Клерк.Ру

Как ЭП упрощает жизнь предпринимателя и экономит время?

258

Преимущества использования электронной подписи (ЭП) для предпринимателя очевидны. Она позволяет отказаться от бумаги и перейти на электронный документооборот внутри компании, а также с внешними контрагентами. Это значительная экономия бумаги, средств на содержание архива предприятия и времени, которое уходит на подписание документов и своевременное получение оплаты.

Тема не новая, но нам захотелось акцентировать на ней внимание именно сейчас, когда важно оставаться дома, но сохранять эффективность работы.

Одна ЭП вместо тысячи шагов

Многие современные компании используют сетевые принтеры, которые находятся на этаже (если повезет — в соседнем кабинете). Чтобы получить необходимый документ, сотрудник идет за ним и тратит 10-15 минут рабочего времени, которые он мог бы провести более продуктивно.

В случае согласования договора выгоды также очевидны. Предположим, что менеджер по развитию клиентов Трофимов подготовил проект документа и отправил его руководителю. Будь это бумажный документ, сотрудник бы потратил время на распечатку. А после того как руководитель внес бы изменения в проект (от руки), Трофимову предстояло бы все исправить и распечатать договор еще раз (а может, и несколько). В таком случае выгода использования ЭП для предпринимателя очевидна.

Вы — в России, а контрагент — в Японии или Южной Африке

Электронная подпись расширяет географию бизнеса. Теперь не нужно нанимать курьера или задумываться над отправкой почтового направления. Вы можете находиться в России, а ваш контрагент в Японии или Южной Африке. При этом нет риска, что ваше отправление застигнет коронавирус на таможне контрагента, так как электронные документы в ту же секунду оказываются в информационной системе вашего покупателя.

Для предпринимателя упрощается процедура сдачи отчетности. Электронная отчетность устраняет риск человеческого фактора (бухгалтер запросто может поставить лишний нолик в декларации). Плюс не нужно лично ехать в налоговую или переживать о том, как долго будет идти письмо Почтой России.

Без ЭП не получится участвовать в электронных торгах и получать выгодные контракты. А подача документов с ее помощью в суд — сплошное удовольствие (и мы не утрируем). Не нужно никуда ехать, оплачивать почтовое отправление для подачи документов по делу.

Для крупных компаний (100 и более работников) ЭП обязательна, т.к. они сдают налоговую отчетность только в электронном виде.

Подкрепим доводы примерами

Руководитель одной крупной организации попросил в цифрах обосновать выгоды применения электронной подписи. Изучив его бизнес-процессы в течение дня, мы рассчитали время, которое он затрачивает на работу с бумажной документацией. Оказалось, в среднем за год компания теряет около 150 000 рублей. Руководитель был ошеломлен таким показателям и заключил договор с известной ИТ-компанией о внедрении системы электронного документооборота с использованием электронной подписи. Коллеги отметили перспективность идеи и поддержали руководителя.

Еще один пример. Крайне известный и крупный интернет-магазин (тоже наш клиент) после того, как перешел с поставщиками на электронный документооборот, начал ежегодно экономить миллионы рублей.

Подписывайтесь на наш блог и аккаунты в соцсетях.

Facebook: всё-всё-всё, что происходит вокруг и около ЭДО, публикуется здесь.

Instagram: закулисная жизнь экспертов Synerdocs — фотки с конференций, вебинаров.

А еще один раз в месяц мы рассылаем дайджест со всеми последними новостями из мира ЭДО — подписывайтесь и вы.