Что нужно знать о машиночитаемых доверенностях в 2023 году

Что ждет бизнес в связи с внедрением МЧД

Уже с 1 сентября 2023 года изменится схема работы бизнеса с электронными документами. Сертификаты КЭП, выданные ранее на юридическое лицо, прекратят свое действие.

К указанной дате всем организациям необходимо выпустить:

• электронные подписи на физлиц (сотрудников, уполномоченных отправлять отчетность в ФНС, СФР и Росстат, взаимодействовать по ЭДО с контрагентами, участвовать в тендерах, проводить продукцию через ЕГАИС РАР и систему маркировки «Честный ЗНАК» и т. п.);

• машиночитаемые доверенности на каждого такого работника.

В соответствии с законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ, любой пакет электронной документации будет подписываться личной КЭП физлица-сотрудника и сопровождаться файлом МЧД.

Можно ли заменить МЧД скан-копией обычной доверенности

Машиночитаемая доверенность (МЧД) представляет собой цифровой аналог обычной доверенности, который также дает право сотруднику подписывать документы от лица организации, но при этом имеет особый формат и строго установленное содержание.

Чтобы МЧД распознавалась информационной системой автоматически, она должна отвечать следующим требованиям:

• формат файла – XML;

• формат ЭП в подписи – XMLDSIG;

• содержание МЧД:

• название документа;

• дата выдачи;

• данные доверителя и представителя;

• срок действия;

• полномочия доверенного лица с идентификатором из классификатора полномочий;

• сведения об информационной системе, которая предоставит сведения о прекращении действия доверенности;

• номер документа;

• отметка о возможности передоверия;

• УКЭП руководителя компании или ИП.

Параметры машиночитаемой доверенности прописаны в двух приказах Минцифры: от 18.08.2021 № 857 и от 18.08.2021 № 858.

Технически МЧД – это файл в формате XML, который прикрепляется к пакету электронных документов, подписанных КЭП сотрудника, перед его отправкой контрагенту или государственной службе.

Скан-копия простой (или нотариальной) доверенности не является надлежащим подтверждением полномочий физлица в электронном документообороте и не может заменить МЧД.

Какие права дает машиночитаемая доверенность

Машиночитаемая доверенность, в совокупности с КЭП физического лица, наделяет работника полномочиями для подписания и обмена электронными документами от имени организации.

Например, с помощью МЧД и КЭП сотрудник может:

• сдавать отчетность в контролирующие службы (налоговую, Социальный фонд, Росстат);

• работать в системе маркировки – «Честный ЗНАК»;

• взаимодействовать с банками и нотариусами;

• участвовать в электронных торгах по законам 44-ФЗ и 223-ФЗ;

• подписывать договоры;

• обмениваться кадровыми документами с удаленными сотрудниками;

• вести ЭДО с контрагентами ;

• выполнять иные действия, как и с обычной бумажной доверенностью.

Как подготовиться к переходу на МЧД

Переход на работу с машиночитаемой доверенностью занимает несколько этапов, однако совершить их несложно. На всю процедуру оформления уйдет всего пара дней. Дальше останется только обучить сотрудников и наладить организационные процессы внутри компании.

Шаг № 1. Получение КЭП на генерального директора

Сертификаты КЭП, выданные ранее, могут использоваться до 31 августа 2023 года или до окончания срока их действия (в случае, если он наступает раньше указанной даты). С сентября они потеряют свою актуальность.

Чтобы сохранить возможность подписывать документы, необходимо оформить новую КЭП на руководителя. Теперь электронную подпись директор или ИП получают только в ФНС или доверенных УЦ.

Такую услугу предоставляет Калуга Астрал в офисах, в которых открыто подразделение ДЛ УЦ ФНС – «Аналитический центр». Заявка отправляется дистанционно, а специалисты УЦ сами проводят идентификацию, подбирают подходящий USB-носитель (токен) и выпускают новый сертификат, в соответствии с последними требованиями закона.

Шаг № 2. Получение КЭП физлиц на сотрудников

Для того чтобы поддерживать электронный документооборот в 2023 году, компании должны выпустить КЭП физлица всем сотрудникам, которые имеют право подписи (отправляют отчетность в госорганы, работают с ЕГАИС, ведут ЭДО с контрагентами). Такое требование содержится в последних поправках к закону от 27.12.2019 № 476-ФЗ.

Это также можно сделать в любом аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ). Например, в УЦ Калуга Астрал. Оплатите электронную подпись на сотрудника по любому тарифному плану Астрал-ЭТ, а второй сертификат физического лица по тарифу «Базис» получите бесплатно.

Сертификат физлица хранит информацию только о конкретном человеке без указания его принадлежности к организации. Благодаря этому новую КЭП можно использовать в личных целях и не аннулировать ее после увольнения.

Шаг № 3. Выпуск МЧД на сотрудников

Машиночитаемая доверенность выпускается на каждого сотрудника, наделенного правом подписи от организации также, как и КЭП физлица.

Оформлением занимается генеральный директор. Он заполняет необходимые сведения в бланке МЧД, подписывает готовый документ своей УКЭП руководителя и сохраняет файл в информационной системе. Сделать это можно как в специальном сервисе на сайте ФНС или в любой другой системе по актуальному формату.

Калуга Астрал обеспечивает полную поддержку пользователей от получения КЭП на руководителя и физлиц (сотрудников), в соответствии с новыми требования закона, до выпуска и хранения машиночитаемых доверенностей.

Как создавать МЧД, подписывать документы и отправлять отчетность с ее помощью в ФНС, подробнее читайте – на странице сервиса 1С-Отчетность.

Начинайте процедуру перехода на МЧД уже сейчас, чтобы заранее протестировать новые правила ведения электронного документооборота и избежать проблем во второй половине 2023 года.

Сервисы «Калуга Астрал» для бизнеса

Существенная экономия времени. Отправь заявку и мы расскажем все об электронном документообороте

Оставьте контактные данные.

И наши специалисты свяжутся с вами и расскажут все об электронном документообороте!

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным