Архив документов

😱 Бухгалтерия и Тайная комната

Спросите у любого сотрудника компании: «Что делает бухгалтерия?» ТОП ответов: «считает зарплату, оплачивает счета и …пьёт чай» 😐 А ещё прячется в Тайной комнате до самого вечера\ночи\на несколько дней. Хотите я, как бухгалтер, расскажу вам...
1,3 тыс. 486
😱 Бухгалтерия и Тайная комната

Спросите у любого сотрудника в вашей компании: «Что делает бухгалтерия?»

Дайте угадаю, что вам ответят:

  • считает зарплату
  • оплачивает счета
  • а всё остальное время ...пьёт чай (или кофе)! 😐

Ладно, это до обеда. А дальше? Что они делают на работе до самого вечера?

Хотите я, как бухгалтер, расскажу вам? Всё оставшееся время они перебирают бумажки. Раскладывают их по папкам, сканируют, заводят в программу, откладывают, подписывают, пересылают друг другу или в налоговую. А ещё ругают всех подряд, что бумажки получены не вовремя. Любой бухгалтер сейчас узнал себя и всплакнул.

Вчера мне пришел запрос из ПФР: прислать сведения о заработке с 2000 по 2002 год на 16 сотрудников, которым в этом году на пенсию. Взяла ключи и пошла в архив. А архив у нас на другом этаже, в специально отведенном огромном помещении, уставленном коробками. У нас на этаже, в железных шкафах, хранятся документы за последние 3 года, а всё остальное — в этом архиве.

Конечно, 20 лет назад никто не догадался подробно подписать эти коробки, и мне пришлось 3 часа ковыряться в них, чтобы найти нужное. Мы же всё храним — договоры, акты, зарплаты, счета-фактуры — мало ли когда, кому и что понадобится.

Коробки набиты бумагой до верха, с места не сдвинуть. Попросила мальчиков помочь — сама бы я не справилась или угробила бы окончательно спину. Копание в них та ещё забава: вся в пылище, расчихалась. Некоторые бумажки уже истлели от времени, хотя некоторым ещё и 10 лет нет. А хранить, к примеру, зарплатные документы нужно 70 лет!!!

По-хорошему, нужно все архивные документы переводить в электронный вид, но кто и когда будет этим заниматься? И дело ведь не только в зарплатных ведомостях. Любая бухгалтерия — это ворох бумаг.

Приняв волевое решение, мы постепенно начали переводить документы в электронный архив бухгалтерских документов.

Как было раньше?

Каждому бухгалтеру к концу месяца или квартала необходимо собрать подписанную первичку: акты, накладные, счета-фактуры. Задача — сделать проводки в программе, посчитать налоги, разложить бумаги по местам. Если документы приходят через ЭДО — всё то же самое, но хранение в электронных папках. Вроде бы ничего сложного, если не запускать и не накапливать горы бумаги. Но когда большие объёмы (например, от 10 тыс. комплектов в месяц) или есть филиалы, или точки по городу, по стране — вот тут начинаются проблемы со сбором и хранением документов.

Как стало теперь?

Убираем антистеплером скрепки со всех документов. На каждый комплект (первичку, относящуюся к одной сделке) приклеиваем штрихкод, который нам выдали. Кладём всю эту пачку в потоковый сканер. Он сканирует документы заданными комплектами, распознаёт их по штрих-коду и формирует в архиве карточку комплекта.

По желанию, к первичным документам в архив можно добавить договор, отчёт, доверенность, сопроводительное письмо — всё, что касается конкретной сделки.

При необходимости из этого архива документ можно выгрузить в учётную программу. Для этого есть специальные шлюзы, который соединяют архив с базами. Остаётся только проверить правильность проводок и поправить субсчета, если это необходимо.

Если нужны сканы любого документа (для налоговой, для аудитора, для банка), запрашиваем их в архиве по определенному словосочетанию, например, «договор с поставщиком» или «исходящие акты за 1 квартал 2021 года» или «все документы по ООО „Ромашка“ за 2020 год», и вот они все передо мной, всё отобрано — можно сразу отправлять. Все документы в отличном качестве, хорошо читаемы, в нужном формате.

Если стало интересно узнать, как организовать хранение и выгрузку документов в электронном архиве, посмотрите запись вебинара: эксперты и пользователи ответили на ключевые вопросы ведения архива для бухгалтерии и финансовой службы.

Так что есть выход, который облегчит наш «сизифов труд»!

Теперь появилось гораздо больше времени на решение действительно важных задач — придумывание схем оптимизации с финансовым директором, обмен опытом с коллегами-бухгалтерами, чтение профессиональных статей, помощь маркетологам с вебинарами, консультирование сотрудников... и да, на кофе тоже!

Архив бухгалтерских документов

Видеодемонстрация решения для электронного архива. Как освободиться от бумаги и начать работать?

Начать дискуссию

Быть бухгалтером хочу, пусть меня научат... или нет. Можно ли стать бухгалтером самому с нуля и что для этого надо знать

Меня на этот пост вдохновил вопрос пользователя в телеграм-канале. Она попросила помощи в заполнении упрощенной отчетности и уточнила — справится ли она сама, если она не бухгалтер? И, правда, а можно ли вести учет и при этом не иметь образования бухгалтера и всему научиться самому.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
83

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Мошенничество

Сотрудник банка отдохнул за границей и обогатился за счет клиентки на 29 млн рублей

Сотрудники управления экономической безопасности и противодействия коррупции МВД по Ростовской области выявили факт многомиллионного мошенничества в особо крупном размере сотрудником банковской организации.

ВЭД

Три главных изменения 2024 года для бухгалтера ВЭД

Продавцы из ЕАЭС начнут платить налоги в российскую казну, бизнес освободят от отчетности по мелким сделкам с зарубежными партнерами, а цифровые активы становятся обычным способом расчета.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Лучшие спикеры, новый каждый день

Обязательную маркировку ювелирных изделий перенесут на 2025 год

Чтобы снизить нагрузку с Пробирной палаты, которая будет ставить клеймо на украшения, Минфин перенесет срок обязательной маркировки на 1 сентября 2025 года.

С 1 мая запустят эксперимент по маркировке моторных масел

Для борьбы с контрафактом на рынке Минпромторгу предложили включить в эксперимент по маркировке не только моторные масла для автомобилей, но и свечи зажигания, детали подвески и рулевого управления.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Акцент на проверки

Вебинар — простой способ разобраться в любом важном для бухгалтера вопросе. «Клерк» приглашает на вебинары экспертов-практиков, которые понятно и с примерами разберут любую тему. Вы можете задавать спикеру вопросы и он ответит на них в прямом эфире.

Иллюстрация: freepik/freepik
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Экспорт

Минпромторг сократит список экспортеров, которые могут получать транспортные субсидии

Изменения затронут только тех, кто занимается экспортом товаров из высокомаржинальных групп.

С 01 апреля 2024 года порог беспошлинного ввоза товаров, возможно, вернется к уровню €200 евро

Но подготовка новых документов не началась.

УК РФ

Опасное производство 2 года работало без лицензии и получило доход 26 млн рублей

В Ставропольском крае перед судом предстанет обвиняемый в незаконном предпринимательстве с извлечением дохода на сумму более 26 млн рублей.

Обеспечительные меры при ВНП, предварительные обеспечительные меры + защитный лайфхак

Всегда ли налоговики могут наложить обеспечительные меры (арест) на имущество по результатам проверки?

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
7
105

Кто имеет право работать неполный день

Если у сотрудников есть основания для неполной занятости, работодатель должен установить удобный для работника график и снизить нагрузку.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Платные и бесплатные

Собрали для вас анонсы вебинаров на апрель 2024 года.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Каким числом выставлять счет-фактуру на аванс: бухгалтеры разбираются с формулировками в НК. «Ночной бухгалтер» № 1652

В телеграм-канале «Клерка» бухгалтеры спорили о том, какую дату указать в счет-фактуре на аванс — день получения аванса или любую из последующих пяти дней, которые даны на выставление документа. Истину нашли (вроде).

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
186
IT-компании

Яндекс запустил линейку нейросетей YandexGPT третьего поколения

Искусственный интеллект нового поколения лучше работает со сложными задачами. Бизнес может самостоятельно дообучить нейростеть.

46
Бесплатно с Архив документов

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс

Разбираемся в мини-курсе, какие типы хранения кадровых документов выделяют и какова продолжительность хранения кадровых документов.

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс
НДФЛ

В 2024 году ФНС разошлет уведомления на НДФЛ с процентов по вкладам за 2023 год

В 2024 году вкладчикам впервые необходимо будет уплатить НДФЛ с процентов от банковских вкладов за 2023 год.

Перерасчет имущественных налогов будут делать по-новому

Физлица будут направлять в ИФНС заявления на перерасчет налога на имущество, земельного и транспортного, к которому можно приложить документы, а можно и не прикладывать. Налоговики будут рассматривать это заявление 30 дней.

Как разработать эффективную программу обучения для новых сотрудников

Обучение персонала — сложный и многогранный процесс. Если проводить его правильно, он может стать ключевым инструментом для усиления корпоративной культуры, увеличения продуктивности и стимулирования мотивации сотрудников.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
5
51
УК РФ

Поиск бывшего гендира может вылиться в вымогательство

Сотрудники главного управления уголовного розыска МВД совместно с коллегами из Красноярского края задержали подозреваемых в серии вымогательств у бизнесменов.

Интересные материалы

Обзоры новостей

⚡️Итоги дня: Ozon изменил расчет сбора, Дурова призвали внимательнее следить за Telegram, Камчатку трясет

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.