Оформление и учет представительских расходов: как избежать претензий ФНС

Представительские расходы — неотъемлемая часть бизнеса, особенно в контексте ведения деловых переговоров и привлечения новых клиентов. Однако, их оформление и учет могут стать камнем преткновения, который приведет к серьезным проблемам с налоговой службой. Рассмотрим основные моменты, которые нужно учитывать, чтобы избежать неприятностей.
Оформление и учет представительских расходов: как избежать претензий ФНС
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Определение представительских расходов

Представительские расходы охватывают затраты на организацию встреч с бизнес-партнерами, на официальные приемы в целях привлечения новых деловых связей или клиентов, а также на обеспечение приема и обслуживание участников заседаний управляющих органов компании, таких как правление, совет директоров и т.п.

Правила учета представительских расходов для целей расчета налога на прибыль регулируются статьей 264 НК

Какие расходы законодатель разрешает отнести к представительским (п. 2 ст. 264 НК):

  • Затраты на проведение официальной встречи. Это может быть бизнес-завтрак, деловой обед, банкет или другое аналогичное мероприятие для проведения переговоров или принятия управленческих решений.

  • Буфетное обслуживание во время встреч с контрагентами или заседаний правления. Например, обеспечение напитками во время переговоров, организация кофе-брейков.

  • Транспортные расходы по доставке участников представительских мероприятий к месту их проведения и обратно.

  • Оплата услуг переводчиков (внештатных) во время проведения мероприятий с иностранными партнерами.

Список расходов довольно широкий, поэтому на практике часто возникают споры с налоговыми органами касательно учета тех или иных расходов для уменьшения налоговой базы.

Хотите знать, как быстро развиваться и зарабатывать благодаря знаниям налогов, учета, рисков, консалтинга и финансов?

Ответы в нашем авторском Telegram-канале

Учитываем официальные разъяснения

Часто возникает вопрос, правомерно ли учитывать в представительских расходах затраты на встречи с лицами, не являющимися партнерами компании?

Минфин в своем письме от 05.07.2019 № 03-03-06/1/49848 указывает, что представительские расходы можно понести при ведении переговоров как с действующими клиентами, так и с потенциальными. Причем такими клиентами могут быть как представители организаций-контрагентов, так и физические лица.

В своем письме от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120 Минфин разрешает учесть расходы на алкоголь как представительские, при условии что спиртные напитки приобретаются именно для проведения официальных мероприятий, перечисленных в статье 264 НК.

При этом затраты на культурную программу (концерты, экскурсии и т.п.) во время проведения представительских мероприятий принять в налоговом учете нельзя, как и другие расходы, которые не имеют отношения к деловому общению — на отдых участников, лечебно-профилактические процедуры и т.д. Об этом сообщает Минфин в письме от 30.10.2023 № 03-03-06/1/103183, а в Налоговом кодексе прямо указано, что расходы на организацию развлечений и отдыха, а также профилактики и лечения заболеваний не относятся к представительским. Поэтому довольно сложно будет провести под видом представительских расходы на корпоратив с участием приглашенных артистов или выезд в пансионат для оздоровления сотрудников.

Споры с налоговой могут возникнуть при включении в состав расходов затрат на проведение переговоров с партнерами «на выезде» за пределами офиса компании — в отеле, ресторане, или даже на территории контрагентов. Однако, Налоговый кодекс указывает, что такие затраты признаются представительскими независимо от места проведения мероприятий.

Суды также поддерживают налогоплательщиков в этом вопросе — например, в постановлении ФАС Центрального округа от 27.08.2009 по делу № А48-2871/08-18. В этом постановлении суд также отметил, что признание расходов обоснованными не может ставиться в зависимость от наличия положительных результатов переговоров (например, от факта заключения контракта).

Чтобы легко ориентироваться в налоговом законодательстве, научиться налоговому планированию и оптимизации, пройдите курс «Эксперт по налогообложению» в онлайн-школе Учебно-консалтингового центра «Разобраться в налогах»

Пройдите полноценное 5 дневное обучение с кураторской поддержкой в лучшей онлайн-школе 2023 по версии GetCourse в номинации «Обучение профессиям» со скидкой 50% всего за 450 ₽ и 950 ₽. 

Выбрать курс

Правила оформления представительских расходов

Рассмотрим, как корректно оформить представительские расходы, чтобы без вопросов от налоговиков принять их для целей налогового учета.

Для правомерного уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль расходы должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы, то есть должны иметь связь с деятельностью компании (п. 1 ст. 252 НК).

Конкретный перечень документов, подтверждающих представительские расходы, Налоговым кодексом не определен. Однако, ФНС РФ в письме от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852 дала разъяснения по порядку документального оформления представительских расходов.

Согласно разъяснениям налоговой службы, документальным подтверждением являются акты, накладные, авансовые отчеты, иные документы, подтверждающие произведенные затраты на приобретение товаров и материалов, работ, услуг по организации мероприятий, на аренду помещений. 

Кроме этого, компании необходимо составить документ, объясняющий связь произведенных затрат с представительским мероприятием. Это может быть акт или отчет, составленные по его итогам и утвержденный руководителем. Важно, чтобы из этих документов ясно следовало, зачем были произведены расходы и как они связаны с бизнесом. 

В акте (отчете) о представительских расходах следует указать:

  • имена и должности сотрудников компании, участвовавших в переговорах;

  • наименования принимавших участие компаний-контрагентов или потенциальных клиентов;

  • цель проведения и дату мероприятия, его программу;

  • перечень произведенных затрат.

Форму такого документа компания утверждает самостоятельно. При этом необходимо учесть, что разработанный компанией бланк должен соответствовать требованиям к первичным документам, закрепленным в статье 9 закона о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

К отчету прилагают первичные расходные документы — чеки, накладные, акты (письмо Минфина от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288). 

Не помешает также составить смету затрат на проведение мероприятия.

Нормирование представительских расходов

Сумма представительских расходов должна быть разумной и пропорциональной объемам бизнеса компании. Во избежание неправомерного завышения представительских расходов законодатель установил их нормирование для целей налогообложения прибыли.

Максимальный размер представительских расходов, признаваемых в налоговом учете, составляет 4% от расходов компании на оплату трудаза соответствующий отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК). 

Напомним, что перечень расходов на оплату труда для целей налогового учета определен в статье 255 НК.

От суммы принятых в налоговом учете расходов будет зависеть и сумма НДС к вычету. Компания может принять к вычету НДС только в той части представительских расходов, которые учтены для расчета налога на прибыль (п. 7 ст. 171 НК)

При этом надо учитывать, что налог на прибыль рассчитывается нарастающим итогом и размер представительских расходов, разрешенных к включению в состав налоговых расходов, может измениться в течение года. Соответственно, изменится и сумма НДС, возможного к вычету.

Оформление и учет представительских расходов — это серьезная задача, требующая внимания к деталям и знания законодательства. Соблюдение правил и прозрачность в документообороте помогут избежать неприятных ситуаций с налоговой службой и сохранить репутацию вашей компании. 

Если у вас есть сомнения относительно оформления и учета представительских расходов, лучше проконсультироваться с экспертом. Опытные консультанты центра «Разобраться в налогах» помогут вам освоить сложные вопросы учета и дадут практические рекомендации по применению законодательства, которые помогут избежать потенциальных проблем с налоговыми органами.

Бесплатный годовой доступ к записям и материалам наших мероприятий 2022–2024

Более 150 часов видеоразборов по налогам и более 5.500 листов презентаций получите бесплатно. Забрать пока открыт доступ

Реклама: ООО «БЛТ Партнерс», ИНН 9710092683, erid: LjN8K7Q2a

Дневник продакта. Зачем нужна подписка Клерк.Премиум и сколько денег она экономит

Платная часть Клерка содержит кучу полезного контента. Пытаюсь разобраться в составе подписки и сценариях ее использования. Это не рекламы пост, а что-то вроде экзамена на понимание продукта. Обычно такие статьи мало кто читает, но мне будет интересно вернуться к ней через год и посмотреть что изменилось.

Дневник продакта. Зачем нужна подписка Клерк.Премиум и сколько денег она экономит
78

Начать дискуссию

Общество

Власти считают проблемой использование иностранных слов, имеющих российские аналоги: документ

Правительство утвердило Концепцию государственной языковой политики Российской Федерации.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

💘 Налоговая реформа-2025: обзор всех изменений для бухгалтера

При УСН будет НДС, но можно от него освободиться или выбрать пониженную ставку. По НДФЛ будет новая пятиступенчатая прогрессивная шкала. Ставку налога на прибыль увеличат. Налоговый кешбэк и амнистия по дроблению. Читайте дайджест всех актуальных изменений.

Уже более 54 регионов и 30 губернаторов одобрили законопроект о регулировании маркетплейсов

Закон о маркетплейсах установит правила на рынке электронной коммерции, защитит права потребителей, продавцов (селлеров) и поставщиков.

1
Лучшие спикеры, новый каждый день
УК РФ

Что делать чтобы не стать обвиняемым по ст. 158 УК при находке смартфона

Рассказываю о действиях, которые уберегут нашедшего от уголовной ответственности за находку.

Валюта

Путин: растет недоверие к западным резервным валютам

Европейские банки, которые считались надежными для хранения капитала, также теряют доверие.

Инвестиции

Пополнил брокерский счет на 200 000 в июне. Что купил? Часть 1

Продолжаю ежемесячное инвестирование, в июне снова удалось пополнить брокерский счёт на 200 000 рублей, а значит можно провести традиционный анпакинг покупок на бирже. Распродажа в отделе акций, начавшаяся в мае, дополнительно подогревала интерес, так что удалось приобрести много интересного. Кроме того, в облигациях также много новых имён.

Пополнил брокерский счет на 200 000 в июне. Что купил? Часть 1
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

💥 Пять вебинаров по налоговой реформе-2025: готовимся к новым НДФЛ, НДС, налогу на прибыль и УСН уже сейчас

С 2025 года все изменится, и половина НК будет переписана. Поэтому важно уже сейчас понять, какими будут новые правила игры и как организовать свою работу. «Клерк» проводит серию вебинаров с ведущими экспертами: налоговыми консультантами, юристами, адвокатами, аутсорсерами. Не пропустите!

💥 Пять вебинаров по налоговой реформе-2025: готовимся к новым НДФЛ, НДС, налогу на прибыль и УСН уже сейчас

У бухгалтеров стресс и выгорание, алкоголь подорожает с 1 июля, а блогеров хотят приравнять к СМИ. 🥂«Ночной бухгалтер» № 1703

Пятничные новости они такие. Сделали дайджест шок-новостей дня, разбавили их играми для глаз и разума, и любимая рубрика — «Что ест бухгалтер».

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Общество

🍷 Минимальные цены на продажу крепкого алкоголя в рознице вырастут уже с 1 июля

Водка с 1 июля 2024 года подорожает с 281 до 299 рублей, коньяк — с 517 до 556, а бренди — с 375 до 403 рублей за 0,5 л.

УСН

Как с 2025 года будут индексировать лимит дохода для перехода на УСН

Сейчас перейти на УСН с начала года можно, если доходы за 9 месяцев прошлого года не превысили 112,5 млн рублей с учетом коэффициента-дефлятора. С 2025 года лимит для перехода на УСН будет 337,5 млн рублей.

Онлайн-кассы

Если безналичная оплата за юрлицо пришла от физлица, надо применять ККТ

Иногда происходят такие ситуации: счет выписан на юрлицо, а оплата по безналу поступает от директора компании или иного физического лица.

Экономика России

Вечность пахнет нефтью…?

Вынесенная в заголовок фраза принадлежит авторству Егора Летова, о ее смысле можно полемизировать, но оставим это занятие литературным критикам, задавшись намного более прозаичным вопросом (но вполне в духе заголовка с учетом того, что жизненный цикл государства, в отличие от человеческого, намного более обращен в вечность).

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Общество

В Италии задержали основателя портала «Право.ру»

По версии прокуроров из Милана, Дмитрий Чиракадзе помог сбежать из-под домашнего ареста Артему Уссу, которого обвиняют в контрабанде.

Кредитование

Нужно получать больше 100 000 рублей, чтобы комфортно выплачивать автокредит

С начала года по апрель россияне оформили кредиты для покупки автомобиля на общую сумму 706,7 млрд рублей.

Бесплатно с НДФЛ

Какие ставки НДФЛ будут действовать в 2025 году: обзор поправок в НК-2025

С 2025 года будут действовать пятиступенчатая прогрессивная шкала НДФЛ и две двухступенчатые.

Какие ставки НДФЛ будут действовать в 2025 году: обзор поправок в НК-2025
Основные средства

Как учитывать дорогостоящее оборудование, списывать в расходы кредитный автомобиль, пересмотреть ликвидационную стоимость: три вопроса по ОС бухгалтеру в закладки

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
Общество

Введение электронной визы резко увеличило турпоток в Россию

По мнению экспертов, введение электронной визы в Россию дало мощный толчок для увеличения въездного туристического потока.

В 2025 у всех бухгалтеров будет сплошной стресс — готовимся встречать трудности уже сейчас! Давайте работать без выгорания

Обычно мы заботимся о ваших hard-скилах: обучаем работе с изменениями, рассказываем, как правильно считать налоги и заполнять отчеты. Но в работе бухгалтера так много стресса. К дедлайнам в отчетах, проверкам ФНС и хотелкам руководства добавилась налоговая реформа. Мы выпустили онлайн-курс, который поможет вам не выгореть и справиться со всеми трудностями.

Вакансии

Новые вакансии для бухгалтеров и финансистов Добавить вакансию
Законопроекты

Уголовная ответственность за участие в нежелательных организациях: чего ожидать

11 июня 2024 года стало известно о принятии Госдумой на пленарном заседании в первом чтении законопроекта об уголовной ответственности за участие в деятельности любых иностранных организаций, признанных в РФ нежелательными, в том числе тех, учредителями которых выступают зарубежные госорганы.

Интересные материалы

Пенсии

Негосударственные пенсионные фонды будут обязаны выявлять конфликты интересов

НПФ должны вести обязательный учет информации о конфликтах интересов с 1 января 2025 года.