Как ЭДО снижает затраты и облегчает работу бухгалтера

Электронный документооборот (ЭДО) позволяет формировать, подписывать, отправлять и хранить документы в электронной форме. Эта технология помогает не только сэкономить бумагу, но и существенно сократить расходы на курьерские и почтовые услуги, а также содержание архива документов. Разберем, как работают системы ЭДО и какие задачи они способны решить.

Как ЭДО снижает затраты и облегчает работу бухгалтера

По данным из открытых источников, только 5% российских предприятий уже полностью перешли на ЭДО. А как же работают все остальные?

Обычно в начале сотрудничества будущие партнеры обмениваются скан-копиями по электронной почте. После прочтения и согласования правок документы распечатывают на бумаге, подписывают со своей стороны и отправляют почтой или курьером.

Иногда в компании есть отдельный человек, который перевозит документы. А если бизнес совсем небольшой — то доставить документы контрагенту может и сам владелец предприятия.

Каждый из этих способов имеет очевидные недостатки:

  • Скан-копии документов не имеют юридической силы.
  • Услуги курьеров несут дополнительные расходы.
  • Пересылка почтой — длительное ожидание документов (несколько дней и дольше).
  • Примерно 6% документов может быть утеряно на разных этапах — человеческий фактор, которого, увы, нельзя избежать.
  • Доставка документов собственными силами — это трата времени и денег.
  • Если бизнес решит активно работать в регионах — придется заложить в бюджет немалые расходы на курьерские услуги.

Если подходить к вопросу глобально — получим еще несколько минусов.

Все способы, которые мы перечислили выше, не экологичны — на подготовку обычного договора тратится немало бумаги.

Ни один из этих способов не гарантирует абсолютную безопасность документооборота. Бывает, что контрагенты подписывают не те документы, условия которых были согласованы. Это может произойти не только случайно, но и умышленно.

А если речь идет о бумажной отчетности? Здесь еще добавляется ряд проблем. Кроме того, что нужно постараться не пропустить сроки отправки того или иного отчета, придется:

  • отвозить документы лично или отправлять почтой;
  • отслеживать, когда и какой отчет был сдан;
  • регулярно проверять почтовый (абонентский) ящик не предмет писем из контролирующих органов — вдруг отчет не принят;
  • тратить время на подбор и подготовку документов для налоговой проверки.

Telegram-канал СберКорус — еще больше экспертных статей, а также новости и инсайды об ЭДО и других цифровых решениях для бизнеса.

ЭДО — главный помощник в работе бизнеса

Разберем, как ЭДО помогает решить проблемы, которые возникают при работе с бумажными документами:

ЭДО экономит время

Электронный документооборот позволяет в считанные минуты обменяться документами с контрагентами. Не нужно тратить время на передачу или пересылку закрывающих документов — они оперативно отражаются в сервисе в электронном виде. Если в документ закралась ошибка, ее можно также быстро исправить.

Юридическая сила документов

Документы, подписанные электронной подписью и направленные по ЭДО, имеют юридическую силу. Требования к ЭДО утверждены и регулируются законодательством. Юридическая значимость электронных документов, аналогична бумажным.

ЭДО снижает затраты

В первую очередь: на бумагу, картриджи и краску для принтера, а самое главное — на курьерские и почтовые службы.

Электронный документооборот — это комфортно

Можно совершать операции с электронными документами везде, где есть интернет. Это особенно удобно, когда сотрудники работают удаленно.

ЭДО — это безопасно

Документ, подписанный в системе ЭДО электронной подписью, не может быть изменен, не потеряется и не попадет в руки посторонним лицам.

Снижаются налоговые риски

С ЭДО всегда понятно, где находится конкретный документ и какой у него статус. А если нагрянет проверка — его можно быстро и легко найти.

Если вы задумали расширить географию бизнеса, ЭДО — поможет сделать этобез открытия филиалов и затрат на курьерские службы.

ЭДО напомнит о сроках подачи отчетности

В сервисе есть календарь, в котором можно настроить систему налогообложения, выбрать тип организации и получать уведомления о том, что наступает срок подачи того или иного отчета .

Возможность переписки с контролирующими службами

В сервисах отправки отчетов можно вести формализованную и неформализованную переписку с госслужбами, получать и отвечать на требования электронно, избегая штрафов. Сервис отправит напоминания о входящих сообщениях от налоговой инспекции и других служб.

Какие преимущества есть у сервиса ЭДО «СФЕРА Курьер»

  • Сразу после внедрения сервисов вам будет доступно более 2 млн потенциальных контрагентов, ведь сервис интегрирован с ЭДО ПАО Сбербанк.
  • Все документы юридически значимы, а это значит, что их можно предъявлять в госорганы.
  • Вы можете платить, когда вам удобно: по фактическому документообороту или выбрав подходящий пакет с предоплатой.

Узнайте больше обо всех преимуществах электронного документооборота прямо сейчас.