Маршрутный лист (МЛ) — это важный документ для организации и контроля движения транспортных средств во время рейса. В нем отражаются следующие сведения:
Пункты отправки и прибытия.
Запланированные остановки.
Общее расстояние рейса.
Временные промежутки на каждом участке пути.
Дополнительные необходимые данные.
В тексте мы подробно остановимся на основных составляющих МЛ, разберём правила его заполнения и определим, кому необходимо формировать данный документ.
Лица, работающие с маршрутным листом
Маршрутным листом пользуются:
Водители, которые перевозят товары. Они обычно работают в компаниях, занимающихся перевозками.
Бухгалтеры. Им маршрутный лист помогает отчитаться о том, что услуга выполнена.
Юристы. Они используют МЛ в случае споров или судов.
Курьеры.
Другие сотрудники, если им это нужно (например, торговые представители, менеджеры по продажам, руководители).
Горюче-смазочные материалы — что это такое
Горюче-смазочные материалы — это ресурсы, которые необходимы для работы любого транспорта (бензин, газ, масла и т.д.). Их часто записывают не в маршрутный лист, а в другой документ — путевой лист.
Происходит это потому, что МЛ посвящен больше тому, куда и как едет машина, а путевой лист — чем водитель заправляет автомобиль и сколько этого нужно.
Как рассчитать, сколько ГСМ было потрачено
Для подготовки отчета по расходу топлива нужно обращаться к официально установленным формам. Например, в постановлении Госкомстата № 78 предусмотрена форма путевого листа, где имеются отдельные графы для указания:
Сколько топлива было изначально.
Количество дозаправленных ГСМ.
Количество оставшегося топлива по окончании маршрута.
В форме, представленной приказом Минтранса № 390, нет прямого замера ГСМ, но есть показания одометра — прибора, отслеживающего количество оборотов колеса и вычисляющего на его основе пройденное расстояние. Это позволяет рассчитать количество потребленного топлива.
Также можно обратиться к распоряжению Минтранса № АМ-23-р, где приведены установленные нормы расхода горючего. С их помощью можно рассчитать общее количество ГСМ.
Получить более подробную информацию по подтверждению расходов на горюче-смазочные материалы можно в нашей статье.
Формирование маршрутного листа
На 2023 год, чтоб продемонстрировать, что сотрудник потратил деньги в командировке, нужно правильно заполнить маршрутный лист и дать в приложение к нему несколько документов:
Приказ, который объясняет, зачем работник ехал в командировку (цель).
Отчет от самого работника, сколько он при этом потратил.
Дополнительные документы, которые подтвердят, что услуга была предоставлена.
Когда весь комплект документов собран, бухгалтерия проверяет расходы из маршрутного листа. Потом МЛ передаётся руководителю на подпись. И после этого сотрудники бухгалтерии возвращают деньги, если сотрудник их потратил.
Из чего состоит маршрутный лист
МЛ состоит из одной страницы на листе А4. В нем указаны следующие данные:
Название и номер маршрутного листа сотрудника, дата его формирования.
ФИО водителя.
Информация о транспорте (модель).
Основание для поездки — например, доставка по заявкам или служебная поездка.
Даты всех поездок.
Информация о том, когда транспорт приехал на нужную точку и уехал (дата, время, адрес места).
Чеки с реквизитами.
Потраченные денежные средства (сумма в рублях).
Личные подписи сотрудника и бухгалтера.
Единой формы МЛ не существует, поэтому каждая компания может создавать свой вариант с любыми пунктами. Обычно маршрутный лист выглядит как таблица. Главное условие — указать все пункты выездов по порядку.
Как заполнить маршрутный лист
В процессе разработки новых путевых листов необходимо создать два экземпляра. Один из них предоставляется работнику, второй — отправляется в бухгалтерию.
Нет необходимости ставить штамп на лист. Путевой лист является документом внутреннего использования, поэтому достаточно подписей водителя и бухгалтера.
Есть определенные правила, которые нужно соблюдать:
Заполнить шапку документа (название, число заполнения), потом указать, где документ был заполнен.
Правильно указать данные о работнике, который ездил в командировку (ФИО, должность, что за машина и куда он ездил).
Все поездки записываются в табличке по порядку, от самой первой до самой последней.
Если поставить печать необязательно, то подписи работника и бухгалтера обязаны стоять.
Маршрутный лист надо распечатать, подписать и отдать бухгалтерам. Чтобы лучше понять, как заполнять такие документы, можно посмотреть образец заполнения, который есть ниже. А если вы хотите узнать больше о том, как должны выглядеть бухгалтерские документы, рекомендуем прочитать нашу статью (ФСБУ 27/2021).
Скачать заполненный образец маршрутного листа.
Отправляйте электронные перевозочные документы в сервисах от ГК «Астрал». Решение «1С-ЭПД» работает во всех популярных конфигурациях 1С. Обновите вашу учётную систему и начните обмениваться ЭПД с вашими контрагентами. Сервис поддерживает все установленные ФНС форматы ЭПД, а также обмен неформализованными документами.
«Платформа ЭПД» — интеграционное решение, которое встраивается в учётные системы пользователей для бесшовной работы с цифровыми документами. Оно позволяет обмениваться ЭПД между участниками перевозки и передавать их в ГИС, а также вести документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы.
После формирования маршрутного листа
Если вы все правильно заполнили в маршрутном листе и подтвердили его, он станет ключевым документом для подсчета затрат и отчетов для налогов. Если службы проводят проверку, МЛ будет внимательно изучен.
Налоговые работники могут попросить показать и другие документы: билеты на транспорт, чеки с заправок и электронные путевые листы. Также они проверят, выполнял ли сотрудник свои обязанности на местах, куда он ездил.
Популярные вопросы
Путевой и маршрутный лист — в чем разница
Маршрутный лист и путевой лист — это два разных документа, которые связаны с тем, как проходят грузоперевозки или поездки.
МЛ — это бланк, где написано, каким путём будет ехать машина (маршрут). Там указываются данные, где будут остановки, сколько потратят на дорогу, и кто будет водителем.
Путевой лист — это документ, который заполняют во время или после поездки, чтобы записать, как прошёл рейс. Также указывается, прошёл ли водитель медосмотр, в каком состоянии была машина, и сколько потратили на бензин.
Путевой лист всегда нужно заполнить, если перевозили груз (постановление Госкомстата № 390). А МЛ нужен, если транспортируется не тяжелую продукцию, а, например, производится доставка товара.
Если вам нужен маршрутный лист, вы его можете сделать сами, так как единого формата не существует. Главное, чтобы он был утвержден в компании, как базовый документ.
Если вам нужен путевой лист, у него есть готовая форма — № 3 и 4-п (постановление Госкомстата № 78).
Скачать форму маршрутного листа для грузового автомобиля.
Скачать форму маршрутного листа для легкового автомобиля.
Скачать заполненный бланк маршрутного листа для служебных поездок.
Грузовой и легковой транспорт: в чем отличие их маршрутных листов
Грузовик служит транспортом для перевозки разных товаров. Поэтому в его маршрутном листе указывается, какая продукция едет — ее вес, размеры, нужны ли особые условия для перевозки, и как её можно идентифицировать. А вот легковое авто грузы не перевозит, поэтому таких деталей в ее маршрутке никаких нет, там только данные об автомобиле.
В МЛ грузовика указывается, по какому пути и по какому расписанию он ездит доставлять товары и как надо его загружать и разгружать. Если речь идет о легковом авто, то в его листе пишут только, по какому пути водитель планирует поехать.
Грузовику иногда могут понадобиться специальные разрешения, как, например, документ, позволяющий перевозить опасные вещи, или специальный пропуск, чтобы проехать в определённые места. Эти данные прописываются в маршрутном листе грузовика. В МЛ легкового авто такой информации нет.
В маршрутном листе грузовика могут быть и сведения о самом грузовике, например, его грузоподъёмность и размеры. При этом в легковой маршрутке такую информацию не указывают.
Подводим итоги
Маршрутный лист представляет собой документ, описывающий порядок прохождения определенного маршрута, включая время отбытия и прибытия в каждый указываемый пункт назначения.
Этот документ активно используется транспортными и логистическими компаниями для планирования и мониторинга перемещений грузов или транспортных средств.
Цель использования маршрутного листа? Основные задачи, решаемые с помощью маршрутного листа, включают планирование рейса, отслеживание движения транспортных средств, соблюдение нормативно-правовых требований и формирование отчётности.
Существует ли стандартный маршрутный лист? Нет, универсального образца МЛ не существует.
А как он тогда должен выглядеть? Маршрутный лист выглядит как форма на листе А4; строго структурированным документом, содержащим необходимую информацию о маршруте.
Как оформлять маршрутный лист?В МЛ включаются следующие данные: название и номер документа, дата его составления, ФИО водителя, информация о транспортном средстве, даты и время прибытия и отправления в каждый пункт маршрута (адрес места) и дополнительные сведения, если необходимо.
Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8KcfCV
Начать дискуссию