Переход с 1С:Документооборот 2.1 на 3.0: как не провалить миграцию

Развитие продукта и поддержка разработчика сосредоточены практически полностью на редакции 3.0. Поэтому переход — вопрос времени. Главная ошибка руководителей и ИТ-отделов — считать его обычным обновлением конфигурации.

Команда «Бизнес Системы» выделила восемь уроков по итогам проекта миграции крупного вуза. В исходной базе было более 450 000 документов и свыше 1 800 пользователей.

Редакция 3.0 отличается от версии 2.1 логикой процессов, механизмами автоматизации и интеграции. При переходе нужно перенести и проверить не только данные, но и процессы, права доступа, доработки и связи с другими системами.

В состав миграции входят:

• документы и история работы с ними;

• действующие бизнес-процессы и маршруты согласования;

• ролевые модели и права доступа;

• доработки и интеграции с другими базами, например «1С» и «1С:ЗКГУ».

Одного запуска обработки переноса недостаточно. Старая и новая версии по-разному работают с данными и процессами. После переноса нужно проверить полноту информации, выявить ошибки и скорректировать правила миграции.

Планируете переход на «1С:Документооборот» 3.0?

Оставьте заявку — мы проанализируем структуру базы и доработки, подготовим план миграции, а также рассчитаем бюджет и сроки проекта

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Каждый из восьми уроков посвящен отдельному этапу миграции — от подготовки данных и аудита доработок до проверки процессов и запуска новой системы.

Не стоит рассчитывать, что стандартный XML-пакет от 1С безошибочно перенесет весь объем данных крупной базы. Чем дольше компания работает в старой системе, тем больше в ней накапливается нестандартных сценариев, доработок и данных, которые требуют проверки.

При переносе сотен тысяч документов и больших массивов данных стандартных правил может не хватить. Заложите время на несколько тестовых переносов, анализ ошибок и ручную доработку правил миграции.

За годы работы в «1С:Документообороте» 2.1 могли накопиться десятки расширений и изменений типовой конфигурации. Переносить их все в новую версию без проверки не стоит.

Перед переносом каждой доработки ответьте на три вопроса:

• Есть ли нужная функция в типовой версии 3.0?

• Пользуются ли ей сотрудники?

• Сколько времени и ресурсов потребует ее поддержка после перехода?

Переход — подходящий момент, чтобы отказаться от ненужных изменений и сократить объем переносимого кода. Это упростит дальнейшее сопровождение системы.

Тестовый стенд подрядчика может работать быстрее, чем серверы компании. Скорость миграции зависит от производительности оборудования, пропускной способности сети и архитектуры резервного копирования.

Перенос, который на стенде интегратора занимает пару часов, на инфраструктуре заказчика может растянуться на выходные. Замеряйте время операций на целевых серверах и учитывайте результаты при планировании остановки старой системы.

Переход на Linux и отказ от Microsoft Office могут изменить привычные сценарии работы с документами. Например, могут перестать работать прежние механизмы генерации автозаполняемых шаблонов документов.

Технические ограничения операционной системы и офисных программ могут потребовать пересмотра процессов на стыке 1С и приложений для работы с документами.

Даже опытная команда внедрения не сможет быстро решать организационные проблемы, если подразделения сопротивляются изменениям или откладывают согласования.

Со стороны компании нужен выделенный руководитель проекта с административным ресурсом. Он должен оперативно принимать решения, разрешать конфликты интересов между подразделениями и снимать организационные барьеры.

Миграция может длиться несколько месяцев. Все это время сотрудники продолжают работать в старой базе: создают сотни документов и задач, меняют существующие записи и запускают новые процессы.

Поэтому перенос делят на два потока:

• «История» — основной массив накопленных данных.

• «Дельты» — новые документы, задачи и изменения, появившиеся после первоначального переноса.

До запуска новой системы нужно настроить механизм допереноса дельты. Без него часть последних изменений может потеряться, а данные в старой и новой базах — разойтись. Это создает проблемы в первый рабочий день и мешает непрерывной работе компании.

Если сотрудники впервые увидят новую систему в день промышленного запуска, они могут столкнуться с непривычными маршрутами, непонятными действиями и неучтенными сценариями.

Подключайте ключевых делопроизводителей и представителей подразделений на этапе обследования и предварительного тестирования. Попросите их пройти типовые сценарии, зафиксировать проблемы и проверить исправления до запуска.

Шаблоны документов, ролевые модели и цепочки согласования — одна из основных причин доработок после запуска системы. В исходном кейсе на эти элементы приходилось до 90% последующих правок.

Маршрут согласования отражает порядок работы с документом в компании. Проверьте каждую цепочку вместе с владельцем соответствующего бизнес-процесса. Зафиксируйте участников, условия переходов, сроки и действия при нестандартных ситуациях.

Отраслевые решения 1С для вашего бизнеса

Полный спектр услуг по автоматизации документооборота и учета для вашего бизнеса

Узнать подробнее

Чтобы бюджет и сроки не росли из-за неучтенных задач, оцените исходную базу «1С:Документооборот» 2.1 до начала работ.

Соберите точные данные:

• количество активных пользователей;

• размер базы данных;

• объем файлов во внешних хранилищах;

• количество действующих шаблонов документов и маршрутов согласования;

• список настроенных интеграций;

• перечень доработок и расширений;

• объем данных, которые потребуется перенести повторно перед запуском.

Переход на «1С:Документооборот» 3.0 затрагивает данные, бизнес-процессы, инфраструктуру и привычки сотрудников. Чем раньше компания проверит эти составляющие, проведет тестовые переносы и подготовит пользователей, тем проще будет спланировать запуск и сократить число проблем в первые рабочие дни.

Реклама: ООО «Бизнес Системы», ИНН 5501093076, erid: 2W5zFGufgqQ