Бухгалтер забудет о договорах, счетах и актах. Почему стоит попробовать EasyStaff, если работаете с фрилансерами

Работать с фрилансерами не так легко, как кажется. Нужно подготовить десятки договоров и акты выполненных работ. А еще вести отчетность, чтобы точно знать, кому деньги ушли, а кому еще нужно заплатить. Рассказываем, как сервисы EasyStaff и EasyStart законно упростят бумажный документооборот.

Бухгалтер забудет о договорах, счетах и актах. Почему стоит попробовать EasyStaff, если работаете с фрилансерами

Один договор вместо десятков

Если у вас десять сотрудников, легко заключить договор с каждым. Но когда их больше, работы добавляется: кто-то уходит, и договор приходится расторгать, а с фрилансером, который приходит на замену, нужно заключать новый договор. 

Мы в EasyStaff придумали, как упростить этот процесс. Вы заключите только один договор — с самим сервисом. Он станет посредником между вами и фрилансерами. Вам достаточно собрать команду и разослать всем приглашения. В своем личном кабинете сотрудники примут условия оферты и тоже заключат договор с сервисом EasyStaff. Этого достаточно для начала работы — по Гражданскому кодексу договор оферты признается законным.

Договор с EasyStaff учитывает все тонкости сотрудничества с фрилансерами. Например, в соглашении с заказчиками прописано, что, если исполнитель не сделает работу в срок, ее можно не оплачивать. А для фрилансеров четко указано, что все права на работу принадлежат заказчику.

Вот выдержки из соглашения с фрилансером и заказчиком о правах собственности и ответственности

Есть и другой вариант — на случай, если вы хотите легально работать с фрилансерами, но не регистрироваться в Easystaff, — сервис EasyStart. В нем зарегистрируется фрилансер, сформирует счет на оплату и отправит вам ссылку, по которой вы сможете перевести деньги. Идеально для разовых выплат.

Автоматический инвойс вместо того, чтобы составлять закрывающие документы вручную

Когда вы приняли работу фрилансера, сделку нужно оплатить, для этого бухгалтер формирует счет. После перевода денег важно правильно завершить сделку и подтвердить, что у вас нет претензий к качеству, для этого делается еще и акт выполненных работ. Для десятка фрилансеров такой набор документов готовить нетрудно, но если внештатных специалистов в компании много, у бухгалтера будет больше бумажной работы.

С сервисами EasyStaff и EasyStart ручной работы будет в разы меньше. Не нужно составлять счета и акты, вместо них будут автоматические инвойсы. Они формируются в личном кабинете каждый раз, когда вы оплачиваете услугу фрилансера.

Так выглядит инвойс от EasyStaff. В нем указана основная информация о сделке

Если работаете с фрилансером через EasyStart, можете использовать инвойс, который вам пришлют на оплату. 

Инвойс приравнивается к счету и акту и может их заменить — это законно. Налоговая примет такой документ без проблем, потому что в документе есть всё, что нужно: реквизиты и названия сторон, а также описание услуги, дата и сумма сделки.

Инвойсы без подписи и печати — это законно 

Некоторые предприниматели по старинке обмениваются с фрилансерами бумажными документами или рассылают сканы на подпись. Но так можно не делать, особенно если оплачиваете работу по инвойсу: на нем не ставится подпись. Это указано в рекомендации ООН №18 и нужно, чтобы упростить международную торговлю и документооборот. 

Печать на инвойсе тоже ставить не нужно — в законе она не упоминается.

Поэтому получать инвойсы от EasyStaff и EasyStart без печати и подписи — законно. Это значит, можно сразу собирать документы для налоговой и не ждать, пока фрилансеры их подпишут и вернут.

Итак, как EasyStaff и EasyStart упростят работу бухгалтера

  • Сократят объем работы. Не придется составлять договоры, счета и акты вручную.
  • Заменят обмен бумажными документами на договор и инвойс без печати и подписи.

А еще с сервисом EasyStaff не важен налоговый статус работника — можно сотрудничать с физлицами, самозанятыми или ИП. Вас не связывает прямой договор, а значит, отношения не признают трудовыми. 

Переходите на сайт, чтобы зарегистрироваться и попробовать сервисы. Сможете не только упростить работу бухгалтера, но и сэкономить на налогах и ФОТ. А еще нанимать специалистов по всему миру и без проблем оплачивать их работу.