Как не получить штраф при работе с первичкой

Как не получить штраф при работе с первичкой

Бухгалтерские первичные документы оформляют для регистрации фактов хозяйственной жизни в компании. Бланки составляют в свободной форме и хранят в бумажном виде или в учётной системе электронного документооборота (ЭДО). Порядок работы с первичкой регулирует ст. 9 402-ФЗ РФ.

В статье рассмотрим случаи, которые не следует допускать при работе с первичными документами, чтобы избежать штрафных санкций.

За что штрафует ФНС при работе с первичными документами

Рассмотрим пять самых распространённых нарушений, за которые ФНС может оштрафовать организацию.

Отсутствие первичных документов

Компании-партнёры осуществляют обмен сканами подписанных документов. В дальнейшем копии меняют на подписанные оригиналы, которые отправляют по почте. Порядок подписания и сроки отправки закрепляются в договоре между контрагентами.

Налоговая оштрафует компанию, если при проверке ФНС хозяйственная операция отражена в учёте организации, но первичный бухгалтерский документ отсутствует.

Поэтому важно отслеживать партнёров в области своевременной отправки оригиналов первички.

Отсутствие первичного бухгалтерского документа регулирует ст. 120 НК РФ. За нарушение с организации взыщут:

  • 10 тыс. рублей за разовое нарушение;
  • 30 тыс. рублей за повторное нарушение в течение одного налогового периода;
  • 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс. рублей в случае если нарушение повлекло за собой занижение налоговой базы.

В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ, должностное лицо получит штраф:

  • от 5 до 10 тыс. рублей при однократном нарушении;
  • от 10 до 20 тыс. рублей или дисквалификацию должности на срок от одного до двух лет — при повторном нарушении.

Также ФНС вправе убрать из налогооблагаемой базы те расходы, которые документально не подтверждены. В таком случае организации придётся доплачивать налог на прибыль.

Первичный бухгалтерский документ, утерянный при стихийном бедствии или при форс-мажорных обстоятельствах, необходимо восстановить. В данном случае операция считается неподтверждённой и не освобождает организацию от ответственности.

Отсутствие обязательных реквизитов

В соответствии с 402-ФЗ от 06.12.2011 первичный учётный бухгалтерский документ должен содержать обязательные реквизиты:

  1. наименование документа;
  2. дату составления;
  3. наименование организации, составившей документ;
  4. содержание факта хозяйственной жизни;
  5. величину натурального или денежного измерения;
  6. должности лиц, совершивших сделку;
  7. ответственных за оформление сделки;
  8. подписи лиц участников.

Особое внимание ФНС акцентирует на подписи сторон, отсутствие которых свидетельствует о несостоявшейся сделке. В таком случае инспекция доначислит налоги.

Повреждения в документах

Первичный бухгалтерский документ возможно испортить при сшивании или прокалывании для занесения его в архив. При осуществлении таких действий повреждению могут быть подвержены реквизиты счетов или актов.

Первичка будет принята в ФНС, даже если документ испорчен, если на основе оставшихся данных можно идентифицировать:

  • продавца;
  • покупателя;
  • наименование товаров, работ или услуг;
  • имущественные права;
  • стоимость.

В иных случаях требуется сделать запрос на дубликат документа у партнёра.

Нечитаемый документ

Причины нечитаемости первичного документа могут быть различными. Данные невозможно просмотреть по ряду причин: выцветание краски на документе или неисправность печатного оборудования. Для того чтобы оформить расходы по таким документам, с них снимают копии, заверяют подписью ответственного лица, ставят печать и хранят вместе с оригиналами.

Внесение исправлений

Исправления в бумажные документы вносят в соответствии с законодательством.

В первичке допустимы правки путём вычёркивания позиции с прописанными вручную датой исправления и подписями сторон. Порядок оформления исправлений регулирует п. 4 положения о документах и документообороте в бухгалтерском учёте.

Исправления не допускаются в тексте и цифровых данных первичных документов и учётных регистров.

В каких случаях разрешены, а в каких запрещены сканы первичных документов

Ст. 9 402-ФЗ содержит в себе информацию о том, что оформление бухгалтерских первичных документов происходит только на бумаге или в электронном виде.

Цифровые документы подписывают квалифицированной электронной цифровой подписью (УКЭП). Именно такой вид подписи придаёт цифровым документам юридическую силу и подтверждает их авторство. Астрал-ЭТ и 1С-ЭТП от УЦ «Калуга Астрал» подходит для подписания цифровой документации, обмена документами между контрагентами и сдачи отчётности в госорганы.

Федеральный закон не имеет в составе текст, который разрешает использовать сканы первички. Работа со сканированными копиями и их оформление в качестве первичных документов — запрещено законодательством.

Однако существуют исключительные случаи, для которых использование сканов разрешено, на это указывает письмо Минфина от 22.04.2020 № 03-01-10/32570. Документ разрешает учитывать и оформлять расходы по сканированным образам документов, пока у организации нет возможности получить их оригинальные копии. Связано это с обострившейся эпидемиологической обстановкой в стране. Многие сотрудники бухгалтерии перешли на удалённый режим работы, в то время как работодатели не успели подключиться к электронному документообороту. Для такого случая налоговая служба приняла вышеуказанные меры.

Чтобы организацию не оштрафовали за использование сканов во время пандемии, необходимо внести правки в учётную политику компании. В ней следует указать, что на основе правительственных нормативных актов работа с первичными документами осуществляется с использованием сканированных образов. После улучшения эпидемиологической обстановки в стране и выхода сотрудников бухгалтерии предприятия с удалённого режима работы компания обязуется вести обмен оригиналами документов.

Возможны ли штрафы за скан-копии первички

Штрафные санкции можно получить, если в учётной политике компании не прописано использование сканированных образов первичных бухгалтерских документов. Также организации используют сканы, предполагая, что получат оригиналы. Если после пандемии фирма так и не получит оригинальные копии документов, тогда ФНС оштрафует компанию за отсутствие первички и доначислит налоги.

Во избежание штрафных санкций необходимо подключиться к оператору электронного документооборота. Оформление первичных документов в электронном виде даёт следующие преимущества:

  • использование законных электронных копий, которые подписаны УКЭП;
  • мгновенная передача данных между контрагентами;
  • экономия времени участников электронного документооборота.

ГК «Астрал» предлагает современные продукты для отправки контрагентам бухгалтерских первичных электронных документов: «Астрал.ЭДО» и «1С-ЭДО». Данные сервисы позволяют вести взаимодействие с партнёрами и контролирующими органами, соблюдая налоговое законодательство. Круглосуточная служба поддержки поможет клиентам запустить систему ЭДО, подключить контрагентов для обмена файлов или отправить отчёты в госорганы.