Synerdocs

Ритейл — одна из самых продвинутых отраслей в теме электронного документооборота. Отказываясь от бумаг с контрагентами, магазины все чаще извлекают огромную выгоду:

• ускоряют документооборот, а вместе с тем и поступление платежей от контрагентов;
• сокращают время на обработку документов, освобождая сотрудников для более важных задач;
• наводят порядок в перемещении товаров;
• снижают расходы на канцелярию в 5-6 раз.

Поробнее об онлайн-семинарах здесь.

Информация о начале разработки документа появилась на Портале проектов нормативных правовых актов.

И хотя сообщается, что изменения вступят в силу в ноябре 2018 года, текста документа до сих пор нет. 

На основании п. 2 ст. 171 и п. 1 ст. 172 Налогового кодекса РФ для принятия НДС к вычету покупателю необходимо иметь счет-фактуру, оформленный в соответствии с требованиями законодательства. Действующий кодекс не предусматривает замену счета-фактуры каким-либо другим документом, даже если последний повторяет все обязательные реквизиты фактуры. Подробнее в письме Минфина от 16.06.2014 N 03-07-09/28664.

Какой еще документ можно использовать для получения вычета по НДС, узнайте здесь.

Начнем с того, что есть две основных методики подключения контрагентов к ЭДО: ультиматум и рекомендация.

В первом случае вы поясняете им, что теперь это обязательное условие дальнейшего сотрудничества с вами. Или как минимум заявляете, что привычный обмен бумагами связан с неприятными обстоятельствами (увеличенное время обработки документов, дополнительные расходы).

Во втором случае рекомендуете, то есть ненавязчиво советуете перейти на ЭДО. Оба способа законны.

О плюсах ультиматума и о том, как сохранить добрые отношения с контрагентами, читайте в статье.  

 

Отвечает Ульяна Коровкина, аналитик Synerdocs:

С точки зрения законодательства при смене фамилии гражданин обязан поменять соответствующие документы.
Согласно статье 17 Федерального закона «Об электронной подписи» квалифицированный сертификат должен содержать в том числе следующую информацию:

• фамилия, имя, отчество (если имеется) владельца квалифицированного сертификата - для физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем;
• фамилия, имя, отчество (если имеется) и основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя - владельца квалифицированного сертификата - для физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем; 
• наименование, место нахождения и основной государственный регистрационный номер владельца квалифицированного сертификата - для российского юридического лица;
• наименование, место нахождения владельца квалифицированного сертификата, а также идентификационный номер налогоплательщика (при наличии) - для иностранной организации (в том числе филиалов, представительств и иных обособленных подразделений иностранной организации).

Из выше сказанного следует, что фамилия владельца сертификата не является его обязательным реквизитом, а, следовательно, не влияет на действительность электронной подписи, сформированной с его помощью.

Но специалист все-таки рекомендует поменять сертификат ключа проверки электронной подписи. Почему? Узнайте в здесь.

 

Как учитываются часовые пояса при подписании электронных документов?

Время в электронных документах задается в международном формате (например, в УПД). То есть время для всех сторон, работающих с документом, фиксируется одно и то же. 

Но, это не всё! Узнать в каком формате оформляется электронный ТОРГ-2, и как убедить нежелающего переходить на ЭДО главбуха контрагентов, можно в статье.

 

Будет ли данный документ, не подписанный второй стороной электронной подписью, принят налоговой инспекцией в качестве доказательства произведенных расходов?

На вопрос отвечает Александр Валеев, аналитик Synerdocs:

Да, просто распечатать электронный документ и подписать со своей стороны рукописной подписью вы не можете.

Распечатав документ, вы создаете дубликат первичного электронного документа. Таким образом, появится два оригинала (два подтверждения одной хозяйственной операции) – один в электронном виде, другой на бумаге — это является нарушением ст.9 п.1 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». При этом ни один из них не будет содержать подписей всех сторон, а ФНС такие акты не примет ни у вас, ни у вашего поставщика.

Возможно два варианта дальнейших действий:

1. Распечатать документ из личного кабинета, подписать и отправить поставщику в 2-х экземплярах для подписания в бумаге.

2. Более прогрессивный вариант – вам и вашему поставщику подключиться к оператору электронного документооборота (ЭДО) и обмениваться актами в электронном виде с обеспечением юридической значимости.

 

Прочесть полный ответ эксперта можно здесь.

Итак:

1. Подготовьте документы и авторизуйтесь в системе «Мой арбитр» с помощью учетной записи ЕСИА.

2. Заполните специальную форму, которая предусматривает внесение следующей информации:

• номер дела (если производство по делу возбуждено);
• информация о заявителе, об участниках судебного процесса;
• номера телефонов, факсов, адрес электронной почты и другие требуемые сведения;
• информация об адресате обращения (то есть о суде, в который направляется обращение);
• вид обращения в суд (указываются его реквизиты и загружаются файлы подаваемых документов).

3. Не забудьте проверить, пришло ли уведомление в информационной системе. Оно будет содержать дату и время поступления документов. Также вы можете узнать о статусе документа в Личном кабинете системы «Мой арбитр».

4. После получения документов работник суда проверяет их на соответствие требованиям законодательства. Документы должны быть:

• адресованы именно получившему их суду;
• доступны для прочтения;
• оформлены в соответствии с утвержденным порядком подачи документов (рассмотрен выше), включая соблюдение требований к электронной подписи.

При успешном результате вы получите уведомление о том, что суд получил документы. В противном случае вам сообщат, что они не могут быть признаны поступившими в суд и укажут причины.

Изучить полную инструкцию по подаче электронных документов в суд можно здесь.

— Если договор подписывается в электронной форме (или виде? юридически как правильно?), то тогда в тексте договора должно отсутствовать поле для собственноручной подписи и указанием места для печати?

Александр Валеев, бизнес-аналитик Synerdocs:«Если договор подписывается в электронной форме (или виде? юридически как правильно)» — с юридической точки зрения оба варианты возможны, если стороны одинаково трактуют эти понятия. Чтобы не допускать двоякого толкования терминов, рекомендую использовать понятия «электронный договор» или «договор в электронном виде». Под «формой договора» в ГК РФ понимается способ заключения соглашения, например «устная форма» или «письменная форма». Электронные договоры относятся к письменной форме соглашения.

«...тогда в тексте договора должно отсутствовать поле для собственноручной подписи и указанием места для печати, так?» — хотя законодательство строго не требует исключать эти поля из документа, разумно убрать поле для рукописной подписи и место для печати в электронном договоре. Это поможет исключить ситуации, когда одна сторона использует ЭП, а другая рукописную подпись в распечатанном бланке — в этом случае договор не может считаться подписанным, хотя каждая сторона его подписала по-своему. Это же справедливо для поля «Адреса, реквизиты и подписи сторон», которое стоит заменить на «Адреса и реквизиты сторон».

Ответы на остальные вопросы, читайте в статье: «3 вопроса, которые нужно изучить перед подписанием электронного договора».

5 июня в 11:00 мск будет проведен еще один бесплатный онлайн-семинар для ритейла.

В этот раз разговор пойдёт о кейсах холдинга Askona, онлайн-сервиса GroozGo и «Русской факторинговой компании».

 

Подробнее о семинаре и участии в нём, можно узнать здесь.

 

Итак, какие это компании?

1. Торговые организации.

2. Фармацевтические компании.

3. Грузоперевозки.

4. Факторинг.

5. Производственные предприятия.

 

Почему именно эти отрасли назвали эксперты, читайте в статье: «5 отраслей, которых ожидает электронный документооборот с контрагентами».

Каждый из нас получает письма или уведомления от различных инстанций, иногда такая корреспонденция требует ответа. И вот вы идете в почтовое отделение, а потом еще несете бумаги домой, затем они пылятся на полках... Что говорить о ведомствах и бизнесе, которые ежедневно обрабатывают и отправляют на хранение огромное количество бумажных документов, затрачивая при этом много денег и времени? Вот именно эти проблемы и должна решить электронная почта.

Однако, специалисты считают, что государственная email не заменит операторов ЭДО.

Почему? Узнайте здесь.

На нем будет рассказано, как электронный документооборот с контрагентами решает проблемы торговой компании. И будут приведены реальные истории известных ритейлеров по типу «задача — решение».

Регистраций много, а вот вопросов к экспертам пока маловато. Поэтому задавайте вопросы.

Что лично бы вы спросили про внешний электронный документооборот в ритейле?

 

Как и бумажный, электронный договор должен быть подписан двумя подписями. Это значит, что один файл должен быть подписан двумя КЭП.

Как это будет выглядеть на практике c PDF: инициатор подписывает файл PDF своей КЭП и отправляет второму подписанту; второй подписант подписывает этот же файл своей КЭП. При этом каждая из сторон имеет доступ к подписанному файлу и обеим электронным подписям.

На бумаге присутствует риск добавления текста в подписанный договор, если позволяет свободное место на бумаге. С электронным документом риск исключен, поскольку КЭП содержит хэш-функцию файла. Если файл изменить, то хэш-функция изменится и КЭП перестанет действовать.

— Александр Валеев, бизнес-аналитик Synerdocs.

Однако ведомство не учло, что исправить первоначальный документ, составленный в электронном виде, невозможно технически. Любые правки вносятся лишь созданием нового файла. В связи с этим ФНС России выпустила дополнение к вышеуказанному письму, в котором допустила возможность исправления электронной первички с помощью нового документа. 

Подробнее о новом мнении ФНС читайте в статье.

Онлайн-семинар будет полезен, если вы хотите сократить затраты и «разгрузить» сотрудников, планируете перейти на электронный документооборот с партнерами или уже переводите их на обмен в сервисе. Участие бесплатное.

Регистрация и подробности здесь.