Дождались! Акт о расхождениях теперь в электронной форме

Электронный документооборот с контрагентами — обыденность для многих компаний. В основе трафика между бухгалтериями организаций сейчас лежит обмен первичкой. А вот один из часто используемых документов — акт о расхождениях при приемке товарных материальных ценностей — до сих пор оформлялся в бумаге.

Все изменилось в конце 2019 года, когда Федеральная налоговая служба приняла Приказ от 27.08.2019 № ММВ-7-15/423@ об утверждении формата представления документа о приемке материальных ценностей и (или) расхождениях, выявленных при их приемке, в электронной форме.

Вместе с бизнес-аналитиком Synerdocs Рушаной Губаевой разбираемся, в связи с чем был утвержден электронный формат документа, и какие возможности для бизнеса он открыл.

Пять важных правил

Информации о том, как работать с актом о расхождениях товарных материальных ценностей (далее — ТМЦ), много. Но я отобрала только самую полезную и структурировала ее в пять тематических блоков. Дальше вы можете прочитать вкратце о том, что это за документ, для чего он используется, и как сейчас оформляется на практике.

1. Для чего

При приемке ТМЦ нередко выявляются расхождения по количеству/качеству поступившего товара. Существует несколько вариантов, как оформить несоответствие, но чаще всего подписывают первичный документ с учетом акта о расхождениях. В таком случае покупатель принимает товар, по которому у него нет претензий, и может сразу им распоряжаться, не ожидая корректировки и выставления исправленного первичного документа.

Акт о расхождениях также может служить основанием для предъявления претензий/исков поставщику либо транспортной компании (в зависимости от того, по вине какой стороны произошло событие).

2. Как оформлять

Подготовить акт можно, взяв за основу одну из рекомендованных унифицированных форм, например, М-7 или ТОРГ-2. Какой вариант выбрать, зависит от характера поставляемого товара. Практика общения с клиентами Synerdocs показывает, что в большинстве случаев используют все же ТОРГ-2 либо ее упрощенный вариант. М-7 используют реже, в основном в случаях при приемке материалов или сырья.

3. Когда составлять

Акт о расхождениях может быть оформлен в момент приемки груза либо в течение срока, указанного в договоре между продавцом и покупателем.

4. Сколько экземпляров

В соответствии с правилами оформления составляются 4 экземпляра документа в присутствии водителя, ответственного за приемку ТМЦ сотрудника склада, членов комиссии со стороны покупателя и представителя поставщика.

5. Кто подписывает

Во многих организациях для ускорения процесса комиссию собирают редко, особенно это актуально при работе с удаленными складами и большими объемами поставок, как например, в ритейле. В таком случае только ответственный за прием ТМЦ подписывает акт со стороны покупателя.

При составлении акта о расхождениях должен присутствовать представитель поставщика, если иное не предусмотрено договором поставки. Водитель, как материально-ответственное лицо, также имеет право подписи. Возможны случаи, когда он не согласен с замечаниями и отказывается от подписания. Тогда в акт вносится соответствующая отметка. Последним документ подписывает и утверждает руководитель организации покупателя.

Акт о расхождениях не на бумаге — шутка ли?

Оформлять документ уже сейчас можно и на бумаге, и в электронном виде.

Многие операторы электронного документооборота (ЭДО) учли потребность клиентов и реализовали на базе своих сервисов возможность подписания первичных документов с учетом акта о расхождениях. Но так как не был принят рекомендованный формат со стороны ФНС, каждый оператор разработал свой вариант работы с оформлением несоответствий.

К примеру, в сервисе Synerdocs процесс устроен так. Пользователь составляет в электронном виде акт о расхождениях в произвольном формате и загружает его в веб-клиент при подписании первичного документа:

И вышел Приказ...

Принятие электронного формата для акта о расхождениях был лишь вопросом времени. И вот вышел Приказ ФНС от 27.08.2019 № ММВ-7-15/423, которого все так ждали.

Согласно принятому нормативно-правовому акту электронный формат документа может быть использован, когда при приемке есть расхождения:

1. По цене, количеству и качеству ТМЦ;
2. В номерах средств идентификации товаров без наличия расхождений по цене, количеству и качеству ТМЦ.
3. Также принятый формат акта можно применять для приема результатов выполненных работ.

Если первый случай использования документа — классический, то второй связан с введением обязательной маркировки и прослеживаемости некоторых групп товаров. Иными словами, если у вас есть расхождения в контрольно-идентификационных номерах (например, на упаковку нанесен один код, а в документе указан другой), то их можно отразить в электронном акте в соответствии с утвержденным форматом и отправить поставщику по аналогии с первичными документами. Операторы ЭДО со своей стороны передают информацию уже в систему «Честный ЗНАК» для отражения корректных кодов в личных кабинетах контрагентов.

Но пока это лишь фантазии. «Честный ЗНАК» только начинает работать с универсальными передаточными документами (УПД). Плюс недавно вышел анонс, что скоро реализуют поддержку универсальных корректировочных документов (УКД). Остается ждать, когда же система маркировки «научится» получать данные из электронных актов о расхождениях.

Еще одна особенность

Составить и подписать электронный акт может только ответственный за принятие ТМЦ сотрудник со стороны покупателя. Такой вариант взаимодействия между контрагентами возможен, если иное не обусловлено договором поставки.

А вот вариант, когда электронный акт подписывает водитель, сопряжен с техническими сложностями. Ведь для этого транспортным компаниям необходимо обеспечить своих сотрудников электронными подписями и средствами для удаленной работы с сервисами ЭДО. Хотя на рынке ЭДО уже сейчас есть бизнес-решения, позволяющие подписывать водителю транспортные документы, используя простую электронную подпись. Но возможен также вариант с исключением водителя из цепочки подписантов акта. Здесь все будет зависеть от условий договора поставки, в рамках которого, как правило, фиксируется порядок работ в случае выявления расхождений.

Плюсы электронного акта налицо

Новый формат документа предоставляет бизнесу больше возможностей, чем его бумажные аналоги и иные способы работы с расхождениями. На практике перевод документов в электронный вид влечет за собой изменение бизнес-процессов внутри компании. Этого не надо бояться. Как правило, перемены приводят к сокращению затрат и упрощают взаимодействие с клиентами. А у бизнеса это всегда в приоритете.

Если вам понравилась эта статья, подписывайтесь на наш блог и аккаунты в соцсетях.

Facebook: всё-всё-всё, что происходит вокруг и около ЭДО, публикуется здесь.

Instagram: закулисная жизнь экспертов Synerdocs — фотки с конференций, вебинаров.

А еще один раз в месяц мы рассылаем дайджест со всеми последними новостями из мира ЭДО — подписывайтесь и вы.