Переход на ЭДО

Почему выгодно переходить на цифровые документы и как с ними работать

Бумаги везде, бумаги повсюду…. Запомнить, где лежит нужный документ, и быстро его найти — тот еще квест! Как выбраться из-под завала файликов, стопочек и очень нужных папок с бумажными документами? Выход есть! Переходите от бумажной бухгалтерии к электронным форматам — с ними работа будет быстрее и удобнее. 
Почему выгодно переходить на цифровые документы и как с ними работать
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Цифровизация бумажных документов — что это

Это перенос документов, которые ранее печатали на бумаге, в электронный формат. Представьте: нужно создать документ, согласовать его, внести изменения, распечатать на принтере и только после этого подписать и направить другой стороне. Сколько движений и суеты!

После оцифровки можно работать с ЭДО — электронным документооборотом. Вы заходите в программу, создаете документ, движением мышки отправляете на согласование, ставите нажатием клавиши электронную подпись и в секунду передаете контрагенту.

Это просто, быстро и удобно! При оцифровке все рутинные операции автоматизируются, а сотрудник может переключиться на решение других, более творческих задач. 

Какие плюсы компании дает ЭДО

Электронный документооборот повышает эффективность управления независимо от того, на каком этапе развития находится компания. А если говорить проще, то фирма, которая внедряет ЭДО:

  • Экономит деньги. Понадобится гораздо меньше бумаги, канцелярских принадлежностей, расходников для принтеров.

  • Высвобождает время сотрудников. Не нужно печатать, носить на подпись, забирать, отправлять документы с курьером или почтой. 

  • Ускоряет работу с документами. Для электронных документов можно создать шаблоны, установить последовательность согласования — так они попадут к нужным исполнителям моментально.

  • Повышает безопасность хранения документов. Папки с документами, выстроенные ровными рядами на стеллажах, останутся в прошлом. Данные будут находиться на защищенном виртуальном облаке, где их не скачают злоумышленники.

  • Лучше контролирует работу с документами.Вы сможете отслеживать путь каждого договора, соглашения. Узнаете, кто подписал, отправил документ, а кто забыл. 

А еще использование цифровых документов значительно повышает рейтинг компании в глазах партнеров и говорит о том, что вы готовы соответствовать новым требованиям и идти в ногу со временем.

Есть ли юридические риски при переходе на ЭДО 

Чтобы использовать ЭДО, компании стоит выбрать сервис, через который она будет обмениваться документами со своими поставщиками и покупателями. Фирма, которая предоставляет такой сервис, называется оператором ЭДО.

Конечно, обмениваться документами можно и по электронной почте, но здесь сложностей больше: нужно обеспечить безопасность информации, настроить формат документов. Поэтому большинство компаний работают через оператора.

Первое, с чего стоит начать, — подключиться к оператору, который получил аккредитацию ФНС. Тогда юридические риски совсем малы. Однако чтобы совсем их исключить, познакомьтесь с нормативными актами, которые регулируют ЭДО, соблюдайте требования налоговой инспекции. И сотрудников тоже обучите, чтобы и они работали по всем правилам.

Особенности работы с ЭДО регулируются нормативно-правовыми актами. Вот что нужно изучить в первую очередь:

Кроме кодексов и федеральных законов, есть также приказы и постановления, с которыми тоже следует ознакомиться:

Процесс перехода в онлайн может казаться сложным, особенно для крупных компаний. В таком случае поможет разделение глобальных задач на подзадачи.

Распознали первичку, пока бухгалтер ходил за водичкой

Представьте, что на вашем рабочем столе есть папка, куда можно закинуть накладную, а она сама распознается и отправится в нужную систему. За секунды. Представили? А мы сделали

Как перевести документы в электронный вид

Чтобы начать работать с ЭДО:

  1. Оцените, какие документы и процессы лучше перевести в электронный вид.

  2. Составьте пошаговый план и определите ответственных.

  3. Изучите законодательство по ЭДО.

  4. Приобретите КЭП, подготовьте внутренние нормативные акты.

  5. Выберите оператора ЭДО.

  6. Обучите сотрудников работе с ЭДО.

  7. Подключите контрагентов.

Внедрение ЭДО в бизнес значительно экономит трудо- и временные затраты, делает работу с документами прозрачной, значительно снижает вероятность ошибки, потери документа, нарушения сроков подготовки договоров.

А чтобы легко оцифровать данные бумажных документов, используйте специальные сервисы, которые умеют распознавать информацию с них.

Например, компания Dbrain разработала программу, благодаря которой не нужно перепечатывать тысячи данных из документов, например, паспортов. Обработка бумаг вручную может уйти в прошлое прямо сейчас! Доверьте это скучное, но ответственное занятие умным алгоритмам Dbrain IDP. 

Сервис оптического распознавания данных будет полезен в следующих сферах:

  • банки;

  • ритейл;

  • госсектор;

  • промышленность;

  • МФО;

  • страхование…

то есть по факту везде, где есть много документов. Сервис легко обработает и перенесет данные из:

  • накладных;

  • договоров;

  • счетов;

  • паспортов;

  • свидетельство
о регистрации
недвижимости;

  • СНИЛС;

  • справок о доходах. 

Программа понимает, что за документ в обработке, проверяет и сканирует, переводит картинку в текст, распознает не только печатные символы, но и рукописные, понимает, поставлены ли печати и правильные ли они, проверяет документы по базам и распознает фальшивку. 

Специалист тратит на такие задачи до 16 минут, а Dbrain IDP справляется меньше, чем за 2 секунды. Притом исключается человеческий фактор, что снижает вероятность ошибки до нулевой отметки.

Простая интеграция в Веб, IOS и Android, Чат-боты, API делают сервис еще привлекательнее. Хотите такого помощника? Тогда запишитесь на демонстрацию и посмотрите на практике, что может Dbrain IDP. 

А есть ли у ЭДО минусы?

ЭДО— это удобный и быстрый способ обмениваться документами. Но все гладко бывает только на бумаге. С какими подводными камнями сталкивается компания, которая подключает ЭДО?

  • Сотрудники сопротивляются.ЭДО кажется им сложным, они не хотят в нем разбираться,сотрудники — консерваторы, привыкли к бумагам и категорически не хотят осваивать что-то новое. Как на них повлиять? Покажите, научите, ответьте на вопросы. Если сотрудники на практике увидят, что это решение призвано им помочь, а не прибавить дополнительных обязанностей, то внедрить ЭДО в компании станет гораздо проще.

  • Придется оформлять электронную подпись. Такая проблема может возникнуть у маленьких бизнесов — у тех, что покрупнее, ЭП и так есть. Да, без ЭП электронный документ не подписать, поэтому получить ее стоит. ЭП упрощает жизнь предпринимателя: например, с ее помощью можно поучаствовать в электронных торгах и отправить отчетность в налоговую. 

  • Непонятно, как предъявлять электронные документы, если налоговая пришла с проверкой. В этом случае, если инспекция захочет познакомиться с оригиналами, можно скопировать нужные документы на отдельный компьютер и предоставить для ознакомления проверяющему.

  • Поставщики или покупатели не используют ЭДО или у них другой оператор ЭДО. На практике такая проблема встречается часто — и существенно тормозит автоматизацию документооборота. Решить ее поможет сервис «Первичка» от Dbrain. Пока контрагенты отправляют первичные документы в любом виде и куда угодно, сервис классифицирует документы по типам, распознает поля и загружает структурированную информацию в вашу систему. А также напоминает контрагенту поставить печать или подпись, если тот забыл, и запрашивает скан или фото качеством лучше, если нужно.

С сервисом распознавания первичных документов от Dbrain бухгалтер сможет быстро обрабатывать большое количество документов, избегать ошибок и экономить время на ручном вводе данных.

Присылайте свою первичку на hello@dbrain.io — мы покажем, сколько времени вы сэкономите благодаря сервису распознавания документов.

Распознали первичку, пока бухгалтер ходил за водичкой

Представьте, что на вашем рабочем столе есть папка, куда можно закинуть накладную, а она сама распознается и отправится в нужную систему. За секунды. Представили? А мы сделали

Реклама: ООО «Дибрейн», ИНН 7702430367, erid: LjN8KMFQg

Начать дискуссию

⚡️ Итоги дня: нейросеть впервые вынесла приговор, во всех самолетах появится Wi-Fi, а цифровой помощник Сбера ставит диагнозы

Подготовили обзор главных событий дня — 22 мая 2024 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

ФНС просит включить в доход ИП личный автомобиль

Индивидуальные предприниматели, которые продали личный автомобиль, получают от налоговиков требование включить полученные средства в доходы ИП.

С коммунальщиков будут спрашивать строже: штрафы повысили в разы

Госдума приняла закон, повышающий ответственность ресурсоснабжающих организаций за предоставление некачественных услуг ЖКХ — грязную воду, отключение света и отопления зимой и т. д.

Лучшие спикеры, новый каждый день

ФАС возбудила дело против МТС за повышение цен на связь

Оператор МТС поднял цены на связь для 30 млн абонентов — им приходится платить на 8% больше.

Ипотека

Предложено ввести «народную ипотеку» по ставке не выше 5%

Первый зампредседателя комитета Госдумы по строительству и ЖКХ Владимир Кошелев (ЛДПР) заявил, что фракция предлагает ввести механизм «народной ипотеки» по ставке не выше 5 процентов.

Отпуска

Как главному бухгалтеру передать свои полномочия на время отпуска

Главный бухгалтер — важная должность компании. Он отвечает за подписание платежей, требования ИФНС, отчетность, подписание актов, расчеты отпусков и больничных и др. Поэтому на период отпуска главного бухгалтера полномочия лучше передать другому работнику.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Как эффективно применять SWOT-анализ в управлении компанией

Все мы знаем, что мечта любого управленца – принимать максимально взвешенное решение в отношении любой задачи или проекта. И при этом, конечно, опираться на самые актуальные данные, учитывать возможные риски и форс-мажорные обстоятельства.

Как эффективно применять SWOT-анализ в управлении компанией
1

Число индивидуальных инвестиционных счетов сократилось до 5,9 млн

Инвесторы с осторожностью переходят на ИИС-3: за первый квартал 2024 года они открыли порядка 138 тысяч таких счетов.

Бесплатно с НДФЛ

Справка о доходах, которая в 2024 году выдается физлицу по его запросу: инструкция по заполнению 

Справку о доходах и суммах налога физического лица выдают гражданину по его заявлению. Рассказываем, как заполнить этот документ.

Справка о доходах, которая в 2024 году выдается физлицу по его запросу: инструкция по заполнению 

Обновили инструмент на «Клерке»: калькулятор НДФЛ с материальной выгоды!

Теперь бухгалтерам станет проще рассчитывать НДФЛ. Новый инструмент получил современный дизайн и стал удобнее для пользователей.

Отпуска

Цифра дня. Про отпуск

Четверть работающих россиян не пойдут в отпуск летом.

Цифра дня. Про отпуск

Выход на международный рынок: как открыть компанию и принимать платежи из-за границы

В 2024 году международная торговля для российского бизнеса осложнена различными санкциями и ограничениями. Многие онлайн-сервисы, которые раньше активно использовались в России для приема международных платежей, больше не работают или ощутимо ограничили свой функционал.

Иллюстрация: создано с помощью Adobe Firefly
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

🔩 ВС РФ дополнит УК статьей за мошенничество в налоговой сфере. Это должно снизить уголовный прессинг на бизнес, считает адвокат

Незаконный возврат налога войдет в отдельный состав преступления. Уголовку можно получить при сумме ущерба не меньше 25 000 рублей.

Банки

Центробанк: для бесплатных переводов самому себе не должно быть суточных лимитов

Кредитные организации не могут устанавливать ограничения на размер и количество бесплатных переводов самому себе без комиссий.

Бесплатно с Коды ОКВЭД

Что будет и что делать, если не подтвердили основной вид деятельности ОКВЭД в СФР

Страхователю, который не подтвердил ОКВЭД, СФР вправе установить взносы на травматизм по самому «опасному» виду деятельности из тех, что были заявлены в ЕГРЮЛ (постановление Кабмина от 01.12.2005 № 713). Рассказываем, что можно сделать в такой ситуации.

Что будет и что делать, если не подтвердили основной вид деятельности ОКВЭД в СФР

Можно ли оформить пособие по уходу за ребенком без отпуска?

Законодательство РФ дает молодым мамам большие гарантии. В их числе: отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком – с сохранением рабочего места и пособия. Более того, можно выйти из отпуска по уходу – на полный или неполный день – и сохранить право на пособие. Но нередко в процесс «вмешиваются» дополнительные факторы, которые надо учесть, чтобы правильно оформить и отпуск, и пособие.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Облачные и стационарные онлайн-кассы для любого бизнеса с подключением и поддержкой

Каждому бизнесу нужно соблюдать множество законодательных требований. 54-ФЗ, обязательная маркировка, работа с ЕГАИС — все это может показаться сложным и запутанным. Но не стоит беспокоиться: «Такском» поможет вам выбрать и подключить решение для автоматизации «под ключ». 

Облачные и стационарные онлайн-кассы для любого бизнеса с подключением и поддержкой

Расширен перечень доходов, которые не могут быть взысканы по исполнительному документу

Принят закон о защите прав детей-инвалидов: он вводит запрет на списание получаемых ими пенсий при взыскании долгов с другого человека.

Минцифры тестирует искусственный интеллект на Госуслугах

В цифрового помощника «Макса» встроят генеративный искусственный интеллект.

Интересные материалы

Увольнение с максимальной выгодой для работника

Михаил Меркулов обобщил опыт наиболее выгодных приемов расставания с работодателем.