График документооборота в бухгалтерии: инструкция по составлению

Любая компания заинтересована в том, чтобы первичные документы, бухгалтерские регистры и иная финансовая информация находились под полным контролем и учётом. Однако далеко не всегда их оформляет сама бухгалтерия. Документы составляются разными отделами — от продажников до кадровиков. 
График документооборота в бухгалтерии: инструкция по составлению
Иллюстрация: СберКорус

Чтобы упорядочить процесс их оформления и согласования, необходим график документооборота. С его помощью в компании будут определены сроки согласования и подписания, а также передачи в бухгалтерию. Расскажем, с чего начать при составлении графика документооборота.

Шаг № 1. Выясняем, как работает документооборот в организации сейчас

Чтобы определиться с графиком, надо понять, какие документы оформляются в компании в принципе, и кто ответственен за их составление. Придётся проанализировать целый пласт информации:

  • организационная структура компании — необходимо понять, кто кому подчиняется и кто перед кем отчитывается, кто с кем согласовывает документы и куда они идут дальше;

  • порядок архивации документов;

  • специфика работы предприятия — например, если компания оказывает ремонтно-строительные услуги и занимается, в том числе закупкой материалов, их должен согласовать инженер;

  • сроки хранения разных видов бухгалтерских документов;

  • перечень финансовых документов, с которыми работает компания — разные типы первички, журналов учёта, регистров, договоров, которые обосновывают расходы, и ряд других;

  • список сотрудников, участвующих в документообороте, а также цикл работы с документами — кто оформляет, кто согласовывает, кто направляет в бухгалтерию и кто сдаёт по итогу в архив;

  • электронный, бумажный или гибридный формат работы с документами.

После получения этой информации уже можно будет приступать к постепенному оформлению графика.

Шаг № 2. Прописываем маршруты документов

Это долгая работа, поскольку потребуется прописать маршруты для каждого типа документов:

  1. Указать форму документа. Возможно, организация пользуется своими разработанными формами, а где-то применяет закреплённые в нормативных актах шаблоны. В любом случае потребуется дать ссылку на источник, где закреплена форма документа. Например, если фирма использует форму ТОРГ-12 для товарных накладных, то её источником будет постановление Госкомстата № 132 от 25 декабря 1998 года

  2. Прописать, кто создаёт документ. Например, счета выставляет бухгалтер. 

  3. Указать, кто согласовывает документы. Например, договоры должны пройти согласование у юристов и руководителей. 

  4. Срок согласования. Он будет отличаться для разных типов документов. Например, договоры можно согласовывать 5 дней, а акт выполненных работ — 2 дня, чтобы контрагент не ждал слишком долго.

  5. Перечень уполномоченных подписывать документы лиц. Как правило, это генеральный директор или руководители отделов, департаментов.

  6. Сроки подписания. Например, если документ получен в первую половину дня, то подписать его нужно до конца рабочего времени. Если же документ был получен во вторую половину дня, то подпись ставится до первой половины следующего дня.

  7. Перечень ответственных за хранение документов. Это могут быть делопроизводители, бухгалтера, отдел кадров, юристы и другие.

  8. Сроки хранения документов. Сориентироваться в них поможет как закон о бухучете, так и приказ Росархива № 236 от 20 декабря 2019 года

Также не забудьте о следующих нюансах:

  • желательно указать ответственных сотрудников в разных отделах, которые будут передавать в бухгалтерию первичку с определённой периодичностью — например, каждый месяц или сразу после подписания;

  • при указании сроков на согласование и подписание учитывайте, что проверяющим нужно время для просмотра документов;

  • рекомендуется также указать предельные сроки согласования и подписания, если у ответственных лиц есть иные задачи или обстоятельства — например, командировки, встречи, отпуска и больничные;

  • следует прописать, в скольки экземплярах нужно составлять тот или иной документ.

Шаг № 3. Итоговое оформление графика

Чтобы график документооборота работал, нужно не только прописать схему движения документов и сроки их направления на согласование, подписание и сдачу, но и:

  • дать алфавитный перечень документов, чтобы сотрудники могли в них проще сориентироваться;

  • предоставить инструкцию к графику — как им пользоваться, когда он меняется, как вносить в него изменения, если некий отдел, например, стал оформлять новые виды первички.

После того как график оформлен в виде готового документа, нужно:

  1. Направить его руководителю на согласование и подписание. Выпустить приказ об утверждении графика, в котором будет указано, кто ответственен за его исполнение.

  2. Собрать подписи у сотрудников, участвующих в документообороте, об ознакомлении с приказом и графиком.

  3. Предусмотреть ответственность за нарушение сроков в рамках графика документооборота или, напротив, прописать поощрения за его добросовестное исполнение (премия, иные мотивационные факторы). Можно совместить ответственность с поощрительными мерами.

Вышеупомянутые нюансы прописать в трудовом договоре сотрудников или в дополнительном соглашении к нему. 

А мы напоминаем вам о возможности оптимизировать бизнес-процессы, подключившись к расчётно-кассовому обслуживанию в Сбере. Клиенты банка получат:

  • бесплатный доступ к сервисам электронной отчётности и ЭДО;

  • электронную подпись от ФНС и токен за 0 рублей;

  • возможность консультироваться с бизнес-юристами;

  • доступы к сервисам 1С для малого бизнеса;

  • возможность менять вакансии на портале Работа.ру неограниченное число раз;

  • много других бонусов — от оценки бизнес-идей экспертами до скидок на АЗС.

Реклама: ООО «КОРУС КОНСАЛТИНГ СНГ», ИНН: 7801392271, erid: LjN8KVZwx

Начать дискуссию

Как в трудовом договоре с дистанционщиком указывать место работы

Дистанционные сотрудники работают по трудовому договору вне места нахождения работодателя и вне стационарного рабочего места, прямо или косвенно находящегося под контролем работодателя.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Как бизнесу учесть расходы на самозанятых

Учет расходов на самозанятых схож с учетом расходов на поставщиков и подрядчиков других организационно-правовых форм и налоговых режимов. Однако, сотрудничество с самозанятыми имеет нюансы, которые влияют на порядок отражения в учете. 

Как бизнесу учесть расходы на самозанятых
Адвокат

Новый закон ужесточил требования к адвокатам

Президент подписал изменения в федеральный закон «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в РФ».

Лучшие спикеры, новый каждый день

Сравнение вашего предложения с альтернативными вариантами организации бухгалтерии клиентом, или почему ваше предложение самое выгодное?

Продолжаем серию статей про то, как организовать работу по повышению стоимости бухгалтерских услуг.

Сравнение вашего предложения с альтернативными вариантами организации бухгалтерии клиентом, или почему ваше предложение самое выгодное?
Акцизы

Путин подписал закон о новых акцизах на игристые вина

С 1 мая акциз на игристое и российское шампанское составит 119 рублей за 1 литр.

Кадры

Нормы о молодых работниках и специалистах прописали в законе

Внесены изменений в федеральный закон «О молодежной политике в РФ».

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Обновите карьеру к лету! Курсы по ВЭД, управленке, кадровому учету и бухгалтерии с нуля за 3 690 рублей!

Приведите знания в форму! Воспользуйтесь акцией и пройдите топовые онлайн-курсы «Клерка» по ВЭД, кадровому и управленческому учету за 3 690 рублей! Получите повышение и увеличьте свой доход с новыми навыками. Кроме этого, вы можете освоить профессию бухгалтера с нуля также за 3 690 рублей.

Куда развиваться тем, кому «давит» карьерный потолок 

Существует мнение, что совершенствоваться в профессии можно бесконечно. Не всегда это так. Иногда мы чувствуем, что «уперлись в потолок». Работа больше не приносит удовольствия и перспектив. Разбираемся, что делать, если такая ситуация уже произошла.

Куда развиваться тем, кому «давит» карьерный потолок 
Импорт

Параллельный импорт могут отправить на маркировку

Чтобы сократить долю контрафактной продукции на рынке, ФАС предлагает маркировать товары, которые поступили по параллельному импорту.

Распоряжение правом требования по субсидиарки. Способы распоряжения и сроки

❓Что происходит после того как закончились суды и контролирующих лиц привлекли к субсидиарной ответственности?

Есть ли на майских праздниках-2024 сокращенные рабочие дни

По ТК работаем на 1 час меньше, если за этим рабочим днем сразу идет нерабочий праздничный день. То есть государственный праздник.

☀️ Обновите карьеру к лету! Курсы по ВЭД, управленке, кадровому учету и бухгалтерии с нуля за 3 690 рублей!

Расширьте список ваших профессиональных навыков! Ведите кадровый и управленческий учет, сотрудничайте с компаниями, которые занимаются внешнеэкономическими сделками и выходите на новый уровень дохода! Сейчас вы можете приобрести онлайн-курс «Профессия бухгалтер с нуля: учет, налоги, 1С» также за 3 690 рублей и сделать первый шаг к карьере бухгалтера.

☀️ Обновите карьеру к лету! Курсы по ВЭД, управленке, кадровому учету и бухгалтерии с нуля за 3 690 рублей!
5
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Зарплата

Зарплаты в вакансиях выросли почти на 13%

Предложения работодателей по зарплате обогнали ожидания соискателей. В среднем компании указывают в вакансиях вознаграждение в размере 64,2 тысячи рублей.

Несовершеннолетний исполнитель. Нюансы сотрудничества  

Привлекать к сотрудничеству несовершеннолетних лиц по гражданско-правовым договорам (ГПД) законодательно не запрещено. Но есть некоторые нюансы, которые нужно знать заказчику, прежде чем начинать сотрудничать с подростком. В частности, нужно получить согласие законных представителей и указать корректные формулировки в договоре.

Несовершеннолетний исполнитель. Нюансы сотрудничества  

С чего начать предпринимателю: учет и отчеты, которые нужно знать

Решили стать предпринимателем! Придумали бизнес-идею. Прикинули, сколько нужно денег через финансовое моделирование. Зарегистрировали компанию. Открыли в банке счет. Нашли первых клиентов. Закупили товар. И даже призадумались над маркетинговыми стратегиями, рекламой и набором персонала.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Кейс. Как автоматизаторы санаториев разобрались с финансами и избежали штрафов

Есть мнение, что «айтишники» способны сами решить все свои проблемы. Но это работает не всегда — бывают ситуации, когда определенные задачи лучше передать специалистам.

Кейс. Как автоматизаторы санаториев разобрались с финансами и избежали штрафов
Экспорт

Начинается отбор заявок на субсидии экспортерам

С 22 апреля стартует отбор заявок на компенсацию послепродажного обслуживания продукции за границей.

ВЭД

Что изменилось в валютном контроле в апреле 2024 года

Участники ВЭД с 1 апреля подают в банки меньше документов о сделках с иностранными контрагентами. Расчеты по внешнеторговым контрактам разрешили вести через другие уполномоченные банки, а не только в тех, где сделка стоит на учете.

Как зайти в реферальную программу «Клерка». Делюсь личным опытом

Если вы задумываетесь о том, как получить дополнительный доход, то этот пост для вас. Расскажу о реферальной программе «Клерка»: что это, как работает и почему такое сотрудничество приносит пользу. А еще на собственном примере покажу и расскажу, как зарабатывать на рекомендациях. Забирайте пошаговый алгоритм в закладки!

Как зайти в реферальную программу «Клерка». Делюсь личным опытом
2

Интересные материалы

🔥 Уже сегодня на тренинге научимся составлять идеальный договор с самозанятым!

Подготовьтесь к мониторингу Минтруда по самозанятым и проверьте договоры с СМЗ. Составьте идеальный договор с СМЗ чтобы уменьшить риски.