Учет программного обеспечения в 2026 году: ошибки и как их избежать

Компания-заказчик привлекает исполнителя для разработки нового или доработки (модернизации, адаптации) существующего программного обеспечения (ПО). Исключительные права на результат работ переходят к компании, но в бухучете это не отражается должным образом:

• Не признан новый объект НМА — затраты на создание ПО просто списали в текущие расходы.

• Не увеличена стоимость существующего ПО — затраты на его модернизацию и адаптацию списали в расходы, а не добавили к стоимости НМА.

В итоге компания получает сразу комплекс проблем:

• Искажение бухгалтерского учета и отчетности — активы занижены, а расходы, наоборот, завышены. Финансовое состояние не соответствует действительности.

• Некорректный налоговый учет — неправильно формируется первоначальная стоимость НМА. Это ведет к неверному расчету амортизации и налога на прибыль.

Чтобы избежать ошибок, нужно знать, как учитывать программное обеспечение по правилам.

В условиях договора часто указывают: «Право собственности на работы переходит к Заказчику в момент приемки работ и окончательной оплаты оказанных услуг».

Но с юридической точки зрения это некорректно: переходит не «право собственности на работы», а исключительное право на результат интеллектуальной деятельности — то есть, на разработку программ для ЭВМ.

Компания-заказчик после оплаты исполнителю получает право использовать ПО и получать выгоду (ст. 1296 ГК).

Исключительное право заказчик получает на ПО, созданное самостоятельно или по заказу, либо приобретенное по договору об отчуждении исключительного права.

Неисключительное право — это лицензия на использование ПО в течение указанного в ней срока или бессрочно, если исключительное право остается за разработчиком.

Любое программное обеспечение, на которое у компании есть исключительное право, учитывается как НМА.

К нематериальным относят активы, которые одновременно соответствуют таким критериям (п. 4 ФСБУ 14/2022):

• отсутствие материально-вещественной формы;

• период использования — более 12 месяцев;

• актив может быть выделен из других активов и отделен от них;

• актив предназначен для использования в обычной деятельности при производстве и продаже продукции или товаров, при выполнении работ, оказании услуг, для предоставления во временное пользование за плату или для управленческих нужд компании;

• актив способен приносить компании экономические выгоды в будущем, на которые она имеет право, и к которым способна ограничить доступ других лиц.

К бухгалтерскому учету ПО в качестве НМА принимается по первоначальной стоимости, определенной на дату его признания.

Первоначальная стоимость НМА — сумма всех связанных с ним капитальных вложений, которые были осуществлены до признания актива в бухучете, в том числе — это затраты (п. 5 ФСБУ 26/2020):

• на приобретение исключительных прав на результат интеллектуальной деятельности;

• на создание НМА (в том числе в результате НИОКР).

В стоимость не включается НДС и другие возмещаемые налоги.

Первоначальную стоимость ПО увеличивают на сумму капитальных вложений, связанных с его улучшением, включая расходы на доработку, модернизацию, адаптацию.

Если срок в лицензионном договоре не указан, такой договор считается заключенным на пять лет (п. 4 ст. 1235 ГК). В этом случае СПИ определяется исходя из ожидаемого периода использования, но в пределах пятилетнего периода.

При отсутствии контроля, а также при стоимости ниже 100 тыс. рублей, такое программное обеспечение сразу списывается в расходы (п. 4 ФСБУ 14/2022). 

Если определить СПИ по программному обеспечению невозможно (нельзя установить период, в течение которого ПО будет использоваться и приносить выгоду), его считают объектом НМА с неопределенным СПИ. Амортизация по нему не начисляется, но ежегодно проверяется возможность определения срока полезного использования. С того периода, в котором определение СПИ становится возможным, начинается начисление амортизации объекта (п. 33 ФСБУ 14/2022).

Аудиторские и консультационные услуги для бизнеса

Помогаем подтвердить достоверность бухгалтерской и финансовой отчетности, снизить риски и получить профессиональные рекомендации по бухгалтерскому, налоговому и финансовому учету

Консультация

В целях налога на прибыль ПО с исключительными правами учитывается как НМА. Его необходимо амортизировать.

Амортизируемыми признаются результаты интеллектуальной деятельности с СПИ более 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 100 тыс. руб. 

СПИ компания устанавливает самостоятельно — для исключительных прав на ПО и базы данных он должен составлять не менее двух лет (п. 1 ст. 256, п. 2 ст. 258 НК, письмо Минфина от 25.02.2025 № 03-03-06/1/18253).

Первоначальная стоимость НМА может меняться при его улучшении —  модернизации, доработке ПО и т. д. (п. 2 ст. 257 НК).

Когда заказчик получает неисключительные права на лицензионное ПО, затраты на него списываются в расходы равномерно последним числом каждого месяца в течение всего СПИ. На упрощенке списание производится единовременно после оплаты исполнителю (ст. 264, 346.16 НК).

При получении бессрочной лицензии, когда срок действия договора не указан и он по правилам ГК считается действующим в течение 5 лет, расходы равномерно распределяются и списываются на протяжении этого пятилетнего срока. 

Компания заказала разработку мобильного приложения. По условиям договора:

• исключительное право на приложение переходит к заказчику после подписания акта (УПД) и полной оплаты;

• отдельные программные компоненты приложения остаются в собственности исполнителя;

• заказчик после подписания УПД получает неисключительную лицензию на право использования компонентов только в составе приложения (срок действия лицензии равен сроку действия исключительного права).

Но компания допустила ошибку — не отразила в учете расходы на разработку ПО как НМА.

Что должна сделать компания для правильного учета результата работ, учитывая, что в одном договоре присутствует исключительное (мобильное приложение) и неисключительное (отдельные компоненты) право на результаты разработки:

В отношении исключительного права на мобильное приложение, которое перешло к компании-заказчику, нужно убедиться, что:

• компания контролирует актив и может использовать его независимо;

• срок использования актива более 12 месяцев;

• актив способен приносить экономические выгоды;

• первоначальную стоимость можно достоверно определить.

Если все условия выполняются, затраты на разработку мобильного приложения сформируют первоначальную стоимость НМА.

Затраты на разработку мобильного приложения собираются на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы», а при выполнении всех условий для НМА объект принимается к учету по дебету счета 04 «Нематериальные активы». Далее ежемесячно начисляется его амортизация на счете 05:

Затраты на оплату неисключительного права использования отдельных компонентов нужно списать в расходы, при этом:

• Если платеж за лицензию единовременный — его можно отразить на счете 97 «Расходы будущих периодов», а затем равномерно списывать в расходы в течение срока действия лицензии. 

• Если платежи вносятся периодически — их учитывают в расходах того периода, к которому они относятся.

В налоговом учете по налогу на прибыль исключительное право на мобильное приложение будет учтено как амортизируемый НМА, если его первоначальная стоимость превышает 100 тыс. рублей. При меньшей стоимости затраты нужно списать в прочие расходы.

Затраты на неисключительное право использования компонентов в целях налога на прибыль нужно списывать в расходы равномерно — в течение всего срока действия лицензии. На УСН такие расходы списываются единовременно после их оплаты.

Компания должна исправить ошибки, которые возникли из-за неправильного учета.

Если ошибка выявлена в текущем периоде, необходимо:

• скорректировать бухгалтерские проводки;

• пересчитать амортизацию НМА;

• пересчитать налоговую базу по налогу на прибыль.

Если ошибка относится к прошлым периодам:

• исправления в бухучете нужно отразить в месяце обнаружения ошибки с помощью счета 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)»;

• пересчитать налог и подать уточненную декларацию, если ошибка повлияла на налоговую базу по налогу на прибыль;

• сдать уточненную бухгалтерскую отчетность, если ошибка повлияла на финансовые результаты.

Аудиторские и консультационные услуги для бизнеса

Помогаем подтвердить достоверность бухгалтерской и финансовой отчетности, снизить риски и получить профессиональные рекомендации по бухгалтерскому, налоговому и финансовому учету

Консультация

• Изучайте нормативную базу по учету НМА.

• Убедитесь, что в учетной политике прописан порядок признания, оценки и амортизации НМА, их доработки, модернизации.

• Проводите инвентаризацию НМА, чтобы вовремя выявить неучтенные объекты.

• Анализируйте договоры на разработку ПО. Важно четко фиксировать момент перехода исключительных прав к заказчику и стоимость каждого этапа работ.

• Проводите ретроспективный анализ: обнаружив ошибку, своевременно вносите исправления в учет. Если необходимо, подавайте уточненную отчетность.

Аудиторская компания «Бизнес Навигатор» гарантирует своим клиентам персональный подход и полную конфиденциальность: каждый проект рассматривается индивидуально с учетом особенностей бизнеса клиента, а о неразглашении информации заключается отдельное соглашение.

Реклама: ООО «Аудиторская компания «Бизнес Навигатор», ИНН 7710951733, erid, 2W5zFJrLogD