1С:УПП больше не поддерживают: как перейти на ERP без потерь

После прекращения поддержки предприятию придется тратить больше ресурсов на сопровождение УПП и поддержание учета в актуальном состоянии. Чем позже начнется переход, тем меньше времени останется на подготовку данных, обучение сотрудников и проверку новой системы.

Переход на 1С:ERP затронет учет, склад, закупки и производство. Если просто перенести старые настройки, проект может затянуться, а расходы — вырасти. Заранее проверьте процессы, доработки и данные. Переход также даст повод пересмотреть накопленные настройки, упорядочить работу подразделений и сократить ручные операции.

Частая ошибка — считать переход с УПП на ERP обычным обновлением конфигурации. Системы отличаются структурой данных и подходами к учету, расчету себестоимости и управлению производством.

Если перенести привычные методы работы без проверки, проект обрастет доработками. Бюджет вырастет, сроки сдвинутся. До начала работ решите, какие процессы сохранить, какие изменить и какие задачи закрывает типовая ERP.

Успех проекта зависит от подготовки. До настройки системы изучите работу предприятия, проверьте данные и согласуйте будущие процессы.

Начните с предпроектного обследования. Изучите, как сотрудники принимают товары, передают материалы в производство, выпускают продукцию и закрывают месяц.

Попросите ключевых пользователей показать операции в текущей базе. Так вы увидите ручные корректировки, дополнительные таблицы и неформальные договоренности. Регламенты не всегда отражают реальную работу предприятия.

Интегратор может назвать предварительный диапазон стоимости еще до обследования. Но фиксировать бюджет без изучения процессов, данных и доработок рискованно.

За годы работы в УПП могли накопиться десятки или сотни доработок. Часть из них все еще нужна предприятию. Другие устарели. Некоторые задачи уже закрывает типовая ERP.

Чем ближе конфигурация к типовой ERP, тем проще ее обновлять и сопровождать. Специфику производства, без которой предприятие не сможет работать, нужно сохранить. Каждую такую доработку обоснуйте и включите в план проекта.

Качество справочников влияет на перенос данных и работу учета после запуска ERP. Дубли, разные единицы измерения и устаревшие сведения о контрагентах могут привести к ошибкам.

До миграции очистите и нормализуйте нормативно-справочную информацию (НСИ). Назначьте ответственных за создание и изменение записей. Настройте права доступа, проверку дублей и правила заполнения карточек. Это снизит риск повторного накопления ошибок.

Переносить всю историю документов один к одному не обязательно. Состав данных зависит от сценария перехода и задач предприятия.

В 1С есть инструменты для переноса справочников и остатков. В некоторых сценариях можно перенести часть документов. Производственному предприятию нужно отдельно проверить учетные остатки и оперативные данные.

В первую очередь проверьте:

• складские остатки;

• взаиморасчеты;

• незавершенное производство;

• открытые заказы;

• незавершенные производственные процессы.

Старую базу УПП можно сохранить для просмотра истории и сверки данных. Переносить старые документы стоит, только если они нужны для дальнейшей работы. Иначе затраты на миграцию могут не оправдаться.

Первую миграцию не стоит откладывать до даты запуска. Сначала проверьте перенос на тестовой базе ERP.

Процесс состоит из двух этапов:

• Тестовая миграция. Загрузите данные в тестовую ERP. Проверьте их полноту и корректность. Сравните результаты с УПП, уточните правила преобразования и повторите перенос, если нашли ошибки.

• Промышленная миграция. В согласованную дату загрузите утвержденные данные в рабочую базу. Сверьте остатки и подтвердите готовность системы к запуску.

Если после закрытия периода в исходной базе изменятся остатки, их придется обновить. Заранее согласуйте порядок корректировок. Иначе они могут нарушить проводки в ERP.

Дату переноса выбирают с учетом проекта и производственного цикла. Сентябрь или начало нового года подходят не каждому предприятию.

Планируете переход на «1С:Документооборот» 3.0?

Оставьте заявку — мы проанализируем структуру базы и доработки, подготовим план миграции, а также рассчитаем бюджет и сроки проекта

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

После обследования команда согласует целевую модель и план работ. Затем интегратор настраивает ERP, обучает сотрудников и готовит систему к запуску.

На этом этапе команда описывает будущую модель работы предприятия. Она определяет процессы, роли сотрудников, аналитику учета, интеграции и требования к данным.

В проекте фиксируют объем работ, риски и критерии готовности. Заказчик должен участвовать в обсуждении и принимать ключевые решения.

Интегратор предлагает варианты. Заказчик утверждает правила учета, распределение ответственности и изменения процессов.

Команда настраивает учет и права доступа. Затем разрабатывает нужные доработки и печатные формы.

Если ERP должна обмениваться данными с WMS, банками или системами электронного документооборота, команда настраивает интеграции. Каждую из них нужно проверить на реальных сценариях: от исходных данных до результата в учете.

Обучение проводят поэтапно. Ключевые пользователи участвуют в моделировании процессов и проверке системы. После обучения они становятся внутренними экспертами и помогают коллегам освоить ERP.

Остальные сотрудники изучают операции, с которыми работают каждый день. Они должны знать не только последовательность действий в интерфейсе, но и ожидаемый результат, а также способы его проверки.

Перед запуском проверьте сквозные процессы: закупки, склад, производство, отгрузку, расчеты и закрытие месяца.

Параллельный учет в УПП и ERP помогает проверить результаты. Но он увеличивает нагрузку на сотрудников. До начала такой работы определите ее продолжительность и объем. Проверьте, хватит ли сотрудникам времени вести операции в двух системах.

Вместо полного параллельного учета можно запустить пилот на выбранных участках или провести контролируемую проверку операций. Главная задача — найти критические ошибки до полного перехода.

Дату запуска выбирают с учетом готовности системы, сотрудников и данных, а также производственной загрузки. Начало месяца часто удобно для перехода, но само по себе не гарантирует успех.

До запуска назначьте ответственных за поддержку. Опишите порядок регистрации и устранения ошибок. Подготовьте план действий на случай сбоя критического процесса.

В первые недели после запуска сотрудникам понадобится усиленная поддержка. Заранее согласуйте, кто будет отвечать на вопросы и исправлять ошибки.

Комплект поддержки

Все необходимое для стабильной работы 1С

Узнать подробнее

Проблемы часто возникают из-за ошибок в подготовке и управлении. Многие из них можно предупредить, если заранее назначить ответственных и договориться о порядке действий.

Проекту угрожают:

• Старт без обследования и согласованных требований. Команда начинает работу, не понимая реальных процессов предприятия.

• Перенос всех доработок УПП без проверки. В ERP попадают старые настройки, которые уже не нужны или заменяются типовыми средствами.

• Отсутствие руководителя проекта со стороны заказчика. Интегратор не может быстро получить решения и согласования.

• Отстраненность руководства. Ключевые вопросы остаются без ответа, а изменения затягиваются.

• Недостаток времени у сотрудников. Работники совмещают проект с основной работой и не успевают выполнять задачи.

• Выбор подрядчика только по минимальной цене. Заказчик не проверяет опыт команды и состав работ.

• Подготовка данных и обучение в последние недели. Команда не успевает проверить перенос и подготовить сотрудников.

Каждому риску нужен ответственный. Если заранее определить сроки, порядок согласования и критерии готовности, проект будет проще контролировать.

Переход требует времени, бюджета и совместной работы предприятия с интегратором. Подготовка начинается с оценки текущей системы и процессов.

Сначала изучите доработки УПП, качество данных и работу подразделений. Затем определите объем изменений и составьте реалистичный план перехода. Подготовка поможет упорядочить учет, повысить прозрачность производственных процессов и создать основу для развития предприятия. Чем раньше начнете, тем больше времени останется на проверку системы и обучение сотрудников.

Обсудите проект со специалистами «Бизнес Системы». Компания внедряет и сопровождает программы 1С, дорабатывает конфигурации, настраивает интеграции и обучает пользователей.

«Бизнес Системы» — официальный партнер фирмы «1С» с 2006 года. На сайте компании можно оставить заявку на консультацию.

Связаться с «Бизнес Системы»

Реклама: ООО «Бизнес Системы», ИНН 5501093076, erid: 2W5zFJhUrbL