Сегодня в распределенном реестре ФНС России хранится больше 4,5 млн машиночитаемых доверенностей. А по данным налоговой, 70% сделок могут быть оформлены без бумаги и личного присутствия: с помощью электронных договоров, счетов на оплату, актов по результатам сделки, счетов-фактур, актов рекламации и перевозочных документов. Важную роль в этом электронном взаимодействии играет МЧД. Крупные холдинги с большим количеством распределенных сотрудников уже поняли, что целесообразнее работать с доверенностями в единой системе. И только лишь удобное создание – не единственный плюс.
Какие сложности преодолели компании
1. Сэкономили часы работы юриста
Проблема. В компании нет единой системы для работы с МЧД, поэтому юристам приходится действовать вручную: создавать доверенности на сторонних ресурсах, отдельно согласовывать их (например, в почте), отслеживать статус регистрации в реестре ФНС и проверять корректность данных. Это увеличивает нагрузку на юридическую службу, создает задержки в оформлении доверенностей и приводит к ситуациям, когда сотрудник уже приступил к работе, а подписывать документы еще не может. Если у сотрудника нет машиночитаемой доверенности, любой электронный документ, требующий его подписи, «зависает». Особенно критично это для доходных и расходных договоров — именно там каждая минута простоя имеет денежное выражение.
Как это решается с Directum СЭД+
Крупнейший торговый оператор METRO тесно взаимодействует с сегментом общественного питания. С доверенностями работа была налажена давно, но после перехода 95 тыс. клиентов на электронный документооборот появилась потребность оптимизировать оформление МЧД. Когда сегодня человек, которому по должности необходима доверенность, устраивается в торговую сеть, на него сразу же выпускается МЧД. Так в компании избежали случаев, когда сотрудник уже начал работу, а полномочий для подписания документов у него еще нет.
Раньше юристы оформляли доверенности на сторонних ресурсах, что вызывало задержки. Сейчас, благодаря интеграции Контур.Доверенность и интеллектуальной системы Directum СЭД+ можно создать, согласовать, подписать и зарегистрировать МЧД в едином интерфейсе. Это особенно удобно для юридической службы, так как нет необходимости работать в разных программах.
Сотрудники могут самостоятельно инициировать выпуск МЧД. Для этого пользователи заполняют реквизиты карточки МЧД и указывают полномочия, которые можно выбрать из справочника Минцифры или заполнить вручную. Далее автоматически сформированная МЧД отправляется в юридический департамент на проверку и корректировку. Ранее выпуск МЧД занимал у квалифицированного юриста 180 минут. Сейчас на оформление машиночитаемой доверенности уходит не больше 10 минут.
Хотите так же быстро оформлять доверенности?
Узнайте, как это организовать в вашей компании.
2. Исключили подписание неуполномоченным лицом
Проблема. Когда сотрудник работает в нескольких юридических лицах холдинга, он получает доверенности от каждой компании. При подписании документов возникает путаница: от имени какого юрлица действовать, достаточно ли полномочий для конкретной операции. Юристы вынуждены каждый раз вручную проверять соответствие доверенности и подписываемого документа. Ошибка в выборе ставит под угрозу всю сделку: контрагент получает документ, подписанный лицом без соответствующих полномочий. Любой дополнительный запрос от контрагента — это потеря времени, которая откладывает начало договорных отношений.
Как это решается с Directum СЭД+
В компании по производству материалов для утепления и звукоизоляции некоторые сотрудники совмещают работу на разных заводах, поэтому имеют несколько доверенностей. Пользователь может работать под одной учетной записью, а система в момент подписания сама подставит сертификат нужного юридического лица. Перед отправкой на подписание пакета документов происходит проверка, достаточно ли полномочий у выбранного пользователя на файлы, содержащиеся в комплекте. Если полномочий недостаточно, система укажет на это. Такие инструменты контроля сокращают риск ошибок и ускоряют оформление сделок.
3. Контролируют сроки действия и отзыв МЧД
Проблема. В компаниях с большим числом подписантов юристы нередко ведут учет доверенностей вручную: в сторонних интерфейсах сервисов по управлению МЧД, в таблицах, календарях и внутренних и внешних реестрах. В таких условиях легко пропустить окончание срока действия МЧД, забыть отозвать доверенность при увольнении сотрудника или не заметить, что полномочия больше не соответствуют должности. Это прямой юридический риск: документы может подписать лицо без действующих полномочий.
Как это решается с Directum СЭД+
За год в крупнейшей корпорации в сфере строительства создали около 200 машиночитаемых доверенностей. Холдинг использует МЧД во всех процессах, где требуется подписание договоров, первичных учетных документов, заявлений в госорганы. Контролировать сроки действия каждой доверенности было огромной нагрузкой на юристов. Теперь, когда срок полномочий истекает, система присылает уведомление сотруднику (доверенному лицу), его непосредственному руководителю и ответственному за выпуск МЧД. Благодаря этому у юристов нет необходимости вручную отслеживать статусы МЧД. Это важно в условиях, когда в компании много уполномоченных лиц.
Также нужно проследить, чтобы уволившийся человек не сохранил за собой право подписания договорных и прочих документов. В системе можно создать заявление на отзыв доверенности. Его подписывает руководитель организации, и затем информация в один клик отправляется в реестр ФНС. Возможно разработать фоновый процесс закрытия доверенности: автоматический отзыв подписи при увольнении сотрудника.
Как руководству держать свои полномочия под контролем
Узнайте на бесплатной консультации
4. Обеспечили безопасность персональных данных сотрудников при передоверии МЧД
Проблема. Сотрудники, у которых не должно быть доступа к персональным данным и электронным доверенностям, могут просматривать документы, если нет защищенного контура и гибкой настройки прав. Особенно это критично в компаниях с закрытым документооборотом: при передоверии, пересылке файлов и согласовании документов возрастает риск утечки персональных данных, внутренних сведений и информации о полномочиях. Для юристов это означает не только репутационные потери, но и риск нарушить требования о конфиденциальности и защите персональных данных.
Как это решается с Directum СЭД+
В нефтегазовой отрасли есть пласт внутренних непубличных документов, при переводе которых в цифровой вид нужно организовать корректную и безопасную работу с конфиденциальными данными. Кейс внедрения решения в «Газпром трансгаз Ухта» – это пример того, как работать в закрытом контуре заказчика. У пользователей, которым руководитель делегирует работу по созданию МЧД, есть запрет на просмотр версий созданных документов за счет специального типа прав. При сохранении МЧД автор получает ограниченный доступ. Контрагентам отправляется лишь регистрационный номер МЧД, далее в системах ЭДО происходит поиск по регистрационному номеру и прикрепляется ссылка на сайт ФНС, что позволяет защитить отправку персональных данных.
5. Снизили стоимость проекта МЧД
Проблема. Приказ Минцифры, который определяет требования к МЧД, подтолкнул многие компании к быстрому переходу на машиночитаемые доверенности. Чтобы успеть за изменениями, организациям пришлось поторопиться и найти в бюджете средства для внедрения. Когда проект запускают в спешке, юристы и ИТ-команда часто сталкиваются с типичными проблемами: затянутыми сроками, дорогостоящими доработками, зависимостью от внешних подрядчиков и отсутствием понятного плана внедрения. В результате бюджет растет, а бизнес долго не получает рабочий инструмент.
Как это решается с Directum СЭД+
В компании «Кузбассразрезуголь» решили самостоятельно внедрить готовое «коробочное» решение с помощью разработки без кода. Это исключило затраты на привлечение внешнего интегратора. Опытные аналитики и администраторы прошли обучение по системе, успешно сдали аттестацию и получили сертификаты. А подробная сопроводительная документация от вендора помогла запустить работу с доверенностями за 2 месяца.
Компания Акелон, партнер Directum, реализовала проект по внедрению МЧД в крупном банке всего за 4,5 месяца. Это удалось за счет хорошо проработанной «коробки» и благодаря тесному взаимодействию с технической службой компании. Для оптимального распределения времени и ресурсов на проекте использовался смешанный каскадно-итерационный подход к внедрению. Возможности наращивали постепенно и делили работы на четкие этапы, в итоге — сэкономили время и деньги.
Проверка доверенностей контрагентов — вторая сторона контроля
Работа с контрагентами — двусторонний процесс. Не менее важно проверять полномочия представителей клиентов, поставщиков и партнеров. Даже если внутри компании процесс выстроен идеально, сделка может быть оспорена, если со второй стороны документ подписал человек без действующей МЧД или с ограниченными полномочиями.
Проверка доверенностей контрагентов — логичный этап развития межкорпоративного документооборота. Заказчики всё чаще обращаются с запросом на создание бесшовного, безопасного и удобного решения для работы не только со своими МЧД, но и с доверенностями контрагентов. В Directum СЭД+ пользователь получает полную картину полномочий представителя контрагента, включая установленные ограничения. Для этого не нужно отдельно заходить на сайт реестра ФНС и вручную сверять данные. Вся информация по доверенности отображается прямо в системе.
Василий Митрохин, эксперт в области МЧД и ЭДО с контрагентами в компании Directum.
Можно заранее проверить, вправе ли представитель подписывать договор, дополнительные соглашения, финансовые документы. Это ликвидирует целый ряд проблем: неправомерность действий контрагента, возврат документов, отмена сделки. Инструмент решает сложности с персональными данными: компания не берет на себя ответственность за их хранение, так как сам текст электронной доверенности контрагента можно не загружать.
Работа с МЧД эффективна только при комплексном подходе. Примеры российских компаний, которые выбирают работу в Directum СЭД+, показывают выгоду управления доверенностями в целом, как электронными, так и бумажными. При этом, проверка полномочий подписантов контрагентов не менее важная задача, которая закономерно становится частью единого процесса работы с МЧД. Чтобы узнать о решении подробнее, отправьте запрос на демонстрацию возможностей системы и оцените потенциал для своей компании.
Узнайте, как организовать полный цикл работы с МЧД
Запишитесь на демонстрацию возможностей системы
Реклама: ООО «ДИРЕКТУМ», ИНН 1835056809, erid: 2W5zFGVgwF7
