С 1 сентября 2026 года ЭПД станут обязательными: что проверить бухгалтеру и бизнесу уже сейчас

С 1 сентября 2026 года участники коммерческих грузоперевозок должны перейти на обязательное оформление перевозочных документов в электронном виде. Это требование следует из Федерального закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ, а в электронный контур попадают транспортная накладная, заказ-заявка, экспедиторские документы, авиационная грузовая накладная и железнодорожная накладная.

Эта тема важна не только логистам. Переход на ЭПД затрагивает бухгалтерию, налоговый блок и договорную работу, потому что речь идет не просто о смене формата документа, а о подтверждении расходов, вычетов и самой реальности перевозки при проверке.

Главная ошибка сейчас — думать, что до сентября 2026 года можно ничего не делать. На практике подготовка начинается раньше: часть требований уже действует, а первый обязательный этап касается экспедиторов с марта 2026 года.

ФНС уже публично разъясняла, что с 1 сентября 2026 года участники перевозок вне зависимости от сферы деятельности должны перейти на электронные перевозочные документы. Налоговая также указывала, что к переходу лучше готовиться заранее, а не в последний момент.

Это означает, что бумажная логика «потом подпишем и донесем» больше не работает как основной сценарий. Если компания участвует в цепочке поставки, где есть грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель или экспедитор, ей придется встроиться в электронный документооборот и синхронизироваться с контрагентами.

Отдельно важно понимать поэтапность реформы. Сначала заработал реестр экспедиторов, затем вступает в силу обязательность ЭПД, а с марта 2027 года запускается отдельный реестр перевозчиков для юрлиц и ИП, работающих по договору перевозки на транспорте от 3,5 тонны.

Сейчас бизнесу нужно держать в голове две контрольные даты: до 1 мая 2026 года — зарегистрироваться в реестре экспедиторов, если ещё не сделано; с 1 сентября 2026 года — оформлять все коммерческие грузоперевозки только в электронном виде.

Если компания оказывает транспортно-экспедиционные услуги и до сих пор не подала уведомление, вопрос уже не теоретический. После дедлайна работа без регистрации считается нарушением, а санкции, по опубликованным разъяснениям и обзорам нормативки, достигают 300 тысяч рублей при первом нарушении и 1 млн рублей при повторном.

На первый взгляд кажется, что история про ЭПД — это проблема транспортного отдела. Но в реальности именно бухгалтерия потом объясняет, чем подтверждена перевозка, на каком основании признаны затраты и почему заявлен вычет по НДС.

В обзорах перехода на ЭПД отдельно подчеркивается: отсутствие транспортной накладной лишает участников перевозки нормальной доказательной базы, а электронная форма должна подтверждать реальность операции при налоговом контроле. ФНС прямо связывает переход на ЭПД с новой практикой документооборота, а профильные материалы по теме указывают на риск непризнания расходов и вопросов к вычету НДС, если перевозка документально не подтверждена должным образом.

Есть и второй слой риска — операционный. Электронная транспортная накладная подписывается несколькими участниками, поэтому неподготовленный контрагент блокирует не один файл, а всю цепочку оформления перевозки.

Именно поэтому тема ЭПД — это не только про транспорт, но и про внутренний контроль. Нужно заранее понимать, кто в компании отвечает за подпись документов, где оформляются машиночитаемые доверенности, каким оператором пользуются контрагенты и как бухгалтерия получит документы в учетную систему.

С 1 сентября 2026 года обязательный электронный формат распространяется на несколько групп документов. К ним относятся транспортная накладная, заказ-заявка на перевозку, экспедиторские документы, грузовая накладная для авиаперевозок и железнодорожная накладная.

Часть нормативной базы уже принята. Например, для автомобильных перевозок действуют:

• Постановление Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200 — правила перевозки автомобильным транспортом и форма транспортной накладной;

• Постановление Правительства РФ от 21.05.2022 № 931 — правила обмена электронной транспортной накладной, заказа и заявки (есть проект изменений);

• Приказ ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@ — утверждённый формат транспортной накладной;

• Приказ ФНС России от 13.02.2023 № ЕД-7-26/108@ — утверждённый формат заказа и заявки.

Для экспедиторского блока принято Постановление Правительства РФ от 20.02.2026 № 173 — форма и формат ведения реестра заявлений экспедиторов.

Для железнодорожных перевозок утверждён Приказ Минтранса России от 21.11.2025 № 407 — порядок оформления ЖД накладной на бумажном носителе.

При этом по ряду блоков сохраняется проектный статус. В частности, отдельно дорабатываются:

• Правила обмена электронными экспедиторскими документами — срок принятия 29 апреля 2026 года;

• Определение случаев, когда экспедиторские документы оформляются на бумаге — срок принятия 27 мая 2026 года;

• Случаи, когда транспортная накладная, заказ и заявка оформляются на бумаге — срок принятия 29 мая 2026 года;

• Правила обмена авиационными грузовыми накладными — срок принятия 29 апреля 2026 года;

• Оформление авиагрузовой накладной на бумаге — срок принятия 28 мая 2026 года;

• Формат авиагрузовой накладной — срок принятия 28 мая 2026 года;

• Правила обмена железнодорожными накладными — срок принятия 29 апреля 2026 года;

• Формат железнодорожной накладной — срок принятия 28 мая 2026 года.

По плану-графику правительства все эти документы должны быть приняты до 1 сентября 2026 года — следить за их публикацией стоит на regulation.gov.ru и pravo.gov.ru.

Первая задача — определить роль компании в перевозочной цепочке. Грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель и экспедитор заполняют разные титулы ЭТрН: у каждого участника свой титул, своя подпись и свой момент в процессе. Логика везде одна — заполнил, подписал, передал, — но важно заранее понять, кто именно в компании это делает и в какой момент перевозки.

Вторая задача — выбрать оператора ИС ЭПД и проверить интеграцию с учетной системой. ФНС рекомендовала подключаться заранее: без тестирования обмена с контрагентами к сентябрю можно получить сбой на реальных перевозках — ЭТрН требует подписей нескольких сторон, и если хотя бы один участник не подключён или не настроен, документ не будет считаться оформленным корректно.

Третья задача — подготовить подписи и машиночитаемые доверенности. В публикациях по ЭПД отдельно обращают внимание на титульную структуру документов и на то, что документы подписывают разные участники процесса, поэтому без настройки полномочий и МЧД работающая схема не сложится.

Четвертая задача — прогнать пилот. Не ждать даты обязательности, а провести несколько тестовых перевозок: посмотреть, как документы попадают в учет, кто подписывает титулы, как хранятся подтверждения и что увидит бухгалтерия при закрытии месяца. Отдельно стоит заложить время на подключение контрагентов — если партнёр не готов, цепочка не работает — и на обучение сотрудников, которые будут работать с системой: логистов, бухгалтеров, водителей.

Если нужен короткий ориентир по нормативке, то логика такая. Базовый закон — это Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ, который закрепил обязательность электронных перевозочных документов с 1 сентября 2026 года.

Для автомобильного блока уже действуют постановление Правительства № 2200 о правилах перевозки и форме документов, постановление № 931 о правилах обмена электронной транспортной накладной, а также приказ ФНС № ЕД-7-26/1065@ и приказ ФНС № ЕД-7-26/108@ с форматами транспортной накладной, заказа и заявки.

Для экспедиторского блока уже утверждено постановление Правительства № 173 по ведению реестра заявлений экспедиторов, но правила обмена электронными экспедиторскими документами, бумажные исключения и форматы пока остаются в проектах.

Для авиационных и железнодорожных перевозок обязательность уже определена на уровне закона, однако часть подзаконных документов ещё находится в проектной стадии. Для ЖД принят Приказ Минтранса № 407 по бумажным исключениям, остальные акты ожидаются до конца мая 2026 года — следить за их публикацией стоит на regulation.gov.ru и pravo.gov.ru.

Подготовьтесь к изменениям в ЭПД заранее

Сервис 1С-ЭПД — ваш помощник по ЭДО в перевозках

Оставьте заявку и мы свяжемся с вами:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Для бухгалтера и предпринимателя главный вопрос сейчас звучит не так: «когда логисты разберутся с ЭПД», а так: «готова ли компания подтвердить перевозку, расходы и вычет после 1 сентября 2026 года». Именно поэтому тему лучше заводить в рабочий план уже сейчас — с ответственными, сроками, проверкой контрагентов и тестовыми сценариями.

Электронные перевозочные документы прямо в 1С

С 1 сентября 2026 — обязательно для всех грузоперевозчиков по 140-ФЗ.  1С-ЭПД — сервис для оформления ЭТрН, ЭПЛ и других перевозочных документов. Старт от 3 600 рублей в год.

Подключить

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: 2W5zFHSh5Cd