Кто, как не бухгалтер, знает, насколько важно постоянно следить за изменениями: новые формы, сроки, разъяснения ФНС, правила учета и отчетности. При этом недостаточно просто ориентироваться в обновленных правилах, надо еще быстро находить актуальные документы, а в них — нужные строки.
Рассказываем, как превратить хаос из постоянных изменений в огромном количестве документов в управляемую и, главное, удобную систему.
Панель «Избранное»: рабочая база бухгалтера в КонсультантПлюс
Перед отчетным периодом снова нужно срочно найти письмо ФНС по вычетам, уточнить срок сдачи формы или проверить редакцию НК РФ, а документ «потерялся» в десятках вкладок? К сожалению, это слишком знакомая ситуация для бухгалтеров.
Панель «Избранное» в СПС КонсультантПлюс позволяет пропустить этап нервного поиска нужного документа и сразу перейти к делу. Вы сможете не только навести порядок в рабочих документах, но и с легкостью поддерживать его. А затем – быстро возвращаться к вопросам по своим участкам, вовремя реагировать на изменения и мгновенно находить нужные фрагменты.
Раскрываем пять инструментов панели, которые убирают повторный поиск, сообщают об изменениях в законах, синхронизируют работу команды и помогают работать эффективнее.
1. Маркеры Консультант Плюс
Эта функция нужна для фиксации ключевых условий. В длинных текстах легко потерять тот самый важный фрагмент, ради которого искали сам документ: срок, исключение, позицию ФНС, условие применения нормы или риск для компании.
Маркеры помогают не терять эти фрагменты и экономить время на их повторный поиск. Например, в документе по проверкам вы отметили срок ответа на требование, в разъяснении по НДФЛ – спорный вывод, в готовом решении по НДС – условия для вычета и документы, которые нужно проверить.
Когда откроете документ через неделю или месяц, вам не придется перечитывать его заново – нужный участок уже будет выделен цветом, вы сразу найдете его и возьмете в работу.
Подробнее о том, как правильно пользоваться маркерами, можно прочитать в статье-инструкции «Цветные маркеры в Консультант Плюс: зачем нужны и как пользоваться».
2. Закладки Консультант Плюс
Закладки – особенно полезный инструмент для длинных текстов, где нужная информация находится не в начале документа, и до неё приходится долго и мучительно пролистывать несколько страниц.
Закладка позволяет перенестись на нужный фрагмент за секунду – достаточно нажать на соответствующую кнопку и перейти туда, где вы ее оставили.
Например, в ТК РФ можно поставить закладку на конкретный абзац о случаях, когда работника нельзя привлечь к сверхурочной работе или в выходной день без его согласия. Такие нюансы легко теряются в большом документе, а ошибка может повлиять и на кадровое оформление, и на расчет оплаты, поэтому такие детали важно быстро перепроверять.
Пошаговый гайд об особенностях работы с закладками в статье со скриншотами «Как использовать закладки в КонсультантПлюс: инструкция».
3. Папка Консультант Плюс
Эта функция помогает не превращать папку «Избранное» в архив разрозненных документов и форм, в котором не хочется копаться. Все сохраненное в избранном можно (и нужно) распределить по папкам по разным участкам работы: НДС, УСН, зарплата, отчетность, первичка и т.д.
Благодаря папкам вы будете легко и быстро находить нужные документы, формы, законы и готовые решения по конкретным рабочим вопросам – это обеспечит скорость и эффективность работы.
О том, как правильно и эффективно работать с папками, читайте в статье-инструкции «Порядок в работе: как использовать папки в КонсультантПлюс».
4. Документ на контроле Консультант Плюс
Нормативные документы регулярно обновляются, и отслеживать эти изменения вовремя – одна из частых задач в работе бухгалтера. Но ручная сверка версий отнимает много времени, а работа с утратившей силу нормой быстро приводит к ошибкам.
Вот здесь как нельзя кстати поможет функция «документы на контроле», которая автоматически оповещает о любых изменениях.
Чтобы поставить документы на контроль и получать уведомления об изменениях – прочитайте пошаговую инструкцию «Изменения в нормативных документах: как получать уведомления».
5. Обмен документами в Консультант Плюс
Система обмена документами внутри СПС КонсультантПлюс позволяет пересылать коллегам не просто нужную форму, закон или любой другой документ, а сделать это сразу с пометками.
Это поможет коллегам сразу увидеть нужные фрагменты – вам не придется ждать, пока кто-то долистает до нужной страницы или поймет, о каком абзаце речь – все уже выделено, легко ориентироваться даже в большом документе.
Инструкцию о том, как правильно пересылать документы коллегам, можно почитать в подробной статье с подробным объяснением: «Как обмениваться документами с коллегами внутри КонсультантПлюс».
Как вы уже увидели – панель «Избранное» помогает собрать документы в понятную систему: сохранить нужное, отметить главное, разложить по участкам и не пропускать изменения. В этой системе вам не придется тратить время на повторный поиск одних и тех же документов, а все важные материалы всегда будут под рукой.
Больше полезных статей-инструкций для бухгалтеров можно читать на ресурсе для бухгалтеров КабинетПлюс.
Реклама: ООО «КомпасКонсалт», ИНН 7806173139, erid: 2W5zFHAq625
Начать дискуссию