завершено после 2003 года

Устав компании

Положения

Протоколы собраний учредителей

Бухгалтерская отчетность

Документы о ликвидации организации

Постоянно

Документы кадрового учета нужно хранить какое-то время после исполнения договора или увольнения сотрудника. 

Вид документов 

Срок хранения

Правила внутреннего трудового распорядка 

1 год

Графики отпусков

3 года

Согласие на обработку персональных данных

3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва

Документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий: характеристики, докладные записки, справки

3 года

Журналы учета рабочего времени

Табели

Авансовые отчеты 

5 лет

Документы по ведению воинского учета 

5 лет

Документы о несчастных случаях на производстве 

45 лет

Трудовые договора

Личные дела сотрудников

Табели и журналы учета рабочего времени при вредных и опасных условиях труда

Невостребованные оригиналы личных документов сотрудников

  • 75 лет, если делопроизводство закончено до 2003 года;

  • 50 лет, если делопроизводство завершено после 2003 года

Штатное расписание

Постоянно

Личные документы работников: трудовые, аттестаты, свидетельства, дипломы

До востребования владельцем документа

Невостребованные документы хранят 50/75 лет

Как хранить бумажные документы

Разделить документы на текущие и архивные. Документы текущего хранения – те, которые еще находятся в работе. Например, это могут быть неисполненные контракты и действующие трудовые договоры. Документы со сроком хранения менее 10 лет нужно хранить в компании: например, в шкафу или в сейфе в кабинете директора или бухгалтера. После окончания срока хранения их уничтожают. 

Важно! После оцифровки документов уничтожать бумажные носители до окончания срока хранения, установленного законом, нельзя.

Отправить ненужные документы в архив компании. Если по прошествии 10 лет срок хранения документов еще не истек, их нужно передать в архив организации. Для этого: 

  • разложить документы в хронологическом порядке;

  • пронумеровать страницы;

  • составить опись: указать названия документов и порядковые номера страниц;

  • заполнить лист-заверитель: в нем содержится общая информация о документах и их физическом состоянии, там нужно указать количество листов в деле и наличие испорченных страниц;

  • подписать лист-заверитель: это должен сделать сотрудник, который готовил бумаги к хранению, например, для кадровых документов – специалист по кадровому учету.

За хранение документов в архиве компании отвечает руководитель или ИП, если он работает один. Эти полномочия он может передать приказом главному бухгалтеру или завхозу.

Важно! Помещение для архива должно иметь сигнализацию, систему вентиляции и пожаротушения. Документы нужно защитить от сырости и прямых солнечных лучей, поэтому для хранения в архиве обычно используют закрытые стеллажи и полки. 

Передать документы в сторонний архив. Если в компании нет подходящего помещения для хранения документов, можно передать их во внешний архив. Обычно такие компании предлагают не только хранение, но и подготовку документов к архивации, перевозку, оцифровку и уничтожение документов. Стоимость принятия на хранение одного дела – около 850 ₽ за весь срок хранения документов. Когда срок хранения истечет, с этой же организацией можно заключить договор на уничтожение бумаг.

Можно заказать также услугу внеофисного хранения документов и освободить место в офисе (источник: https://www.archivarius.ru/ceny/

При передаче документов нужно подписать акт приема-передачи. После этого ответственность за сохранность документов в течение всего срока хранения несет архив. 

Так выглядит акт передачи документов в архив (источник: https://assistentus.ru/forma/akt-priema-peredachi-del-na-arhivnoe-hranenie/view)

О том, сколько положено хранить электронные документы, какие штрафы грозят за нарушения правил хранения и как правильно уничтожить документы, читайте в продолжении статьи в Life Profit

Комментарии

5
  • tmv33

    Очень поверхностно, многое не соответствует законодательству. А приказ Росархива 77 от 31.07.2023? (Там, кстати и про другие сроки передачи в архив). А примечание к срокам хранения в 236 Приказе "При условии проведения проверки"? А 6 лет по страховым взносам? А отдельные сроки для АО? А подтверждение убытков? А первичка по основным средствам и НМА? И много другого.

    • Олег Колесников

      Мне понравилась часть про хранение копии паспорта и диплома в личном деле сотрудника, что давно запрещено 😁

    • Ак Барс Банк

      Здравствуйте. Ответим вам по пунктам:

      1. Требования к комплектованию бумажной документации и обеспечению сохранности бумажных дел не изменились. Остались прежними и сроки хранения документов, которые были регламентированы Приказом Росархива от 20 декабря 2019 года №236.

      2. Примечание к 236 приказу "При условии проведения проверки" - Документы сохраняются до принятия решения по делу: если пришла проверка, она оповестит о сроках хранения документов. Потому эту информацию мы не стали включать в текст. О том, что делать, если документы были удалены ещё до проверки, мы написали в статье.

      3. В тексте статьи вшита кликабельная ссылка на ст 23 НК РФ, в которой указано: в течение шести лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов. Мы не описываем в статье все нюансы, чтобы не перегружать текст. На часть из них даем ссылку.

      4. "Отдельные сроки для АО? А подтверждение убытков? А первичка по основным средствам и НМА? И много другого" - статья рассчитана на предоставление базово необходимой для работы информации: сколько хранить документы, и как это делать правильно. Нюансы, касающиеся крупных компаний (АО) в материале не учитывали. Аудитория статьи - малый бизнес.

      • tmv33

        Ну вот я и говорю, что очень поверхностно и много не соответствует законодательству. Теперь выясняется, что и название статьи не соответствует содержанию.

        Согласен, что тема хранения документов объемная. Но разве среди малых предприятий нет АО? Разве для малых предприятий есть свои отдельные правила? Начиная с закона об архивном деле. Кроме 236 приказа есть масса нормативных документов. Если хотели сделать обзор выдержек из 236 приказа, стоило так и указать. Если не касается АО и ещё много чего, тоже можно это указать. Но этого нет ни в заголовке ни по тексту и может ввести в заблуждение, что того, что Вы описали достаточно.

        По пункту 2 а Вы о какой именно проверке? Мы по этому поводу и по поводу разных сроков в разных нормативных актах в Росархив запрос писали, они только признали неопределённость сроков, обещали проработать вопрос в будущем.

Банки

ЦБ объяснил рост прибыли банков на фоне проседания ипотеки

Центробанк повысил прогноз прибыли банков. До конца года кредитные организации могут заработать до 3,6 трлн рублей.

Курсы повышения
квалификации

19
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Инвестиции

10 надёжных флоатеров с высокой доходностью

Как всегда быть на одной волне с Набиуллиной и Центробанком РФ? Ответ настолько простой, насколько легко конфетку у первоклассника отобрать. Чтобы быть на одной волне с ключевой ставкой, нужно всего лишь покупать флоатеры — облигации с переменным купоном, который зависит от КС или RUONIA. Нюанс: лучше выбирать надёжных эмитентов, чтобы снизить риски. 

10 надёжных флоатеров с высокой доходностью
Банки

Китайские банки нашли выход, как из-за России не попасть под вторичные санкции США

Российские банки получают от китайских межбанковские кредиты, чтобы получить юани без займов у Центробанка.

Лучшие спикеры, новый каждый день
Индексация пенсий

⚡В Госдуму внесен законопроект об индексации пенсий работающим пенсионерам

Ранее мы писали, что с 1 февраля 2025 работающим пенсионерам снова начнут индексировать пенсии. Соответствующий законопроект сегодня был внесен в Госдуму.

1

ФНС хочет отменить декларации 3-НДФЛ, а налог считать автоматически. 📢«Ночной бухгалтер» № 1707

Налоговики урезают количество онлайн-сервисов, но в то же время масштабируют их, а заодно решают наладить автоматизацию и для расчета налогов для физиков. Отказ от декларации 3-НДФЛ и появление сервиса для упрощенного получения социальных вычетов должны в этом помочь.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
6-НДФЛ

ФНС: излишне удержанный НДФЛ не всегда отражают в строке 180 формы 6-НДФЛ

Сотрудник может подать заявление на стандартный вычет в середине года, но предоставляют его с начала года за все месяцы. Поэтому может быть ситуация, когда налог излишне удержан.

1
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Госдума одобрила в первом чтении законопроект о повышении НДФЛ

Проект поправок, за который проголосовали депутаты, предусматривает введение прогрессивной шкалы налога на доходы физических лиц (НДФЛ).

Вклады

Стоит ли открывать вклад, привязанный к ключевой ставке

За последние месяцы некоторые российские банки предложили клиентам вклады с доходностью, привязанной к ключевой ставке. Последнюю устанавливает Банк России. С конца прошлого года она сохраняется на уровне 16% годовых.

Стоит ли открывать вклад, привязанный к ключевой ставке
Декларация по НДС

10 типичных ошибок в декларации по НДС: рейтинг от УФНС

УФНС по Республике Бурятия составила список часто встречающихся ошибок в декларации по НДС. Таких оказалось 10.

10 типичных ошибок в декларации по НДС: рейтинг от УФНС
Бесплатно с Отчетность

Формы и сроки сдачи отчетности за полугодие 2024 года

Чтобы ничего не потерять и вовремя отчитаться за полугодие, собрали всю полезную информацию в одной таблице.

Формы и сроки сдачи отчетности за полугодие 2024 года

Родителей уравняли в правах при получении документов на детей

Госдума приняла в третьем окончательном чтении закон об обеспечении равенства прав родителей, действующих в интересах своих несовершеннолетних детей, при получении госуслуг и документов в органах исполнительной власти.

Ипотека

Минфин ждет нормализации ипотеки в 2024-2025 годах

Власти планируют сокращать льготные программы по ипотеке, поскольку это привело к дисбалансу рынка.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

💘 Налоговая реформа-2025: обзор всех изменений для бухгалтера

При УСН будет НДС, но можно от него освободиться или выбрать пониженную ставку. По НДФЛ будет новая пятиступенчатая прогрессивная шкала. Ставку налога на прибыль увеличат. Налоговый кешбэк и амнистия по дроблению. Читайте дайджест всех актуальных изменений.

1
Законопроекты

У подозреваемых и обвиняемых будет право на видео-конференц-связь и священника

Комитет Госдумы по безопасности и противодействию коррупции рекомендовал принять в первом чтении законопроект, направленный на гуманизацию условий содержания под стражей подозреваемых и обвиняемых в совершении преступлений.

Новости ФНС

С декабря заработает система регистрации и учета арбитражных управляющих

Создание ФНС системы регистрации, учета и анализа сведений об арбитражных управляющих запланировано на декабрь 2024 года.

Строить станут быстрее — до одной тысячи дней

Зампредседателя правительства Марат Хуснуллин подчеркнул важность продолжения работы над сокращением инвестиционно-строительного цикла.

Экономика России

Центробанк дал сигнал о повышении ключевой ставки

Совет директоров подал сигнал о возможном повышении ключевой ставки на ближайшем заседании.

Ведение бизнеса

Сервис покопийной печати: что такое, перспективы и особенности

Сервис покопийной печати или managed print service постепенно набирает популярность в России. Как ни удивительно, но санкции и уход западных производителей печатных устройств и программного обеспечения с российского рынка дали импульс развитию отечественного ПО.

Сервис покопийной печати: что такое, перспективы и особенности

Вакансии

Новые вакансии для бухгалтеров и финансистов Добавить вакансию
Обзоры новостей

⚡️ Итоги дня: москвичей предупредили об угрозе смерчей, Zeekr запретила продавать электромобили в РФ, а в вузах появится бакалавриат по искусственному интеллекту

Подготовили обзор главных событий дня — 20 июня 2024 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Интересные материалы

Ведение бизнеса

Как законно торговать на улице или в транспорте: отвечаем на вопросы о выездных продажах

Расскажем, как заниматься разносной и развозной торговлей без штрафов. Важно знать, нужна ли вам касса, в каких местах разрешено торговать, какие товары продавать запрещено. И, конечно, нужно платить налоги.

Как законно торговать на улице или в транспорте: отвечаем на вопросы о выездных продажах