Командировка на личном автомобиле. Как оформить и отчитаться

В соответствии с ТК, работодатель обязан возместить сотруднику расходы, связанные с деловой поездкой, в том числе затраты на проезд к месту командировки и обратно.
1,2 тыс. 441
Командировка на личном автомобиле. Как оформить и отчитаться
Иллюстрация: ОneТwoТrip для бизнеса

Расходы на использование личного автомобиля в служебных целях также могут быть компенсированы. Для этого компания заключает с сотрудником соглашение, в котором указывается порядок возмещения расходов. Например, по фактическим затратам (на основании чеков АЗС и т. п.) или в заранее фиксированном размере. Сумма компенсации средств в этих случаях будет различаться.

Как оформить командировку на личном автомобиле

Для оформления такой деловой поездки необходимо выполнить следующие действия.

1. Заключить соглашение с работником о возмещении расходов на использование личного авто в служебных целях. Это можно сделать в произвольной форме, но в документе должны быть прописаны:

  • Ф. И. О. сотрудника, его должность и место работы;

  • марка, модель и регистрационный знак транспорта;

  • период использования автомобиля в служебных целях;

  • порядок возмещения расходов на топливо и другие расходы, связанные с использованием авто (парковка, платные дороги, покупка ГСМ, ремонт в период эксплуатации в служебных целях: по норме или по факту).

2. Оформить приказ о командировке. Документ оформляется по стандартной форме Т-9 (абз. 2 п. 7 постановления Правительства от 13.10.2008 № 749). В нем необходимо добавить поле «Проезд к месту командировки» с маркой и регистрационным номером автомобиля сотрудника.

3. Составить путевой лист. Этот документ подтверждает расходы на топливо и другие затраты, связанные с использованием автомобиля в служебных целях. В нем содержится следующая информация:

  • дата и время выезда и возвращения;

  • маршрут следования;

  • показания одометра при выезде и возвращении;

  • расход топлива;

  • другие затраты, связанные с использованием автомобиля (парковка, платные дороги и т. п.).

Как работнику отчитаться о расходах

Чтобы сотруднику компенсировали затраты на использование личного автомобиля в командировке, после поездки он должен предоставить в бухгалтерию авансовый отчет и подтверждающие документы.

Издержки можно возместить на основании чеков АЗС, счетов за проезд по платной дороге, служебной записки и заполненного путевого листа. Другие расходы, связанные с использованием автомобиля, можно компенсировать в фиксированном размере, установленном в соглашении с работником.

При возмещении затрат на топливо в фиксированном размере для расчета на бензин можно воспользоваться руководством по эксплуатации автомобиля. Или взять за основу нормы расхода топлива от Минтранса — распоряжение от 14.03.2008 № АМ-23-р (ред. от 30.09.2021).

Чтобы организация командировок была удобной и простой, воспользуйтесь онлайн-сервисом «OneTwoTrip для бизнеса». Бронировать билеты на самолет, поезд Аэроэкспресс, трансфер и отели по всему миру можно в одном месте. Электронный документооборот, онлайн-доступ к чекам и справкам, бесплатная интеграция с 1С:Бухгалтерией помогут сократить время на оформление деловых поездок и работу с отчетностью.

10 способов сократить расходы на командировку

Используйте при организации деловых поездок

Реклама: ООО «ВАЙТ ТРЕВЕЛ», ИНН 7707770166, erid: LjN8JswmZ

Начать дискуссию

В Telegram появился новый способ заработать

Создатели стикеров и эмодзи в Telegram смогут получить в криптовалюте 95% выручки от продажи своего творчества.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Реклама

Где чаще всего в Telegram компании рекламируют себя

Чаще всего для рекламных интеграций российские компании выбирают авторские каналы.

Инвестиции

Свежие облигации: Элемент лизинг на размещении

Не без лёгкого элемента неожиданности появляется новый выпуск Элемент Лизинга, а всё потому, что полтора месяца назад только прошлый выпуск разместился. Не хватает ещё полутора миллиардов рублей, за которыми эмитент снова идёт к инвесторам.

Свежие облигации: Элемент лизинг на размещении
Лучшие спикеры, новый каждый день

Авансовые платежи по налогам на имущество платим на 3 дня позже стандартного срока

Уведомление об исчисленных суммах по налогам на имущество нужно подать не позднее 25 числа, а внести авансовые платежи — до 2 мая.

424

Какие важные документы нельзя быстро отправить в другой город через нотариуса

Быстро отправить юридически важный документ в другой город можно через нотариальную телепортацию, но не любой.

Маркетинг

Россияне поставили рекорд трат на косметологические услуги: на что именно

За 2023 год оборот рынка косметологии вырос на 8,6%. Чаще всего клиенты приходят в клиники и салоны красоты за аппаратной косметологией.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Бухгалтеры

Акция ко Дню главбуха! Онлайн-курсы по учету на маркетплейсах, финмоделированию, ФСБУ и зарплате за 3690 рублей!

21 апреля — День главного бухгалтера. Мы поздравляем коллег и делаем скидку на онлайн-курсы, которые помогут вам продолжать профессиональное развитие! До 22 апреля включительно онлайн-курсы по учету на маркетплейсах, ФСБУ, зарплате и финмоделированию за 3690 рублей!

477
Банки

Банки через камеры банкоматов будут смотреть, кто снимает деньги

Через камеры в банкоматах будут отслеживать, что именно владелец снимает средства с карты. Такая видеоидентификация снизит число мошеннических операций.

Инвестиции

Недвижка продолжает дорожать. Рубль не смог обвалиться. IPO МТС Банка, халвинг биткоина, рост ОФЗ, другие новости. Воскресный инвестдайджест

Пока Павел Дуров собирает коллекцию стульев и рефлексирует из-за баклажанов, лёжа в ледяной ванне, рубль не смог обвалиться, биткоин отхалвился, ОФЗ пошли вверх, как и недвижка. Всё больше дивидендов и новых выпусков облигаций, готовится к IPO МТС Банк, а я пополнил портфель новыми активами и рассказал о самом интересном, что произошло за неделю.

Недвижка продолжает дорожать. Рубль не смог обвалиться. IPO МТС Банка, халвинг биткоина, рост ОФЗ, другие новости. Воскресный инвестдайджест

РЖД объявили о запуске нового мобильного суперприложения: что оно дает

Замгендиректора РЖД Евгений Чаркин на конференции Data Fusion заявил, что «Российские железные дороги» (РЖД) планируют запустить новое мобильное суперприложение (SuperApp) в начале 2025 года.

694
Маркетплейсы

Законодатели взялись за трудовые права работников маркетплейсов

Работодатели скрывают трудовые отношения с сотрудниками маркетплейсов под договорами с самозанятыми. Из-за этого работники не получают отпускных и больничных.

539

Как привлечь к работе иностранного сотрудника из дальнего зарубежья 

Оформление иностранного работника из визовой страны — достаточно трудоемкий процесс. Любое упущение может обернуться для компании штрафом до 1 млн руб. за одного человека. Расскажем, как нанять персонал из дальнего зарубежья и избежать самых распространенных ошибок. 

Как привлечь к работе иностранного сотрудника из дальнего зарубежья 
1
881
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Топ-11 инструментов для SEO-анализа сайта

Есть здесь SEO-специалисты? Мы сделали для вас подборку из 11 бесплатных инструментов для SEO-анализа по продвижению сайта. Новичок вы или нет — неважно, эти сервисы помогут оптимизировать работу и сэкономить время.

Банки

Европа вынуждает крупный банк быстрее свернуть бизнес в России

Raiffeisen Bank International ждет требования от ЕЦБ ускорить процесс сокращения бизнеса в России.

2
530
Банкротство

Долги банкротов побили антирекорд

За 2023 год суд признал порядка 7,3 тысяч компаний несостоятельными. Их задолженность достигла 3,98 трлн рублей.

УК РФ

Следователи смогут получать доступ к телефонным переговорам до санкции суда

МВД в рамках выполнения поручений правительства разработало изменения в Уголовно-процессуальный кодекс.

Роспотребнадзор разъяснил, что считается вынужденным отказом пассажира от полета и тогда вернут деньги

В связи с периодическими сообщениями о задержках или отменах авиарейсов авиаперевозчиками Роспотребнадзор без привязки к причинам таких задержек и отмен обратил внимание на ряд моментов.

Инвестиции

Мартышкин портфель. Итоги восьмого месяца инвестиционного эксперимента

Закончился восьмой месяц эксперимента с мартышкиным портфелем против народного портфеля. В нём смотрим, получится ли портфелю из случайных 10 акций РФ обогнать портфель из 10 самых популярных у частных инвесторов «народных» акций.

Мартышкин портфель. Итоги восьмого месяца инвестиционного эксперимента

Статистика Яндекса помогла оспорить упущенную выгоду

Между организацией и индивидуальным предпринимателем был заключен договор франшизы, в рамках которого ИП получил право использования товарного знака в целях открытия бутиков для реализации косметической продукции.

Интересные материалы

О госзакупках простым языком

Сегодня, как и было обещано, хочу поделиться с вами обновлениями в системе государственных закупок.