Электронная трудовая книжка: что нужно знать кадровику

Электронные трудовые книжки вошли в кадровое делопроизводство с 1 января 2020 года. В чем преимущества и недостатки нового способа хранения сведений о трудовом стаже, с каким документом проще работать кадровику, и каких «подводных камней» нужно опасаться — разберем вместе с экспертами Клерка и компании Делис Архив.
34,4 тыс. 6 тыс.
Электронная трудовая книжка: что нужно знать кадровику
Иллюстрация: Amy Hirschi/unsplash

В двух словах: что такое «электронная трудовая книжка»

Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности физлица, которые формируются в единой базе ПФР на основании отчетов СЗВ-ТД, представленных работодателем.

Переходить на ЭТК или нет — до сих пор это право, а не обязанность работника.

Однако это выбор предоставляется только тем, кто уже был трудоустроен на начало 2020 года. Молодые специалисты при приеме на работу сегодня автоматически получают электронную трудовую книжку.

Выглядит документ следующим образом.

В ЭТК содержатся сведения:

  • ФИО работника;
  • дата рождения;
  • СНИЛС;
  • место работы;
  • должность, профессия, специальность, квалификация, вид деятельности;
  • дата трудоустройства и расторжения трудового договора;
  • основания и причины приема на работу, переводов, увольнений.
Делис Архив — приведем в порядок кадровые документы вашей компании. По запросу работников выдадим необходимые справки и выписки.

Как принять на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой

Если процедура трудоустройства физлиц с бумажной трудовой книжкой давно отлажена, то в отношении электронной версии документа у кадровиков очень часто возникают вопросы.

1. При приеме в штат компании попросите у новичка предоставить сведения о его трудовой деятельности. Эту информацию работнику должен выдать предыдущий работодатель в день увольнения (абз. 3 ч. 1 ст. 65 ТК) в виде справки СТД-Р.

Примечание: СТД-Р отражает сведения только о последнем месте работы. Для корректного расчета страхового стажа придется запросить также сведения из ПФР (справка СТД-ПФР) и/или обычную трудовую книжку, которую сотрудник вел до перехода на электронную.

Для получения справки СТД-ПФР достаточно оформить запрос в МФЦ, в отделении Пенсионного фонда или на Госуслугах.

2. Далее кадровый специалист формирует сведения на нового сотрудника и предоставляет их в ПФР в обычном порядке. О приеме гражданина на работу нужно сообщить в форме отчета СЗВ-ТД не позднее дня, следующего за датой издания приказа.

С нового года планируют изменить форму СТД-Р, а форму СТД-ПФР заменить формой СТД-СФР

Проект приказа Минтруда.

«Также в связи с объединением ПФР и ФСС в единый Социальный фонд России внесены изменения в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ о персонифицированном учете. В том числе установлено, что с 01.01.2023 вместо сведений о страховых взносах и страховом стаже вводится понятие сведений для индивидуального (персонифицированного) учета) (п. 12 ст. 2 закона от 14.07.2022 № 237-ФЗ)», — отметила Юлия Жижерина, эксперт по трудовым отношениям.

3. При каждом изменении информации (переводе или увольнении) кадровик также формирует СЗВ-ТД и передает отчет в электронном виде в ПФР. Срок — до 15 числа каждого месяца.

Отметим, что СЗВ-ТД нужно подавать в измененном порядке, а с 01.01.2023 изменятся сроки ее подачи

«С 19.08.2022 СЗВ-ТД подписать может не только руководитель, но и уполномоченный представитель страхователя. В форму СЗВ-ТД внесли изменения для отражения сведений о таком лице.

Снизили круг лиц, которые могут выбрать форму представления отчета. Теперь форму СЗВ-ТД можно представить в бумажном виде, только если численность зарегистрированных в ПФР работающих составляет 10 человек и менее (постановление Правления ПФ от 21.04.2022 № 62п).

С 01.01.2023 в случаях перевода на другую постоянную работу и подачи заявления о ведении трудовой книжки или предоставлении сведений о трудовой деятельности — СЗВ-ТД будет представляться не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным».

Юлия Жижерина, эксперт по трудовым отношениям.

Если в бумажной и электронной версии документа есть расхождения: чему верить?

«До конца не ясно, каким сведениям будет отдаваться приоритет при противоречии записей в электронной и бумажной книжке. Скорее всего, если в ЭТК какая-то информация отсутствует, придется обращаться к предыдущим работодателям и дополнительно подтверждать правдивость сведений», — уточняет Оксана Бакатова, ведущий менеджер по работе с персоналом Делис Архив.

В чем главные преимущества ЭТК перед бумажной трудовой книжкой?

Полученный за два года опыт кадровой работы с ЭТК позволяет судить, что процедура оформления нового сотрудника заметно упрощается. В частности, электронная трудовая более удобна при приеме на работу по совместительству или удаленно.

Также из плюсов:

  • отсутствует риск потери или порчи документа — сведения неизменно хранятся в базе ПФР;
  • в любой момент сотрудник может получить выписку из ЭТК портале Госуслуг, например, чтобы проверить, как подает сведения в пенсионный фонд его работодатель;
  • невозможность подлога данных, в т. ч. о причине и основаниях увольнения с прошлого места работы;
  • в ЭТК практически невозможно допустить техническую ошибку — форма СЗВ-ТД одинакова для всех, значит у кадровика меньше шансов проявить самодеятельность, т. е. не работает человеческий фактор;
  • удобный контроль трудового стажа как для сотрудника, так и для работодателя.

Как и у любого новшества, у электронной трудовой книжки есть не только преимущества, но и недостатки. Наверняка, поэтому многие граждане так и не решились до сих пор на отказ от бумажной версии документа.

Основные из минусов ЭТК:

«Во-первых, в отличие от бумажного документа, в ЭТК нет сведений о награждениях работника: государственных и ведомственных. Подтверждать получение наград потребуется при оформлении статуса „ветеран труда“ — грамотами, выписками из приказов и другими документами.

Отсутствуют также данные о некоторых особенностях деятельности — например, о вахтах или сезонной работе. Не вносятся сведения об образовании, если обучение проходило до начала официальной работы.

Во-вторых, пусть и небольшой, но есть риск утечки информации мошенникам. Злоумышленники могут взломать даже надежно защищенную базу данных.

В-третьих, если работодатель не передаст СЗВ-ТД в Пенсионный фонд, то период работы не будет учтен в стаж. Во избежание недоразумений, гражданину следует периодически получать выписку из ЭТК на портале Госуслуг, проверять исправность отчетности своей компании и обязательно сохранять подписанные трудовые договоры.

Ну и, наконец, последнее — что не является очевидным минусом, но некоторые неудобства доставляет. Если работник долго „ищет себя“, т. е. часто меняет место работы, лет через 10-15 распечатанная версия ЭТК будет выглядеть как несколько томов данных».

Оксана Бакатова, ведущий менеджер по работе с персоналом Делис Архив.

Работодатель не подал данные в ПФР: какие последствия?

Если работодатель не передаст сведения в Пенсионный фонд при трудоустройстве гражданина с электронной трудовой книжкой, то данный период работы не будет учтен в трудовой стаж.

Кроме того, за непредоставление СЗВ-ТД в срок или сдачу отчета с ошибками предусмотрен административный штраф (до 500 руб. — ст. 15.33.2 КоАП). Примечательно, что ответственность несет не организация, а должностное лицо.

Это может быть руководитель (генеральный директор) или иной ответственный сотрудник, на которого должностной инструкцией возложены обязанности по составлению и сдаче СЗВ-ТД (бухгалтер, кадровик).

Доверьте архивную обработку и хранение кадровых документов сервису Делис Архив. Оцифруем любую документацию и создадим защищенный электронный архив с быстрым доступом и удобным поиском.

Некоторые работодатели неохотно заводят электронные трудовые книжки: с чем это связано?

С преимуществами и недостатками ЭТК для граждан все понятно.

Но зачастую при обращении работника с заявлением о переводе с бумажной версии документа на электронную, отдел кадров соглашается неохотно. Или вовсе принимается отговаривать.

В чем кроется причина такого недоверчивого отношения работодателей к ЭТК?

«В основном, такое встречается в „серых“ компаниях. Кадровики не планируют показывать реальный заработок и количество персонала государственным органам. На работу принимают без оформления на первое время, обещая потом издать приказ задним числом. Еще одна причина — элементарное невладение актуальной информацией, нежелание кадровиков осваивать новые программы, работать в жестких рамках и в соответствии с требованиями законодательства», — отметила Оксана Бакатова, ведущий менеджер по работе с персоналом Делис Архив.

Какие изменения ждут нас в ближайшем будущем, и почему заниматься вопросами электронных кадров нужно уже сейчас

Главное нововведение, которое ожидает россиян с 1 января 2023 года — это объединение ПФР и ФСС в Единый государственный внебюджетный Социальный фонд. Еще больше сведений о гражданах будет собрано в общей базе.

Среди очевидных преимуществ можно назвать:

  • снижение издержек и упрощение отчетности для бизнеса;
  • развитие принципа «одного окна» для получения всех социальных выплат;
  • появление единой формы отчетности;
  • введение единого тарифа страховых взносов.
«Раньше работодателям приходилось направлять средства отдельно на пенсионное, социальное и мед.страхование своих работников. При объединении госструктур для всех видов страхования появится один тариф. Такое нововведение удобно как для предпринимателей, так и для сотрудников», — уточнила Оксана Бакатова, ведущий менеджер по работе с персоналом Делис Архив.

При наличии электронной трудовой книжки у сотрудника ему самому проще оформлять и получать пособия и другие социальные выплаты от государства. Ведомства имеют доступ ко всем необходимым сведениям, могут обмениваться данными между собой, поэтому гражданину не нужно приносить для оформления выплаты заверенную копию трудовой книжки и другие документы на бумажных носителях. Для работодателя это тоже дополнительное удобство, защита и ускорение операционных процессов.

«Действительно, после перехода на сведения о трудовой деятельности трудовые книжки станут достаточно редким явлением, поэтому заполнение журналов (книг) учета и движения станет не таким частым занятием, а трудовых книжек и бланков закупать и хранить нужно будет все меньше. Полагаю, постепенно все или почти все документы полностью будут переведены в электронный вид», — сказала Юлия Жижерина, эксперт по трудовым отношениям.

Подписывайтесь на канал «Бумажный мир Делис Архив»

Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты. Без спама, рекламы или ложной информации.

Начать дискуссию

Быть бухгалтером хочу, пусть меня научат... или нет. Можно ли стать бухгалтером самому с нуля и что для этого надо знать

Меня на этот пост вдохновил вопрос пользователя в телеграм-канале. Она попросила помощи в заполнении упрощенной отчетности и уточнила — справится ли она сама, если она не бухгалтер? И, правда, а можно ли вести учет и при этом не иметь образования бухгалтера и всему научиться самому.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Сотрудник банка отдохнул за границей и обогатился за счет клиентки на 29 млн рублей

Сотрудники управления экономической безопасности и противодействия коррупции МВД по Ростовской области выявили факт многомиллионного мошенничества в особо крупном размере сотрудником банковской организации.

ВЭД

Три главных изменения 2024 года для бухгалтера ВЭД

Продавцы из ЕАЭС начнут платить налоги в российскую казну, бизнес освободят от отчетности по мелким сделкам с зарубежными партнерами, а цифровые активы становятся обычным способом расчета.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Лучшие спикеры, новый каждый день

Обязательную маркировку ювелирных изделий перенесут на 2025 год

Чтобы снизить нагрузку с Пробирной палаты, которая будет ставить клеймо на украшения, Минфин перенесет срок обязательной маркировки на 1 сентября 2025 года.

С 1 мая запустят эксперимент по маркировке моторных масел

Для борьбы с контрафактом на рынке Минпромторгу предложили включить в эксперимент по маркировке не только моторные масла для автомобилей, но и свечи зажигания, детали подвески и рулевого управления.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Акцент на проверки

Вебинар — простой способ разобраться в любом важном для бухгалтера вопросе. «Клерк» приглашает на вебинары экспертов-практиков, которые понятно и с примерами разберут любую тему. Вы можете задавать спикеру вопросы и он ответит на них в прямом эфире.

Иллюстрация: freepik/freepik
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Экспорт

Минпромторг сократит список экспортеров, которые могут получать транспортные субсидии

Изменения затронут только тех, кто занимается экспортом товаров из высокомаржинальных групп.

С 01 апреля 2024 года порог беспошлинного ввоза товаров, возможно, вернется к уровню €200 евро

Но подготовка новых документов не началась.

УК РФ

Опасное производство 2 года работало без лицензии и получило доход 26 млн рублей

В Ставропольском крае перед судом предстанет обвиняемый в незаконном предпринимательстве с извлечением дохода на сумму более 26 млн рублей.

Обеспечительные меры при ВНП, предварительные обеспечительные меры + защитный лайфхак

Всегда ли налоговики могут наложить обеспечительные меры (арест) на имущество по результатам проверки?

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
7
89

Кто имеет право работать неполный день

Если у сотрудников есть основания для неполной занятости, работодатель должен установить удобный для работника график и снизить нагрузку.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Платные и бесплатные

Собрали для вас анонсы вебинаров на апрель 2024 года.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Каким числом выставлять счет-фактуру на аванс: бухгалтеры разбираются с формулировками в НК. «Ночной бухгалтер» № 1652

В телеграм-канале «Клерка» бухгалтеры спорили о том, какую дату указать в счет-фактуре на аванс — день получения аванса или любую из последующих пяти дней, которые даны на выставление документа. Истину нашли (вроде).

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
158
IT-компании

Яндекс запустил линейку нейросетей YandexGPT третьего поколения

Искусственный интеллект нового поколения лучше работает со сложными задачами. Бизнес может самостоятельно дообучить нейростеть.

42
Бесплатно с Архив документов

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс

Разбираемся в мини-курсе, какие типы хранения кадровых документов выделяют и какова продолжительность хранения кадровых документов.

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс
НДФЛ

В 2024 году ФНС разошлет уведомления на НДФЛ с процентов по вкладам за 2023 год

В 2024 году вкладчикам впервые необходимо будет уплатить НДФЛ с процентов от банковских вкладов за 2023 год.

Перерасчет имущественных налогов будут делать по-новому

Физлица будут направлять в ИФНС заявления на перерасчет налога на имущество, земельного и транспортного, к которому можно приложить документы, а можно и не прикладывать. Налоговики будут рассматривать это заявление 30 дней.

Как разработать эффективную программу обучения для новых сотрудников

Обучение персонала — сложный и многогранный процесс. Если проводить его правильно, он может стать ключевым инструментом для усиления корпоративной культуры, увеличения продуктивности и стимулирования мотивации сотрудников.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
5
44
УК РФ

Поиск бывшего гендира может вылиться в вымогательство

Сотрудники главного управления уголовного розыска МВД совместно с коллегами из Красноярского края задержали подозреваемых в серии вымогательств у бизнесменов.

Интересные материалы

⚡️Итоги дня: Ozon изменил расчет сбора, Дурова призвали внимательнее следить за Telegram, Камчатку трясет

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.