Нерабочие дни: расчеты с работниками, отчетность, обязательства перед контрагентами и другие вопросы

Нерабочие дни: расчеты с работниками, отчетность, обязательства перед контрагентами и другие вопросы

Нерабочие дни в 2020 году вызвали недовольство бухгалтеров и кадровиков. В первую очередь, потому что не существовало самого понятия «нерабочие дни», а работники принялись осаждать руководство заявлениями на отказ от отпусков. В октябре 2021 паники не случилось — бизнес уже готовился к чему-то подобному, а привлекать сотрудников к работе, как оказалось, можно. Регионы установили свои правила — где-то более жесткие, где-то лояльные. А мы отвечаем на вопросы, волнующие бухгалтерское сообщество.

Статус дней с 30 октября по 7 ноября 2021 года особый?

Новое понятие в ТК так и не закрепили. Все же это исключительный случай и, надеемся, в дальнейшем применять режим нерабочих дней из-за пандемии не придется.

Поэтому ориентироваться необходимо на официальные разъяснения (рекомендации Минтруда от 26.04.2021, которые были даны в отношении нерабочих дней в мае 2021 года) и сам Указ президента

Привлечение сотрудников в эти дни к работе возможно. По умолчанию, согласно Указа, в период с 30 октября по 7 ноября коммерческие организации не должны работать, но конечно остановить работу абсолютно всех предприятий не получится. А в регионах местные власти принимали также дополнительные решения об ограничениях. Например, в Москве приостановили работу общепита (за исключением доставки), детских игровых комнат, концертных залов, кинотеатров, спортивных объектов и т. д., но при этом продуктовые магазины и аптеки работали. А во многих других городах никаких жестких ограничений на период нерабочих дней не последовало.

Но все же это дни отдыха и чтобы привлечь сотрудников к работе, нужно соблюсти определенную процедуру (о ней расскажем ниже). 

Обратите внимание! 4 ноября остается праздничным днем — его статус из-за Указа не меняется. Если сотрудник в этот день работает, ему положена двойная оплата, как за работу в праздник.

Как оформить привлечение сотрудника к работе в нерабочие дни?

По мнению Минтруда, организации вправе решить — кто будет обеспечивать функционирование предприятий в эти дни. Например, согласно указа мэра г. Москвы, могут продолжать работу бухгалтеры (сотрудники, которые «начисляют и выплачивают заработную плату»), сторожа (охраняют объекты), другие сотрудники, которые не могут приостановить рабочие процессы в силу их технологии (например, работники котельной должны следить за отопительным оборудованием и т. п.).

Нужно в первую очередь решить, какие работы и правда неотложные, а что может подождать, возможно, часть сотрудников стоит перевести на удаленную работу в это время. Например, бухгалтер может работать из дома (если для этого имеется техническая возможность), а вот электрик удаленно менять перегоревшие автоматы и лампочки не сможет.

После того, как определены работы и составлен список сотрудников, которым нужно продолжить работу, руководитель составляет приказ и ознакомляет с ним работников.

В приказе стоит указать обоснование — почему сотрудники привлекаются к работе. 

Идеальный вариант — максимально оставить коллектив неработающим, это в т. ч. избавит от претензий самих сотрудников. Сегодня они согласны с работой в выходной, а завтра могут высказать претензию или вовсе обвинить работодателя в давлении или в необоснованном вызове на работу. Как правило, споры в этих ситуациях касаются оплаты.

По возможности замените штатных специалистов на самозанятых, тех, кто трудится сам на себя и может самостоятельно планировать работу. К примеру, вы можете временно привлечь грузчиков, курьеров, электриков, сантехников, водителей, экспедиторов и т. д. Быстро найти работников можно на площадке YouDo Бизнес. Необходимые документы — договоры, акты, чеки — сервис формирует автоматически, а также проверит статус исполнителя (важно, чтобы он действовал не только на момент заключения договора, но и на момент оплаты вознаграждения). 

Как оплачивать нерабочие дни?

Те, кто работает по стандартному графику пятидневки, на неделе должны были отработать всего 3 дня — 1, 2, и 3 ноября. Остальные дни и так для них были бы выходными. Для окладников, если у них не было в октябре и ноябре иных отклонений (больничных, отпусков и т. п.) получается просто сохраняется оклад

Для тех, кто работает по иному графику, например, суточными сменами, 3 через 3, 2 через 2 и так далее, на это время могло прийтись больше или меньше рабочих дней. Они должны получить привычную оплату за те рабочие дни, которые по графику выпали на нерабочие.

Пример: вахтер Денисов работает по графику сутки через трое, за смену он получает 2000 рублей. У него рабочие смены выпадают на 1 и 5 ноября, но в эти дни он работать не будет, согласно Указу. Значит за этот период за ним будет сохранена оплата:

2 * 2 000 = 4 000 рублей

Что касается сдельщиков, то, по нашему мнению, наиболее разумный подход — сохранить за те дни, когда сотрудники должны были работать, средний заработок. Ведь рассчитать точную сумму выплаты (зависящую от выработки, плана, выручки и т.д.) будет просто невозможно. Кстати, также считаем, что при расчете выполнения плановых показателей следует скорректировать их с учетом нерабочих дней. 

Пример: по плану токарь Петров должен за смену изготавливать 25 деталей. За ноябрь у него 15 смен, т.е. по плану количество деталей: 15 * 25 = 375 штук. На период с 1 по 7 ноября выпадает 3 его смены, но на время нерабочих дней производство было приостановлено. Это значит, что наверстать выполнение обычных плановых показателей токарю будет непросто. Откорректируем их: 3 * 25 = 75 — на это количество деталей изменим план, 375 - 75 = 300 — именно такое количество нужно рассматривать как плановое в ноябре.

Работодатель может установить и повышенную оплату за работу в нерабочие дни, если пожелает.

Не забудьте и о доплатах и надбавках, положенных сотрудникам. Например, если работник должен был работать в ночное время, то и выплату он должен получить такую же, как если бы отработал его. То же касается и выплат «за вредность», стаж и других.

Важно! В табеле нерабочие оплачиваемые дни с 30 октября по 7 ноября можно отмечать кодом, который введет сам работодатель. Например, «НД». Если работник находится в отпуске, на больничном или продолжает работу, то используются стандартные обозначения («Я», «ОТ», «Б» и др.)

Самозанятых исполнителей привлекать можно к работе в любое время, хотя они также обязаны соблюдать установленные ограничения и санитарные правила. Если вам необходимо рассчитываться с подрядчиком в выходной или праздник (например, с курьером, доставившим подарки) — используйте сервис YouDo Бизнес. В нем выплаты производятся день в день.

Подробнее о работе с самозанятыми вы можете узнать из нашего блога или посмотрев запись прошедшего вебинара:

Кроме того, исполнители, работающие с YouDo Бизнес могут получить медицинскую страховку, а заказчик может получить от страховой компании до 100 тысяч рублей компенсации ущерба, причиненного застрахованным исполнителем.

Сроки выплаты зарплаты меняются?

В Трудовом кодексе есть два случае переноса срока выплаты зарплаты:

  • совпадение дня выплаты с выходным;
  • совпадение дня выплаты с праздником.

Т. к. мы уже выяснили, что ни к тому, ни к другому виду нерабочие дня с сохранением зарплаты по Указу не относятся, то и оснований для переноса сроков у работодателя нет.

Однако, согласно рекомендациям Минтруда, лучше выплатить зарплату накануне.

Это актуально для тех, у кого выплаты попадают на указанный период. Если же зарплата по графику, к примеру, 10 числа, то и переносить нечего.

Указ действует с 30 октября, поэтому тем, кто выплачивает зарплату в период с 1 по 7 число, в соответствии с рекомендациями необходимо выплатить зарплату 29 октября.

Завершить месяц так рано могут разве что небольшие организации. На производстве, в крупной компании 29 числа нет возможности составить табель и точно закрыть период. 

Поэтому советуем придерживаться обычного графика выплат. Даже при условии, что нерабочие дни в вашем регионе будут продлены, банки продолжают привычную работу, принимают платежи, в т. ч. в адрес сотрудников.

Напомним, что современный онлайн-банк позволяет создавать платежные поручения с отложенной по сроку отправкой. Если, например, бухгалтер или руководитель будут отсутствовать в нужные дни, платежки уйдут в банк автоматически.

Если вы решили выплатить зарплату заранее — как советовал Минтруд, а потом доначислили какие-то суммы (например, премиальные) до обычного дня зарплаты и выплатили доплату в обычный день, то нарушения здесь нет, пени за задержку начислять не нужно.

А вот если перечислить заработок по графику надо было 3 ноября, а вы сделали это после выходных — 8-го числа, то нарушили сроки выплаты зарплаты — нужно начислить пени. Пени рассчитываются так:

Сумма невыплаченного сотруднику дохода * 1/150 ключевой ставки Центробанка * количество дней просрочки.

В ноябре 2021 года ставка ЦБ — 7,5%.

Переносить ли отпуск, приходящийся на нерабочие дни?

Если работник находится в этот период в отпуске, то оснований для переноса или продления отпуска нет. При этом работодатель с работником могут заключить соглашение о переносе отпуска в добровольном порядке. Такие разъяснения давал Минтруд (Письмо от 23 апреля 2020 г. № 14-2/10/П-3710). 

А вот праздничный день 4 ноября в дни отпуска не входит, но это обычное правило, оно применяется и к другим праздничным дням в году.

Перенос сроков отчетов распространяется на продление нерабочих дней в регионах?

Нет. Если в вашем регионе принято решение о том, что нерабочие дни будут продлены далее — после 7 ноября —, то на сроки подачи отчетности это не повлияет.

Напомним, что продлены сроки подачи расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев 2021 года и расчета по страховым взносам за тот же период. Срок перенесен с 1 ноября (здесь тоже был перенос — 30-е октября выходной) на 8 ноября 2021 года.

Что со сроками исполнения обязательств, сроками исковой давности и т. д.?

Еще в 2020 году Президиум Верховного суда РФ в обзоре судебных решений отметил, что на сроки по обязательствам (например, по поставке товара, оплате, оказании услуг и т.д.), а также срокам исковой давности и иным процессуальным срокам, которые истекают в период нерабочих дней, никакие переносы не распространяются.

Это значит, что исполнять договоренности с контрагентами нужно в обычном порядке, а перенести срок можно только по соглашению.

Перенесены ли сроки по госзакупкам?

На это счет Минфин выпустил письмо от 25 октября 2021 года № 24-03-05/86049. Согласно ему сроки приема заявок или проведения аукционов необходимо перенести, если они совпадают с периодом с 30 октября по 7 ноября включительно, на ближайший рабочий день. Перенос операторы электронных площадок проводили автоматически, так что если вы не успели подать заявку на закупку до нерабочих дней, возможно у вас еще есть шанс поучаствовать в торгах.